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第7章概括各组思想
下面我们讨论金字塔原理的每一条规则：位于金字塔结构每一个层次上 的思想，都必须是对其下面一个层次思想的提炼、概括。因为，上一个层次 的思想实际上都是从下一个层次的思想衍生、提炼、总结出来的。
如果某一组思想表达的是一个演绎推理得出的结论，你只需以该组思想 的最后结论为主体作总结、概括，就可以得出其上一个层次的思想了。如果 某一组思想的分组方法是归纳性的，即该組由具有紧密联系的一些思想组成， 那么上一层次的思想必须说明该组思想之间的关系所代表的意义。概括各组 思想的行为实际上就是完成思考的行为。
很多作者只是简单地将一些思想组合在一起，并没有完成思考。我们在 前面看到，很多人将一些只具有一般性关系，而不具有明确关系的思想罗列 在一起，由于这些思想实际上并非真正属于同一组，因而也无法总结概括。 不过，即使某组中的思想确实属于同一组，找到能够完成这一段思路的概括 性思想也绝非易事。人们通常不愿意费这个脑筋，而是用一些“缺乏思想” 的句子应付了事。例如：
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该公司应当确立3个目标。
该公司存在2个问题。
我们建议进行5项改革。
这些句子被称为“缺乏思想”的句子，是因为这些句子实际上并没有概 括其下一层次思想的精华，而只是说明了将要讨论的思想属于哪一类思想。 因此，这种句子对读者和作者来说都是枯燥乏味、缺乏吸引力的。
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提示
概括各组思想：
确保思想属于同一组，应抽象、提炼、概括思想精华。
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总结句避免使用“缺乏思想”的句子
“缺乏思想”的句子对读者而言是枯燥无味的，因为这种句子难以吸引 和保持读者的注意力，不能激发读者继续往下读，还可能使读者根本无法了 解你表达的思想。举个例子，以下是我曾从收音机中听到的一段对话：
甲：约翰.韦恩说他是最适合写塞繆尔•约翰逊传记的人，他有3 个理由：
他们都来自贫困的斯塔福德县；
他们都在牛津大学学习过；
他们都有类似的文学爱好。
乙：我不同意。斯塔福德县根本没有人说真话。
听到这里，听众都笑起来，然后甲和乙又开始说别的事情。我当时就想: “我好像没听懂。”现在我们来分析一下。你坐在那儿，等待别人向你表达某 种思想，但是你听到的只是一个“缺乏思想”的句子（“有3个理由”），而没有从对方获得任何思想。然后你听到对方说:“都来自贫困的斯塔福德县……” 你就会假定这就是对方的主要思想，于是对随后的两个要点都听不进去。如 果你需要回答的话，你就只能回答你听到的第一点。
但是，如果甲当时这样说：
“约翰•韦恩说他是最适合写塞繆尔•约翰逊传记的人，因为他和约翰逊属于同二类人。”
虽然你还必须再听甲说一些支持此观点的论据，但是你的回答肯定更及 时，更有针对性。但是在前一个例子中，甲和乙的对话完全没有重点，没有 提炼。
这个例子说明了总结性思想的重要性。当你听到“他这样做是因为他们 属于同一类人”时，你的思维肯定比听到“他这样做是有3个原因”时更有准备， 更容易理解随后听到的信息。“有3个原因”这样的话听起来索然无味，实际 上也确实没有什么内容。如果一篇文章充斥着这种“缺乏思想”的句子，可 以想象读者读起来会感到多么枯燥乏味。
避免使用“缺乏思想”的句子还有更重要的理由。这种句子会掩盖思考 不完整的事实，使你错失了一个进行有逻辑性和创造性思考的绝好机会。对 一组思想进行严谨的提炼、概括、总结，必然能够推动思维的发展。如果你 已经得出了一个概括性的思想，你就可以在该思想的基础上用以下两种方式 延续你的思路：
•对其作进一步评论(演绎法)。
•找出与之类似的思想（归纳法）。
但是在用这一过程产生新的概括性思想之前，你必须保证，原有的概括 性思想，是根据一个适当的思想组，合理概括出来的，如图'1所示。
举个例子，我的一位同事曾这样写道：“该公司存在两个组织问题。”然 后列举这两个问题。这个句子就是一个“缺乏思想”的句子，所以他必须重 写这句话。如果这句话下面列举的两个问题：1.都是组织问题；2.存在某种
对其作进一步评论（演泽法） 找出与之类似的思想（归纳法)
图7-1抽象提炼、总结概括，推动思维发展
逻辑顺序，那么重写这句话是很容易的。但是，他似乎没有发现这两个问题 之间存在任何逻辑顺序。
于是，他被迫思.考这两个问题的根源以及两个问题的相似性。他发现， 实际上他不是在泛泛地讨论什么“组织问题”，而是在具体地讨论“公司中 需要更多授权的领域”。看到这一点后，他又很快发现，并非只有两个所谓 的问题领域，而是有4个。此前他只看到了其中的一个问题领域。于是，他 重新提炼总结了对这些问题领域的概括性结论：该公司的主要组织问题是没 有进行授权，如图7-2所示。明确指出了公司存在的问题后，他就可以将思
未提炼概括 提炼概括
