▲管理技能开发

建立团队

实践练习：你的学校是怎样组织的

每所大学都有一种具体的组织结构。换句话说，如果你在上商科的课程，那么你的班级就是隶属于一个院系或商学院。但你有没有问过为什么会这样呢？你是不是把这个当作理所当然的了？

从正规化、集权、复杂性的角度分析你所在学校的整体结构。然后，看看它的部门化方式。你学校的结构是更偏向职能型还是事业部型？它是否具有学习型组织的趋向？基于你的分析，你建议学校应采用什么组织结构？学校现在是不是采用了这种结构？把你得到的结果与同学的比较。你们的看法相似吗？有什么不同？你认为是什么促成了这些看法？

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技能指导

学习分权时，要记住分权不是参与。在参与式决策中，人们分担职权，而分权则是员工自己做出决策。所以，对于授权的员工来说，分权是个很重要的因素。要成为成功的分权者，我们建议你采取以下行动。

实践分权技能的步骤：

第一步：明确任务。最开始要确定什么工作需要分权，分权给谁。你需要知道最适合这项任务的人是谁，这个人有没有时间和动力来做这项工作。假如你的员工有意愿也有能力来做这项工作，你就有责任提供详细的信息，告诉他什么工作分派给他做，你想要的结果是什么，以及你所期望的完成时间或绩效是怎样的。除非是必须限定具体方法的情况，你只需要告知对最终结果的期望就可以。即在要做什么和结果应该是什么的问题上达成共识，而采用什么方法则是由员工自己决定。通过专注于目标，并在怎样达成目标的问题上给予员工自由，你会增强与员工之间的信任，提高他们的积极性，并增加结果的可靠性。

第二步：限定员工决断的范围。每个分权的行为都伴随着约束。你所要分派的职权并不是没有限制的。你所分派的职权是与一定问题相关，并包含一定参数的。你需要将这些参数具体化，从而让员工确定无疑地知道他们能做决断的范围是什么。如果这个问题得到很好的沟通，你和你的员工就达成共识，员工会明白职权有什么限制，以及在不经过你进一步确认的情况下，员工能走多远。你给一位员工多大的职权？换句话说，你会把那些参数设置得有多“紧”？最好的答案是，你要分配给员工足够的职权，让他能成功地完成工作。

第三步：允许员工参与。要衡量完成一项任务需要多大程度的授权，最好问问对这项任务负责的员工。如果你让员工参与决定什么需要分权、完成工作需要多少职权以及用怎样的标准来评价，那么员工的积极性、满意度以及对业绩的责任感都会增加。但是要记住，由于员工的利己心理和在评价自己能力时的偏差，参与也会带来一些其自身的潜在问题。比如，职权扩大可以使有些员工的积极性得到提高，但是这种扩大如果超出了他们的需要以及他们能处理的范围，让这些员工在分权相关事宜的决策中参与过多，会降低分权过程的有效性。

第四步：将发生的分权告知他人。分权不是在真空中进行的。不只你和你的员工，其他会受到分权行为影响的人员也需要知道，被分派的具体事务是什么，以及分派了多大的职权。这些人员既有组织内的，也有组织外的。尤其，你需要将被分派的任务以及职权的大小和分派给谁的问题传达清楚。如果你没有进行这一步，员工职权的合理性就会受到质疑。未告知他人会引起可能的冲突，并降低员工成功完成所分派任务的几率。

要开始加以控制，在完成任务的具体时间上达成共识。同时，设定进度日期，规定员工在这一天汇报其工作进行的如何，有没有遇到困难等。作为补充手段，定期抽查员工是否滥用职权，组织的规则是否得到贯彻，正确的程序是否得到遵守等。但是也要注意，过犹不及。如果控制过紧，员工会失去建立自信的机会，同时也失去了分权过程的激励特性。一个好的控制系统允许你的员工犯小错误，而在出现大失误时会立刻向你发出警告。

第五步：建立反馈控制。没有即时反馈控制的分权会引起许多问题。员工滥用所分派职权的可能性是会存在的。对员工进度的控制监督机制的确立，可以尽早发现严重的问题，并使任务能及时地、令人满意地完成。理想的情况下，在最开始分派任务时就第六步：如果出现问题，要强调员工的建议。许多主管掉入一个陷阱，他们让员工将分权的过程颠倒了过来：员工遇到了问题又回头向主管寻求解决方案。想避免这种情况的发生，要在最开始员工想要与你讨论问题的时候，就坚持他们必须自己准备好解决的建议。当你向下分权时，员工的工作中就包括了做出必要的决策，所以不要让员工把决策工作推回给你。

