有效信息的三个关键因素

有效的商业信息有三个特征：简洁、全面、系统。把这三点蕴藏在你的语音留言、电子邮件或者备忘录中，你的信息就会得以有效的传播。

一条信息，不论是电子邮件、语音信息、备忘录或是书写潦草的记事贴，都是一份汇报的缩影——向受众传递信息的一种方式。就其本身而论，一条有效的信息和一份有效的汇报应该具有同样的特质：简洁，只包括受众需要知道的要点；全面，包括受众需要知道的所有要点；系统，有能将这些要点清晰传递给受众的结构。

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1.简洁。口头交流中的简洁，或者省略，比书面沟通还要困难。很多商业人士可以写简短的备忘录，但多少人可以录一段简短的语音留言呢？要想做到这一点，就要在说（或者写）之前思考。把你的信息缩减到受众需要知道的三四点。有必要的话，把这些都写在纸上。有的麦肯锡人在给自己的项目经理或者客户高管发语音邮件之前像打草稿一样把所有的事情都写下来。我认为这样有点过了——只要把重点写下来就可以了。

2.全面。要保证你的信息包括受众需要知道的每件事，不要给受众留有悬念。不要只是告诉你的上司，“我在做X、Y和Z。如果您有任何疑问，请通知我。”不要仅仅告诉她你正在做的工作，还要告诉她目前的主要问题是什么，你对它有何想法。不要只是向领导汇报工作，这是在浪费你们的时间。如果没有什么值得沟通的，那就等等再说吧。

3.系统。要想别人理解你的信息，就要让它系统化，让它具有对听众来说很容易理解的结构。即便只是在写一页的电子邮件或者留30秒的语音留言，简单的结构也有助于你把信息说清楚。信息的系统性可以概括如下：

我们有三个问题，按重要性的顺序依次为：

我们的装饰品价格过高

我们的销售队伍办事不力

我们的装饰品厂刚刚遭到意外的破坏

有时候，麦肯锡人在系统化信息方面做得又过了头。一位纽约办公室的项目经理曾因按照公司的结构列自己的采购清单而“闻名”。还有一位老兄在他妻子的留言机里留了一段用麦肯锡结构向妻子示爱的信息。

虽然你不需要学这些过于狂热的麦肯锡人，但在商业沟通中只要记住传递有效信息的这三个关键，就一定能大获成功。