图7-2 “缺乏思想”的句子掩盖了思考不完全的事实
维的重点转移到找出解决的方案上。
因此，多花一些精力从思想组提炼出正确的概括性思想非常重要。那么， 应该怎样进行正确的概括呢？首先，如上一章所述，你必须检查该组思想的 分组基础，保证其相互独立，完全穷尽（即：其逻辑顺序呈现的是一个有效 的过程、结构或分类)。然后，你需要确定准备得出的概括性思想的语句类型。
思想的表达方式与其分组基础无关，可以是行动性语句，即告诉读者要 做什么事；也可以是描述性语句，即告诉读者关于某些事的情况。
•概括行动性思想（介绍采取的行动、行为、动作、步驟、流程）时， 应说明采取行动后取得的结果（效果、达到的目标）。
•概括描述性思想（介绍背景、信息）时，应说明这些思想具有的 共同点的含义（共同点的意义）。
如图7-3所示，在概括归纳性的思想组时，应指出釆取行动后产生的结果， 或从其共性中得出某种结论。
图7-3论证的形式决定概括的过程
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提示
概括各组思想：
思想的表达方式可以是行动性语句，即告诉读者做什么事；也可以是描 述性语句，即告诉读者关于某些事的情况。
•概括行动性思想（介绍采取的行动、行为、步骤、流程）时，应说明 采取行动后取得的“结果”（效果、达到的目标)。
•概括描述性思想（介绍背景、信息）时，应说明这些思想具有的“共 同点的含义”（共同点的意义)。
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总结句要说明行动产生的结果/目标
商务公文中的很多思想都是行动性语句，即可以用“步骤”、“措施”、“流 程”、“建议”、“目标”或“改革”之类的名词表示的语句。在编制操作手册、 制订行动计划、介绍系统功能，或说明解决问题的方案时，都会用到行动性 语句。但是，对行动性思想进行介绍、建立联系和总结概括，以说明釆取某 项行动的方式或某事运作的方式，是我所知道的最艰难的思维过程。世界上 难以读懂的操作手册不胜枚举，以管理目标为手段进行管理而失败的例子更 是数不胜数。
难点在于行动性思想之间的联系方式。我们知道，由于釆取行动总是要 达到某种目的，因此，对一系列行动的概括也必定是实施这些行动所产生的 结果。.任何一组相互独立、完全穷尽的行动性思想，加上其产生的结果，就 能够形成一个独特的封闭体系。也就是说，如果某人釆取了一系列具体的行 动，就肯定能够产生此前已经说明的特定结果。由很多行动性思想组成的过 程，可能包括一系列在不同层次上的独特的封闭体系，如图7-4所示。
原因
图7-4根据行动性思想产生的结果分组
到这一步还没有什么难处。问题在于：任何一组中的行动性思想，除了 共同导致特定结果外，没有任何明显的关联。换句话说，虽然某些行动性思 想可能分属不同层次上的原因或结果，但是所有的行动性语句看起来都相似， 都可以用“你应该……”或“我们将……”之类的词开头，然后接上一个动词。 因此，你无法从单独的句子看出行动性思想之间的联系，而必须根据你希望 达到的结果作出判断。
也就是说，当你罗列出了一些你认为实现某一目标应当采取的行动时， 你必须先指出这些行动应当达到的结果，然后才能判断自己是否遗漏了任何 行动。但是，行动可能达到的结果又取决于共同实施的具体行动。这种行动 与结果的相互依赖性使你难以理顺自己的思路，尤其是当你准备说明一个包 括许多步骤和阶段的流程时更是如此。
别着急，还有一些能够帮助你理顺思路、轻松表达的技巧：
•在将各行动（步骤、流程等）联系起来之前，先用明确的语句描 述各行动（步骤、流程等）。
•找出明显的因果关系组合，尽量将每一组中的行动、步骤控制在 5个以下。
•直接从这些行动、步骤、流程，总结、概括行动的结果、目标。
在一个由因果关系组成的多层级结构中，你可以说，“我做最下面这些 事情是为了达到上一层的这个结果，我做上面这一组事情是为了达到更上一 层的结果”，等等，依此类推。每一个思想都必须与其同组的另一个思想相 互排斥（即没有重叠），而且每组中的思想对于上一层概括它们的思想而言， 都必须是完全穷尽（即没有遗漏)。
在判断某组思想是否完全穷尽时，我们必须非常明确地指出期望这组行 动能实现的结果或达到的目标，明确到就像手中拿着成品一样。举个例子， 你不能含糊地说：“我做这3件事是为了提高利润。”因为利润提高10个百分点 和提髙2个百分点都是提高，但是为此而釆取的措施肯定不同。
为了使读者理解得更清楚，也为了便于自己检查思路，你可以这样表 达：“我做这3件事是为了在明年1月15日以前将利润提髙10个百分点。”这 种明确的措辞有助于判断你罗列的措施是否确实能够实现该结果。
当然，你想要达到的结果不一定总是可以用数字表达的目标，但是必定 有某种明确的方式可以判断是否实现了这一结果。你可以采取一种有效的方 法，就是想象一个真实的人确实釆取了这些行动，以便了解他所能取得的结 果，然后根据这一结果修改行动性思想的措辞。根据上面的判断标准，下面 这个句子简直就是胡言乱语：
我们必须培养一种全球意识，使每一个人都认识到自己是全世界社会中的一员。