有效沟通

1.在工作日的正午左右访问一家麦当劳（McDonald’s）餐厅，你第一次点餐时要一个巨无霸汉堡（Big Mac）或一个四盎司[1]肉排芝士汉堡（Quarter Pounder with Cheese）。记下你点的餐多长时间送到。离开，然后再回来第二次点餐。这次你点一个巨无霸或一个四盎司肉排芝士汉堡，要三种口味：①不加生菜的；②多加腌黄瓜的；③不加奶酪的。记下这次送餐的时间。比较两次的时间，并从工作专门化的有效性角度讨论两次时长的不同。还要记下第二次点餐是否正确送达。这个简单的实验中，有什么关于生产专门化的涵义吗？

2.讨论学习型组织的优点和缺点。你认为，有特别适合学习型组织环境的组织吗？讨论一下。

批判性思考

案例4-A：计划的使用

杰克·吉布森（Jack Gibson）是某偏远城市的一所社区大学的建筑和场地主管。他的主要工作职责是保证建筑内部的清洁，及时进行维修，使学校成为令学生、教员、工作人员、访问者都感到愉快的地方。一天中，他的职责范围从监督总供水管的维护到确定哪种植物适合放在学生休息区，而随着季节的变化，他还要关注新植物、除雪、调整供热和空调，还要注意保持学校生物学院温室的湿度处于恒定水平。他的部门包括七位全职工人，许多都有供热或管工之类的专业技能，如果有需要而且预算允许，他还会雇用兼职员工，做一些割草、除雪等特殊工作。

随着季节和某些情况的发生，需求会一直变化。大学会举办许多社区活动和盛大的毕业典礼，而且去年，地方官员和美国总统在选举活动中还到访过。杰克在管理校园的不同区域时，一直努力在功能和美观之间寻求平衡。他的工作需要与校园保安部门、具体的事件举办场地、建设经理和保洁部门密切配合。

根据案例回答问题：

1.解释作为建筑和场地主管，工作专门化对杰克的工作有多重要。

2.这所社区大学有什么样的组织结构？这种结构的优点和缺点是什么？

3.讨论决定杰克的管理跨度大小的因素有什么？

案例4-B：一位称职的主管

萨拉·特拉维斯（Sarah Travis）是巴诺大学书店（Barnes and Noble）的主管。她要向书店经理汇报工作，她最主要的工作职责是管理三位负责书店内辅助商品（服装、礼品和小饰品）销售的人员。萨拉的工作包括许多活动，其中还包括了整理书店货物的摆放顺序。每个学期，她的部门都要决定需要在库存中储备什么传统的商品，还需要有什么特别的或季节性的商品。他们必须填写一个采购订单，写明要订购的商品的数目和价格；萨拉会收到销售的账单以及运输的发货单。当商品从多个供应商那里送到时，萨拉的一位员工会将它们录入书店的库存系统。然后另一位员工会检查订单是不是与商品一致。这时，萨拉会在发货单上签字，并转交给会计人员。之后，一位员工拆开货物的包装，并把它们排放到仓库里预先安排好的地方。

不幸的是，仅仅将货物放入仓库并不能产生销量。萨拉的部门必须负责书店内的商品展示，然后监督货架的情况，必要时需要再进货。这期间，萨拉还必须知道卖了什么商品。她需要让这些信息登入存货系统，以避免缺货的情况发生。为了跟踪存货情况，萨拉值班时每天要统计两次收据。当剩余的存货到达某一个特定点时，萨拉会再填写采购单，这个过程会再重复一次。

每周，萨拉还要与其他的主管开会协调许多活动。例如，她与负责课本的主管讨论空间的利用；有些时候，比如学期的开始，课本销售需要更多的空间，开学一周后，课本占用的空间会减少，萨拉的员工就可以展示更多辅助性商品。萨拉会与负责小吃、个人卫生用品以及办公用品和文具的主管们进行类似的碰头会。

根据案例回答问题：

1.在萨拉的部门里，员工的组织方式明显是什么部门化方式？用具体的例子来支持你的观点。

2.这种组织方式的优点和缺点是什么？

3.如果要求你从顾客（学生）的角度，用最有效的方式组织书店的员工和活动，你会用什么方式？并解释一下这样做的原因。

[1]4盎司=113.398克。