第四章 准备工作:确定时间、空间和工具

 

在第二部分中,我们会从之前概念式的框架和极为有限的应用转入到全面的实施和经典的实践操作中来。这一过程,通常会让人们体会到从未有过的轻松掌控一切的感觉,但需要大家按部就班的一步步进行,才能达到这个境界。最后,我会提供一些实际的事例供大家练习,以使大家尽可能容易的应用这一系统,并尽可能获得最大的收益3

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下定决心、全力以赴!

 

如果你还在犹豫不决,是否应该全力以赴地将GTD实施下去,我可以保证,仅仅这套方法中包含着的大量“小窍门”中的任何一个,都可能让你感到你为此所做的付出是物有所值的。比如,曾经有人参加了我的为期2天的研讨会,会后他打电话告诉我,他的最大的收获就是建立并开始使用备忘录文件夹,这凭这一点就让他感到值回票价了。所谓的“窍门”,是为我们自身中略显笨拙和迟钝的那一部份准备的。我所了解的那些高效工作的人,在很大程度上,正是那些很好地将“窍门”融入生活的人。我们头脑中聪明的那一部分决定了我们要处理的事情,而自身比较迟钝的那一部分则负责执行,如果有了各种“窍门”的帮助,那个笨拙的自己就能自动地做出相应的反应,并达成良好的结果。这正是“窍门”的重要作用。

通过行动使自己感觉良好,要比等到感觉良好的时候再行动容易得多。

比如你像我一样是个健身爱好者,大概你也有一套办法让自己去投入运动吧。我的窍门就是服装。如果让我套上运动服穿上运动鞋,我就会身不由已的想去运动;否则的话,我就绝对提不起劲儿来。

让我们一起看一个生活中常见的提高效率的小窍门。有时你需要把工作文件带回家处理,而第二天又必须带回公司,这种情况很常见吧?这样一来确保自己第二天早上不要忘记带上它就是头号大事了。当你遇到这一情况时,头一天晚上会把要带的东西放在哪里呢?是放在大门口,或者放在钥匙旁边吧?这个技巧大家都会,而这绝不是某个培训班的成果。但这个窍门的确是非常高明的自我管理的技能,而你早已将它应用于你的生活之中了!在前一天晚上,那个聪明的自己早就料到那个迟钝的自己第二天早上可能会忘掉那件重要的东西。“放在门前的到底是什么东西呀?噢,对了,我必须把它带去上班!”多么经典的一幕。在GTD中,我把这个诀窍称为‘把它放在大门前’。这里的‘大门’不再是狭义的“家门”了,是指我们的心灵之门。但是初衷原理却是完全一致的。

如果你立刻拿出日程表,仔细搜寻一下在今后的2周内都有哪些事情有待处理。你很可能会想到“噢,这个提醒我还要去……”。如果你立刻把这一条新增的信息记录在某个能提醒你的地方,那么你一定会体验到一种轻松的感受:思路更加清晰,对工作更有信心。这不是什么搞可以,它仅仅是一个窍门而已。

当你在适当的时候考虑适当的事情,并且动用恰当的工具来捕捉这些具有增值价值的思想时,你就能显著提升工作效率,增强创造力。

如果你立即动手取出一张干净的白纸和你最喜爱的书写工具,用3分钟的时间,专心思考一下你内心中最不敢面对的事情,我敢保证,你肯定会想到“噢,天哪!我必须要考虑一下……”。把你大脑中闪现出的事情逐一记录在这张白纸上,然后地妥善地保存起来,以便日后需要的时候随时查阅这些想法和信息。实际上你并不会比10分钟前更加聪明,但你却会为工作和生活增添新的价值。

学习“黑带级”工作管理的主要方法,就是如何建立建立一套系统并如何将之付诸实施,直到将这套系统和方法融入你的工作和生活当中去。当你准备好了时间、空间和工具之后,你要做的就是要相信这套系统能够帮助你把事物的处理提升到一个新的高度,而这套系统确实不会辜负你的期望。

