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第五章 习惯三 要事第一 ——自我管理的原则
有效管理是掌握重点式的管理，它把最重要的事放在第一位。由领导决定什么是重点后，再靠自制力来掌握重点，时刻把它们放在第一位，以免被感觉、情绪或冲动所左右。
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重要之事决不可受芝麻绿豆小事牵绊。
——歌德( Goethe)，德国诗人
现在请准备好纸和笔，用几分钟的时间简要回答下面这两个问题，你的回答对我们即将深入探讨的习惯三来说十分重要。
◆在你目前的生活中，有哪些事情能够彻底改观你的个人生活，但是你一直没有去做？
◆在你目前的生活中，有哪些事情能够彻底改观你的工作局面，但是你一直没有去做？
我们稍后再来讨论这两个问题，现在，我们先来探讨一下习惯三的具体内容。
习惯三可以让人受益匪浅，是习惯一和习惯二的具体实践。
习惯一告诉你：“你是创造者，你掌控自己的人生。”这个习惯的基础是人类特有的四大天赋，即想象力、良知、独立意志以及最为重要的自我意识。这个习惯让你能够大声宣布：“虽然这是我从小见惯了的事情，整个社会也都是这个样子，但是这根本就行不通，我不喜欢这种没有任何实际效果的解决方法，我能够改变它。”
习惯二是关于第一次的创造或者智力上的创造的习惯，其原则基础是想象力和良知这两大天赋。想象力是一种超前感知的能力，是对目前无法亲眼看到的潜力和创造力的认识，而良知则是发掘每个人身上独有特性的能力。良知在伦理道德方面担当对个体进行指导的责任。这个习惯同我们的基本思维定式和对自己的最高期望值、价值观密切相关。
习惯三是关于第二次的创造或者体力上的创造的习惯，是对前面两个习惯的实施、执行和自然表现。它要求我们运用独立意志努力实现一个目标，即以原则为基础安排人生。
对习惯三来说，前两个习惯是不可或缺的前提条件。但是仅仅有基础还远远不够，你还必须时刻都实施有效的自我管理，将习惯三付诸实践。
要牢记管理与领导迥然不同。从本质上说，领导是一种高效率的右脑型活动，常被人们称为一门艺术，其基础是一种哲学理念。
如果你需要解决一些个人领导方面的问题，通常都要先自问一些人生最本质的问题。
一旦确定了人生方向，你就应该对自己进行有效的管理，让生活与设想一致。相对于自我领导来说，有效的自我管理所涉及的大都是左脑所擅长的能力：分解、分析、排序，具体运用以及在规定时间内完成任务等。关于提高个人效能的方法，我总结出一句话：左脑进行管理，右脑进行领导。
独立意志：有效管理的先决条件
除了自我意识、想象力和良知之外，想要真正实现成功的自我管理，就必须发挥人类的第四大天赋——独立意志。独立意志指的是做出决定和主动选择，并根据这些决定和选择采取具体行动的能力。有了独立意志，我们就可以主动作为，而不是被动听命，而且在发挥其他三大天赋拟定出计划之后，就能够积极实施这些计划。
人的意志十分神奇，总是能战胜命运，这已经被事实一再证明。在这个世界上，有无数人像海伦·凯勒一样战胜了命运，身体力行地证明了独立意志所具有的价值和潜力。
但是如果将这种天赋放在有效自我管理这个大环境中来看，我们就会知道，这种能力通常并不能产生戏剧性的即时效果，并非一朝成功就可享用一世，更不能单纯依靠自己的力量取得永久性的成功。我们要做的，就是平常做出每一个决定的时候合理地运用独立意志。
在日常生活中，个人品行是否端正通常能够衡量一个人所拥有的独立意志。诚信的人格是个人价值的体现，具体表现为信守承诺，言行一致。这是对自己的尊重，是品德的重要组成部分，也是成长的核心内容。
有效的管理指的就是要事第一，先做最重要的事情。领导者首先要决定的，就是哪些事情是重要的；而作为管理者，就是要将这些重要的事务优先安排。从这个意义上说，自我管理的实质就是自律和条理，是对计划的实施。
