第25页 | 如何在30秒内说出关键点-米罗·弗兰克

已读89%
预计阅读本页时间：-

在当今时代的大多数商业领域内，演讲者在讲话结束之后都要接受他人的提问， 30秒信息就是应对这种问答过程的完美方式，使用它可以简洁地回答任何问题，且都恰如其分。你可以用它强调自己已经谈论过的内容，或者介绍并解释全新的观点。

记者招待会的完美答案

广告：个人专属 VPN，独立 IP，无限流量，多机房切换，还可以屏蔽广告和恶意软件，每月最低仅 5 美元

记者招待会就是30秒信息实时发挥效力的完美展示舞台。简短地介绍一些基本情况后，召开招待会的人就要主动接受他人的提问。问题通常都是千奇百怪的，有些问题可能与事先准备好的材料关系很密切，只需做出进一步的评论或者详述，而有些问题则可能完全出人意料。应对这一情景的秘诀就是事先进行精心的准备，发言者必须设想并且准备回答任何类型的问题，但面面俱到显然是无法实现的，这就需要30秒信息的基本原则和策略发挥效力了。不论面对什么提问，优秀的发言者都会在脑海中预览自己想要表达的观点，他对于自身目标、听众、方法以及内容的掌握，可以协助他构思出直接、简明、轻松而且有效的答案框架。简而言之，即为完美的答案。

我和同事最近举办了一次培训，参加者包括苏格兰厂（伦敦警察厅）和加拿大西北部骑警的高级代表、美国若干大城市的警察局局长，以及联邦调查局的特工，所有人都极其擅长提出问题，但不那么善于回答问题。事实上，大多数人对待媒体都习惯于采取“不予置评”的态度，并且保持低调的姿态，但他们逐渐意识到，这样做反而只会激发出其他人的好奇心，然后招致更多的问题。

在培训中，他们掌握了一种新策略，能够应对哪怕是难度最高的问题。他们至关重要的一点认识是：回答问题实际上赋予了发言者说话的机会。你必须尽可能简洁而真诚地回答问题，但更重要的是在那之后，你就要利用这一机遇，表达自身的观点。下面是我在培训中提及的一个示例。

在某一城市公园发生一系列犯罪事件后，临近街区愤怒的民众开始要求当局采取行动。一位警察队队长同意回答民众的疑问，一名市民愤怒地询问为何至今为止没有抓获任何嫌犯。“虽然我们现在掌握的线索十分稀缺，”这位警察队队长说道，“但我们仍然在追踪所有的蛛丝马迹。同时，我们还在本区域内布置了警力进行巡逻，夜间光照条件亦有所提升。我们的公园如今已经更加安全了。”警察队队长回答了诘问──尽管这答案可能并非愤怒的市民所乐见的，但他借此安抚了民心，而且表达出了自己的观点。

执法者使用了这一技术之后，他们的思维也为之一变，他们不再惧怕访问，反而对其充满期待。同样的策略亦将帮助读者成功应对任何问答情境──不论是与商业组织之间的对话，与办公室同僚的交谈，还是美国国税局的税务审计。

职场中的问题转变

同样的策略亦适用于一对一的商业情境，表达自己观点的机会几乎总是近在眼前。即使希望渺茫，你也可以自己创造机遇。下面就是详细的方法。

约翰·康威是一名人力资源助理主管，正在准备召开一次雇员和工会之间的会议。会议的主题属于技术层面，而且难度较高，因此，他希望聘请一名顾问。这一提案必须得到他上级的许可，不过上级事务繁忙，约翰知道自己必须言简意赅，他精心准备了自己的30秒信息，并且等待最佳时机，提出申请。

倘若，在例会召开过程中，上级直接问起了即将召开的会议，约翰固然能够对答如流。但是，如果上级提出的疑问驴唇不对马嘴又该如何呢？某些策略可以作为应对之法。

在同样的情境下，约翰的老板可能说：“对了，医疗保险报告你完成得怎么样了？”约翰的答案是：“下周二就会放在您的办公桌上，同时还会交给您一份我们下次与工会的商谈要点，顺带说一句，其中有若干重要问题尚待定夺。我认为我们应该咨询专家的意见，我建议公司雇佣一名咨询师……”请注意，约翰回答了问题，但随后，他就巧妙地将话题引到了自己想要表达的观点之上。

不论如何，我们总是能够想办法做到既回答原来的问题，又将其转变到自己想要表达的观点之上，关键就在于“转变”上。以下就是你从“回答对方提问”到“说出预先准备的30秒信息”的转折语。