如果你真心实意的希望在个人管理方面取得实质性的进步,那么建议你对以下各章节的内容仔细阅读、认真实践,不放过其中的任何细节。要知道磨刀不误砍柴工。同时你还会发现,这些练习会直接作用于你生活中正在发生的事情,对其做出影响和干预。我们将一同完成很多你想要完成但却一直没有完成的工作,而后呈现出的崭新的、高效的工作方式,也一定会令您自己惊叹不已。

 

预留时间

 

我建议你用一整块时间来启动这个系统,并准备出一个工作区(合理的空间布置、舒服的家具、称手的工具)。一个舒适高效的工作区非常重要,它能减少你对事务处理的潜意识的抗拒,甚至能吸引你坐下来、加快你的工作节奏。最完美的时间安排是连续的两整天。【原文注:如果你找不到这样的时间也不用泄气,记住:无论时间长短,只要你按照我的建议去实施了,就一定会有收获。两天时间并不是这个启动这个管理方法的必要条件——只不过这些时间投入会让整个过程立竿见影。】一个完整的信息搜集过程(collect)将要耗费6个小时或者更多的时间,而处理(process)这些信息、确定下一步行动的耗时,将很可能在8个小时以上。当然,收集和处理的工作也可以分多个部分完成,但是一次性完成这些工作会更流畅一些。

对于一般的工作人员来说,进行这项工作的最理想的时间段是在周未或者节假日,因为在此期期间,外界的干扰最少。如果我们必须要在一般的工作日进行这个过程的话,首先要确认在这一天中没有任何预约,除非出现紧急情况,否则不接受任何打扰;所有的电话呼叫都转至语音信箱,或者先由秘书接听,等到休息时间再进行处理。我不建议你用下班后的时间,因为这时往往意味精力不济,而且很有可能出现“走神”的情况。【原文注:其实下班后的时间对某些平时不适合做的事情,反而是比较合适的,比如整理文件、照片,上网研究一下的度假的地点,或者清理一下个人发票之类的。】

我接触过许许多多的管理人员,对于他们来说,找到连续两整天的时间是执行整个计划过程中最困难的部分——他们工作时,必须时刻准备好进行各种不期而至的会议和通讯,让他们对这些工作放任不管是极其困难的。所以我们通常会选择周未时间。如果你的办公地点是一个开放式的大办公室内,那么在一个普通的工作日中找到大块不被打扰的时间就更加困难了。

这并不是因为程序本身是多么的“神圣不可侵犯”,而仅仅是因为要收集处理如此多的尚未解决的事务,需要耗费大量的精力,尤其是当人们让事务长期以来一直徘徊于这种“开放的”、“悬而未决”或者“陷入困境”的状态时。任何中断都可能导致之一过程的加倍延长。如果你能够在某一个有限的时间内一次性完成这个工作,那么,这会让你感受到自己的控制能力空前提高,并且体验到一种强烈的成就感,从而激发出更强的创造力。经过这次集中处理之后,你便能在日后利用各种工作之间的短暂间隙处理随时出现的问题了。

专门空出两天时间来处理这个过程,对于你的工作效率和精神健康而言,都将具有成倍的价值。

 

确定空间

 

你需要确定一个具体的地点来作为处理事务的中心区域。如果你在办公场所有一张办公桌,这里当然就是最好的选择。如果你在家中办公,那么家里的工作台就是你最好的选择。如果你在这两处都有办事的空间,你就得想办法在这两个地点建立起统一的、可以交替工作空间。

构成一个工作空间的最基本要素,仅仅是一个用于书写的平面及一个用于存放工作篮的地方。对一部分人(如一个机械修理店的工头、一个在医院的问事处人员、一个照顾孩子的保姆)来说,拥有这样的条件就足够了。但对于大多数专职人员来说,这个用于书写的平面还需要进一步的扩充,包括一部电话,一部电脑,资料架、名片夹、文件夹等。有的人还可能需要传真机、打印机、录像机,或者多媒体会议设备等。更有甚者,可能还需要放置一下用于健身、休闲和个人爱好的物品。

