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第六节 减法三：排除虚假的繁忙，做到心无旁骛

我的第一份办公室工作是在我20岁出头时得到的。

上大学时，在学年之间为期四个月的时间里，我在一家大型咨询公司获得了“暑期实习生”的工作机会。这个名头听起来很性感，是不是？

这家公司位于市中心的一幢高层写字楼里。凯西是我的顶头上司，还是我所在项目组的负责人。这个项目的客户是世界上最大的油气公司之一。

一个周一的上午，我坐在他的办公室里。他的办公室位于楼层的拐角处，冉冉升起的朝阳透过玻璃窗洒在他的办公桌上。现在，经过了三个多月的紧张熬夜和周末加班，终于挨到了最后的关头。

还有几分钟最后的陈述就要开始了。

凯西的幽默感帮助我渡过了层层难关。我不知吃了多少中餐外卖方才走到今天。但他在最后一分钟抛出的问题却彻底使我支持不住了。我的神经紧张起来，真的是筋疲力尽了。

“我们这儿用的为什么是假设而不是实实在在的数字呢？”他问道。

“因为我三次给罗杰发邮件询问确切的数字，他都没有给我回复。而且，我们也没有他的电话号码。所以我就给他的助理发了两封邮件，可对方还是一次都没回，似乎他已经忽视了我们的存在。这你是知道的。”

罗杰是那家油气公司被吹得神乎其神的首席执行官。每个人都对他仰慕三分。浮夸的杂志文节里时常可以见到他的踪影。

无人不知他是位知人善任的领导，他一面主张要同时兼顾工作与生活，一面若无其事地刷新着每年的业绩。与此同时，公司的员工还告诉我们，他在公司餐厅吃午饭，开着一辆破旧的皮卡上班，并且每晚都和孩子共进晚餐。

他简直就是个传奇人物。

三个月前，开完介绍会后，我给罗杰去了一封邮件，将会议的情况以及接下来的工作给他做了详细的总结，并没有回复。

于是，我就天天晚上带着笔记本电脑回家，以防他有什么紧迫的问题或要求给我发邮件。我每半小时查一次邮件，万一他深夜给我发邮箱让我明早把项目的最新进度交给他呢？反正，无论他有任何需要，我都得有求必应。

可是，……我什么也没有等到。在为他工作的三个月里，他一封邮件也没有给我写过。凯西也从未收到过他的邮件。

我们在项目进行中提出过几个问题，但也从未得到过任何答复。就在刚才，我还向凯西汇报了他的助理也没有回复我的情况。一眨眼，就到了最后的关头，而凯西还在质问我为何没有确切的数字。

我平复了一下心情，然后我们俩一同走进了会议室。罗杰就坐在那里，和我们的公司总裁聊天。

他笑了笑，和我们握了握手，并向我们所做的工作表达了谢意。“我真是太激动了”，他乐呵呵地说道。“我对你们一直以来的努力的感谢是无法用语言形容的。你们简直就是天才。我相信，你们的汇报将使我受益匪浅。”

听了这番话，我对他的怒气瞬间就消失了，还乐得跟得了100万美金似的。

我们立即投入到汇报工作中并展开了深入的讨论。整个过程都是在极其轻松、热烈、开诚布公的氛围中进行的。他听了非常喜欢。我真不敢相信一切都是那么轻松自如。他和我们谈话时就像老朋友一样。会议结束后，我们之间建立了充分的信任。就在我们收拾东西的时候，我突然心血来潮，决定问他最后一个问题。

我完全不能自已了。

“罗杰，首先，今天非常感谢。然而，我们在前期确定某些数字时，由于您的问题遇到了一些麻烦。在后续的一些问题中，我们也没有收到您的回复。所以，出于一种学习的心态，我能问问您为何既不写邮件又不回复邮件吗？你那么做的原因何在呢？”

他的眼睛微微睁大了一些，他显然没有料到这个问题，但却并没有显出任何惊慌失措的样子。

“尼尔”，他答道，“电子邮件是存在问题的。发完一条邮件后，你的责任就转嫁到了对方的身上。这可是个烫手的山芋。说白了，邮件就是一项别人转交给你的工作。”