根据英语词源学，“纪律（或自律）”是由“信徒”一词衍生出来的。通常情况下，信徒指的是信奉某种哲学或者某种学说、原则、价值体系的人，他们信奉某种高尚目标或这种目标的代表人物。
换言之，如果你能够成为高效率的自我管理者，那么你的自律就是由内而外形成的，是独立意志的具体表现，你所信奉与追随的就是内在的价值观及在此基础上形成的人生要旨。有了独立意志和诚信人格，你就可以控制自己的感情、冲动以及情绪，服从这些价值观的约束。
《成功的普遍共性》一文的作者格雷( E.M.Gray) -直致力于研究所有成功人士身上普遍存在的共性。他发现成功的决定因素并非辛勤的工作、出众的运气和良好的人际关系，虽然这些因素对于一个人的成功有举足轻重的影响，但是都比不上另外一个更加重要的因素，那就是习惯三“要事第一”。格雷说：“成功者能为失败者所不能为，纵使并非心甘情愿，但为了理想与目标，仍可以凭毅力克服心理障碍。”
克服这种心理首先要有明确的目标和使命，要有习惯二中所明确的人生方向和价值观，内心要有燃烧的激情，让自己对所有其他不相关的事情大声说“不”。克服这种心理还需要有独立意志，愿意为自己所不愿为之事，能够做到在特定时刻始终坚持自己的既定价值观，不屈服于一时的冲动和欲望。这种能力会让你成为一个诚信的人，让你忠实于自己积极的第一次的创造。
四代时间管理理论的演进
习惯三触及人生管理与时间管理的问题，我多年的心得是：如何分辨轻重缓急与培养组织能力，是时间管理的精髓。
有关时间管理的研究已有相当历史。犹如人类社会从农业革命演进到工业革命，再到资讯革命，时间管理理论也可分为四代。
◆第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。
◆第二代理论强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。
◆第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。
这种做法有它可取的地方。但也有人发现，过分强调效率，把时间崩得死死的，反而会产生反效果，使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理法，回复到前两代的做法，以维护生活的品质。
现在，又有第四代理论出现。与以往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。
别让琐务牵着鼻子走
使用下面这张图可以详细阐释第四代管理方法的重点。从本质上看，我们对时间的使用方式不外乎以下四种。（见表5-1）这张表告诉我们，紧迫意味着必须立即处理，比方电话铃响了，尽管你正忙得焦头烂额，也不得不放下手边工作去接听。一般说来接电话总要优先于私人工作。
他们不会让电话那头的人苦等，但却会让办公室里的人干坐直等到到他们打完一通长长的电话。
紧迫之事通常都显而易见，推拖不得；也可能较讨好、有趣，却不一定很重要。
重要性与目标有关，凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应，对当务之急却不尽然，所以更需要自制力与主动精神，急所当急。
在时间管理矩阵中，第一类事务既紧迫又重要，需要立即处理，通常被称为“危机”或“问题”。对某些人来说，这类事务会消耗掉大部分的时间和精力，因为他们整天都在处理危机，满脑子都是问题，忙于应付各种紧迫任务。
如果你过分注重第一类事务，那么它们的范围就会变得越来越大，最终占据你全部的时间和精力。这就像是冲浪一样，来了一个大问题，把你从冲浪板上打到水里，你好不容易重新爬上去，但是下一个问题又来了，于是你又重重地摔了下来。