一个实用的工作空间至关重要。如果你还没有一个这样的工作空间和工作篮,现在马上动手安排。无论是学生、家族主妇或者退休者,这都同样重要,每一个人都应该建立一个自己工作空间用以处理各种事务。

如果要我在几分钟内建立一个紧急的工作区,我会买个门板,把它架在两个两层抽屉的文件柜上(一边一个),再在上面放三个工作篮,一摞白纸和一支笔。这就足以构成我的总部基地了(如果我需要下来的话,那就还要买个小凳子!)。信不信由你,我曾经去过几个经理的豪华办公室,都没有我上面建立的区域那样实用。

 

即使你是个上班族,在家里你仍然需要一个工作空间

千成不要吝惜在家中的工作空间。在家中建立一个工作区域的“分部”吧,你会发现这是非常重要的。我接触过很多人,大多因为家里杂乱的环境而感到窘迫,根本无法同他们上班时的工作环境相提并论;而当他们在两个地方都建立了工作区域后,会感到受益匪浅。如果你同他们的情况类似,花上一个周未的时间在家时打造一个工作区域吧,这对于组织管理自己的生活来说,将是一个重大的变革。

你必须准备一个专门的工作空间——在家、在工作场所,如果可能的话,甚至在旅途中。

 

在移动中的办公空间

如果你是一个频繁出差在外的生意人,或者过着一种流动性的生活,需要到处奔波,那么你就需要在路途中配备一个高效的微型办公室。这常常包括一个公文包、背包或者一个小书包,并配有一层层文件夹以便于携带的办公用品。

很多人丧失掉了一些有效工作的机会,就是因为他们没有随身准备好必要的办公设备,结果无法有效利用起零散时间和旅途中的空闲时间。一个运行良好的管理模式,一些得心应手的工具,加之将住所和工作地点紧密结合的完善系统,这三者结合,就可以使你的旅程变得富有成效。

 

不要共享办公区域!

拥有自己的工作空间是极其必要的,或者至少拥有一个独立的工作篮和处理文件的地方。我结识了许多已婚夫妇,他们为家中惟一的一张写字台你争我抢。而当他们在家中又增添了一套办公空间后,发现结果真的是天壤之别。这样做法并没有产生他们想像的那种隔阂,反而减轻了管理共同生活时对夫妻关系所产生压力。有一对夫妇甚至打算在厨房也配备一个迷你工作台,这样在家里照顾小孩的妈妈也能同时兼顾到其他要处理的事务。

某些机构对“旅馆式Hoteling”这个概念情有独钟,即要求员工具有完全独立的、可移动的工作区,可以在任何临时的工作空间随时开展工作。对于这一概念在实践中将会取得什么样的成效,我表示怀疑。我的一位朋友在华盛顿的一家政府机构就职,他也参与了建立这种“未来办公室”模式的活动。据他说,这种旅店模式往往由于“我的”这一因素而分崩离析。也就是说,人们只希望处理自己的事情。我认为,失败的结果还有更深层次的原因:任何一套系统,只有当我们在潜意识中对其没有抵触的时候,才能得到应用和推广。当我们不得不一次次重新建立我的工作篮、我的归档系统,不断改变处理信息的方式和地点的时候,这必然会使我们心烦意乱。

拥有自己的工作空间是十分重要的。你希望运用自己的系统,而不仅仅是在头脑中想象它。

假如已经建立了一套完善的系统,并且你的工作和相关工具都是可以可以随身携带的,那么你当然可以在任何地方展开你的工作。然而,你仍然需要一个“总部基地”:要有得心应手的工具,以及存放各种参考资料的宽敞空间(并且要便于随时取阅)。我遇到的大多数人往往至少需要4个抽屉来存放他们的常用资料——把这些资料轻松地搬来搬去可不是什么容易事。

 

准备好你的工具

 

如果你下决心要完整地实践整个GTD过程,那么在开始之前,你还需要准备一些最基本的用品和装备。你很可能会在多种选择中犹豫不决:是继续采用那些用过的工具,还是考虑试用一下全新的工作用品呢?

