第4章　信息　太多信息让人困惑

睿智，即知道该忽略什么。

——威廉·詹姆斯（Willam James）

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美国心理学家和哲学家

日益增加的信息，以硅谷所能发明的所有方式注入商业界，滋养着商业的复杂性，最终导致了商业的复杂。我们无法逃脱大卫·申克（David Shenk）在他的《信息烟尘》（Data Smog）一书中描述的“信息时代的有毒垃圾和压迫”。

现在，信息处理达到国民生产总值的一半。很多信息最终印在纸上，一些人不得不阅读。下面的这个统计数字可能会吓着你，但是业务经理每周大约要读100万个词。（你有足够时间读吗？）

第一台计算机的出现预示着信息时代的开始，它有一个起居室那么大。今天，我们有更强大的电脑，如手提电脑、掌上电脑、手指电脑……随你说。它们提供给我们不能解决问题的各种信息。

彼得·德鲁克也同意。他说，“电脑的坏处可能比好处多，它让经理们更关注内部。主管们如此着迷电脑制造的内部数据，总体来说，这是电脑到目前为止制造的所有东西；对外部的信息，他们既没精力也没时间关心。然而，结果只存在于外部。我发现越来越多的主管越来越少地了解外部世界。”

难怪《今日美国》（USA Today）发表了一篇题为“婴儿潮的脑瘫”的文章，指出这一代面对更频繁的记忆流失。

文中指出，有人相信年龄不是记忆流失的主要原因。主要原因是信息超载。他们假设我们的大脑是电脑的存储器，我们的磁盘已经满了。

想想数字。过去你要记住的就是你的电话号码和你的地址。如今，有报警电话、社会保险号码、电子邮件号码、传真号码、名片号码和自动取款机密码。数字挤占了词语的空间。

有人甚至相信信息超载会成为一个医学上的问题。巴诺（Barners＆Noble）公司CEO莱恩·雷吉奥（Len Riggio）预测，在21世纪人们会吞食药片清空他们的大脑。雷吉奥先生说：“清空思想和遗忘将与减肥和节食一样。”

我们的建议相对温和：如果你想让大脑最高效地工作，就马上减少信息。

如果你还想看清发生了什么，这儿有如何在困惑中行进的方法。

第一个挑战是，你要承认你无法记住你认为自己必须知道的所有东西。你一旦承认了这一点，事情就简单了。这样，你就能够分清轻重缓急，从而进行委托或干脆顺其自然，你不必回答甚至阅读面前的所有东西。这个主动减少信息的想法对有些人来说是一种禁忌。但是，虽然这听起来像审查，实际上是自我保护。

当你限制数量时，你将学会更好地分析信息。你要无情地从噪音中杀出一条路，只在桌子上留下最重要的信息。

花两个小时决定哪些信息和知识对你和你的业务是最重要的。哪些时事通讯和期刊“必须”读？你的名字“必须”放在哪些发送列表上？哪些网站“必须”做上书签？你“必须”属于哪些机构？

压缩出最高质量的信息并首先阅读。取消或删除边缘内容。

当你从事传播时，你要节约使用你写的、发表的、播放的或在网上发布的一切。

你应该是一个决策者，而不是一个信息专家。

你需要知道：如果你（或你的同事、你的秘书）在15分钟内找不到一个完整的答案，你最好让一个专业的研究员或研究公司来完成这个工作。一个好的选择：Find/SVP公司[1]，它在美国和其他32个国家设有办公室。

如果你有幸有助理，就让他从相关领域的新闻杂志或调研报告中选择或标出你必须看的内容。这能帮你摆脱所有的废话。

COR保健资讯公司是一家出版文章摘要的公司，这家公司是行业中的典范。它每月浏览150个出版社的成千上万篇文章，以便制作十多份不同的时事通讯，如《保健营销摘要》（Healthcare Marketing Abstracts）和《保健领导者评论》（Healthcare Leadership Review）。