有些人每天都在应付各种各样的问题，疲于奔命，因此只能借助第四类既不重要也不紧迫的事务来逃避现实，稍微放松一下。在这些人的时间管理矩阵中，他们把90%的时间花在第一类事务上，而余下的10%中的大部分则用在第四类事务上，用在第二和第三类事务上的时间则少而又少，几乎可以忽略不计。这就是大部分时间精力都用于处理危机的人所过的生活。
还有一些人将大部分时间花在紧迫但并不重要的第三类事务上，却自以为在致力于第一类事务。他们整天忙于应付一些自认为十分重要的紧急事件，殊不知紧迫之事往往只是别人的优先，对别人很重要，对自己就不一定了。
有些人几乎将所有的时间都用在第三和第四类事务上，可以说他们过的是一种不负责任的生活。
高效能人士总是避免陷入第三和第四类事务，因为不论是否紧迫，这些事情都是不重要的，他们还通过花费更多时间在第二类事务来减少第一类事务的数量。
第二类事务包括建立人际关系、撰写使命宣言、规划长期目标、防患于未然等等。人人都知道这些事很重要，却因尚未迫在眉睫，反而避重就轻。
按照彼得·德鲁克(Peter Drucker)的观点，高效能人士的脑子里装的不是问题，而是机会。他们不会在各种各样的问题上浪费时间和精力，他们的思维定式是预防型的，总是能够做到防患于未然。当然，他们也有真正意义上的危机和紧迫事件需要马上处理，但是这类事件的数量相对来说很少。他们能够平衡产出和产能的关系，将时间和精力集中在重要但是并不紧迫的事务上，即第二类事务，完成这些活动能够提高个人的处事能力。
现在，回到本章开头的两个问题，请查看自己的答案属于以上哪一类事务。依我推测，答案多半是第二类。因为重要，才会使生活大为改观，却因为不够紧迫，所以受到忽略。但是只要我们立即着手进行，效能便会大为增进。
我曾问过一家购物中心的经理人员类似的问题，他们一致认为，与承租购物中心的各商店老板建立良好关系，最有助于业绩进展。这属于第二类事务。
但经过调查发现，他们只有不到5 010的时间用在这上面。这也难怪，太多的事情使他们分身乏术：开会、写报告、打电话等第一类公务已经使人筋疲力尽。纵使难得与各商店老板接洽，也不外乎收账、讨论分摊广告费等令对方不快的事。
至于承租商店者则各有一本难念的经，他们希望购物中心的管理人员能帮助解决问题，而不是制造问题。
于是购物中心方面决定改弦更张，在理清经营目标与当务之急后，就以1/3的时间，改进与各商店的关系。施行了1年半左右，不但业绩提高4倍多，经理人员也成为各商店的倾听者、训练者与顾问，不再是监督者或警察。
因此，不论大学生、生产线上的工人、家庭主妇与企业负责人，只要能确定自己的第二类事务，而且即知即行，一样可以事半功倍。在时间管理领域称之为帕雷托原则（Pareto Principle）——以20 010的活动取得80%的成果。
勇于说“不”
若要集中精力于当急的要务，就得排除次要事务的牵绊，此时需要有说“不”的勇气。
人各有志，各有优先要务。必要时，应该不卑不亢地拒绝别人，在急迫与重要之间，知道取舍。
我在一所规模很大的大学任师生关系部主任时，曾聘用一位极有才华又独立自主的撰稿员。有一天，有件急事想拜托他。
他说：“你要我做什么都可以，不过请先了解目前的状况。”
他指着墙壁上的工作计划表，显示超过20个计划正在进行，这都是我俩早已谈妥的。
然后他说：“这件事急事至少占去几天时间，你希望我放下或取消哪个计划来空出时间？”
他的工作效率一流，这也是为什么一有急事我会找上他。但我无法要求他放下手边的工作，因为比较起来，正在进行的计划更为重要，我只有另请高明了。
我的训练课程十分强调分辨轻重缓急以及按部就班行事。我常问受训人员：你的缺点在于——◆无法辨别事情重要与否？
◆无力或不愿有条不紊地行事？
◆缺乏坚持以上原则的自制力？
答案多半是缺乏自制力，我却不以为然。我认为，那是“确立目标”的功夫还不到家使然。而且不能由衷接受“事有轻重缓急”的观念，自然就容易半途而废。
这种人十分普遍。他们能够掌握重点，也有足够的自制力，却不是以原则为生活重心，又缺乏个人使命宣言。由于欠缺适当的指引，他们不知究竟所为何来。
