第五章 收集阶段:归拢材料

 

在第2章里我已经介绍了收集资料的一些基本程序。在这一章中,我们将详细讨论如何将你所有的未尽事宜、零乱的资料归拢到一起,都放入“工作篮”中。这即是通往“心如止水”境界的关键的第一步。只需要比以前的习惯做法多搜集一些信息,你就会体验到一种积极良好的感觉。如果能够坚持百分百地落实这个收集信息的环节,你的生活将会发生戏剧性的变化,这能让你能站在一个全新的高度审视你的工作和生活。

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当我指导客户开始这个过程的时候,一般收集阶段会花费1-6小时的时间,当然,个别人会需要更长的时间(有一次一个人花费了20个小时进行收集工作,当然他的工作方法有点问题)。如果你想要捕捉工作和生活中的所有未尽事宜,那么这个时间可能要更长一些。这意味着你可能会严密搜索所有的几角旮旯,这包括你的汽车,你的游艇,你的其他房产(如果你有的话)7

你尽可以放心,就算你只能抽出几个小时的时间,这也足够你将工作和生活中经常关注的主要事务收集起来了。对于其余的事情,留给自己一个包含地点提示信息的便条也就足够了。比如“清理一下车库”或者“看看门厅的那个壁橱”。

其实在现实生活中,你用不着(也不可能)每时每刻都100%地收集所有的信息。如果你和大多数人一样,就很可能会出现这样的情况:连续一周都非常忙碌以至于根本没有时间去进行收集工作。但是你心中应该有这样一个标准:将所有你关心的事情统统收集起来,清空自己的大脑,这就是你的目标。

 

各就各位,预备…

 

一定要在你彻底完成所有的收集工作之后,才开始对其进行处理(process)。这样做的原因是非常现实的:

1. 这有助于你认识到自己面对的工用量。
2. 同时让你清楚“终点”在哪
3. 当开始处理(process)和组织(organize)的时候,你不希望自己因为想起来可能还有些事情没有收集起来而心神不宁吧。一旦你把需要你处理的所有事情都汇集到一起了,你自然就会进入到思想高度集中的状态,并去全力处理这些事情。

一次性把所有的事情都汇总到一个地方,这听起来让人觉得有点匪夷所思,特别是很多事情都让人觉得不是“那么重要”。(这也导致了不“那么重要”的事情总是被人们丢在一边。)这些事情初次出现的时候都不怎么紧急,在短时间之内,好像也不会因为没有处置而造成什么不良影响。它可能是你钱包里的陌生名片,每次你看到的时候你都会想“等有时间了,给这个人打个电话”。它也可能是抽屉里面的一个什么零件,你都想不起来是从哪里来的了。他还可能是你办公室里的那台打印机,每次看到的时候你都觉得它该挪挪位置。诸如此类的事情会时常扰乱你的心智,就因为你没有决定是要去处理执行,还是要彻底丢掉不管。但是这些事情会通常让你觉得“那里还有什么事情要办”,他们会控制住你,并且无谓消耗你的大量精力。记住,你可以对尚未完成的事情感觉良好,只要你明确知道自己还那些工作到底是什么就行了。

好了,是时候开始了。放好的工作篮、准备一摞做笔记的白纸,咱们…

 

…开始!

 

外在的客观的收集工作

第一步是搜索你周围的环境,检查一下哪些事物没有到位,把它们放入工作篮。收集的目标是那些未完成的工作,以及还没有开始的工作。把它们全都收集到工作篮中,以便开始下一步的处理工作。

训练自己发现那些没有到位的事情。

 

哪些东西不该动

要想知道那些东西应该收集,最好方法就是,了解那些东西不应该收集。这有四类东西是我们在收集过程中不该动的:

•日用品
•参考资料
•装饰品
•办公设备

 

日用品……

包括一切你经常使用的、需要保留的物品。文具,名片,邮票,订书机、即时贴、电池,橡皮筋,这些物品都属此类。还有许多人拥有一个存储“个人物品”的抽屉,里面有牙线、杜蕾斯8、薄荷糖之类的物品。

 

参考资料……

你之所以保存这些资料就是为了以后需要的时候查询上面的资料。比如一本软件说明书,一个外卖店的菜单,足球队的赛季安排等等。这类东西还包含你的通讯录,与工作、计划和项目有关的参考信息,比如字典、百科全书、年鉴等等。

装饰品……

家人的照片,工艺品,纪念品,盆栽植物,公告板上的标语之类的东西。

 