COR的创办人迪安·安德森（Dean Anderson）说：“时事通讯看上去就是文章的摘要。它们的价值取决于我们留下的内容，但也取决于我们删掉的内容。目标是把复杂的保健行业简化成一个容易理解的框架。我们坚信，一旦降低复杂程度，不确定因素就会最小化。这样，决策者才能控制他的工作和生活。”

如果你找不出故事的大纲，就从相关杂志的目录开始读，浏览标题和文章概要。决定现在你要读的内容，排除或者保存你以后要读的内容。

你读文章时，在你今后会参考的内容下划线或标出重点符号。文章读完后没有下划线或重点符号，就把它扔了。

保留一个名为“看上去有趣”或“想读”的文件夹。它们是飞机上的好读物。

挑战每一页纸，想想为何你不应该把它扔掉。如果它能经受挑战，对它采取行动，把它放入要处理的文件中、发出去或归档。

要求收到的每份报告都有一个一页或一段的概要。如果它没有，就把它退回去。

每周五，让你的直接汇报人用一页纸告诉你一周内发生的重要事情和其在业务上的重要性。

电子邮件最大的优点是便宜，这也是它最危险的地方。

电子邮件本来应该让我们更接近无纸办公。相反，看起来它代替了中肯的、认真书写的备忘录，取而代之的是不断发送的无用的电子信息，盖洛普1998年的一个民意调查发现，一个典型的办公室职员平均每天收发60封电子邮件。

很快，每天你将从你的员工、朋友、亲戚、业务联系人、供应商和客户那里收到几百封电子邮件，下面给你一些减少邮件的方法。

·通过看抬头栏决定是否打开和阅读一份电子邮件。按发件人和主题浏览，优先选择来自你的客户和老板的信息。

·利用过滤器。过滤器会将重要人物的邮件设为最高优先级，并把它们同其他人的邮件分开。

·首先减轻自己的负担。不要把你的电子邮件地址印在名片上，只给那些需要它的人。

·只在固定时间打开电子邮件——可以是你开始工作时或一天结束时。电子邮件的关键所在是对方不知道你什么时候看邮件，甚至不知道你是否看了。如果你的电脑不断提示有新邮件，而你不断回复，那邮件会不断增多。

·发送简短的回信，告诫写过长的电子邮件和留下长篇的语音邮件的人。

·要求朋友不要转发琐事、无关紧要的事、笑话和其他垃圾邮件。

如果你只是要了解情况或征求意见，使用电子邮件或传真。不要召开会议，除非你要进行集体讨论或解决一个组织问题。

小心诱人的报告图形软件。它可以把非常简单的思想变成非常复杂的图像。

当你在屏幕上展示信息时，要保持简单。七行字是上限。每页一张图片最理想。

你试过用电视会议代替传统会议吗？你应该试试。现在的技术已经使图像和声音都得到了很大的改善。你可以用视频电话给别人打电话，除非你喜欢坐飞机。

大约是1998年，一个广播公司的工程副总裁提供了自己商业生活的快照：“我早上以40封电子邮件开始，电话一直在响，传真机里不停地有传真出来，而且这是在我不出差，在办公室的少数几天里。”

受围攻的执行官们用繁忙人士携带的个人设备武装自己：手机、笔记本电脑、便携式打印机，等等。

这些装备让生活变简单了吗？让执行官贡献更多吗？更有效率吗？你在开玩笑。

乔治梅森大学的休·赫克劳（Hugh Heclo）教授发现，“从长远来看，技术的无度意味着相对优势从信息超载的人那里转移到拥有有序知识的人那里，从那些能处理大量输出信息的人那里转移到那些能解释什么值得看和为什么值得看的人那里。”

所以当你竭力避免信息烟尘时，要牢记以下几点。

1.数据和信息是有区别的。

2.你会沉溺于你最喜欢的沟通设备。

3.不要成为收集虫。你能通过电子方式找回任何东西。

4.大多数的邮件不像发件人要求得那样紧急。

5.始终把紧急的信息和不紧急的信息区分开来。

6.回信始终要简短和切中要点。不要添加信号之外的其他噪音。

小结

If you unclutter your mind，you'll think more clearly.

理清思路，自然可以更清晰地思考。

[1]美国著名的市场调查公司。——译者注