这句话想让我们做什么？我们怎样才能知道自己已经达到了这一目标？ 你能将一个已经‘‘培养了全球意识”的人，与一个还没有做到这一点的人区 分开吗？如果不能，就说明你根本无法了解作者的实际意图。更糟的是，你也没有办法想出为实现这一目标所必须釆取的措施，即你无法回答“如何做 到”这个问题，无法填写图7-5中的方框。从这个意义上说，上面这句话没 有任何意义。当然，也可能有人认为这句话还是有情感价值的。
图7-5无法回答“如何做到”
如果你用模糊的措辞表达一系列行动步骤，问题就更严重了，因为人们 不可能理解你究竟想让他们做什么。例如：
为了就事论事，进行健康有益的辩论，尽可能降低将矛盾演化为冲 突，特别工作组必须做到以下几点：
•处理好各种个人态度问题。
•与公司员工建立良好关系。
•培养良好的谈话技巧。
•有效安排和进行谈话。
•学会求同存异。
特别工作组究竟要做到什么，才能保证进行健康有益的辩论呢？如果他 们做到了这5件事情，将会达到什么结果呢？我们无法想象最终的结果，也 就无法明确判断我们实现的结果就是这些步骤应当产生的结果。而且，由于 不知道最终的目标究竟是什么，没有衡量成功的标准，我们也无法判断这5 个步骤确实能够实现这一目标。
唯一能够避免出现这种问题的方法，就是强迫自己找到一个明确的最终结果、’目标或里程碑，使你能够据此判断某步骤已经完成，然后根据这一结 果修改各行动步骤的措辞。表7-1列举了一个典型的措辞含糊的例子，并根 据作者的真实意图作了适当修改。
表7-1说明行动的措辞必须明确
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原表达方式： |
原来的含义： |
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1.加强地区作用 |
1.赋予各地区制订计划的权力 |
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2.减少应收账款 |
2.建立应收账款追收机制 |
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3.评估管理流程 |
3.研究管理流程是否需要调整 |
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4.改进财务报告 |
4.建立能够预测变化的系统 |
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5.处理战略问题 |
5.制定明确的长期战略 |
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6.重新配置人力资源 |
6.根据员工的能力安排合适的岗位 |
你可以看到，修改后的句子比修改前容易理解了，因为修改后的句子能 够使大脑产生某种形象。在阅读的过程中，如果读者能够“看到”某种形象， 读者将对文章产生更大的兴趣。这种将结果明确化的方法对作者具有更重要 的意义，因为能够促使作者进一步深入思考。
例如，在表7-1中的例子中，当我假定我已经将制订计划的权力授予各 地区后，我可以想象到各地区在制定年度计划。这会促使我进一步思考：除 了这些计划，是否还需要做什么以达到更高的目标？譬如：
•我怎样才能知道各地区制定的计划是否正确？
•年度计划提交给我以后，我该怎么办？
也许除了授权，我还应当建立一个审核年度计划目标的体系；也许我还 需要成立一个计划评估小组，管理整个计划编制过程。
但是，对于“加强地区作用”，我能够想象到什么？地区作用应当是怎 样的一种意象？这种不明确性无法促进下一步思考。
在前面的图7-4中，你可能已经注意到：在多级结构中，一项行动可能既 是原因又是结果。因此，不论处于哪一个层次，每一个步骤（行动）的措辞都必须非常明确。如果某一项结果的表述不明确，你就无法判断你是否已经 列出了达到这一结果的所有步骤。
例如，以下是另一作者建议釆取的一系列行动步骤：
统计和追收逾期应收账款：
1. 定期统计大额和中等金额应收账款的遗期时间。
2. 根据欠账金额和遗期时间发出催款通知。
3. 追收逾期账款。
4. 长期遗期应收账款由公司董事解决。
5. 必要时使用收账公司。
该作者认为，如果公司釆取了这些行动步骤，就能实现最上面列出的目 标。但是，这些目标本身就不明确（究竟如何“追收”逾期应收账款），而 且多数步骤也不明确。听到我提出的质疑后，该作者说：“这很容易”，并画 了表 7-2。
表7-2 逾期账款时间表
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逾期时间\ 金额 |
1个月 |
2个月 |
3个月 |
4个月 |
5个月 |
6个月 |
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10万美元以上 |
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1万~10万美元 |