要注意,只买对的不买贵的。通常情况下,对于低技术含量的工具,那些看起来越“有效”的工具,事实上可能越没用。

 

一些基本的管理工具

我们假设你从零做起,除了拥有一个桌面的工作空间以外,你还需要:

•资料存放盘(最少3个)
•一叠信纸大小的白纸
•一支钢笔/铅笔
•即时贴(3X3寸)
•纸夹
•活页夹
•订书机和订书钉
•透明胶带
•橡皮筋
•自动打签机
•若干文件夹
•一个日程表
•废纸篓

 

资料存放托盘

一些文件盘可以用来存放工作中的输入、输出文档,其余的文件盘可以放置正在进行中的工作文档,以及需要“阅读和回顾”的资料。最好用的要数那些侧面标着字母,或者可以叠起来堆放的那一种,这些文件盘前端的缺口可以让你猜抽取文件的时候感觉非常方便。

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白纸

你可以用白纸开始你的收集工作。信不信由你,在整整一页白纸上只写下一个想法,将会产生令人难以想像的效果。尽管大多数人最终将采用列表形式来记录他们的想法,但是总有那么一部分人会喜欢上这种简洁易行的“一张纸一个想法”的办法。无论如何,手头准备一些足够的白纸或者便签,以便随时捕捉各种想法,这一点非常重要。

 

即时贴、夹子、订书机,等

有了即时贴、夹子、订书机、胶带和橡皮筋,你就能快速的整理和存放各种纸质资料了。到目前为此,我们还不能完全摆脱纸张的使用,因此,这些管理纸张资料的简单工具也是不可缺少的。

时时刻刻不间断的收集,思考,加工处理和组织管理这本身已经是一个巨大的挑战了。你必须确保自己有恰当的工具来尽可能地简化这一过程。

 

打签机

打签机是我们工作中不可思议的重要工具。我曾经指导过的数以千计的各类职业人士,现在都添置了自动打签机。我保存的档案中写满了他们对此的评语,如:“真让人难以相信。我以前从来不相信它是如此的神奇!”你可以用打签机给你所有的文件夹、活页夹的侧面以及你能想到的任何资料标识说明。

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说道这里,我就要推荐Brother打签机了——它是你最好的工作伙伴。你可以选择最便宜的型号,放在桌面上的并且使用交流电源(这样你就不用为电池操心了)。当然还要有大量的标签纸带。白底黑字的标签不单清晰醒目,还能方便地为循环使用的文件夹更换标签4

当然你也可以用电脑和打印机打印电子标签。但是我还是倾向于独立的标签工具。如果你要一次完成很多分类工作,并且要批量制作标签,你就会发现为每个文件夹打印一张纸是多么麻烦了。多了这么一道麻烦的工序,对整个系统的运作无疑是非常不利的5

 

文件夹

你需要使用大量的文件夹(最好是标准尺寸的)。如果归档系统需要,你还应该准备相等数目的潘德弗莱克斯文件夹。普通的白板纸文件夹最好——用各种颜色分类比较复杂,而且没有想象的那么好用。参考资料归档系统应该就像是一个简单的图书馆。

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Pendaflex® Hanging File Folders

 

日程表

尽管你不需要用日程表来收集你的未尽事宜,但是在日常工作中,你还是需要用它来记录一些事情的。正如我以前提到过的,日程表不应该当作一个行动清单来用,而是应该记录那些必须在指定日期或时间完成的工作。(日程表是你的圣域!)

目前,大多数职业人士已经在使用工作日程表了,形式多样,从日程本到活页计划手册,可以查看日、周、月、年一览表,还有单用户日程管理软件,以及可以在公司内部运用的多用户日程安排软件,如Outlook或者LotusNotes.