以配偶或金钱、朋友、享乐等为重心，容易受第一与第三类事务羁绊。至于自我中心者难免被情绪冲动所误导，陷溺于能博人好感的第三类活动，以及可逃避现实的第四类事务。这些诱惑往往不是独立意志所能克服，只有发乎至诚的信念与目标，才能够产生坚定说“不”的勇气。
集大成的时间管理理论
第一代的时间管理理论丝毫没有“优先”的观念。固然每做完备忘录上的一件事，会带给人成就感，可是这种成就不一定符合人生的大目标。因此，所完成的只是必要而非重要的事。
然而好此道者不在少数，因为阻力最少，痛苦与压力也最少。
更何况，根据外在要求与规律行事，容易推卸责任。这类经理人缺乏效率，缺乏自制力与自尊。
第二代经理人自制力增强了，能够未雨绸缪，不只是随波逐流，但是对事情仍没有轻重缓急之分。
第三代经理人则大有进步，讲究理清价值观与认定目标。可惜，拘泥于逐日规划行事，视野不够开阔，难免因小失大。第一、三类事务往往占去所有的时间，这是第三代理论最严重的缺失。
不过以上三代理论的演进，仍有可资借鉴的地方。第四代理论便在旧有基础上，开创新局面。以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性；强调产出与产能齐头并进，着重第二类事务的完成。
管理方法六标准
以第二类事物为生活中心的时间管理方法只有一个目标，那就是有效地管理生活。这需要我们有完善的原则，对个人使命有明确的认识，能兼顾重要的和紧迫的事情，能平衡产出和产能的关系。
让第二类事务成为生活中心的有效工具必须满足以下六个重要标准：
和谐一致个人的理想与使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制之间，应和谐一致。
平衡功能 管理方法应有助于生活平衡发展，提醒我们扮演不同的角色，以免忽略了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面。有人以为某方面的成功可补偿他方面的遗憾，但那终非长久之计。难道成功的事业可以弥补破碎的婚姻、孱弱的身体或性格上的缺失？
围绕中心理想的管理方法会鼓励并协助你，着重虽不紧迫却极重要的事。我认为，最有效的方法是以一星期为单位制订计划。一周7天中，每天各有不同的优先目标，但基本上7天一体，相互呼应。如此安排人生，秘诀在于不要就日程表订立优先顺序，应就事件本身的重要性来安排行事历。
以人为本个人管理的重点在人，不在事。行事固然要讲求效率，但以原则为中心的人更重视人际关系的得失。因此有效的个人管理偶尔须牺牲效率，迁就人的因素。毕竟日程表的目的在于协助工作推行，并不是要让我们为进度落后而产生内疚感。
灵活变通管理方法并非一成不变，视个人作风与需要而调整。
便于携带管理工具必须便于携带，随时可供参考修正。
第二类事务的活动是有效自我管理的核心内容，因此你需要一个有效的工具将生活中心转移到第二类事务，我按照上述各项标准专门设计了一个工具以实现第四代时间管理的方法。当然，很多第三代时间管理的工具也不错，只要稍加修改就可以应用。
原则都是相通的，但实际做法和具体运用却因人而异。
个人管理四步骤
虽然我的工作主要是教授高效率的原则性问题，一般不讲授具体的实施计划，但我认为，如果能够以原则为基础，以第二类事务为生活中心，对一个星期内的事务进行具体安排，将有助于更好地理解第四代时间管理方法的原则及其巨大潜能。
以第二类事务为中心的日程安排需要以下四项关键步骤：确认角色第一步就是要写出你自己的关键角色。如果你还没有认真思考过这个问题，那么可以把自己想到的先记下来。作为一个个体，你有属于自己的各种角色。你可以先写下自己在家庭中的角色：丈夫或妻子、父亲或母亲、儿子或女儿、大家族中的祖父母、外祖父母、叔舅、姨婶、或者表堂兄弟姐妹等等。然后再写下自己在工作中的角色，列举自己想要持续投入时间和精力去做的一些事情，还可以将自己在教会或者社区事务中的角色也写出来。
