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第五节 减法二：制造最后一份钟的恐慌，赢得时间

14岁的时候，我在亲戚的店里获得了有生以来的第一份工作。

我的堂姐安妮塔在安大略的一座小镇上开了一家仅有600平方英尺约55平方米的小药房。我是那里的药剂师。

这家药房也就和一个大一点的储藏室差不多大，位于一幢医药大厦的前门处。医疗大厦里人满为患，还有一家简易诊所，整日里都是排着长队，全是咳嗽不止的孩子，撕心裂肺的哭闹声从门外都可以听到。

尽管药房很小，一天也能收到数百张处方，取药的络绎不绝。这种环境就仿佛是流水线式的，给人一种肾上腺素飙升的感觉。

有时候，接处方、数药丸、叮嘱注意事项，这一套程序下来连一分钟都不到。婴儿们哭闹不止、蹒跚学步的孩子们流着鼻涕还有没精打采的妈妈们，他们都挤在一间犹如沙丁鱼罐头般狭小的诊室里等着看喉咙感染。

一开始，我穿着白大褂，每周五晚上值三个小时的夜班，快被累死了。

安妮塔觉得，把我安排在一周里相对清闲的时段应该不会对我有什么大碍。因此，我的工作就是在排队的人相对较少的时候数药片。

每周五下班后，我都会开着父亲的旅行车到赛百味买一个白面包夹意大利腊肠的三明治，然后回家看《X档案》中的斯嘉丽和穆尔德如何办案。

当面积只有600平方英尺的时候，你真的就只有600平方英尺，一英寸不多，一英寸不少。

里面挤得简直是摩肩接踵，只能屈身在角落里那张肮脏的脚凳上凑合啃几口凉掉的三明治。药瓶放得柜台上下到处都是，还有一台小冰箱和微波炉嵌在一架小洗手池的上方。

要想去洗手间，必须得从会计那一大摞账本间小心穿过去。洗手间里也不宽敞，扔得哪儿都是衣服和皮靴，而且你还得注意别尿在便池两边的码得像金字塔似的姜汁汽水的箱子上。

药房生意不错。于是，堂姐又和我爸搭伙在相距20分钟路程的地方开了一家新店。

“这次”，他们说，“我们总算有了个宽敞的地方”。第二家店的面积是第一家店的三倍，足以摆得下货架。

这样，我们就有了放贺卡、防晒霜和创可贴的地方。另外，店员也可以自如地活动了，就像大都会歌剧院舞台上的芭蕾舞演员。这里真的是空气充足、货架满屋。

16岁的那年暑假，我开始在第二家店工作。如今的我，数药丸的本领已然达到炉火纯青的地步了，也敢鼓起勇气和顾客聊天了。嘴唇上留着的几根胡子也不再使我坐在柜台后面看起来像个戴着可乐瓶底般眼镜的11岁的小屁孩了。起码，看起来怎么也得有13岁吧。

我顿时就发现了第二家店几乎在各个方面都比不上第一家店。

首先，没有多余的储藏空间。怎么可能有呢？每一个货架都是满的，大大小小的瓶瓶罐罐堆得柜台上下哪儿都是。货架上的品种一多，库存就多。所以说，现在你必须小心不要尿在放在便池两侧的拐棍或贺卡上。

沟通也是个问题。店员之间相互交流靠说话是不行了，必须得通过纸条和笔记本。现在，店里有了两台电脑。所以，送处方和取药就分成了两个地方。这不仅容易使顾客感到混乱，还会浪费更多的时间。

此外，多跑的这几步路也会使顾客有时候感到交处方的地方没有人服务。而且药丸准备好后，还得叫他们或者在过道里四处找他们。这样一来，就会增加药剂师分发处方、按处方配药的时间。尽管所有人都和往常一样在奋力工作，顾客仍难免感到等候时间太久。

这是怎么回事呢？

原来，工作空间的扩展最终会导致质量的低下。

尽管这个故事貌似和空间有关，但本质上却是时间的问题。柜台长了，取送的时间加倍了，顾客跑的路多了，新店给处方配药的时间自然就长了。所以说，还是时间上增加了。你有没有在一间硕大的仓库里给处方配过药呢？那可是需要点儿时间的，是不是？