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10万美元以下 |
他说，应收账款的逾期时间在1〜6个月之间，金额在100美元到10万美 元之间，他会这样做：
1. 逾期1个月的账款，不要采取任何行动，只让财务部门按正常途 径寄出账单。
2. 逾期2个月的账款，由财务部门寄出催款通知。
3. 逾期3个月的账款，由销售人员上门催收。
4. 逾期4个月的账款，由公司董事催收。
5. 逾期超过4个月的账款，交由收账公司办理。
他忽然说：“啊，我知道我应该怎么说了。”他在纸上写下了这样的文章 结构：
减少应收账款：
1. 将逾期账款按遗期时间和金额分类。
2. 根据逾期账款的严重性分别按以下方式催收：
-财务部门 -销售人员
-公司董事 -追账公司
这样的思路显然更清晰，但是文章的主题思想仍然有问题。只有在收到 账款后，才能减少应收账款。但是，以上任何步骤都无法直接导致收到账款。 因此，如果该公司采取这两个步骤，将得到什么结果呢？也许是追收逾期账 款的机制。
这时，我们可以看到明确的语言对指导思维的实际意义。一旦你明白你 希望公司达到的明确的目标，是建立一个追收逾期应收账款的机制，你就可 以回过头来再仔细想一想，这两个步骤是否足以建立这样的机制。我想，至 少你还应当加上某种后续的步骤，也许是“要求销售部门不再向长期未付款 的客户发货”。
使用明确的语言表达最终结果的必要性，无论怎样强调也不过分。除非 你使用的语言达到了这一要求，否则你根本无法客观判断你列出的行动、步 骤，是否包括了所有应当包括的步骤。
有人认为，他们可以通过使用疑问句绕过必须使用明确的语言这个要求。 他们认为，对问题的回答将引出明确的结果。但是，这种方法实际上只能使 你的思路更复杂，因为你避免不了要想象最终的结果，并确定这一结果是否 正是你想要的。
请看下面的例子：
为了使内部和外部股东都能够看到战略联盟带来的广泛利益，并提 供支持（股东同意），必须回答以下问题：
1. 相关的股东是否相信此结盟行动符合其利益？
2. 此举将对公司的声誉产生哪些影响？市场将作出什么反应？
3. 主要高层管理人员是否愿意结成联盟（意识到此举不会对其权 力和位置构成威胁）？
4. 如果联盟可能对公司的任何个人或群体构成威胁，如何说服他 们继续努力工作，以便在形成联盟后取得成功？
5. 客户、供应商、现有的合作伙伴、金融机构和竞争者将如何反应？
判断这种提问方式是否有意义的最简单的方法，就是想象你派出5名亲 信为你收集有关信息。他们每一个人回来后都会向你提供一份答案。你会得 到5类不同的信息，这些信息之间也未必存在关联，如表7-3所示。
表7-3 5类不同的信息
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1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
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股东们的看 法 |
市场的反应 |
主要管理人员 的反应 |
使所有利益相关者 为联盟成功而努力 的方法 |
反应来自于： -客户 -供应商 -现有合作伙伴 -金融机构 -竞争者 |
你也可以想象，只有一名不很精干的同事为你提供帮助，时间非常有限， 并且没有任何预算。什么方法能够最有效地指导该同事合理利用时间，最终 使你得到一份让使股东们看到战略联盟的好处的计划？你可以这样做，如表 7-4所示：
表7-4 合理利用时间的有效方法
这样，所有的人都能够理解这一过程，而且这一过程的第一步（第一列) 已经完成了。你现在只需派出一名同事完成第二步（第二列），完成第二步 之后你进行第三步（第三列）。
再重复一遍，在讲述行动、步骤、流程等时，理顺自己思路最简单的方法， 就是想象自己确实采取了这些行动，然后根据完成这些行动将产生的明确结 果，修改各行动步骤的措辞，使之更明确、更具体。
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提示
总结句要说明行动产生的结果：
•在将各行动联系起来前，先用明确的语句描述各行动、步骤、流程等。
•找出明显的因果关系，将每组中的行动、步骤控制在5个以下。
•直接从这些行动、步骤、流程，总结、概括行动的结果、目标。
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多数人在说明一系列行动步骤时，都倾向于使用他们希望读者也使用的 顺序，但是这样做会使他们把原因和结果都放在同一个层次上。
因此，你还需要掌握一种方法，即看到不同的行动、步骤、流程时，要 有意地区分其层次，以便将每一个层次上的行动步骤控制在5个以内。这样 可以使你更容易看清某一过程的总体结构，也可以使你在总结概括“结果（目 标)”时，考虑釆用较少的行动步骤。
区分行动、步骤的层次比较容易：如果你希望读者在采取下一项行动之 前先采取某一项行动，那么这两项行动就属于同一层次；如果你希望读者釆 取前一项行动以便产生后一项行动，那么前一项行动就是后一项行动的下一 个层次。看下面这个例子：