日程表通常会成为整个组织工作的核心工具。它也理所应当地成为记录需要在指定时间完成的工作的重要工具。日程表可以记录各种需要日后提醒的事情或信息,但是日程表的功用还不止于此:应该将日程表与你的综合管理系统有机地结合在一起,让它发挥更大的作用。

你可能想问哪种日程表才是最适合自己的,这正是我们将在下一章节要详细讨论的内容。现在暂时还是用你正在使用的日程表吧。等你对整个GTD系统的运作找到感觉的时候,你也就可以分辨出哪些工具更适合你了。

 

废纸篓/回收站

大多数人在启动GTD的整理过程中会扔掉大量东西。而且这些垃圾的数量肯定会超过你的预想。在我指导一些公司高管的过程中,我发现在办公室外面放上一个大垃圾箱,确实非常有必要。

 

你是否需要一个计划手册?

你是否需要一个计划手册,这取决于好几个因素。你是不是已经在使用这种工具了呢?你希望所有的活动、日程安排和工作的提示信息以何种形式存在?你会在什么地点回顾这些信息,多长时间一次?我们的大脑绝非一个存储空间,因此绝对需要一些外部装置来管理大量的信息。你完全可以采用技术含量非常低的手段,比如用把纸质资料存放在文件夹。也可以使用高科技装备,比如PDA。当然你还可以综合地将多种工具结合在一起使用。

一旦掌握了如何处理你的材料以及你希望组织管理的内容,你所要做的就仅仅是创建和管理清单了。

在前面列举出的这些低技术含量的工具,都是用来进行收集(collect)、处理(process)和组织(organize)工作的。用白纸和文件盘,就可以开始收集工作。当你处理收集到的工作的时候,少于2分钟的工作都会立刻完成,这期间内就会用到即时贴、订书机和架子之类的东西。那些需要花很长时间阅读的东西(杂志、文章、大篇幅的备忘录等等),则需要放在一个专用的文件盘里面。还有一些东西是需要你整理归档的。那剩下的事情(维护项目的进度情况,记录在日程表上的事情、行动、信息,还有那些需要你跟踪检查的交给别人的工作),就需要整理成某种格式的清单,或者同其类似的可回顾的形式。

这些任务清单完全能够以底技术含量的形式加以保存,如放置在文件夹中的一页纸(比如,在“电话”文件夹中,按联系人分页记录需要拨打的电话);或者采取中等技术含量的工具,在活页记事本或者计划手册上进行安排(如页眉上标着“电话”的页上列出联系人的姓名);当然,还可以使用高科技的电子清单(如PDA中“TODO”条目中的电话栏,微软outlook中的“任务”栏下的电话分类)。

除了保存可以随身携带的资料(比如电话/地址本)以外,计划手册的主要功能还是用来管理各种清单的。(日程表本身就是一种特别的清单,这个清单记录的是对时间有刚性要求的行动。)从上世纪80年代开始,我们的市场上就充斥着各种各样的计划手册,从早期的每日计划册(Day-Timers),到现在PDA和电脑日程软件(Outlook或者LotusNotes)。

你应该把这套GTD系统建立在你原有的计划管理工具上,还是要尝试使用一套新的工具?答案是,选择那个能改变你原有工作习惯,并能够让你乐于使用的工具。当然,这还要考虑到效率这个因素。如果你经常接受的信息是电子形式的,那么电子工具会不会更方便?如果你要奔波于各种会议之间,一个纸质的日程表会不会比较好?当你不方便携带文件夹的时候,却还需要拨打几个重要电话的时候,你需要什么样的工具?诸如此类的问题会帮你找到合适的工具。当然,也别忘了个人审美和喜好。我曾经利用在餐厅等候晚餐的时间就可以更新行动计划,其实我当时只是想把我的新Palm拿出来把玩一下。

提升个人工作效率的最佳手段之一就是拥有你乐于使用的管理工具。

当你考虑否应该配备一个管理工具时,或者要决定使用什么样的工具的时候,记住,这个工具是用来管理你的清单的。你应该能在忙碌中轻松创造一个清单,并在需要时定期地翻阅。一旦你掌握了哪些内容应该纳入清单以及使用清单的方法时,采用何种介质已经变得无关紧要了,你只需要关注简洁、快速和趣味性。

 

