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6.3.5 有效控制的特征是什么
有效的控制一般具有某些共同的特征。这些特征的重要性依情况而定，下面的内容可帮助主管设计他们的控制系统（见图6-8）。
及时 控制应该及时注意各种异常现象，避免在车间中发生严重的违章行为。即使是最好的信息，过时了也会没用。因此，有效的控制系统应该提供及时的信息。
经济 控制系统必须在经济上可行。任何控制系统都应该能用其取得的收益平衡它的成本。为使成本最小化，你应该尝试使用最少的控制措施达到预期的结果。电脑能被广泛使用，很大程度上是因为它们能高效地提供及时而正确的信息。
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灵活 有效控制必须有足够的灵活性以应对不利变化或利用新机会。在当今动荡和迅速变化的世界里，你应该设计可调整的控制系统，以适应部门目标和工作任务及工作内容的多变性。
易于理解 无法让使用者理解的控制系统用处很小，因此，用复杂程度较低的控制系统代替令人迷惑的系统有时是很必要的。难于理解的控制系统可能导致不必要的错误，使员工心情沮丧，因此会被逐渐淘汰。
合理的标准 结合我们在前几章中讨论的目标问题，控制水平必须合理且可以达到。如果标准太高或不合理，它们就会失去动力。大部分员工并不想被看成没有能力，所以员工可能会寻找不道德或不合法的捷径。因此，控制标准应该合理，应该既具有挑战性和紧张感以促使员工达到更高的工作水平，又不至于使员工灰心或诱发欺骗行为。
抓住重点 你无法控制在部门内发生的所有事情，即使可以，这样做的收益也无法弥补由此产生的费用。所以，你应该对实现组织目标有重要影响的因素进行控制。控制应该覆盖组织内重要的活动、操作和事项。换句话说，你应该重视最可能发生偏差的地方或偏差危害最大的地方。例如，如果劳动力成本为一个月2万美元，而每月的邮费为50美元，前者开支超过5%将比后者开支超出20%带来的后果更严重，因此，你应该针对劳动力开支建立控制系统。相反，邮费的开支就显得不那么重要。
关注例外 因为你不能控制所有活动，所以你应该建立只针对例外情况的控制系统。例外控制（control by exception）系统保证你不会被大量的偏差信息所困扰。例如，假设你是西尔斯百货公司（Sear Store）的负责应收账款的主管，你指示手下只向你报告拖欠15天以上的账单。实际上，有90%的顾客按时或在两周内就支付了货款，这意味着你可以将精力集中在10%的例外情况上。