如果一家公司希望了解其电信方面存在的问题，可以用以下方案：
1. 分析现有设备和使用情况。
2. 确定需要更多（更少）电信支持的主要业务。
3. 制定电信服务的目标。
4. 组织研究人员进行评估。
5. 检查与电信服务商的关系。
6. 确定主要的技术选项。
7. 控制内部通信成本。
8. 研究设备服务政策。
9. 检查现有的通信联系。
10. 决定组织的方式。
人们很容易认为这个步骤表不需要再作什么处理了，因为如果一家公司 需要获得能够提供良好支持的电信系统，就必须采取以上的所有行动步骤。 但是，如果你将不同层次的行动区分开，你会得到这样的一张表：
1.制定电信服务的目标。（3)
-分析现有的设备和使用情况。（1）
-确定需要电信支持的主要业务。（2)
-检查现有的通信联系。（9)
2. 成立项目纽，选择适当的设备。（4)
-确定主要的技术选项。（6)
-研究设备服务政策。（8)
-检查与电信服务商的关系。（5)
3. 建立公司管理框架。（10)
-任命电信中心经理。（？）
-建立成本控制系统。（7)
经过这样的组织，你不仅能够迅速理解该方案的内容，还能够对是否有 遗漏作出客观的判断。例如，我们怎样确定需要电信支持的主要业务呢？又 怎样建立公司管理框架呢？还有，也许公司应该有一位电信中心经理。
虽然你肯定应该区分行动的层次，但是不应该过度使用分类的方法。实 际上，过度分类的情况很容易发生，原因也是因为人类有为事物分类的倾向。 —些人，尤其是一些咨询公司的人，很喜欢将一个项目划分为“任务”、“目标” 和“利益”，如图7-6所示：
图7-6将项目划分为“任务”、“目标”和“利益”
这种分类，实际上假设分别被列为“任务”、“目标”和“利益”的行动 步骤之间有清晰的界线。你要先完成“任务”，然后实现“目标”，再然后获 得“利益”。这一顺序确实没错，但是其结构图应该如图7-7所示：
图7-7更清晰的结构图
你可以看到，我们现在将“利益”、“目标”和“任务”分别放在金字塔 结构纵向的3个层次上，而不是放在同一个层次上，因为只有完成了 “任务” 才能实现“目标”，实现了“目标”才能获得“利益”。它们之间应该是因果关系。 但是，这样划分对理顺思路没有什么作用。也许我们可以说，标明不同的抽 象层次可以使我们了解各个层次上的行动步骤的类别。即，当我们看到这个 结构图时，就能知道某个具体行动是属于“任务”、“目标”，还是“利益”。
实际上，这样做根本没有意义。我们知道，行动、步骤、流程等是无法 分类的；某些行动被归于一组，完全是因为它们能够共同产生某一特定结果。 对行动、步骤等分类必定会造成重复，因为“任务”、“目标”和“利益”之 间并没有本质的区分。组织各种行动、步骤等唯一合理的方法，就是根据其 产生的结果归类分组。
举个例子，一家咨询公司受聘为一家企业培训其员工的战略规划能力。 这家咨询公司把建议采取的行动分了类。该咨询公司建议执行6项任务，这6 项任务又要求公司制定5个目标，实现这5个目标以后，可以取得三大利益。 各行动步骤简化如下，如表7-5所示：
表7-5 简化后的行动步骤
有一个好方法可以理顺这样的一系列思想，即尽量砍去其修饰成分，只 留下最本质的核心内容，然后找出其中的重复部分。如果我们对以上思想采 用这个方法，会得到什么呢，请看表7-6:
表7-6修改后的行动步驟
现在，重复的部分和不同的抽象层次都比较容易看出来。你可以根据行 动产生的结果重新建立一个金字塔结构，如图7-8所示。
图7-8根据行动产生的结果建立金字塔
然后，只要稍加思考，你就可以得出下面的思路：
我们将迅速使贵公司掌握战略规划知识。（2、7、13)
1.对两个产品咨询小组，进行有关战略规划方法和概念的培训。（1、 12)
2. 根据贵公司现有的规划机制调整教学内容。（4、5、8、9)
3. 在下一个规划周期中，与贵公司员工一起应用所学概念。（3、6、10、11、14)
至此，你已经根据行动的结果、目标，而非行动的类别，正确组织、理 顺了行动。
将某一系列行动的所有步骤都理顺后，你将遇到处理行动、步骤等最艰 难的一关——总结概括其结果（效果)。对于这一关，我没有简便易行的好 办法，只能说：
•该组行动、步骤之间必须相互独立不重叠，完全穷尽无遗漏。
•总结概括性语句，必须说明完成各行动步骤后导致的直接结果， 且措辞必须明确、具体。
你可以用这两条规则衡量你的每一步思路。在前一个例子中，如果该公 司拥有训练有素的人员、合适的规划机制和战略规划知识手册，显然就具有 了制定正确战略的能力，但这并不等同于该公司能制定出正确的战略。同样， 我提出的这两条规则也不能保证你肯定能完成正确的概括。
我只能介绍一些我修改过的例子，并告诉你我的想法。下面这个例子使 用的语言比较模糊。
为了提高在伦敦市场上的股票销售量，我们应当：
•按地区、按客户的收入潜力，将客户排序。
•确定希望在各地区达到的市场占有率。
•相应调整销售力量的分配。
—看到这一组行动步骤，我就想：“做这些事情的目标不明确，因为即使 我只多卖了一份股票，也算是提高了销售量。”然后，我又提出疑问：“如果 我对客户收入排了序，确定了市场占有率，也重新分配了销售力量，将会达 到什么结果呢？或者说，如果我不这样做，会有什么结果呢？ ”然后我就想 到这样修改其总结概括性语句：
