▲管理技能开发

建立团队

实践练习：制定预算

最近你被指定为一本新的健康杂志《今日健康》的广告主管，这个月刊是由鲁伯特·默多克（Rupert Murdoch）组织的杂志部发起的。之前，你曾在公司已有的杂志社担任广告主管。你将向新杂志的发行人詹尼弗·克拉克（Jennifer Clark）汇报工作。

预计《今日健康》第一年的订阅数为125000。杂志的销售应在此基础上每月再增加40000美元。你要关心的是提高杂志的广告收入。你和詹尼弗制定的目标是，在《今日健康》发行的第一年卖出600万美元的广告版面。你认为要达成这一目标你需要大约8人的团队。由于这是一个新刊物，并没有之前的预算方案可供参考。詹尼弗要求你先提交一份你的团队的初步预算。

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准备一份不超过3页的报告。①具体说明你们要如何完成这个任务。例如，你从哪里得到预算的种类？你会和谁联系？②尽你最大的努力完成你们部门的预算方案（教师将会说明这个作业是作为书面作业提交还是在课堂上讨论）。

技能指导

预算是有效运作一个部门时重要的组成部分。如果你从没见过预算（除了你自己的财务状况），要制定一份真正的预算是困难的——尤其是在最开始的时候。下面的几步为你提供了制定一个有效预算的一些指导。

实践制定预算技能的步骤：

第一步：回顾组织的整体战略和目标。理解你所在组织的战略和目标将帮你明确整个组织的前进方向，以及你的部门在这个战略中的角色。

第二步：明确你的部门的目标和达成目标的方法。要达成你们部门的目标并帮助公司完成其整体目标，你需要做什么？你需要什么资源？尝试从以下几个方面思考：员工要求，工作负担，所需的原料和设备，等等。这同样是你开展新计划、提出部门新职责的机会。

第三步：搜集成本信息。对于第二步中提到的资源，你需要进行准确的成本分析。旧的预算可能会有所帮助，但是你还需要和你的直接上司，处于相似位置的其他主管、同事、核心员工以及组织内外其他的相关人员进行交谈。

第四步：将你的目标和成本分析结果与你的老板进行沟通。你的直接上司将要批准你的预算，所以他的支持是必需的。与你的直接上司讨论你的目标、成本分析及其他的想法；而在制定预算前要和组织内的其他核心成员进行讨论，这能让他们在你们部门的角色问题上与高层的观点保持一致，同时在你提交预算时能获得一致的支持。

第五步：起草你的预算。当你的目标和成本都准备好了，构造一份实际预算就是一项机械的工作了。要注意将预算中的项目和部门的目标联系起来。你需要证明你的要求是合理的，同时要准备好向直接上司和其他主管解释并说服他们同意。如果有其他主管在和你竞争同样的资源，你的理由必须要非常有理才行。

第六步：做好协商的准备。你的预算不可能完全按你所提交的那样被批准，所以要准备好与管理层就所做的改动进行协商，并修改你的原始预算。要认识到预算制定过程中的办公室政治问题，从建立未来预算信誉的角度进行协商。如果某些项目这次没得到批准，利用这一点争取得到下次再考虑的某些保证。

第七步：管理预算。一旦你的预算得到批准并开始实行，别人都会看你怎样管理它。注意例外。既用百分比又用现金的标准设定目标误差范围。例如，你设定每月的误差不低于1.5%，或说实际金额误差不少于200美元。

第八步：确保老板知道你的进度。要让你的直接上司和相关方了解你是如何执行预算的。一旦你因为一些不可控制的因素超出了预算，这就可以为你提供一定保护。另外，不要期待花销控制在预算内会有什么奖励。没有超出预算，说明你花的钱比预期的少，这也会影响你下一次申请预算的活动。

有效沟通

1.“只有复杂的控制才会有效”就支持或反对这一论断进行辩论。用有说服力的论点说明支持或反对的理由，并以此总结你的论文。

2.描述一下在你的个人生活中你是如何应用控制这一概念的。详细说明你的例子，并从预防控制、同步控制和矫正控制的角度说明控制在你生活中的不同方面所起的作用。

3.回顾本章前述内容“实践制定预算技能的步骤”，制定一份完成A.S.或B.S.学位的个人预算。站在组织/部门的角度来设定预算目标以及成本估计。当你协商和监控该学年预算目标时，请站在老板的角度考虑问题。在制定个人预算时，回顾你所学的知识。