你不必想得太复杂，好像在确立终身志向一样，只要考虑自己下一周的角色和任务，记下这七天时间里需要专注的领域即可。
我在下面举了两个例子，总结不同的人在工作生活中所扮演的一些不同角色：
A:1．作为个体
2．配偶／父母
3．新产品经理
4．研究经理
5．员工培训经理
6．行政经理
7．联合道路公司主席
B:1．个人成长
2．配偶
3．父母
4．房地产推销员
5．社区服务
6．交响乐团董事
选择目标第二步就是思考下一个周计划中每一任务栏下你最想做的一两件要事，作为你选定的目标（见图5-5）。
这些目标中一定要有几个第二类事务，最好让这些短期目标与使命宣言中的长期目标相关联。即使你还没有撰写个人使命宣言，也可以根据自己的感觉来判断每个角色中哪些事情是比较重要的，并为每个角色确立一或两个目标。
安排进度 第三步是为每一项目标安排具体的实施时间。如果你的目标是起草自己的个人使命宣言，那就不妨在星期天安排两个小时专门做这件事情。通常星期天（或根据自己的信仰、生活方式、工作安排选择其他某个适当的时间）是进行个人思考和制订个人成长计划（包括周计划）的理想时间，因为这时候你有充足的时间思考，反省，寻求灵感，并根据各项原则和价值观来审视自己的生活。
如果你给自己定的目标之一是通过锻炼，增强体质，那么就可以安排一周三到四天，每天一小时的锻炼，当然也可以安排一周七天，每天锻炼一个小时，以确保达到既定目标。有些目标可能必须在工作时间完成，有些要等到孩子们都在家的星期六才能实现。现在你知道我为什么说周计划比日计划好了吧？
确认角色并制定目标后，你就可以把每项任务分配到一个星期中某个具体的日子去做了。或者将它列为一项重要活动，或者列为一个特别约会。你也不妨查看一下自己的年历或月历，看一下是否有什么事先定好的约会，并根据自己的既定目标确定这些约会是否重要。如果你决定履行这些约定，那么就为它们安排具体的时间，如果你认为它们无关紧要，那么取消就好。
表5-2的周计划中的19个重要目标大都属于第二类事务，请注意看对它们的时间安排以及具体的行动计划。此外，请留心标有“不断更新”字样的方框，这里列举的都是如何从四个最基本的层面让自己休整、充电和更新，关于这一点我们还将在后面的第七个习惯中详细探讨。
即使为19个重要目标中的每一个都安排了具体时间，日程表的右侧还留有很多空白让你去安排别的事情。这种以周为单位、以第二类事务为中心的日程表不仅能让你做到“要事第一”，还能让你有充分的自由和灵活性以应付突发事件，让你在必要的时候改动约会时间，让你从事一些联络感情和与他人交往的活动，让你享受到自发的乐趣。你会感觉很踏实，因为你知道自己已经安排好了一周的要务，照顾到了工作生活中的每一个重要领域。
每日调整 使用这种以第二类事务为中心的周计划之后，你就会发现原来的每日计划变成了每日调整，即根据突发事件、人际关系的意外发展及崭新机会对每天的要务安排进行适当调整。
当你每天早晨审视自己一天的日程安排的时候，你会看到，由于内心的平衡，自己已经为角色和目标进行了合适的优先排序。
这种日程安排是灵活的，是右脑运作的结果，是建立在自己对个人使命的认识的基础上的。
你也可以运用第三代时间管理方法中的A、B、C或者1、2、3来为每天的事务排序。在周计划的框架下，这种按重要性优先排序的方法可以让每天的事务安排有所侧重。
但是如果在为这些事务进行排序之前，不知道具体的事务同个人使命之间的关系，不清楚这些事务同人生各个领域的平衡之间的关系，那么优先排序只能是徒劳无益。
从以上的实例，你是否已心领神会这种做法的可贵之处？依据我个人的心得，以及许多人受益的情形，我深信这种做法确实不同凡响。
付诸实践
第三个习惯重在身体力行。就仿佛程序设计员设计出程序后，计算机必须加以执行。