我点了点头，回想着凯西和同事们发送给我的所有邮件。

“邮件我是会看的，但那些希望获得某些信息的邮件似乎并不像它们看似那么紧迫。”我不回时，一般会有两种情况发生：

1.邮件发送人自己解决了。

2.若是重要，他们会再给我发邮件。

“当然，我每天都会发一两封邮件，但通常，我所写的邮件要么是‘给我打电话’，要么是‘我们聊聊这事吧’。不是我妻子的邮件，我是不回复的。”

这可把我搞糊涂了。

堂堂一家市值几十亿美元、员工达数千人的公司首席执行官怎么会不发邮件呢？

他停下来看了看我，感觉到了我还是没有明白。

“你知道吗？”他继续说道，“因为我不写那么多邮件，所以也就收不到那么多邮件。大概一天也就是五六封吧”。

一天五封？我在这家咨询公司不论是上午、中午还是晚上可都是在写邮件啊！公司里的每个人都是如此。

“我的收件箱里有700封邮件”，我的同事们叹气说。“整个周日下午都在处理邮件。”

这真的是没有办法。毕竟，我们的老板会在周六早上7点、周日的傍晚或者周五晚上11点的时候发送紧急邮件。我知道，这在我们公司和其他的公司都是司空见惯的。

据传，麦肯锡公司的办公室人员有28%的时间都在回复邮件。几乎占到了他们工作时间的三分之一。贝丁公司是世界上规模最大的电子邮件管理服务公司之一。据该公司统计，平均每人一天收到的邮件是147封。

我们对手机和电脑都产生了依赖，随时随地四处发邮件，努力应付着一切。邮件是工作的一部分。而我们都希望把工作干得漂亮点儿。

我突然明白了罗杰为什么每天中午在餐厅和员工一起午餐，每天晚上开车回家和家人一起晚餐的原因了。

他这是不愿碰烫手的山芋。

他不回复邮件，是不愿制造邮件的恶性循环。

我抬头再次看了看罗杰。

他继续说道：

“尼尔，人们大部分时间都是自己解决问题的。

他们意识到，他们知道问题的答案，然后继续大步前行，为下一次培养信心。他们拥有了一个更好的自己。

今天，尽管你的假设并不那么完美，但它们本身是具有说服力的，相信你从中也学到了不少。

你千万不要误会。有时候，我会走过去和别人聊天或者接电话。但邮件就不同了，回复邮件就等于是把难题丢给别人。

我想，没人愿意被首席执行官颐指气使地干这干那，……根本不顾是晚上还是周末吧。

原因何在呢？因为人们会丢下一切去回复邮件。然后，他们再等着我回复。基本上，我发了一封邮件，就会没完没了地没个完。既然如此，索性我就不回了。”

如何保护你最有价值的财富

人只有一个大脑，大脑一次只能专注于一件事情。

大脑是整个宇宙中最不可思议和最错综复杂的物体。我们还尚未见过与之类似的东西。我们对它知之甚少。我们使用大脑，却不知道如何使用大脑。

踢腿时，我们先往后收腿，再向前摆腿。思考时，我们就只是思考。

恰如《欢乐酒店》中的克里夫所言：“这有一篇有趣的文章说，普通人仅利用了17%的大脑。你明白这意味着什么吗，小子？我们没有充分利用我们的大脑，嗯……还有64%没有用呢。”

大脑充满着无限的可能：创造伟大的艺术品，创立企业，抚养孩子，等等等等。没有大脑，就没有《星空》和中国的万里长城，就没有披头士乐队和《圣经》；没有大脑，就没有飞机、火车和汽车。

大脑创造了你现在的生活并将随着你肉体的消亡而消亡。好消息是，现金、年费、月息这些你都不需要交，就免费得到了全宇宙最复杂、最强大的东西。而且是终身享有！唯一的坏消息是没有保修，需要每天充电，即使是世界上最耐用的款式最多也只能用四万天（普通款的使用期是2.5万天。）