“那件事我并不清楚，但让我跟你谈一谈……”

“你绝对是正确的，另外，还有一个问题是……”

“我确定那是正确的，还有一件事情我很确定，那就是……”

“这件事可以明天再处理，有一件事必须立刻处理，那就是……”

“我很同意你这个观点，但我相信你也会同意……”

你将发现，无须多加练习，转变也会变得十分轻松，尽管刚开始的时候你会感到自己有些做作。不过这一技巧绝非奸诈或者不诚之举，你只不过是在清晰而简洁地表达自己的观点而已，这一观点恰恰就是你开展对话的原因，这难道不正是沟通的意义之所在吗？

成功的电话交谈

亨弗莱·鲍嘉去世之前的几年，拒绝上电视──当时多数的巨星尽皆如此。作为哥伦比亚广播公司电视部门艺员选拔与选角主管，我非常希望说服鲍嘉，但一手提携起鲍嘉并且当时仍然担任其经纪人的塞姆·贾非说：“放弃吧，米罗，无论如何，他都不会上电视的。”

我知道肯定会有好方法，最终，我有了一个主意。鲍嘉当初正是因为在话剧《石化森林》中扮演曼迪公爵一角而声名鹊起，之后，该剧的电影版上映又奠定了其电影事业的根基。我与电视公司内部的高层进行了交谈，告诉他们，如果公司制作《石化森林》的电视特别版，就“非常有可能”请鲍嘉出山。

他们说：“好吧，可以制作，但前提是你要请到鲍嘉。”

塞姆·贾非允许我给鲍嘉打一通电话。我知道，鲍嘉非常珍视自己的时间，倘若我无法在30秒之内表达出自己的观点，就会功亏一篑。我左思右想，准备好了自己的30秒信息。

我拨通了鲍嘉的电话，介绍了自己的身份之后，我说道：“鲍嘉先生，在您整个职业生涯中，哪部作品称得上最激动人心、最重要而且最令您拥有成就感的呢？”我吸引了他的注意力，“是《石化森林》，不是吗？”

他答道：“当然是。”我能够感到他声音中所蕴涵的热情。

“我们哥伦比亚广播公司计划制作这部话剧的电视特别版，”我说，“这将是一个大项目，我们会确保其拥有应得的重视与品质。尽管如此，我们深知，没有您的演出，它就无法与旧版比肩。”我暂停了一会儿，我几乎能够听到鲍嘉在想：“他们想要让我出马，不过即使没有我，他们还是会制作这部剧。”我本来就知道，或者本来就希望他会这样想，他无法忍受由其他人来扮演这个令自己一举成名的角色。我不敢跟他说如果他拒绝，那么这部剧就无法制作了，这样一来他就会迅速“逃脱”。“我们迫切地希望由您扮演曼迪公爵，”我继续说道，“您愿意拨冗参演吗？”当时，我的的确确是屏住了呼吸。

“米罗，”他说道，“你知道我不上电视，至少目前是。”

“鲍嘉先生，”我说，“有您出演这个角色，这出戏才能达到其应有的艺术水平。我们会为它感到骄傲，您也会为其感到自豪的。”

电话那头的声音消失了很久，之后，鲍嘉说道：“你的确了解我的弱点在哪里啊，是吧？我会出演的。”

30秒信息的应用毫无限制范围，电话交谈就是其大显身手的一个好舞台。

商业人士理所当然就是忙忙碌碌的，通常，他们都没有过多的时间去接打电话，尤其当他们知道对方费尽口舌也表达不清自身观点时。在30秒之内表达清楚自己的观点可以彻底扭转这种局面，一旦你的商务伙伴知道你一向是言简意赅之人，他们就愿意与你交谈，也会迅速给你回电，你会轻松实现自己的目的，还能节省不少电话费。

我们都曾经接到过推销电话。你不认识打电话者，打电话者也不认识你，事实上，你的号码很可能是由电脑程序拨通的，而打电话者知道，他只有30秒的时间来吸引并且维持你的注意力，然后表明自己的观点，否则，你就会挂电话，显然，打电话者必须精心准备自己的话语。

当你拨打商务电话时──不论是为了销售产品、贩卖服务、预约采访、安排会议、查询信息，还是投诉建议──你都应该进行同样精心的准备。拨打电话之前，务必了解你的目标、你的听众以及你的方法。用吸引人的钩子抓住对方的注意，简洁地解释你的内容，然后再提出自己的要求。打电话的目的是为了节省时间，而高效的30秒信息恰恰是确保不浪费听众时间或者自己时间的最佳方式，它在我给亨弗莱·鲍嘉打电话时有效，也同样会对你有效。