办公设备……

电话、电脑、传真机、打印机、碎纸机、办公家俱,可能还有录像机投影仪之类的东西。


肯定有不少东西在这4类的范畴之内——基本上你的所有的不需要行动的工具和装备都在此之列。除此以外的所有东西都应该收到你的“工作篮”中。要注意,有些东西可能在这4类之内的,但是依旧需要采取行动,别把这些东西遗漏了。

比如,很多人都会在书桌或者壁橱里面发现一些参考资料,这些资料要么是过时的,要么就是需要重新归类整理的。这些东西就应该收集到“工作篮”里面。同理,如果你放置日用品的手提早就不堪重负了,放满了没用的东西,那么这很明显就是一个应该收集起来的“未尽事宜”。桌上的孩子尿片是不是该换了?墙上挂的画你想换掉么?这些纪念品还有必要保留么?家具摆放让你满意么?电脑需要重新安装一下么?办公室里的盆栽还郁郁葱葱么?换句话说,如果这4类东西里面,有什么让你感觉到不怎么“到位”,那么尽管把它放到你的“工作篮”里面,等候处理(Process)吧。

 

收集过程中可能遇到的问题

在资料收集阶段,你可能会遇到下面一种或者多种情况:

•收集的内容过多,一个工作蓝装不完;
•可能偏离到清理打扫和整理的工作中去;
•如何处理以前的收集和整理成果;
•发现了紧急事件怎么办。

 

如果某个东西太大,工作篮放不下怎么办?

如果某个东西放不到工作篮,那么就把信息写在白纸上,作为替代放到工作篮中。比如说,你办公室的门后有张画需要处理,那你就在白纸上写上“门后的画”,让后把这张纸条放在工作篮里面就可以了。

别忘了在纸条上留下日期,这可是大有裨益。如果你的系统收集了很多这类的纸条,那么了解纸条是何时创建的会很有用的。另外,习惯随手在笔记上标注时间也是一个好习惯:给秘书的即时贴,从服务台下载的语音留言,与客户联系的电话记录。尽管这些时间信息只有3%的情况下的会对您非常有用,但是这也足够值得养成这个好习惯了。

 

如果收集的东西太多,工作篮放不下怎么办?

如果你和我98%的客户一样,那么你所收集的东西肯定要超过一个工作篮的容量。如果出现了这种情况,那就把这些东西堆在工作篮周围好了,或者干脆放在旁边的地板上。不用担心,这堆东西会在后面的处理和组织结束之后,就会烟消云散的。只要你自己能清楚地把这些收集起来的东西和别的东西分开就行。

 

立刻倒掉 

如果某些东西你一眼就能分辨出它是无用的垃圾,那么别犹豫,立刻扔掉好了。对于我的一些客户来说,这中情况经常出现在他们第一次清理自己写字台中间的抽屉时!

如果你无法确定某样东西是否值得保留,那么就把它放在工作篮里吧,把这个问题留到处理阶段(Process)再考虑。你现在不应该做的事情,就是对每样东西进行判断、甄别、研究。如果你把东西都收集起来了,那这类工作就可以以后再做,并且你会发现,在处理阶段(Process)进行这类工作会更加容易。收集的目的就是把需要收集的东西以最快的速度收集起来,以节约时间、“划清界限”。

 

谨防掉入打扫和整理的误区

许多人在清理办公室(或者家里)的时候,都会不知不觉地进入一种“打扫和整理”的状态。如果这情况在你身上也发生了,嗯,没问题,只要你有足够的时间用来挥霍(比如整个周末的空闲时间)。否则的话你要立刻打断这种情况,把这类打扫的愿望当成一个需要完成的事务,写在纸条上,放在工作篮里。比如,你可以写上“清理我的五斗橱”或者“打扫办公室里的资料柜”。

许多人在清理办公室(或者家里)的各个不同区域时,也有可能会不知不觉地进入一种“归纳整理”的状态。就像上面说过的,如果你有足够的时间,这当然没有问题。否则,你必须把这类工作当做事务或行动记录下来,并把提示信息纳入你的系统之中,就像“规整抽屉”或者“整理办公室的资料架”。你现在不应该做的事情,正是在收集过程中,忙于进行这些细枝末节的打扫和整理工作。这些意外工作花费的时间通常超过你的想象,而你现在需要的正是尽快完成收集工作,以使你的系统走上正轨。

 

如何处理那些任务清单上和计划册上已有的事情?