坏了，就是坏了。所以，安全带、头盔还有训练是不可少的。为了充电满格，大脑需要一天6～8小时的睡眠和尽可能健康的食物。这可是一笔不小的投入呢！给大脑充满电差不多相当于16个苹果还多。

但别忘了，世界上最强大的超级电脑在你的颅骨里被压缩到了三磅（约1.4kg）重，需要这么多的能量也是并不奇怪的。话说回来，你吃进去的几乎三分之一的食物都被用来直接供应大脑了。

罗杰是公司里头脑最聪明的人，这一点是毋庸置疑的。这些年来，他可以说是平步青云，步步高升。而与此同时，她始终坚持每天在餐厅吃午饭，每晚和家人共进晚餐。在与他共事的这短短3个月里，我学会了如何利用一个小小的变化使每天多出一小时。

什么办法呢？

堵住入口。保护大脑。保卫大脑。堵住大脑所有的入口，只留一个可以控制的。除罗杰处理邮件的方法外，后来我还了解到，他没有办公电话，没有私人邮件地址，也没有任何社交媒体账户。

通过堵住大脑的入口，给大脑补充能量并让它肆无忌惮地转动吧！关紧大门，锁好窗户固然不错，但还得回应门铃。

门铃指的是什么呢？就是首当其冲的要紧事。那罗杰的门铃是什么呢？董事会主席和他家人的邮件，而不是语音邮件、手机短信或任何其他的一切。

你在小镇上的那种前台安有门铃的便利店里买过东西吗？平时，店员总是在忙着往货架上上货，打开包装箱或者提交订单。但门铃一响，他们立马就会出现在顾客面前。

这就是“关紧大门，锁好窗户，但还得回应门铃”这句话蕴含的意思。

让大脑创造伟大的作品、体味生活的闲暇、为你最重要的想法、最狂热的努力和最伟大的成就加油助威吧！

你和其他员工共有的最错误的观念

多任务处理。就是同时处理两件以上的事务。

你经常听人说这个词吗？它的意思是什么呢？它又是从何而来的呢？

为了追根溯源，让我们先回顾一下1965年出自IBM的一篇文章吧。这篇文章是如何界定多任务处理的呢？就是“微处理器表面上同时处理几项任务的能力”。

是的，这就是多任务处理本来的含义，就源自那篇文章。想再读一读这个定义吗？这一次，我会在其中一个词下面划上下划线，以示强调。

“微处理器表面上同时处理几项任务的能力。”

表面上？是的，表面上！他们所说的表面上是什么意思呢？难道说，实际上连电脑都无法同时处理多项任务？没错，就算是电脑也不行。下面我再引一段文字，请再次注意有下划线的词：

单核微处理器支持下的电脑多任务处理实则指的是处理器的分时处理；换言之，处理器一次只能处理一项任务，但不同的任务在一秒钟之内可以轮换多次。

分时处理，我们全都对此耳熟能详。就如同是一间湖景房，一年由六对夫妇轮着住。每个人都误以为这间湖景房是自己的！但其实不然，不过是住的时间段不同而已。

这是对只有一个大脑的单核微处理器而言。你还知道有谁也只有一个大脑吗？你我这样的人亦是如此。我们可以制造双核电脑，却无法培育两个大脑的婴儿。唯有这样的婴儿才真正具有多任务处理的能力。

现在，我知道你可能正在想什么。难道仅仅因为电脑无法真正同时完成多项任务，就说我们自己也不能吗？想想看，你有没有过一边刷牙一边脱袜子、一边发短信一边开车或者一边回邮件一边开电话会议的经历呢？

没有吧。

你根本不可能实际做过任何一件这样的事。

你所做的不过是开会车、发下短信；刷会牙、脱掉袜子；脱掉袜子、然后继续刷牙。你可能是一起完成了这么多事，便获得了多任务处理的错觉。

这恰如我的朋友麦克有一次告诉我的：“同时搞砸两件事算不上是多任务处理。”