构建一个归档系统的关键因素

一个简单而高效的个人资料管理系统对于整个过程来说是至关重要的。无论是在谁的办公室,在我们开始实施工作流程管理计划之前,首先要对他的资料归档系统进行评估。就像我在第二章里面提到的,缺少一个高效的资料归档系统,将是个人管理系统效率提高的最大障碍。我辅导过的很多客户,在这方面都有巨大的提升空间。我曾经多次驱车带客户到当地的办公用品店去购买办公用品:一个档案柜、一大摞文件夹、一个打签机,目的就是为了能够创造一个空间来存放搜集到的 “资料”。而此前,这些“资料”可能都七零八落的散落在他的写字台和书柜周围,有的甚至堆在地上。

如果你的归档系统无法达到快速、高效、有趣,那么你就会对整个过程产生抵触情结。

在这里,我们最关心的是一般性的归档系统——这与专用的归档系统截然不同,专用的归档系统用来保存各种有明确分类,并且可以建立索引的资料,比如合同、财务记录或者其他类似的资料。而一般性的归档系统就是包罗万象的了——期刊杂志,笔记便条,传真信件,论文讲稿——基本上涵盖了任何不能纳入专用归档系统的东西(当然,这里不包含那种可以自成体系的东西,比如大型软件的说明书,或者半自动装订机之类的东西)。

如果你有一个可靠的秘书或者助理来帮你管理归档系统,那么你就可以在文件上贴个即时贴表明要如何分类,然后交给他/她就可以了。但是,一般人都有点个人兴趣或者公司机密的资料吧,这些东西即使助理不在的时候也应该能够方便的查看。那么你就需要一个你自己的归档系统(把它放在你的手边吧)。

 

成功归档分类的要素

我强烈地建议你使用自己的归档系统,并且这个系统要放在触手可及的地方。你从工作篮中拿出一个文件(或者从Email里面打印了一张文件),看了之后你觉得它不需要付诸行动,但是却具有潜在的价值,然后你就把它按照分类放入了你的归档系统中。这整个过程不应该超过1分钟,如果达不到这个要求,就说明你的归档系统需要继续改进。归档过程如果花费太多时间,这将使你对这个过程产生抵触,最后的结果很可能是把需要归档的资料杂乱地堆积在一起。这个系统除了要快捷,还应当让你感到有趣、好用、完整。否则,你会觉得归档这事儿是个艰巨任务,你就不会想去清空你的工作篮,甚至都不想看它一眼。但是别泄气:一旦建立起了合适的归档系统并让他运作起来,人们通常会不再抗拒归档工作,甚至会乐此不疲的。

当你把一张文件纸——就算是一张潦草的笔记——归档到系统之内的时候,那成就感并不逊于处理了一大宗正式的文件。这是因为组建和管理文件需要花费大量精力,人们平时要么不保存,要么胡乱地塞到柜子和抽屉里(想象你是如何保存那些外卖菜单和火车时刻表的)。

如果你觉得需要对你的系统采取一些改进措施,以使它更加方便好用,那么就立刻动手吧!我设计的系统对我自己非常合适,很多尝试过的人也都有同感,所以我强烈您建议参考下面提到的方法,来改进自己的系归档系统。

 

一般性归档系统应该伸手可及

归档工作应该能够在瞬间完成,并且操作简单。如果每次存放文件时都不得不站起来,那你就会渐渐习惯随手把它丢到一边,从而放弃了归档,同时,你也会抵触去处理工作篮里面的工作(因你潜意识里知道,那里面有一些文件可能需要归档!)我培训过的许多人都已经重新设计了办公室的布局。现在坐在椅子上的时候,一转圈就可以取到4个归档抽屉里的参考资料,不用再满屋子乱窜了。

 

按字母排序(或者按照拼音排序)

我建立了一个按照英文字母顺序排列的归档系统。一般而言,人们倾向于把文件夹当做一个管理系统来使用,按照工作类型或者不同领域分类管理。但当你忘记了某一材料的具体分类的时候,它可能出现的地点将会呈几何倍数大大增加。一个简明扼要的按照字母顺序排列的系统可以根据主题、工作、人或者公司加以细分,这样即使你忘记了放在哪,也仅仅面临着三四个选择。在通常情况下,你可在每个标签下设立一些子主题,比如:“园艺——花盆”和“园艺——想法”,这些都可以排列在字母G的下面(园艺Gardening)。

