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准备:成功演讲的三重准备
当我初涉做企业培训行业时,我会花上很多天时间来准备一次演讲。我研究各种资料,预测听众会提出的问题,然后在培训当天满怀专家的自信走进教室。当然,我很快就意识到,就算对资料了如指掌,我还是绝对不可能了解到所有的事实,预测到所有的问题。公司聘请了一位教练来帮我们团队训练演讲技巧。那天他注意到了我的紧张,就在活动开始前,走上讲台对我轻声说:“詹妮弗,你很熟悉这些材料。现在放轻松,享受这次经历吧。”这些年来我一直记得他的这些话。精心准备的材料,加上更为重要的一点,你的心态,二者叠加在一起,就是演讲制胜的无敌组合。
做好材料准备
1.记住你的目的
你应该知道演讲的目的。是通知、说服、指导还是激励?你知道你想让别人做什么吗?他们为什么要在意你说的事情呢?你想强调的三个重点是什么?深入挖掘这三个重点,并配上大量例子。不要给听众填塞太多重点。你想让他们记住什么?这是你的演讲的出发点。在动笔之前,先利用你喜欢思考的个性,好好想清楚这个问题。做好准备会给你带来走上讲台、面对听众的信心。我认识的多位内向型专业人士都说,当他们说自己很内向时,别人根本不相信,因为他们在台上看起来非常轻松,是前期的准备让他们在讲台上游刃有余。
2.给我讲个故事
几年前,蒙特尔·威廉姆斯为一整个房间的管理专家们做了一场主题演讲。他讲了一个故事,讲的是他把秘书提升为他名下一家公司的总裁,并向在场的听众介绍了这位女士。那是一个振奋人心的时刻,在场的很多人都为这位活生生的榜样而感动。这就是举例子的力量。你有多少次听到一个演讲者,不论是励志演讲家,还是你们公司的首席执行官,通过讲故事来调动大家的积极性?你有多少次见到领导者通过讲述个人经历来证明自己的观点?你也可以掌握这种通过讲故事来加分的技巧。
通过讲故事来强调一个观点的效果远远胜过幻灯片上列出的几个关键点。好消息是,你完全可以通过准备和排练来增强这些故事的效果。这个方法可以用来激励消极怠工的项目团队,也可以用来吸引消费者购买你的产品。今天,故事是成功演讲的关键。
讲故事专家安妮特·西蒙斯说过:“在沟通中,人的存在和展示经常被那些试图让沟通变得清晰、简短和吸引注意力的各种标准所掩盖,但是这些标准实际上却会让沟通过于简化、断断续续,并且令人烦躁。这些‘次要目标’经常会混淆真正的目标:人与人的联系。如果没有个体的独特性格作为背景,沟通就无法让人感觉到真诚。沟通时,你得在现场。真正的你,而不是经过粉饰的、理想化的那个你。大部分失败的沟通所缺乏的要素就是人情味。这个问题很容易改正。为了在每次沟通中都融入人情味,你只需要讲更多的故事,然后‘嗖’的一声——你就在场了。你的沟通里就有了人的存在。”
我们都不是生来就会讲故事的人(说这话的我本人讲笑话时就总会忘记最关键的绝妙部分!),但是你可以学会讲很棒的故事。我们身边到处都是故事素材:媒体、书籍、电影、电视等。不过,我认为最有影响力的笑话还是来自我们的亲身经历,尤其是当我们自爆缺点时。正是通过这种时刻,我们才跟听众产生了深刻的共鸣。
我记得几年前我们全家去玩漂流的经历。我的爱人比尔从竹筏掉进了水里,因为我之前完全没听我们那位非常可靠、扎着马尾的导游的讲解,所以在“营救”比尔的过程中,我实际上一直在帮倒忙,差点儿害死比尔。我经常用这个故事(当然会加上更多的细节)来强调倾听的重要性。故事发生时当然并不好笑,但是回想起来时,因为有了反省和在故事中增添教训的时间,人们就能够理解这个故事,同时还能论证我的观点。你也可以做到这一点。
讲好故事需要遵照一个有效的模式。你想论证什么观点?在这个场景中发生了什么?将气味、图像和声音加进来,你就可以带领听众与你共同感受这个故事。现在我热衷于讲述工作中发生的故事,因此我随身带着一个小本子,随时把回忆和观察到的事情记录下来。只要张开双眼,你就能发现好故事在等着你去讲述。
3.告别“幻灯片卡拉 OK”
虽然幻灯片是一个很好的工具,但是我们中的很多人对它使用得太多或者过于依赖它。一页幻灯片上包含太多要点,在听众可以自己看时非要把幻灯片内容大声读出来,缺少听众参与,这些都是幻灯片的负面效果。戴尔加拿大公司的市场经理凯文·史密斯的评价很贴切:“听众们来是想听专家(也就是你)来讲一讲让他们头疼的某个问题的解决方案,而不是来听你表演‘幻灯片卡拉 OK’,对着幻灯片读内容的。”
换个方式,考虑使用照片、其他图片、一个提问、关键词,甚至是一段声音来论证你的观点。克里夫·阿特金森在他的网站 www.beyondbulletpoints.com 上展示了很多构建这种类型幻灯片的绝佳范例。一位企业福利专员曾经拒绝使用这种方法。我建议她给听众分发大纲讲义,以便他们在上面做笔记,并将她的讲解资料上传到网上。在幻灯片上最好只提示三点重要信息。听众通过记录最重要的内容,可以加强对这些信息的记忆,并且随后在网上资料中获取更多细节。我觉得听众不太可能记住她讲解的众多福利信息。你的听众会赞赏这种方式,并且能够从你的演讲中受益匪浅。
