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很多事情都不在你的掌控之中
无论面对多少人，你都需要在讨论开始之前预测可能发生的意外。比如你正在跟上司开会，可能突然之间，上司遇到了一件很紧急的事情——比你的事情还要紧急，必须马上结束跟你的谈话；再比如你在主持一场会议，有人却大谈自己的观点，一时之间，此人成为了会议的主角，你的所有发言都被驳倒了；或者你在参加一场很多人的会议，有些人的手机总是响个不停；或者当你讲到重点内容的时候，窗外突然响起消防车驶来的声音……
在比较正式的场合，你一定要想办法预防可能会出现的意外，在情况出现之前采取措施加以制止。
下面，是一份教你预防意外的清单：
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如何克服时差影响
在今天这个全球化日益加强的时代，对许多人来说，时差已经成为家常便饭，但如果你要前往一个不同时区的城市发表演讲，时差可能会成为影响你发挥的一个主要因素。怎么办？以下是我的建议：
除此之外，日常生活用品一定要留出备份，以免你的行李延误或丢失。如果你时间紧急，可能无法等到航空公司帮你找到行李，这时你的备份日用品就可以派上用场。毕竟，你不希望自己灰头土脸地出现在众人面前。
嘿，请注意！
个人经历
在我的职业生涯中，我经常接到很多紧急任务，很多客户都是在最后一分钟才通知我立刻出发。有时我想，如果客户能够提前几个星期告诉我，我就可以有更多时间准备一些更加激励人心的材料了，可在当今这个高速竞争的商业社会，这往往只能是一个空想。
有时客户给我的准备时间甚至不足二十四个小时。我经常会在午夜时分飞抵一座新的城市，然后第二天一大早跟客户开会——会议资料登机之前已经发到我的邮箱。相信你也有体会，午夜时分大多数酒店的商务中心都是不营业的，所以我经常会拿着U盘，站在门前恳请商务中心的工作人员帮我打印文件。
记得有一次，由于天气原因，我在为客户培训过程中碰上了一生中最为糟糕的经历。如果是一月、二月，或者甚至是三月，你都可能因为担心下雪而提前做好准备，但四月底的时候，你还能想到会有暴雪吗？没错，就是四月。
记得那天下午我要为客户做培训，但由于突然天降暴雪，很多人都开始担心无法及时赶上航班。当时参加培训的学员一共有两百名，他们是一家金融服务公司在全球各地分支机构的精英。我原计划把所有学员分为十个小组，为每个小组配备一名讲师来负责指导该小组的培训，培训时间定在午饭之后。
就在我们前往每个小组所在的小型会议室，即将开始培训的时候，客户公司的一位员工走上前来，告诉我大家都非常恐慌，都在纷纷改签机票。现在人数已经只有一百左右了，培训时间也从三个小时减少到两个小时，小组数也从十个减少到五个。
我开始重新组织我的团队和培训计划。就在这时，客户公司又来了一位员工：“我们必须再减少一个小组。”我只好再次组织团队。
又过了两分钟，又一个我从来没见过的人走上前来，大声说道：“我们必须马上开始，培训将在大会议室统一进行，你的准备时间只有十分钟——记住，培训时间只有十五分钟，一分钟也不能拖。”
我做了个深呼吸，向后退了一步，努力让自己平静下来。这时我看到客户公司的主管正像热锅上的蚂蚁一样四处走动，要知道，他用了足足六个月时间来准备这场培训，现在看来一切努力都要白费了！
到了这个时候，我大概只有五分钟时间来重新组织信息。我们需要重新调整PPT，需要选一个最有煽动性的讲师来进行统一培训，而且我们的时间只有预定时间的十分之一。除此之外，我还要应付那位几乎要抓狂的客户公司主管，在剩下的五分钟时间里，他几乎每一分钟就会走进来嘟囔几句，然后匆忙离开。
没时间多想了，我们必须马上开始。
我从商务中心借了一台笔记本电脑，从我的团队中选了一位思维敏捷、极富创意的讲师，告诉他应该怎样排列PPT。在这个过程中，我重新分析了一下听众的心理，他们此刻满脑子都在担心是否能够赶上航班（否则他们将不得不在这家酒店过夜），根本不可能安心接受培训——我想任何培训师都不会喜欢这样一群学员。
我选了一位体型比较魁梧的同事，他嗓门很大，很有威慑力。我们复习了整个过程，并用剩下的几分钟做了演练。他走上讲台，深呼吸，开始从当天上午发生的一件事讲起。我坐在前排不停地给他打手势，告诉他什么时候该进行到下一话题。你猜结果怎样？太棒了！
嘿，请注意！
现场诊断
专家提示
——切里·马歇尔（Cherie Marshall）心理学博士