决定办事时间长短的法则

1955年11月，《经济学人》杂志上刊登了一篇奇怪的文章。该文章署名为西里尔·诺斯古德·帕金森，是个以前从未听说过的名字。

读者在阅读这篇题为《帕金森法则》时发现，整篇文章充满了辛辣嘲讽的意味，不仅将政府的官僚作风鞭挞得体无完肤，还将不断扩张的公司结构冷嘲热讽了一番。

这篇文章看似是一条信息，实则暗含着严厉的批评。在开篇中，作者故作天真地写道：

据一般观察，工作的扩展是为了在完成任务的前提下将可支配的时间用完。

换言之，一位悠闲的老太太可以花一整天的时间给她在博格诺里吉斯写明信片、寄明信片。

她可以花1个小时找明信片，花1个小时找眼镜，花半个小时找地址，花1小时零15分钟写明信片，花20分钟决定要不要去下一条街的邮筒寄明信片时拿把雨伞。

这么说吧，一个工作繁忙的人3分钟所付出的努力，换一个人就有可能在一天的怀疑、焦虑和苦干之后整个垮掉。

这篇文章的核心就在这第一句上：“据一般观察，工作的扩展是为了在完成任务的前提下将可支配的时间用完。”

这句话是否似曾相识呢？比如说，“最后期限是最大的灵感”。“待到最后一分钟时，就只有一分钟的时间了。”抑或“钱包里的钱将把钱包撑满”。

我堂姐开的第二家药店可供支配的时间明显增加了。顾客不再目不转睛地盯着你，隔壁也没有了简易诊所和源源不断的处方。

于是，就有了多余的时间，查查相关的研究资料、解答解答关于止咳糖浆的问题。相对于以前嘈杂的环境，现在一切都是安静的。

工作的扩展就是为了将时间耗尽、用完。

回想一下周末将家庭作业带回家的情景吧！还有什么比周末更加完美呢？但是，答一页数学题或是写一份读书报告就像一片阴云般笼罩着周五的夜晚、周六的全天还有周日的上午，想想这些就教人郁闷。

我记得小时候总是在周日的晚上突击家庭作业。偶尔，假如周末要出行或是周末两天都排得很满，我就会在周五晚上写作业。

这时，最后期限实际上是被人为地往前提了。那么，这又会如何呢？感觉简直是棒极了，仿佛周末又多出了许多时间。由此可见，虚假的截至期限创造了更多的空间。

如何将会议的时间减半

在几年前的一份工作中，我突然接手了负责公司全体员工每周例会的任务。

例会在每周五上午召开，既没有明确的议程，又没有任何的规则或时间表，说句不好听的，根本就是老太太的裹脚布，又臭又长。

首席执行官想到哪儿说到哪儿，想说多久就说多久，然后将麦克风传给下一位坐在主席台上的领导时亦是如此。

反正这么说吧，所有的领导讲话时都是这一套。所以，一切都是不可预知的：上午9点钟开始，常常是10点才结束，有时候还会拖延到10点半，11点的时候也偶有发生。

领导的讲话都是左一榔头西一棒槌，根本做不到言简意赅。开了两个小时的会，人人仍是一头雾水，怎么也想不起来会议开始时要商讨的重点是什么。

随之，我和首席执行官一起重新布置会议。我们将会议分为5部分，每部分是5分钟，而且还预先制定了议程和发言顺序。

这5部分分别为“销售数据”“市场分析”“会议主旨”“营销策略”以及“现场答疑”。在最后一部分中，首席执行官将现场解答听众以书信形式提出的问题。

新的会议只需要25分钟！

而且一次也没有超时过。

这是怎么做到的呢？

我下载了一个响音提示器。距离讲话结束时间还有1分钟的时候会发出“咚”的一声，还有13秒的时候则会发出时钟的“滴答”声，时间一到，音/视频控制人员立马就会切断麦克风的电源。还想讲，就得到台上去，但没人会听你说。逼得你不得不下来。

大家反应如何呢？

起初是怨声载道。“我需要7分钟的讲话时间。”“我需要10分钟。”“这时间也太短了，我还有很重要的事要说呢。”

