14.3.4　如何为处分打好基础

你采取的任何处分行动都应该是公平、合理的。这会增加员工根据组织目标改变其行为的可能性，并能防止不必要的法律纠纷。构建公平合理氛围的根本是要提前告知员工关于处分的各种规则，以及在行动之前进行适当调查。

提前通知“最大的惊喜是没有惊喜。”很多年以前，一家全国性的连锁酒店用这句话来描述其房间和服务，这句话对主管解决处分问题同样有效。员工有权利知道组织对他们的期望，以及没有达到期待目标的可能后果。他们应该明白不同类型过错的严重性。这些信息可以在员工手册、公司时事通信、公开的规章制度或者劳动合同中进行沟通。通常来讲，将这些期望写成书面形式比较好。因为这为你、组织和员工都提供了保护。

书面记录　书面记录在采取处分措施时是非常重要的一环。无论是员工还是主管需要对事情的具体细节进行解释。详细认真的记录可以维护管理者的权威，因为如果员工不承认他做过这些应受处分的事，此时拿出书面记录可以充分证明采取这样的处分措施是完全合理的。

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在最早的时候，书面记录被管理者用来记录每项具体工作的要求和期望。同时员工也要了解这些工作内容并签名同意。除此之外，组织还要制定员工守则，并让所有人上交回执表示知晓。不当的表现、行为、态度等毫无疑问都是不允许的。主管们需要记录有关员工表现的观察和谈话内容，在若干次谈话后，将其记入此员工的个人档案。书面记录包括很多内容，例如员工培训和员工援助的记录，培训证明，档案备注记录。如果涉及出勤问题，所有书面的关于出勤的记录、电子邮件都要保留。给出口头警告时要记录备案，并收入档案中；书面警告要复印后收入个人档案，若该员工拒绝在这份书面警告上签字，主管还要进行注明；此外，主管还需要对给出警告时所发生的对话进行记录备案。注意，不要忘记让员工在知晓协议一类的文件上签名。每年进行绩效评定时，永远不要给本不可接受的结果打上一个看上去还令人满意的分数。最后，员工档案中要包含所有与其沟通工作期望的备案以及他是否达到了这些期望，另外还有所有员工援助、辅导、处分的备案。[1]

适当的调查　要公平地对待员工，管理者就要在任何行动之前都进行适当的调查。正如美国的法律一样，员工在被证明是有罪之前，都应该按照无罪来对待。同样重要的是，在相关事实收集完善以前，不能做出任何判断。

作为员工的主管，你需要承担起调查的责任。但是，如果问题涉及你和员工之间的个人冲突，就应当由中立的第三方来实施调查。

调查应该不仅关注可能导致处分的事件，还注意任何相关的事件。这一点很重要，因为相关的事件可能会揭示那些被掩盖的需要考虑的因素。当然，你应当告知被调查的员工，他的可能过错是什么，以便他为辩护做好准备。记住，你有责任倾听员工的阐述以及关于过错的解释。一个公平和客观的调查需要找到并访问所有的目击者，并记录找出的所有证据。

不进行全面、公平的调查就处分会导致高成本。一位优秀的员工可能被冤枉，其他员工对你与组织的信任感可能因此受到严重伤害，你也可能使你的组织承担因员工诉讼带来的财务损失。

[1]D. Lindeman，“Creating a Paper Trail Supports Discipline and Discharge Decisions，”Human Resources IQ, August 2008，http：//www.humanresourcesiq.com/employment-law/columns/creating-a-paper-trail-supports-discipline-and-dis/（accessed May 26，2011）.