顺从别人的意愿，完成他人眼中的要务，或无牵无挂地享受既不紧张又不重要的活动，岂不轻松愉快？至于执行自己依理性原则设计出的程序，则或多或少考验着自制力，此时就得靠诚心正意的修养功夫，坚定意志。
俗语说：“天有不测风云，人有旦夕祸福。”事先安排妥当的行事表，必要时仍须有所更动。只要把握原则，任何调整都心安理得。
对人不可讲效率，对事才可如此。对人应讲效用——即某一行为是否有效。
为人父母者，尤其是母亲，常耗费所有的时间照顾小孩，以致一事无成，备感挫折。但挫折多来自有所期望，而这期望反映的却是社会价值观，不是个人的价值观。若想要克服因社会价值观而产生的内疚感，可以依靠习惯二——以终为始。
第四代个人管理理论的特点，在于承认人比事更重要。而芸芸众生中，首要顾及的便是自己。它比第三代理论高明之处是：强调以原则为中心，以良知为导向，针对个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中的不同角色，并且全盘规划日常生活。
第四代时间管理方法的优点
人们拒绝使用第三代时间管理方法．通常是因为不愿生活变得死板，缺乏灵活性。第三代管理时间的方法总是为了坚持原定的日程安排不顾及个人感受，与一个根本的原则相左，即不管什么时候，人总是比事情更加重要。
第四代时间管理方法做到了充分尊重这个原则。同时，这种方法还认识到，就效用而不是效率而言，你首先要考虑的人就是你自己。它鼓励你将时间用于第二类事务，根据原则去认识你的生活，将你的生活建立在原则的基础上，明确表达出你的目标和价值观，并且用这些目标和价值观来指导自己的日常决定。
第四代自我管理的方法比之前的三代管理方法都要先进，这种先进性体现在以下五个重要的方面。
首先，它以原则为基础，切实地创造出一个核心模式，让你能够在一个更大的范围内分配自己的时间，看清楚什么是真正重要的和有效的。
其次，它接受你内心良知的指导。这种方法让你有机会更好地安排自己的生活，并且最大限度地同你既定的价值观保持一致。
同时，它也给你自由和变通，让你在牺牲既定日程安排，服从更重要的价值观的时候心平气和，毫不内疚。
第三，这种方法确认了你的个人使命，包括价值观和长期目标。这样你在度过每一天的时候都有明确的目标和方向。
第四，这种方法帮助你明确自己的角色，平衡自己生活中的各个方面。每个星期为每个关键角色确立要达到的目标，并做出具体的日程安排。
第五，这种方法以一个星期为单位计划生活（需要的时候可以对每天的安排作适当的调整），这让你拥有了更广阔的视野，不必局限于短暂的一天时间。通过审视自己的主要角色而让自己保持清醒，经常想到自己内心深处的价值观。
有一条主线贯穿这五个方面，那就是将人际关系和效果放在第一位，将时间放在第二位。
高效能的秘诀——授权
授权是提高效能或效能的秘诀之一，可惜一般人多吝于授权，总觉得不如靠自己更省时省事。
其实把责任分配给其他成熟老练的员工，才有余力从事更高层次的活动。因此，授权代表成长，不但是个人，也是团体的成长。
已故名企业家潘尼( J.C.Penney)曾表示，他这一生中最明智的决定就是“放手”。在发现独立难撑大局之后，他毅然决然授权让别人去做，结果造就了无数商店、个人的成长与发展。
由此可见，授权也与公众的成功有关，这一点留待第六章加以讨论。此处专论授权与个人管理技巧的关系。
授权是事必躬亲与管理之间的最大分野。事必躬亲者凡事不假外求。不放心子女、宁可自己洗碗的父母，自绘蓝图的建筑师或自己打字的秘书，都属于这一类。
反之，管理者注重建立制度，然后汇集群力共同完成工作。比如分派子女洗碗的父母，领导一群设计人员的建筑师，或监督其他秘书与行政人员的执行秘书。
假定事必躬亲者花l小时可产生1单位的成果（见图5-8），那么管理者经由有效的授权，每投入1小时便可产生10倍、50倍，甚至100倍的成果，其中诀窍不过是将杠杆支点向右移而已（如图5-9）。