但是，如果你根本无法联系到自己想找的人又该怎么办呢？秘书或者助理会说：“很抱歉，他现在正在开会（打电话，不在办公室），你介意留下口信吗？”你当然很介意留下口信了，不过你仍然要留下恰当的口信。这口信并不会是你所预备的完整版30秒信息，但它应该包含你拨打电话的原因，以及对方必须回电的原因──所有这些都要在几句话之内表述清楚，要让秘书方便记录，并将其与你的姓名和号码一起报告给她的老板。倘若你的名字比较陌生，对方十有八九都不会回复你的电话，除非他知道你需要什么、知道回电对他又有什么好处。

令人迅速回电的答录机信息

本节仍以电话作为主题。如今，电话答录机已经成为生活中不可分割的一部分，但基本上，你每次拨打电话，听到的答录机内容都是：“你好，这里是弗雷家。不好意思，我们现在不在家，但会马上回来，这是我们的电话答录机，请在‘哔’一声之后，留下您的姓名和电话号码、您拨打电话的时间，以及其他任何重要的信息，我们会尽快回复您的电话。切记，不要在‘哔’一声之前留言。谢谢。”

“哔”。

我知道，给弗雷家打电话时，听他们答录机信息所浪费的时间远远多于我表达自身信息所用的时间，因此，如无必要，我都不会给他们打电话。

打电话时，答录机里有音乐，有笑话，还有专业录制的信息，我全都听过，有时候，这会让我很迷茫，自己究竟在给谁打电话。虽然答录机能够赋予你娱乐一下的机会，但其信息越简单，打电话者才可以更加轻松地留下自己的信息。

没有谁发自肺腑地喜欢与机器交谈，事实上，有些人听到电话答录机的声音就会感到很紧张，甚至呆若木鸡，不知道该说什么。针对答录机设置的标准化30秒信息可以解决这一难题，其实，它非常简单。假如你一录音就感到紧张，那么只要把想说的话记录下来，放在电话旁，一旦听到答录机的声音，照念就好。以下就是范例。

你好，我是…… 〔你的姓名〕。我打电话的原因是…… 〔你打电话的目的〕。很遗憾没能与您交谈。请在您方便时给我回电。我的联系方式是…… 〔你的电话号码〕。谢谢你。

即使接电话的是服务人员而不是答录机，你也应该坚持留下自己的号码，这可以节省对方的时间，他们回电的速度也将更快。再强调一次，如果对方并不认识你，一定要给他一个回电的好理由。

30秒推销游说

如果一名销售员能够通过电话成功推销，那说明他非常优秀。绝大多数情况下，这种电话充其量只能作为会面或者访谈的铺垫。推销游说的目标是活生生的人，因此， 30秒信息──不论是口头还是非言语的所有基本规则和技巧，都可以发挥最大的功效。优秀的销售商在推销之前就十分了解自己的目标、自己的听众以及自己的方法，他熟悉自己的产品或者服务，也深知为什么其对潜在的客户或者顾客有利。他会提出自己的请求，即便只有在下一次会面时他才能够更加深入地解释自己所售卖的产品。以下就是一个示例。

道格是一家空调公司的市场代表，他来到了一个潜在商业客户的采购部门，他认识采购部的一把手──卢米斯先生。尽管卢米斯先生事务缠身，不胜其烦，还是抽空接见了道格。可惜，在双方寒暄的过程中，道格意识到当天并非营销的好时机。他感觉如果明天能够再次相约见面，他成功的概率将会大增，他迅速构思出了自己的30秒信息：

“卢米斯先生，大楼内部的温度高低真的存在什么影响吗？想必您知道，答案是肯定的。大量研究表明，处于某一温度范围内时，人类的生产力更高，也会感到更加幸福。我公司的新产品绝对物超所值，值得您出资购置。跟其他空调设备相比，它拥有与众不同的两大特征。我是否可以明天再来拜访贵公司，为您演示我们的产品呢？”