目前我为自己的一般性参考资料文件夹设立了4个专用抽屉。每个抽屉的外面都清楚地标明了“A~E”、“F~L”等标签。一旦某份资料贴上标签以后,我就不用再花心思去考虑放在哪里了。

如果在一个主题或项目下出现过多需要归档的资料,那么就可以考虑给她分配一个单独的抽屉或者柜子。但是,如果这些资料不到半抽屉那么多,我还是建议把这些资料纳入你的字母排序的归档系统中。

 

准备足够的空文件夹

我手头上储备了大量的空文件夹,处理资料的时候随手可取。当你需要归档的时候,却发现由于没有充裕的文件夹而导致工作停滞不前,恐怕再也没有比这更让人沮丧的了。在任何情况下,都应该有至少半抽屉的新件夹可以供我取用。经验之谈:当空文件夹的数量降低到100以下时,就再去订购一批。

 

保持抽屉中的材料少于3/4

尽量使抽屉中存放的资料少于3/4。如果每个抽屉都已经塞得满满当当的,你的潜意识里就会排斥新资料的存入,结果使应该得到归档的资料堆积如山。如果发现抽屉快慢了,我就会在打电话等候的时动手进行整理。

我知道,几乎所有的人都曾经使用过塞得满满的抽屉。如果你不希望自己对归档发生抵触,或者仅仅是想保护你的指甲,那么你就应该让你的抽屉里面保持松动,至少可以方便自由的取放资料。

面对抽屉快要塞满的时候,一般人的反应都是:“我得再准备个抽屉保存归档资料了!”。拜托,帮帮忙!如果你觉得这些资料值得保存,那就应该把它们保存在你触手可及的地方,对不?如果这个都不能保证,那你为什么还要继续保存它呢?人们都说“我们处于一个信息时代”,如果此言不虚,那么你保存信息的时候同时妨碍了你对信息的使用……这可不明智。

为了让你的一般性归档系统有足够的工作空间,你还应该另外准备一个放置资料的仓库。主要用来存放那些不怎么常用的资料,比如已经完成的项目记录,终止处理的客户文书。这些资料虽不常用,但是确实需要你保存起来以供日后需要的时候查询,所以把这些资料放远点吧,至少要在你的视线之外。(省得这些资料分散你的注意力)

 

用自动打签机来标注文件夹

打印标签会彻底改变你的文件夹的面貌,以及你和这些文件夹的关系。把打印标签的文件夹放在会议桌上会让大家都感到舒服;每个人都能看懂那些标识;即使把它们放在公文包中或者放在远处,你也能看标识中的内容;当你打开抽屉的时候,呈现在眼前的好像是一个按照字母排排序的目录一般。怎么样,感觉很好吧?这甚至会让你爱上归档。

到目前为止,科学家还不能解释为什么打印标签的文件夹会让工作变得如此有效,但是我知道这确实是事实。买个自己专用的打签机吧。为了让整套系统流畅运转,你需要随时取用它,这样你才能随时进行归档的工作。不要把它借给别人!如果在你想归档的时候发现打签机不在手边,那你很可能会把这些资料堆在一边的。打签机就和订书机一样是不可或缺的基本工具。

 

选择质量好的文件柜

文件柜的质量不容忽视。每当你试图拉开一个沉重的抽屉时,却听到“吱吱”的刺耳声,没有什么比这种感觉更糟的了!当你费尽力气地拉开你那29.95美元的特价书柜时,往往出现上面的一幕。你需要的柜子是这样的:即使抽屉内已经塞满东西,也可以轻松地打开和关闭,感觉就像德国汽车的车门一样。我不开玩笑,这个绝对是必要的。

 