为了提高伦敦市场上的股票销售量，我们需要将资源重点集中在潜力大的客户身上。
(怎样做到这一点呢？）
这个概括性的句子读起来显然比原来的句子更有意义，因为这个句子提 出了一个观点，而原来的句子只是一个“缺乏思想”的句子。这个句子迫使 读者提出“怎样做到”的疑问，因而使读者更容易理解作者随后提出的观点。 作为作者，你自己也可以检查所列的步骤是否能够达到这一结果。
再举一个语言模糊的例子：
为了改善蓝领阶层的培训状况：
•应向企业决策层表明，政府非常重视对劳动者的培训。
•应设计一个培训课程的总体框架，让培训讲师准备。
•应通过劳动者向上施压。
在本例中，因为每一个句子都比较复杂，可以先找出每一个句子的核心 内容，然后继续下一步。首先，找出每一个句子的真正主题：
•企业决策层
•培训者
•劳动者
然后，问问自己：为什么我们只讨论这3个主题，而不包括其他的？这些 主题之间有什么共同之处？答案是：这3个主题似乎都是培训体制中的参与主 体。
接下来看看每个句子是怎样对各自的参与主体釆取行动的：
•向其表明重要性
•为其设计总体框架
•通过其施加压力
这3种行动有什么共同之处？答案是：它们都是某种推动因素。现在，我 们可以比较肯定地将上面的例子概括如下：
为了改善蓝领阶层的培训状况，我们必须提供一些推动因素，促使 培训体制中各参与主体支持培训。
(我们应当怎样做？）
同样，这种概括也比原来的概括更有意义，既能引导读者按你的思路去 理解，也能使你检查行动步骤是否完整、全面。
最后，再举一个语言模糊的例子，是关于一家公司的产品开发问题。
产品开发面临的问题包括：
1.如何将公司和市场希望该产品应具有的功能，融入产品开发过程？
2. 如何针对不同项目安排和分配公司的资源？
3. 如何缩短产品开发时间，同时考虑到营销人员的需求？
4. 如何组织和管理公司的研发资源，以满足投产时间的要求？
5. 如何使公司内、外了解有关信息，以尽量提高产品上市的力度？
6. 如何促进研发人员和管理人员在产品开发方面的合作？
按照我们一贯的步骤，首先应将各个句子尽量简化，以便于思考：
1. 开发适当的产品
2. 合理分配资源
3. 高效完成
4. 及时完成
5. 有效营销
6. 研发/管理人员合作
然后，我们再将其划分为一些小组：
1.确定满足市场需求的产品
-包含所需的功能（1)
-满足营销人员的需要（3b)
2.尽量在最短时间内完成开发（3a)
-合理分配资源（2)
-使研发时间符合投产要求（4)
-加强研发人员及管理人员的合作（6)
3.以最有力有效的方式将产品推向市场（5)
接下来，需要概括出主题思想。如果我们完成了这3个步骤，将得到什么 结果？显然，我们将抢在别人之前推出市场所需的产品，并达到最髙的销量。
在作出概括之前，我们还应当回过头来，想想一般人对产品开发问题都 了解些什么。我们知道，最先推出某种产品的企业能够抢占市场先机，而且产品更新换代的速度也越来越快，因此，对企业来说，缩短产品研发周期是 首要任务。具有这些背景知识后，我们可以合理假定，该作者希望表达的思 想应当如下：
产品开发面临的主要问题，是我们能否比竞争对手更有效地应对市场需求。
(我们如何迅速有效地应对市场需求？）
1. 我们能否发现市场需要的适当的产品？
2. 我们能否缩短产品上市前不必要的时间延误？
3. 我们能否进行有效的营销，以最大限度地提高销售量？
相信现在你已经知道，条理清晰地表达行动性思想绝不是一件容易的事。 这是一项艰难的脑力劳动，但是，如果不这样做，就会给读者造成极大的阅 读困难。因此，你应当按照我们曾经讨论的步骤，努力完成这一艰难的过程: 先用明确的词汇、语句表域各行动、步骤、流程等，然后区分不同的抽象层次， 再直接从各行动、步骤、流程等总结概括出行动的结果。
从一系列结论中得出一个推论，也需要进行一个类似的过程，但是这一 过程会更轻松一些。在这一过程中，你要做的不是努力想象一系列行动可能 导致的结果，而是尽力从一系列相似的语句中发现其隐含的思想、概念、意义。
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提示
直接总结行动产生的结果：
•该组行动、步骤之间必须相互独立不重叠，完全穷尽无遗漏。
•总结概括的语句，必须说明完成各行动步骤后导致的直接结果，且措 辞必须明确、具体。
•先用明确的语句表述各行动、步骤、流程等，然后区分不同的抽象层次， 再直接从各行动、步骤、流程等总结概括出行动的结果。
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找出各结论之间的共性
我们在前面提到过，写作中表达的思想或者是行动性思想，或者是描述 性思想，这些思想或者是告诉读者做某事，或者是告诉读者关于某事的情况。 描述性思想通常可以用“原因”、“问题”或“结论”之类的单一名词表示。 将此类思想分类的基础，是这些思想具有某种共性。