做好自我准备
1. 战胜恐惧
惧怕公众演讲的并不仅限于内向者。全身发抖、手心出汗、膝盖打颤等都是在领导者中很常见的紧张的症状。因为外向者在谈话中更自在,他们以为可以把聊天的技巧搬到讲台上,但是,对一群人讲话需要的是另外一些技巧。说到演讲,很少人能够即兴而作,我们也不应该这么做。内向者喜欢思考的特点在这里反而是个优势。利用思考来消除恐惧,能够帮助你更加集中精力、做好准备,并让你在讲解时更加自然大方。
要成为一名自信的演讲者,你需要进入正确的思维模式,把紧张转化为能量。专注于当下,与听众打成一片是关键,尤其是当你面对之前没有预料到的反应时——面对现实吧,你很难预料到实际反应的。几个月之前,我在一个项目中演讲时,发现台下没有什么反应。于是我决定走下讲台,在听众席中走动。一切就变得不同了。这样我感觉更加自在,我觉得听众也把我当作一个普通人,而不是“演讲者”来看待了。倾听你的直觉。这会给你带来更多灵活性。
《自信区域》一书的作者、职业演说家斯科特·马斯利(Scott Mastley)告诉我:“所有的演讲者站在听众面前开始演讲时都会感到紧张,但是优秀的演讲者会提醒自己,想到之前取得的成功、他们所做的准备,以及为人们传递有价值的信息并且得到赞赏的那种成就感,将紧张的情绪转化为更高层次的热情。”
2. 想象一个美好的场景
马尔内在一次课后找我寻求建议。她告诉我,作为一名医药销售代表,她需要向医生和其他医务人员做很多次讲解。她是一个内向的人。最近一次她不得不在一个大演讲厅里做演讲,尽管她已经学会在小规模讲解时控制自己的紧张情绪,但是这么大的场合还是让她吓了一跳。她说自己觉得很害怕,很糟糕。以后她应该怎么做才能控制紧张情绪呢?
想象一个美好的场景是一种很强大的技巧,我建议马尔内下次尝试一下。泰格·伍兹等很多运动明星一直在使用这种方法。很多人告诉过我,他们的中学和大学教练教他们通过使用这种技巧取得了优异成绩。
下面是具体操作方法。在演讲开始前,找一个轻松安静的地方,想象一种非凡的体验。首先,放松身体,消除紧张情绪。试着听一听手机或者播放器里的舒缓的音乐。然后想象自己正在会议室里进行演讲。想象听众热情的面孔、他们的微笑、提出的问题,以及你给出的令人信服的回答。你在想象中体验到的愉悦心情会持续一段时间,大脑已经被调整到平和积极的体验状态。想象一个美好的场景是一种艺术,练习得越多,就越熟练。有人告诉我,他们一直无法成功地想象出一个美好的场景。如果你也是这样,不用担心,没有适合所有人的万能技巧,你可以用其他方法来缓解紧张情绪,比如说缓慢的深呼吸。
3.保持充沛的精力
通过激励自己和想象成功的场景来让自己做好准备非常重要。很有帮助的另外一点是,记住要让整个身体全都参与进来。在讲话之前进行缓慢的深呼吸可以让你放松,并帮助你平静下来,排除杂念。走一走或者其他运动会促进身体的血液循环和能量流动。这对性格比较安静、演讲时很低调的人会很有帮助。跟着这些步骤照做之后,你会感觉更清醒,更有活力。
在准备演讲时,吃一顿丰盛的早餐和充分休息的原则同样有用。如果你参加训练课程,可以随身带一些健康的零食,在中场休息时吃。随手准备充足的水,避免缺水,并且控制咖啡因的摄入。
4.排练是必不可少的
在录音设备前大声练习你的演讲,还可以使用录像设备,看看你在语调、重音、停顿和用时等方面的演讲表现。可以把演讲稿分成几个部分来分别练习。如果非要完整地练习一遍,然后再回过头来审视评论,这样做会太枯燥乏味。大声排练产生的效果令人难以置信:纸上的字句变得有生命,而且你会在真正演讲时表现得更加自然大方。对了,演讲培训师还建议你把你的演讲录下来,通过之后的回放来不断改进你的演讲表现,如果你以后还要再次讲解同样的内容,这么做就更有帮助了。
瑞·山·帕斯克尔是一位全球需求经理,他说他的公司的公关经理说过:“练习,练习,再练习,”然后就会产生不同。他说你可以从每个人演讲的流利程度看出谁事先练习过。那些没有练习的人会讲得磕磕绊绊,并且超出规定的时间。
5.一定要提前到达演讲现场
温蒂·凯尼是一位内向的推荐营销研究员,她告诉我为什么她非常重视演讲时提前到达会场。“我会提前到场。特别,特别,特别,特别早就到场。我可以再回顾一下我的笔记,或者看看杂志,甚至是坐在那儿发呆——但是我不用担心迟到、交通或者突然来的电话带来的压力。而且当会议组织者到场时,他们会很高兴看到我已经来了,不用担心我出什么差池,所以他们会对我很好。我会帮他们做点事情(哪怕只是拿包),这会让他们心怀谢意,并且对我很友好。这样如果房间里有什么需要调整的,他们就会很乐意去调整。”