授权基本上可以划分成两种类型：指令型授权和责任型授权。
指令型授权
指令型授权是让别人“去做这个，去做那个，做完告诉我”。大部分生产者都具有这种指令型授权的行为模式。还记得丛林中那些挥舞大砍刀的人吗？他们就是典型的生产者，挽一挽衣袖，然后手脚麻利地干活。就算让他们去担任监督或者管理工作，他们仍然会延用这种思维定式，什么事情都亲力亲为。他们不知道应该怎样充分授权，让别人负责完成原定的任务。因为他们的关注重点是方法，他们自己为最后的结果负责。
有一次，我们全家去滑水。擅长滑水的儿子由我驾船拖着滑行，我的妻子负责拍下他的精彩动作。起先我叮咛她慎选镜头，因底片所剩不多。后来发现她对相机性能不熟，就频频面授机宜：要等太阳落在船的前方，且儿子表现美妙动作时再按快门。
可是越担心底片不够或妻子技术欠佳，我越无法放手让她拍。
到最后，演变成我下口令，妻子才按快门。
这就是典型的指令型授权，就工作方法的每一步进行详细的指导。有不少人一直就是这么做的。可是这样做事情的实际效果如何呢？如果事无巨细全部都要一个人来做的话，世界上又有多少人能够做得到呢？
有一种方法比这好得多，也更加有效。这种方法的理论基础就是充分认可他人的自我意识、想象力、良知以及独立意志。
责任型授权
责任型授权的关注重点是最终的结果。它给人们自由，允许自行选择做事的具体方法，并为最终的结果负责。起初，这种授权方式费时又费力，但却十分值得。通过责任型授权，可将杠杆的支点向右移动，提高杠杆的作用。
这种授权类型要求双方就以下五个方面达成清晰、坦诚的共识，并做出承诺。
预期成果双方都要明确并且完全理解最终想要的结果。要以“结果”，而不是以“方法”为中心。要投入时间，有耐心，详细地描述最终的结果。具体的日程，明确截止期限。
指导方针确认适用的评估标准，避免成为指令型授权，但是一定要有明确的限制性规定。不加约束的放任，其最终结果只能是扼杀人们的能动性，让人们回到初级的指令型要求上：“告诉我你想要我做什么，我照做就是了”。
事先告知对方可能出现的难题与障碍，避免无谓的摸索，但是不要告诉他们要做什么。要让他们自己为最后的结果负责，明确指导方针，然后放手让他们去做。
可用资源告诉他们可以使用哪些人力、财务、技术或者组织资源来取得所预期的成果。
责任归属制定业绩标准，并用这些标准来评估他们的成果。
制订具体的时间表，说明何时提交业绩报告，何时进行评估。
明确奖惩 明确地告诉他们评估可能导致的结果，好的和不好的后果都要告诉他们。其具体内容应该包括财务奖励、精神奖励、职务调整以及该项工作对其所在组织的使命的影响。
仍以我家为例来说明。有一年，我们开家庭会议，讨论共同的生活目标以及工作分配。会议结果不问可知，因为孩子还小，我与妻子分担了大部分工作。当时年仅7岁的史蒂芬已相当懂事，自愿负责照顾庭院，于是我认真指导他如何做个好园丁。
我指着邻居的院子对他说：“这就是我们希望的院子——绿油油而又整洁。除了上油漆以外，你可以自己想办法使院中充满绿意，用水桶、水管或喷壶浇水都行。”
又为了把我所期望的整洁程度具体化，我俩当场清理了半边的院子，好给他留下深刻的印象。
经过两星期的训练，史蒂芬终于完全接下了这个任务。我们协议一切由他作主，我只在有空时从旁协助。此外，每周两次，他必须带我巡视整个院子，说明工作成果，并自行判断表现成绩。
当时并未谈到零用钱的问题，不过我很乐意付这笔钱。我想，7岁大的孩子应该已有责任感，足以负担这个任务。
那一天是星期六，一连过了3天，史蒂芬毫无动静。星期六才做的决定，我不奢望他立即行动，星期天也不是工作日，可是星期一他依然故我。到星期二，我已经有些按捺不住。不幸的是，下班之后，院内脏乱依旧，史蒂芬却在对街的公园里嬉戏。
我感到极度失望，忍不住想要唤他过来整理院子。这么做可收立竿见影之效，却会给孩子推卸责任的借口。于是我勉为其难忍耐到晚餐用毕，才对他说：“照前几天的约定，你现在带我到院子里，看看工作成绩，好不好？”