我们先回顾一下第6章“确定逻辑顺序”中介绍的关于分类的知识。当 你说“该公司存在3个组织问题”之类的话时，实际上你是从该公司所有可 能的组织问题中分出了 一部分，如图7-9所示：
图7-9根据某一共同特点分类
因此，将这3个组织问题作为一类，本身并没有太大的意义。这只是思 维过程中的第一步，列出一些可能值得思考的思想。我们要做的第二步，是 通过找出这些思想之间的共同点，证明这些思想确实属于同一类，因而有理 由将其与其他思想区分开。我们要做的第三步，是明确说明这些思想之间的 共同点所具有的普遍意义，即要提出一个新的思想。至此，我们才能说完成 了自己的思维过程。
许多商务公文的作者都止步于第一步，这也许是因为他们没有认识到第二步和第三步的重要性，但更有可能是因为从一系列思想中得出推论是一项 艰难的工作。你必须做到以下几点：
•找出将这些思想联系在一起的结构上的共性。
•寻找这些思想间更密切的联系。
•完成归纳跃进，概括出主题思想。
如果某些思想具有某种共同的特点，这些思想就可以联系在一起。我们 在第5章“演绎论证与归纳推理”中已经了解到，表达思想的语句必定有一 个由主语和谓语组成的结构。因此，如果这些语句符合以下要求，就说明这 —组思想具有某种共性：
•针对同一类主语。
•针对同一类谓语（动作或对象)。
•具有同一类隐含的思想。
这里所说的“同一类”不是指完全相同，而是指属于同一范畴，或能够 用同一个单一名词表示。
如果这组句子的主语完全相同，你就要找出谓语之间的共性；如果谓语 的动作或对象完全相同，你就要找出主语之间的共性，如果主语和谓语都不 相同，你就要找出其隐含的意义之间的共性。
找出语句之间的共性，尤其是当语句的用词比较正规时，可能比你想象 的难得多，因为句子所用的语言可能妨碍你进行细致的思考。譬如，我们都 看过关于“5个因素”、“7个主题”、“4个要点”、“7个习惯”之类的文章，可 能很少对其这种说法提出疑问。实际上，我们应当透过语言的掩饰，看到其 思想的本质结构。
例如，下面这篇文章的结构是我们经常看到的：
新的计划与控制体系具有4个特点:
这两组思想实际上是对原有思想又进行了一次分类。那么，为什么只有 这两类问题，而不包括其他问题呢？这两组问题之间有什么共同点，从而使 作者认为应当将其列在一起呢？也许是因为，这些问题都表明，该系统产生 的信息对计划目的没有帮助。因此，作者应当得出的概括性思想应为：
目前建立的计划体系所产生的信息，对计划目的没有帮助。（为什么？）
•或者所需信息不存在；
•或者所需信息存在，但不充分。
确定了概括性思想之后，你就可以应用逻辑顺序的概念，检查该信息系 统是否还有什么问题被作者遗漏了。譬如，此例中的作者也许可以再检查一 下是否存在“所需信息存在，也很充分，但提交的格式不适当”之类的问题。
找到适当的概括性语句的主要价值，是可以帮助你发现自己的真实思想。 概括性语句还可以提前把作者的思路告诉读者，使读者做好准备，以便更快 地理解作者的思想，更有把握信任作者的思路。当然，如果你说明的问题没 有遗漏之处，读者也不太可能质疑你的思路。总之，适当的概括性语句能够 减少文章的枯燥感，增加阅读者的兴趣。
下面这段文字就比较枯燥乏味： -
如您所知，我们的信息系统评估结果显示：
1. 您要求信息系统项目经理提供有关到期日期的信息，以不延误 战略性业务项目。
2. 有些项目经理缺乏经验。
3. 信息系统允许错过预定日期，而不是用创造性的方法满足预定 日期的要求。
4. 现有的系统开发方法、工具和技术不统一。
5. 项目经理们没有安装过如此大型、复杂的重要系统。
6. 项目经理接受的脱产或在职项目管理培训较少，实践经验有限。
7. 您的重要项目（如：集团及个人项目）的预算、时间和计划的 要求都很高——在您的时间期限内完成工作可能有一定风险。
8. 现有的系统开发周期不支持快速应用开发、联合应用开发及原 型开发等客户端或服务器端的开发技术。
按照我们的检查流程，可以很容易找出最核心的内容：
1. 需要到期日期信息
2. 项目经理经验不足
3. 有错过日期的危险
4. 工具的使用不统一
5. 未做过如此大型的项目
6. 经验有限
7. 担心误期
8. 没有适用的工具
然后，无论你是否了解这一主题，你都可以将以上思想组织得更清楚、 更有意义。
我们对贵公司信息系统部门的评估显示，贵公司的项目经理们有可 能无法按预定日期完成工作。（3、7)
•他们在此类项目上的经验有限。（2、6)
•他们未安装过如此大型、复杂的系统。（5)
•他们缺乏对所需方法、工具和技术的应用能力。（4、8)
在上面这些例子中，找到能够总结其下一个层次思想的概括性思想相对 比较容易。但是，有时一些具有共性的句子所隐含的意义却难以被揭示出来。 这时，就需要进行所谓的归纳跃进（inductive leap)，以便将其隐含的意义 明确呈现出来。而想象该组思想之间关系的来源，则是为归纳跃进准备的 “跳板”。
以下是一名咨询顾问在一次说明会上，就是否应当进入汽车配件市场（火 花塞、轮胎等)，提交给客户的说明材料的要点。
我们的结论：
1. 市场巨大，且正以较高的速度增长。
2. 配件市场有利可图。
3. 市场的主要特征显示，进入该市场有较大的障碍。