让我们最后再来看一条有关电脑多任务处理的引文吧。这段话出自美国国家仪器公司的一本白皮书：

对配置单核中央处理器的电脑而言，在一个时间点上仅能运行一项任务，这就是说，是中央处理器向该任务发出的指令。

多任务处理是通过安排哪个时间点运行哪项任务以及下一项任务何时运行的方式解决问题的。

这种为中央处理器重新分配任务的行为被称为任务切换。当任务切换的频率达到一定程度时，就会出现一种并行的错觉。

当任务切换的频率达到一定程度时，就会出现一种并行的错觉。

所有员工所具有的最错误的观念就是可以多任务处理，大脑可以同时处理两项事务。但实际上并非如此，这就是并行的错觉造成的。

假如不同事情安排得天衣无缝的话，别人会真以为你同时做了两件事。但其实并不然。你不过是安排地妥当而已。

你见没见过有人一面查收邮件，一面将电话会议按成“静音”呢？他们并没有在用心开会，而是开始的时候打声招呼，当有人喊他们的名字时赶紧“任务切换”。

例如，当有人问“琳达，你认为这个提议如何？”时，她就会立马停止发邮件，给出个人的意见。

这样，就给了别人一种并行的错觉。

这就和漫画《呆伯特》里的故事如出一辙。

《呆伯特》

作者：史考特·亚当斯（Scott Adams）

1.你是认真的吗？你要在我汇报工作进度的时候处理邮件？

2.别担心。我可以做到多任务处理。

3.多任务处理？一件事你还办不好呢。

4.你的所作所为只会增加你失败的概率。

5.恭喜你成为全宇宙最一无是处的碳疙瘩。

6.你说什么？对不起，我刚才没听见。

7.我说我的项目正在如期进行。

8.好的，太棒了！这完全符合我的预期。

还记得以前只有医生才有寻呼机的时代吗？有时候，他们需要随时待命，总是随身带着传呼机；若非如此，是根本无法联系到他们的。

假如有急诊，医院就会给医生发传呼信息，这时，医生就会立即驱车赶回医院给孕妇接生或者进行阑尾炎手术。特殊情况就需要特殊对待。

后来，一夜之间人人都有了传呼机；接着，人人又都有了手机。到了今天，随时随地都可以联系到任何人。

还记得商店逢周日就要关门的日子吗？那一天是家庭团聚的日子，是去教堂做礼拜的日子，还是宁静祥和的日子。

没有商店开门，所有人只是静静地待着，什么事都干不了。后来，一些商店破了这条规矩。为了竞争，其他店铺都纷纷效仿，地方法律也随之改变。如今，网上店铺一天24小时都营业。

如何凭借一个小小的变化使一天多出一小时呢？

你需要堵住大脑的入口。

关紧大门，锁好窗户，回应门铃。

如何利用大脑仅有的两种模式

约翰·克里斯是巨蟒组的创立者之一。他对如何堵住大脑的入口、如何解放备受“繁忙”蹂躏的大脑颇有一套。

在其一生当中，他深谙排除干扰、创造空间之道，并因此远近闻名。那么，其效果如何呢？还算凑合吧。也就是获得了金球奖和奥斯卡奖的提名，演艺生涯一直延续到70多岁，出演过100多部影片吧。

诚如他在对影像艺术的一次致辞中所言，我们“工作时的大部分时间里”都是处于关闭模式的。

“因为我们紧迫地感觉到有许多事情要做。若想如期完成，就必须潜心苦干。这是一种积极但略显焦虑的模式，尽管这种焦虑并不完全是负面的，有时还可能带着点刺激和愉悦……在这种模式下，我们做事的目的性是很明确的，故此，会倍感压力和些许狂躁。”

那与之相对的是什么呢？约翰称其为开放的模式。在这种状态下，大脑是自由自在的、是活泼快乐的，这时的大脑具有创造伟大的潜能。听起来是不是有些违反常理呢？也许吧。然而，堵住了大脑的入口……也就开阔了你的思维。

“比较而言”，约翰说，“开放的模式比较轻松、豁达，也没有那么明确的目的性。这时候，更宜于沉思，更宜于幽默……故此，也就更加地富于游戏性。与此同时，在没有任何具体任务的压力下，我们的好奇心得到了最大化的激发。而且，这种游戏的心态也使我们与生俱来的创造力有了重见天日的机会”。