才出门他就低下头，过不多久更抽噎地哭起来。
“爸，这好难哟！”
很难？我心里想：你根本什么都没做。不过我也明白，难的是自动自发，于是我说：“需不需要我帮忙呢？”
“你肯吗？爸！”
“我答应过什么？”
“你说有空的时候会帮我。”
“现在我就有空。”
他跑进屋去拿来两个大袋子，一人一个，然后指着一堆垃圾说：“请把那些捡起来好不好？”
我乐于从命，因为他已开始负起照顾这片园地的责任。
那年暑假我总共又帮了两三次忙，之后他就完全独立作业，悉心照顾一切。甚至哥哥姐姐乱丢纸屑，立刻就会受到指责。他做得比我还好。
信任是促使人进步的最大动力，因为信任能够让人们表现出自己最好的一面。但这需要时间和耐心，而且还有可能需要对人员进行必要的培训，让他们拥有符合这种信任水平的能力。
我坚信，只要方法得当，这种责任型授权绝对能够让双方都受益，并且最终能够使善于分配工作的人用很少的时间做成很多事情。
比起孩子来，你当然更有能力迅速把一间房子收拾得干净整齐，但问题的关键是你想要授权孩子做这件事情，而这就需要时间。你需要花时间和精力对孩子进行培训，但你最终会发现这样做是绝对值得的。
这是一种关于授权的全新思维定式，它改变了人际关系的性质：因为分得工作的人成为自己的老板，受自己内心良知的指引，努力兑现自己的诺言，达到既定的目标。同时，这种方法还能释放其创造能力，激励他在正确原则的基础上尽一切可能达到既定的目标。
授权的大原则不变，权限却因人而异。对不够成熟的人，目标不必订得太高，指示要详尽，并且充分提供资源；监督考核则较频繁，奖惩也更直接。对成熟的人，可分配挑战性高的任务，精简指示，减少监督考核的次数，考评标准则较为抽象。
成功的授权也许是有效管理的最好体现，因为不管是对个人还是对组织，有效授权都是发展成长的最基本的因素。
以要事为中心的思维定式
有效的自我管理以及通过授权对他人进行有效的管理，其中的关键并不是技巧、工具或其他外在因素。这种有效管理的中心是内在的，是以第二类事务为中心的思维定式，让你能从重要性而不是紧迫性来观察一切事务。
我在附录二中设计了一个练习，题目是“第四代的时间管理——高效能人士的一天”。你可以通过这个练习切身体会到这种思维定式对商业环境下办事效率的巨大影响。
如果能够建立以第二类事务为中心的思维定式，就能提高安排生活的能力，能够真正做到要事为先，言出必行。从此，就可以有效管理自己的生活，不必再求助于其他任何人或任何事情。
有一个很有趣的现象就是，我列出来的高效能人士的七个习惯全都属于第二类事务的活动，每一个习惯都针对一些最基本、最重要的事情。如果你能够将这些习惯体现到日常实践中的话，我们的生活将会发生天翻地覆的变化。
付诸行动
1．首先找出一项平常被你忽略了的第二类事务，这件事对你的生活有巨大影响，可以是个人生活中的事务，也可以是工作中的事情。
2．画一个时间管理的矩阵，按照百分比将你的时间分配给每一类事务。然后以十五分钟为计时单位连续记录三天自己的活动情况，对照一下自己的计划，看是否有很大的出入。你对自己这样使用时间感到满意吗？你认为需要做哪些改变呢？
3．将你认为可以授权给他人做的事情列在一张纸上，然后列出你认为可以做这些工作的人选或者通过培训可以胜任工作的人选。思考一下应该如何开始授权程序或者开展培训工作。
4．计划你的下周活动。首先写出你在这个星期里的角色和目标，然后将这些目标转化成具体的行动计划。等这个星期结束的时候，评估一下你的计划是否能够体现你的人生目标和主导价值观，你是否能够始终坚持这些价值观和人生目标。
5．承诺以后每周都制订一个周计划，并规定一个具体的时间专门做这件事情。
6．将目前使用的计划工具改造为第四代时间管理工具，或设法取得这样一个工具。
7．阅读“第四代的时间管理——高效能人士的一天”（附录二），以期更深入地理解以第二类事务为中心的思维定式所产生的深刻影响。