4. 总体趋势可喜，但由于一些不确定性，部分细分市场的前景尚 不明确。
5. 总体上看，该市场有吸引力，但是也高度分散。
这些思想实际上可以分为两组：
•有利因素：市场巨大、正在增长、有吸引力、有利可图、形势可喜。 (1、2、4、5)
•不利因素：进入市场的障碍较大、存在不确定性、市场分散。（3、4、5)
我们可以立刻总结出有利条件。显然，如果市场巨大、正在增长、且有 利可图，那么肯定有吸引力。此外，形势可喜也说明该市场具有吸引力。我 们先将这一有吸引力的市场想象成一个圆圈，如图7-10所示：
图7-10有吸引力的市场
不利因素概括起来就不太容易了。市场分散说明这个圆圈中必须分成若 干部分。但是不确定性却使其中一些部分的前景不太明确，也就是说，有一 些部分看上去必须与其他部分不同'，如下图所示。最后，由于还存在进入市 场的障碍，我们在圆圈的前面画了一条线表示障碍。
现在，来看看图中的两个句子之间是否存在归纳性的关联。通过以上这 种想象，我们能够得出什么结论呢？
•只有部分细分市场具有吸引力。
•这些细分市场将难以进入。
这两个句子之间是否存在归纳性的关系呢？ “具有吸引力”和“难以进 入”之间有没有共性？答案是没有。因此，如果这两个句子之间存在逻辑关系， 这种逻辑关系只能是演绎性关系：
只有部分细分市场——►这些市场将——►因此，……
有吸引力 难以进入
因此什么？这次推理无法得出结论。因此就算了？因此花大本钱也要 进？还是因此要请我们制定一个谨慎的战略？这个例子再次说明，人们在难 以得出明确结论的时候，很容易写一句“缺乏思想”的句子应付了事（如本 例），而不是努力完成自己的思路。
有时你会遇到一些看上去像描述性，但实际上是行动性的思想。这时， 你可以先认为它们具有某种共性而分为一组，然后，如果你能够想象出这些 思想可以共同产生的结果，再将其转变为行动性语句。例如彳假设你读到下 面这些句子：
在资源分配过程中有4个需要管理的变量：
•活动的顺序和时机
•定义负责人的任务
•定义对信息的需求（内容和形式）
•决策过程
为什么只有这4个变量，而没有其他变量？这4个变量之间有哪些共同点， 使作者把它们列在一起？如果你试图用更明确的语言表达这些思想，以找出 其中的逻辑顺序，你就会发现原作者实际上谈论的是4个步骤，他的本意应 该是这样：
在资源分配过程中的主要管理任务，就是使适当的人员及时、充分 地参与工作。（如何做到？）
•说明项目计划活动的顺序和时机。（1）
•确定需要作出决策的问题。（2)
•配置参与工作的人选。（4)
•确定所需的信息。（3)
这并不是说描述性思想不能釆用时间顺序。例如，下面是关于某家企业 销售方案的一些语句，我们可以用时间顺序重新整理：
我们的销售方案可以通过改善以下方面，向客户展现全新的形象：
1. 进行更有效的机会分析，以保证我们充分利用资源。
2. 协调各种方案，包括设计一个关于方案编制的单一质量工序、 制订方案内容和形式的标准，以及建立一个连续提高质量的系 统。
3. 尽量再利用方案信息。
4. 与整个企业及整个行业一起分享制订方案过程中的经验教训。
5. 使方案的准备更具成本效率。
6. 进一步缩短反应时间。
7. 将制订方案的过程作为关注客户需求的销售工具（而不是传递 技术信息的机制）。
如果按照我们的标准检查过程（找出共同点、得出结论），我们可以将以上句子合并为3个句子，并按各个句子的行为发生的顺序排列。
我们的方案不是有效的销售工具：
1.我们没有提供有说服力的信息。(1、4、7)
2. 我们没有使销售方案看上去很优秀。（2)
3. 我们制订方案的过程过长。（3、5、6)
在你准备费尽心思地概括出一句总结性的思想之前，我想先说明一点： 你没有必要在通篇写作中，每次都非常严格地执行这一步骤。这并不是因为 这样做没有用，而是因为你没有必要每次都使用非常精确的语言——读者都 有一种将所获信息纳人其已有知识体系，进而理解和预测的倾向。因此，如 果你确定你的推理过程是有效的，你也可以使用一个不是很精确的概括性 语句。
如果我们做到下面几点，我们的销售方案就能够向客户展现我们全 新的形象：
1. 提供更有说服力的信息。
2. 使方案看上去优秀。
3. 迅速完成方案。
从本章的讨论中，你可以了解到：不能简单地把一系列思想堆放在一起， 并假定读者能够看出其中的意义。每一组思想都隐含着一个总结性的思想， 这个思想能够呈现该组思想之间关系的本质。你应当首先使自己明确了解各 组思想之间的关系，然后向读者指明这种关系。
进行任何一次分组时，都要问自己一个问题：“为什么我只列出了这些思 想，而不列出其他思想？”对此的答案应当是：
•这些思想都具有某种共性，而且是以这种方式相互关联的仅有的 一些思想。
-在这种情况下，该组的概括性思想，应当是该组思想的共性所隐含的意义。
•这些思想都是为实现某一结果而必须同时采取的行动。
-在这种情况下，该组的概括性思想，应当表明采取以上行动后 产生的直接结果。
如果你按照这种方法，强迫自己认真思考和检查每一组思想，那么你向 读者表达的思想将会非常清晰、明确、具体，而且你还有可能发现一些在此 之前没有想到的有意义的思想。
