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推动:管理上司的界限
向上发起对话并不简单,但是放弃的话,你的工作需求就得不到满足。让我们来看看可以通过长期坚持来让这个过程变得更容易的推动策略:(1)大声说出来;(2)知道何时不能管理上司;(3)了解公司的变动。
1. 大声说出来
最近我见到了一位正在跟癌症抗争的安静的朋友萨莎,我知道她还担任着公司财务部门的经理。当我问她最近怎么样时,她说:“谢谢你的关心。我还在坚持,而且很高兴我推动自己跟上司见面谈了一次。虽然我的上司在加州,而我在东海岸,而且医生建议我不要太着急,但是我觉得有必要和上司面对面谈一谈我的未来。他已经保证会保留我的职位,而且说公司一切都很好。但是我想看着他的眼睛,听他亲口告诉我,这样我才能知道他对我这次延长休假到底是怎么想的。我告诉他我的最新计划,还有我的治疗情况,谈话结果比我想象的要好。离开时,我很感激,并且很自豪自己主动开始了这次谈话。”
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在稳固的合作关系中,给上司提供反馈意见也很重要。这既包括正面反馈,也包括改进意见。没有人可以在真空中工作,我们都有盲点。随着管理者在组织中的职位升迁,会向他反馈他的行为对其他人有哪些影响的人也越来越少。因为害怕上司的反应而选择沉默可以确保你的安全,但是它也不会加强你与上司的合作关系。
那么怎样才是开始这种对话的正确方式呢?你可以简单地说:“我可以给你一些反馈意见吗?”在行为或情况刚发生没多久时,选个合适的地点,记得要提出明确针对行为的意见。一定要给出替代建议。
我喜欢 SAR 方法,因为它很容易记住。首先描述具体情况(S),然后讲述你所采取的行动(A),以及这种行为产生的结果(R)。然后提供一个备选方案,以及这个备选方案会带来的结果。这是你对如何解决这个问题提出的建议。它的目的在于开诚布公地探讨如何做出建设性的改变,而不是追究和指责。
以下例子介绍了,如果你的上司在临近最后期限时才把任务安排给你,你应该如何利用 SAR 方法来向上司提出反馈意见。
情况——昨天我收到了你发来的每周报告,要求我下班之前完成。
行动——我按时完成了。不过因为时间太紧,我没来得及检验它的准确性。
结果——发出去的报告可能存在错误,会延误我们之后的流程进度。
备选方案——以后我希望能提前一天收到每周报告。
备选结果——这样我就能提交一份高质量、无差错的文件,让我们部门为之自豪。
你觉得怎么样?
(注意:你们讨论之后最终确定的解决方案或备选行动也许跟你提出的有所不同。)
一位加拿大销售培训师凯利·罗伯逊分享了有益的见解对我们非常有帮助,“如果你跟你的经理之间存在异议,关键在于你要提出来。太多员工只是背后说坏话、发牢骚、抱怨上司,却很少采取行动解决问题。”他举了下面这个例子:
在上一份工作中,我被调到一个新经理的手下,他的工作风格与我之前的经理完全不同。除了要求我出现在办公室之外(我之前习惯每周有几天在家工作),我的新经理还开始插手我的具体工作。最后,我跟他坐下来谈了一次,告诉他如果他允许我按照之前的方式来工作,我将会怎样协助他实现他的目标,并且取得更好的个人成果。我也做出让步,同意向他汇报我负责的项目的进展。开始我每周给他发邮件,总结本周工作,列出下周的工作项目。到了后来,周总结邮件变成了月总结邮件。我在工作经历中学到的最有意思的事情,就是很多管理者并不知道他在员工心目中的印象是什么样的。
2. 知道何时不能管理上司
要注意的是,你的上司一定得是乐于接受反馈意见的那一种。如果你的经理感觉受到威胁,或者你所在的公司正处于混乱状态,给上司提建议可能就不太安全,甚至可能会毁了你的工作。在这种情况下,向公司内部的你尊敬的其他人寻求指导,来解决你的上司的问题,而且要记住,即使在这种情况下,你还是能学到很多东西。很多人在事后回想时,都觉得他们其实从工作效率不高的上司那里学到的最多。
另外一种不适合管理上司的情况是,上司所做的工作已经违背了道德规范。我曾经指导过一些员工,上司要求他们做各种不正当行为,从伪造公司文件到谎报出差费用。他们对上司提出质疑后,情况并没有改变,他们被迫向相关人员揭发汇报这些违规行为。一位非营利机构的管理人员安·鲍尔的上司对谁都不诚实,包括对他自己。他愤世嫉俗、幼稚、善变、自私自恋,而且缺乏职业道德。再多的“管理上司”举措也无法挽救这样的人。
如果处在以上那些信任已经破裂的情况之一,你可能会心情沮丧、缺乏动力。这时候你就应该考虑其他职业选择了。
3. 了解公司的变动
我之前说过,了解上司最优先考虑的三项任务可以帮助你管理自己的工作,帮助你决定集中精力完成哪些任务,以便尽最大努力支持你的上司。按照他的目标清单来工作可以让你们保持一致。
与上司沟通也会让你们保持关于公司变化的对话变得更畅通。你可以与他分享你听说到的别人的想法和动向。我在一次课程中教过一位内向的六西格玛黑带专业人士瑟奇,他分享了自己的经历。虽然入职时间不长,但是他赢得了上司对他的信任。瑟奇说,由于他与国际跨职能项目团队合作,所以能收集到宝贵的客户信息和发明创造等情报,然后再反馈给他的部门。这让他处在变革的最前沿。瑟奇很快就成为大家都喜欢的团队成员,他的上司也很感谢瑟奇能够帮助整个部门拓宽视野,增加存在感。