尽可能不要悬挂文件夹

有很多人喜欢把文件夹挂起来。冒着得罪他们的危险,我还是建议你彻底放弃这些设备,选择那些可以独立放置的简朴的文件夹,把他们放在抽屉里,顶多用个金属架在抽屉里面支撑一下。悬挂文件夹大大地降低了工作效率,这是因为创立一新的文件夹比较麻烦,这也给归档工作造成了限制。

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这里有封电子邮件,是一位高级经理人最近给我发来的,多年来他一直在使用悬挂式装置。由于当初花费不小他一直没舍得更换。但是,最终他还是接受了我的建议。下面就是这个邮件的内容:

你的系统简直太神奇了!我已经彻底地更换了家里和办公室里的所有文件夹,总共只用了4天时间。我换掉了所有的潘德弗莱克斯Pendaflex文件夹,选用了白板纸(马尼拉纸)文件夹,上面只标注了从A到Z的字母,一目了然,妙极了!这一切变得更加简单。而且我的写字台也变得简洁了,再也看不到挂在周围的“待处理”文件夹了。

 

但是,如果你做不到的话……

很多人无法脱离这种悬挂式的文件夹系统,至少在工作上离不开,因为不少公司将这种悬挂式的文件夹作为标准办公用品配备给自己的员工。如果你不得不使用这些悬挂式文件夹,那么我建议你:

•标签要贴在文件夹上,不要贴在文件悬架上。你开会或者出差的时候可以带的是文件夹,而不是文件架。
•每个悬架上只挂一个文件夹。这不但看起来整洁,也能防止过多的文件夹把悬架压变形。一旦有某个文件夹满了,就必须对整个系统进行重新排序,这太麻烦了。
•准备大量的空悬架和空文件夹,保证你能随时创建新的文件夹。

在现实生活的忙乱工作环境中,如果进行一次归档要花费60秒以上的时间,那你肯定不会进行归档,而是会把它们堆在一起不管。

 

至少一年整理一次归档系统

定期地整理你的文件归档系统,可以防止它们变得混乱,也能防止某些资料如石沉大海般被你漏掉。也给自己一个审视其中内容的机会,也许你会想“没准这东西还还有用”。可能几个月后,信息和物品的价值都会发生变化,你该决定哪些还值得保留,那些已经没有价值了。就像我说过的,我一般都是在等待电话接通的时候清理我的归档系统的(或者是在那种冗长的电话会议中!)。


我建议所有的机构都建立一个个人整理日,在那一天,所有的员工都穿着休闲服和运动鞋子,把电话静音,动手清理他们积存的各种东西。整理日的到来,将使每个人都在轻松的状态下度过这一整天。个人的整理日是也是你处理财务票据的绝佳机会,无论是在假期、年底、或者每年春季的报税期,这样的一天可以让你把前一年的所有财务票据都完全地整理好的。

 

最后一件需要准备的事

 

你已经专门预留了一个时间段,建立了一个新的工作区,也准备好了各种基本工具,万事俱备!还差什么吗?

如果你已经决定要花费一定的时间来建立自己的GTD系统,要想获得最佳效果你还需要做一件事情:处理或推迟在那一个时间段内你需要处理的任何其他事务。

假如你确实需要同某人通一次电话,或者你的秘书必须要请你处理某件事情,或者你有事情想要同你的配偶商量一下,马上就动手处理吧。要不然就将这些事务推迟,做好记录,以待以后需要执行的时候提示自己。也就是说,你要为建立新的工作流程体系集中你的全部注意力,这一点至关重要。

虽然学员们为了获得我一对一的指导而确定了一个时间段,并且也支付了高昂的费用,但是每次和我的学员一起坐下来开始工作的时候,总会遭到一些事情的打扰,毫无例外。“噢,对了,我今天必须要马上给这个用户打一个电话”,或者“我必须同我的先生确认一下,看看他是否已经拿到了今天晚上的入场券”。我想,这可能已经成为社会的不良习惯了,这么多精明干练的人士竟然日复一日地对自己责任和义务视而不见!

那么你是否已经处理好这些问题吗?好的,现在就开始,把你手头所有的未尽事宜收集到一起吧。