批判性思考

案例6-A：言出必行

酒店行业受到了经济危机的严重冲击。家庭不再外出度假，不仅如此，许多公司也削减了商务旅行的数量。前几年的酒店入住率非常低，而据预测，接下来的几年这一数值会持续走低。酒店经理们意识到，为了吸引和留住顾客，他们需要提供极其卓越的顾客服务。这就是越来越多的酒店企业正在实施控制，以保证员工有效率且有效果地提供这些服务的原因。

有一种控制叫作“10美元测试”。[1]佛罗里达州一家假日酒店的经理认为，公司培训清洁工的教学视频并不能产生持续的影响。因此，他们设置了随机抽查机制，检测房间的清洁程度是否达到了教学录像中所提出的清洁标准。在这项检查中，经理随机抽取一间刚刚打扫过的房间，在床上放下10美元，然后检查整个房间是否完全达到了清洁标准。如果有一处没有达标，例如经理发现浴室柜子或浴缸中有一根头发，经理就会从床上拿起1美元。其他的每个清洁问题也会带来1美元的损失。检查结束之后，床上剩下的钱就是发给清洁工的奖金。一开始，清洁工们非常痛恨“10美元测试”，因为在检查之后通常没有多少钱剩下。但是，这项措施实施到后来，几乎所有员工都能够得到9~10美元奖金，员工们也开始期待这项测试。同时，经理们也得到了想要的结果——顾客的房间达到了几乎没有瑕疵的清洁程度，这个清洁程度是非常重要的，因为房间干净整洁是顾客满意的一个重要因素。

根据案例回答问题

1.回顾图6-1中控制过程的各个步骤。佛罗里达州假日酒店是从哪个步骤开始执行的？

2.作为一位主管，你认为“10美元测试”是一项测量清洁工绩效的公平且正确的措施吗？为什么？

3.描述案例中用到的控制类型。你是从哪些信息中得知的？

案例6-B：菲多利公司的控制衡量方法

每周的每个工作日，菲多利公司（Frito-Lay）的销售人员整天都要将信息输入到手持电脑中。每个工作日结束时，这些销售人员再将搜集起来的信息下载到当地销售办公室或家里。之后，这些下载的数据回传到得克萨斯州达拉斯市的公司总部，并24小时提供给需要这些数据的人。100条菲多利公司产品线、40多万个商店的信息都可以从电脑屏幕上看到，并且这些信息用彩色的简单易懂的图表表示了出来：红色就是销量下降，黄色是销量减速，而绿色是销量增加。这个系统使问题可以迅速被识别并改正。

菲多利公司的控制系统最近帮助公司解决了一个发生在圣安东尼奥和休斯敦的问题：地区超市中销售情况惨淡。一位主管打开电脑调阅了南得克萨斯的数据，很快，他就找到了原因。一个地区竞争者引入了一个叫作El Galindo的品牌，这是一种白玉米制的薄圆饼。由于这种薄圆饼的口碑效应不错，与菲多利公司传统的Tostitos薄圆饼相比，商店的经理给了它更多的货架空间。利用这个信息，菲多利公司的主管立刻投入行动。他与一个产品改进小组一起研发出了一种白玉米制的Tostitos薄圆饼。三个月内新产品上架，公司也赢回了一度失去的市场份额。有趣的是，菲多利公司所使用的控制机制相比较而言比较新。在安装这一系统之前，主管想要确定问题所在至少要花三个月的时间。但是这个系统可以每天从超市中获取当日数据，通过浏览数据来发现有关当地趋势的重要线索，并为主管提供问题的警示，以及在所有市场中的机会。

根据案例回答问题：

1.描述菲多利公司所用的控制方法。你认为他们为什么采用这种控制系统？

2.指出案例中菲多利公司使用预防控制和矫正控制的实例。

[1]R. A.Clark, M.D.Hartline, and K.C.Jones，“The Effects of Leadership Style on Hotel Employees'Commitment to Service Quality，”Connell Hospotality Quarterly（May 2009），209-231；C.Crowell，“Staff Mnagement Is Key for Smaller Budgets，”Hotel＆Motel Management, February 2009，4+；G.Withiam，“Scripts Can Ensure Quality but Must Be Used Carefully，”Hotel＆Motel Management January 19，2009，20；B.De.Lollos，“Most Hotels Likely to See Occupancy Rates Fall Next Year，”USA Today Online, November 11，2008；G.Kranz，“Hospitality's Sharpened Focus，”Workforce Management Online, September 2008；A, Dombey，“How To：Excel in Service Dlivery，”Caterer＆Hotelkeeper, June 12，2008，57；M.Nelson，“The Ten-Dollar Test Toward Customer Satisfaction，”Executive Housekeeping Today, May 2008，5+；and H.Doezalek，“We Train to Please，”Training（March/Aprl 2008），34-35.