对此，我们一概予以回绝，并且和大家分享了通用电气公司前首席执行官杰克·韦尔奇在接受《哈佛商业评论》采访时说过的一段话：

一个大型的组织要想有效率，就必须一切从简。

一个大型的组织要想一切从简，就要求其内部人员必须具有自信、相信自己的聪明才智。

缺乏自信的经理人往往会把简单的事情弄复杂；缺乏勇气的经理人常常死守着厚重、费解的计划书，手脚不停地翻看着幻灯片，殊不知那里面有的都是我们从小就已经明白的常识。

真正的领导者是不需要这些乱七八糟的东西的。人，必须要有自信才能做到至简至清，才能相信上上下下每一个人都明白了企业的目标所在。

但要想真正做到这一点却并不简单。你根本无法相信简单之于人有多难，对简单的畏惧又是多么强烈。

他们担心一旦一起从简了，别人就会认为他们头脑简单。然而，事实上却恰恰相反。最简单的人往往是头脑清晰、意志坚决的人。

接着又发生了什么呢？

有了明确的时间限制，发言的人都开始在下面提前练习了。他们给自己计时，讲话时注意重点突出、详略得当，还利用着重号和摘要幻灯片突出要点。

我们引入的理念是“5分钟之内表达不清的，根本就没必要再说下去了。到时候，人们不是昏昏欲睡，就是开始查收邮件了”。

你有没有听过别人一刻不停地连续讲20分钟呢？除非是条理清晰、言简意赅、引人入胜，不然的话，那简直就是梦魇一般。

人人都担心自己讲话时麦克风被切断电源。所以，25分钟会议就准时结束了。

那效率如何呢？

一千个人每周节约1小时，就这么一个小小的变化就给全公司节约了2.5%的时间。

如何一天完成一项三个月的任务

山姆·雷纳是技术行业的领导者。在他的监管下，一家大型网站得以成立并发展壮大，一天的点击量高达数百万次。

他的手下有60多名员工，是一个很大的团队。此外，还有一些机动人员，比如设计师、编码员和文字编辑。

那么，他是如何激励他的团队将这个网站从无到有一点一点设计出来并展现出全新的页面的呢？

他遵循了帕金森法则，削减了时间。

他事先通知团队要开一整天的秘密会议，然后在早上的时候给他们布置任务，告诉他们必须今天完成。

换言之，创建网站的时间只有一天！设计、规划、测试，一切的一切都必须在一天之内完成。

这逼得每个人都有些抓狂。于是，人人都动了起来，一起精诚合作。

“时间越短，专注力和效率就越高。我们必须一起团结合作，除此之外别无选择！不然，我们无论如何都不可能在最后期限来临时完成任务。我们总能够想办法实现我们的预期目标。”山姆如是说。

几个月的任务一天就完成了，这样就节约了每个人的思考时间、事务时间和工作时间，就不用等到下班后还在床上、在洗澡时或在公交车上为网站的事继续犯愁。

利用这些时间，他们可以想想其他的事！工作期间，没有关于网站的邮件要查，没有外界信息干扰，没有反复的会议论证，也不可能理解错同事的观点。

所有人都是面对面地交换意见，一起干活，直到任务完成为止！

那么，这条产生错觉、赢得时间的秘诀是什么呢？

就是压缩完成任务的时间。

看看这幅曲线图的左边。时间越少，付出的努力就越大。面对最后期限，谁都别无选择。

想想看你在考试中的专注力有多少？规定两个小时？你就会在两小时之内完成！

最后期限创造的紧迫性迫使大脑不得不分清主次、聚精会神。

再来看看图的最右边。时间越多，付出的努力就越小。今天想一点，明天开始干，下周再回过头再干。我们就这么着犯上了拖延症。

原因何在呢？因为我们纵容了自己，而且还没有任何的惩罚措施。所以说，晚的最后期限是效率的坟墓。

西里尔·诺斯古德·帕金森对拖延症是如何评价的呢？

“拖延是最致命的摧残形式。”他说道。

你有没有遇到过这种情况呢？那就是你按时完成了任务，老师却向全班宣布最后期限推迟了。这简直是太烦人了！

你按照原计划完成了任务，精神上却还得备受反复检查有无纰漏的痛苦与折磨，直到最后上交为止。这种状况可以改善吗？该如何改善呢？

凯文说得最妙：

老虎：你的故事有头绪了吗？

凯文：还没有。我在等灵感出现呢。

凯文：创造力可不是自来水管，想来就来的。那得取决于心情。

老虎：什么心情？

凯文：最后一分钟时的恐慌啊。

请记住：工作的扩展是为了将可支配的时间用完。在我堂姐开的第二家药店上，在公司原来的全体会议上，在创建网站的常规周期上，你发现了什么样的隐形障碍呢？那就是时间。太多的时间。结果，工作的扩展占用了所有的时间。

该如何解决这个问题呢？

制造最后一分钟的恐慌！

为自己改一个合适的期限。要记住，任务完成后，你就是在创造空间。还要记住：晚的最后期限不仅是痛苦的，还是一无所获的。

难道只有书呆子才会在周五晚上做作业吗？

也许是吧。

但别忘了，他们整个周末都可以尽情享乐。