这位营销人员引发了采购部一把手的兴趣，他的话语简洁明了，阐述有理有据，最终，他成功地获得了再次约谈的机会，并且售出了产品。

与之相比，绝大多数销售人员与潜在客户之间的交谈都要远超30秒钟的时间，有时候要跟其他合伙人开会，还有些时候甚至要一起吃吃喝喝。但是，无论时间长短，无论是哪种商业或者社交情境，在恰当的时机提出30秒信息仍然是你表达自身观点并且产生持续影响的不二法门。如有必要，要反复强调该30秒信息，前提是你务必做好排练，每次都用稍显不同的方式对其进行阐释。“不断重复”是广告所使用的标准化技术，广告致力于将一句口号或者商品名牢牢地印刻在潜在消费者的脑海当中。你的目标或许跟广告一致，考虑到30秒信息中所包含的诸多技巧，表达自身观点的策略可谓千变万化。最后要提醒大家的是，营销永远属于一种双向的对话，一旦在你展示了自己的观点之后，对方总是会提出问题的。再次强调，此时， 30秒信息就是回答问题并进一步说明自己观点的绝佳方式。

会议流程和发言的制定

我认识的所有职场人士都无一例外地认为公司开会太多，会议时间太长，会议议程太过无聊。其实，开会并不一定要如此折磨人。商务会议之所以总是效率低下、催人入睡，其原因在于参与者事先没有做好充分的准备。要介绍的背景情况太多，要讨论的主题和内容太过繁杂，要进行的抉择太过困难。参与者必须在开会前就缩小范围，如此，大家方可对关键问题进行细致的讨论并且最终做出合乎逻辑的决断。会议必须设定一份具体可行的议程，而这一职责应该由会议组织者承担。

30秒信息的基本原则可以用于议程的制定。首先，明确会议的目标──你希望借由会议实现什么目的。其次，明确达成目标的可行方式或方法。之后，明确大家需要讨论的内容。最后，提出你的需求，也就是每一名参与者都要使用30秒信息说明其观点或者建议的关键条件，这一议程会强迫与会者进行深入的思考和充分的准备。乍看起来，这样增添了与会者的工作负担，但长远而言，则可节省大量的时间和资金。下面就是一份简单的会议议程。

目标：提升本公司的现金头寸

方法：是否出售城镇非商业区的地产

待讨论内容：

（一）城镇非商业区的地产利润率不高，但存在上升空间。

（二）现在就有卖家，不过出价很低。

（三）现在就出售，或者按兵不动，等待利润率/价格上升。

请每个人准备一段30秒的讲话，提出自己的观点和建议。会议将于下午2：30准时开始，结束时间不会晚于3：00。

当然，某些会议的待讨论内容非常宽泛，不拘小节才是会议主调，而且你来我往的日常聊天既是必须的，也是有益的。即便如此，当轮到你来发言或者回答问题时，关键的内容都要掌握在30秒左右，你的同事不仅会对你的讲话印象深刻，也会感激你节省了大家的时间。

与大人物会面

在霍雷肖·阿尔杰的作品中，反复出现的一个桥段就是所谓的幸运一刻，穷孩子因为挽救了百万富翁一命，所以获得了一份工作，他努力工作，迎娶了百万富翁的爱女，最终，他自己也成了一名百万富翁。运气在商务沟通中经常都扮演着重要的角色，譬如，你或许会在电梯中、俱乐部或者餐厅内，偶遇自己遍寻几周都不得见的那个人。事实上，你完全可以“营造”自己的运气，并且安排这种会面。不过，绝大多数情况下，这种会面都是自然而然出现的。时机到来时，你务必做好准备， 30秒信息就是你的武器。你知道自己的需求是什么，而能够满足你需求的人就站在你眼前，但是，你同时必须知道自己应该向哪里瞄准，以及何时按兵不动。

杰克·马歇尔及妻子正在与公司的同事共进晚餐，其中也包括公司主席及其妻子。杰克脑中构思出了一个工作想法，他知道主席会很感兴趣。倘若现在就跟主席说，时间和地点是否合适呢？杰克决定放手一搏，不过，他事先应该深入思考一些问题。首先，他必须选择恰当的时机，即等待公司主席卡尔德维尔先生首先提起工作的事情。倘若卡尔德维尔先生问起杰克所在部门的情况，那无疑是千载难逢的好机会，这恰恰是实际出现的情况。现在，杰克已经获得了主席的专注──不过时间有多久呢？如果他语焉不详或者无法说清自己的目标，宝贵的机会就会被浪费，主席或许也将轻视他。相反，倘若他能够在不给主席压力或者令其难堪的前提下说出预先准备好的30秒信息，他就可以改变自己的职业前途。杰克出手了。

“本部门一切都好，先生。事实上，为了提升投递率，最近我测试了一套新的工作流程，测试结果不容置疑地显示新流程非常有效，我们能够节省很多时间和资金。我希望和您汇报一下这件事，我可以给您的秘书打电话预约个时间吗？”主席面露微笑，坚定地点了点头。