该如何进入开放模式，又该如何堵住大脑的入口呢？

“这就要学会劳逸结合。”他如是说。

“游戏性和创造力在通常的压力下是无法产生的，因为应对压力是需要切换到关闭模式的。所以，必须要学会忙里抽闲。这就意味着要闭门修炼，营造一片安静的空间，达到泰然自若的境界。”

记住，一定要营造一片安静的空间，达到泰然自若的境界。

工作中必经的难关

如何清除外界的干扰呢？如何闭门……修炼呢？而且还不能在森林里修建小屋？

这并不是轻而易举就可以做到的。

在担任沃尔玛的领导力发展部主任期间，我发现了人们和我沟通时的六种方式：电子邮件、语音邮件、即时信息、手机短信、字条、当面交谈。不管是哪种方式，都会占用我的时间，因为我必须为此做三件事：

1.整理信息

2.分清主次

3.任务切换

“人在工作环境中”，密歇根大学心理学家大卫·梅耶尔说，“除文字处理外，还要接电话、和同事沟通、向上司汇报，一刻不停地切换着任务。专注力一次连几十分钟都坚持不到，那就意味着公司会为此丧失20%～40%的潜在效率。用研究人员的话讲，这就是任务切换的‘时间成本’。事实上，在任务切换时，人人都会有短暂的脑闭塞产生。首先是产生切换任务的想法；其次是实现任务的切换；最后是适应当前的任务”。

范德堡大学心理学家雷内·马鲁瓦做过一项研究。该研究显示，大脑具有一种“反应选择瓶颈”。

我简直爱死它了！当有人给我打电话的同时，既有新邮件又有人到我办公室找我时，会出现什么情况呢？反应选择瓶颈。

想象一下这时有个机器人的声音一顿一顿地警告说：“错误、反应、选择、瓶颈。”换言之，就是说我的大脑死机了。

哈佛商学院有一项名为《呼风唤雨：为何坏天气意味着高效率？》的研究。在朱娅·茱莉亚·李、弗朗西斯卡·基诺和布莱德利·R.斯塔茨的共同主持下，该研究显示，坏天气可以减少工作的可选择性，并以此提高工作效率。减少了外出的机会？室内的工作效率自然而然就上去了。

有一天上班的时候，我决定尽可能地排除一切干扰。关紧大门，锁好窗户固然不错，但还得回应门铃。（对我而言，门铃就是老板发来的电子邮件。）

首先，我登录了语音信箱，将其永久设置成了无法接收语音邮件的“假日模式”。这样，就没有了烦人的“哔哔”声，电脑上的红灯也不亮了。

我留了一条信息给大家，告诉他们有事改给我发邮件，然后不慌不忙地拼下了我的邮箱地址，如是反复了好多次。

接着，我删除了办公用的即时信息软件，又从办公电话里退出了所有员工都使用的短信应用软件。

同事们之所以使用这两个软件发送信息，是因为它们可以营造一种并行的错觉。

但这一切都是表象。其背后还是整理信息、分清主次、任务切换。不行，“离开模式”已经不能满足我的要求了，我要把它们删得一干二净。

最后，我关闭了邮件的所有通知。这样，就听不到“叮”的提示音了，也没有自动弹出的消息了，也不会有新邮件的提示通知了。

没有了语音邮件、没有了手机短信、没有了即时信息、没有了邮件提示，我获得了前所未有的专注力。若是想从办公室躲会儿清静，我就会到餐厅工作会儿。

完全排除了外界的干扰，我就可以自由选择专注的问题、思考的任务并一举将其拿下。

如何利用一个小小的变化使每天多出一小时呢？

堵住大脑的入口。关紧大门，锁好窗户，接听需要回应的门铃并保持全神贯注。换言之，就是排除一切干扰，做到心无旁骛。

一定要注意，当你的效率激增时，工作效率就会随之提高，这样你就可以更加惬意地享受闲暇的时光。