在这一情景中，杰克不仅为自己制造了机会，也充分利用了主席所提供的机会。他做出了正确的决断，而且，他的准备十分充分。他完成了预约，并且在自己设计的工作流程被公司采纳之后，最终获得了擢升。

祝酒词

大多数祝酒词都是随性而至的，但如果出席重要的场合，你仍然需要事先谋划自己的祝酒词。

我的一位朋友是一名前途无可限量的政治官员，她即将去另外一个郡任职。她告诉我，她要向一位对自己而言非常特别的男人致祝酒词，祝酒场合就是该男子所在郡──我朋友即将任职的郡，为他举办的大型生日宴会。她希望自己的祝酒词是完美的，她遵循了本书中介绍的那些既简单又熟悉的规则。祝酒词万万不可超过30秒钟，你可以像准备其他任何30秒信息一样准备祝酒词。了解自己的目标，自己的听众和自己的方法。找到钩子，并且用它引出你的讲话内容，直至收尾。

以下就是我的朋友在生日宴会上所说的话：

我曾经是一个陌生人，来到这片陌生的土地。我来到这里，是为了服务国家。在这里，我找到了温暖、理解、美丽和友爱。现在，我不再是一个陌生人，我要感谢让这一切成为可能的男人。还有什么比生日宴会更好的时机呢，还有什么比爱戴和致敬更好的致谢方式呢？敬吉姆。

即便是在悲伤的场合中──某些情况下，尤其是在悲伤的场合中，祝酒词中的幽默可以起到“化腐朽为神奇”的功效。

我们的一位老朋友过世了，他是好莱坞历史上最伟大的电影经纪人之一，包括克拉克·嘉宝、华莱士·比莱、弗莱德·迈克穆雷在内的大批电影人都曾经接受过他的职业指导。他喜欢富足的生活、华美的餐厅、美味的食物、伟大的艺术。他总是想要最好的东西，也总是能够得到最好的东西。

聚在他家里的几名挚友既感悲伤，又觉严肃，但他的妻子知道，他并不希望我们如此伤心，于是她站起身来，举起酒杯，说出了让我终身难忘的一句话：

“这杯酒敬菲尔，不论他在哪儿，他都会坐在最好的桌子旁。”

一般而言，祝酒词都是表达情感的信息，只要能振奋人心就好，其原因在于，你无须独树一帜或者诙谐机智，感受和真诚才是最重要的。不论是你事先已经打好腹稿还是临时被邀上场，优秀祝酒词唯一最重要的规则就是发自肺腑地说出自己的感受。

打动读者的信件撰写

阅读文字时，每个人的注意广度也仍然只有30秒钟。手比眼快，但眼睛要比嘴还快，这也就意味着在同样的时间内，你阅读的书面文字会多于你说出的语句。其间的差异并不重要，真正重要的是，你在纸上书写的内容不可多于30秒钟所能阅读的文字量，否则你就无法打动读者。

你曾经收到过多少封请求商务合作或者慈善捐款的信件？又有多少次你连第一段都没读完就将它们丢到垃圾桶里呢？为了在信中清楚地表达自己的观点，口头30秒信息的所有技巧和策略都应加以使用：了解你的目标、你的读者以及你的方法。在信件开头就要设置钩子，简洁地介绍你的内容，最后再辅以有力的结尾。另外，还有一条规则：篇幅须控制在一页纸以内，倘若有一些技术性问题需要解释，那就另附一张纸进行说明，但首要之务是用你的一页纸信件激发起读者的兴趣、吸引他们的注意力。

以下这封信件的目的是跟进推销一个中层管理培训项目。

亲爱的比尔：

培训结果是否令您满意呢？

拉尔夫·约翰斯及其同事刚刚在纽约完成的这个培训项目的效果及其价值之高远超我的预期，我建议，贵公司所有五名总经理都参加这一培训项目。

我们的目标：为了提升公司盈利。

我们的方法：为了帮助经理更加深刻地认识公司的运行机制，提升其销售能力。

内容：

（一）帮助经理熟悉各部门的运转及职责；

（二）为了实现各部门之间的紧密合作进行谋划和协调；

（三）为了售卖产品而探索新的市场和营销技巧。

请您尽快与拉尔夫·约翰斯联系，咨询相关情况，我相信，他会告诉你培训项目所带来的收益已经远远超过了其花销。如果您也同意这一观点，我将诚挚地感谢您对本公司培训项目一如既往的支持。

尊意如何，请即示知。