可能在此之前你已经拥有自己的管理系统了,比如任务清单或者计划手册之类的东西。但是,除非你在此之前对自己的系统非常信任并且成功执行了,否则我还是建议你将这些任务清单和计划手册也当成需要处理的东西,也放在工作篮里面。你的系统应该在各方面都是平等一致的,所以你应该把所有东西都摆在面前,用同样的视角去审视和处理它们。

 

“这事我可不能再忘了!“

通常情况下,有些人在收集过程中偶然发现一页纸或者一份文件时,会大叫一声:“我靠!这事我怎么忘了!我必须立刻处理一下!”这可能是一张电话留言,提醒他两天前必须回一个电话;或者是一个会议备忘录,提醒他几个星期前必须完成的一件事情。他绝不希望把它与其它堆积如山的资料混在一起,以免再次丢失这个信息。

如果这件事发生在你的身上,你首先必须问一下自己:有些事是否必须在开始实施GTD前解决掉。如果情况如此,你最好立刻行动起来把它搞定,以便能够尽快地消除这个精神负担。如果还没急到那个份儿上,那你就按部就班地行事吧,把它放入工作篮中。不管怎么样,你马上就要对付并工作篮中的一切问题,因此不会出现丢失或者遗漏它的情况。

如果此刻无法对这类事情付诸行动,但你确实需要提醒自己这是你的首要任务,那么可以在手边建立一个“紧急事件”篮。虽然这并不是一个完美的解决办法,但它确实有效。请记住,随着把那些没有注意到的问题摆在表面,你潜意识中的忧虑就也随之浮在表面了。(这应该会让一个人感觉好些。)没错,你应该随机应变。

 

从办公桌开始

准备好了?好的。开始往你的工作篮里面堆东西吧。通常,就在手边就会发现大量的东西需要放在工作篮里面的。许多人平时就把办公桌当成工作篮来用;如果你是其中之一,那么你周围肯定有不少成堆的东西需要进行收集。从你的办公区的一端开始归拢这些成堆的东西吧,然后逐步推进、仔细搜索。典型的成堆物品:

•堆积成山的信件和备忘录
•电话记录本
•收集到的名片
•会议记录

大多数人开始的时候都有这样的想法“哦,我知道那堆东西里面都有啥,就那么放着好了”,你一定要克制这种想法。那堆东西正是以前没有处理的东西,所以必须全都放入工作篮中。

在你清理自己的办公桌时,问问自己是否打算更新自己的办公用品。电话好用么?电脑呢?办公桌呢?如果有这类的需要,写个字条放在你的工作篮中吧。

 

写字台的抽屉

下一步轮到写字台的抽屉了。注意一次对付一个。抽屉里有哪些东西总是在分散着你的注意力?哪些可以采取行动?哪些是根本不应该放在那里的呢?无论哪个问题,只要出现了肯定的回答,就应该马上行动起来,把那些可以付诸行动的事件投入工作篮,或者在工作篮里留个纸条。在这里我要提醒你:你是要利用这个机会彻底打扫规整你的抽屉,还是要写个纸条提醒自己以后再完成这个工作,这完全取决于你的有多少时间以及抽屉里面东西的多少。

 

柜子,台子表面

继续清理办公室。搜寻放在书柜,工作台面或者文件柜顶部的那些临时文件。通常,你会发现一摞摞的的阅读资料、信件,以及各色混杂的文件夹和辅助资料。把它们统统收集起来。

也许这里会有一些你用过的参考资料,只是随手丢在那里。如果你能够顺手把它们放回原来的文件柜或者书架中,立即行动。但在你存放这些资料之前,你首先需要确认一点:这些资料是不是可能牵扯到别的潜在的活动呢?如果有,则必须放入“工作篮”,以备日后进一步处理。

 

柜子,台子内部

现在我们来检查一下柜子里都储备了一些什么物品。这里可能放置着大量的日用品、参考资料以及常年累月的积压品。这里还有不少损坏的东西或者过时的物品吧?我经常会在客户的柜子里发现不少没有意义的纪念品。比如,一位保险公司的总经理最后处理掉的奖状竟然塞满了一个小垃圾桶,这些都是他多年以来积攒起来的。

考虑一下,那些收藏品和纪念物是否对你还存在任何意义。

再重复一次,如果这些区域迫切需要清理和整顿,那就写张字条并投入工作篮中。

 

地板、墙壁和书架

告示牌上的记录是否需要立刻付诸行动?墙上用大头钉固定的那些资料是不是早就已经失去了作用?有哪些照片、艺术品或者装饰品分散了你的注意力?那些开放式书架的情况又是怎么样的呢?哪些书籍需要浏览一下或者送给别人?有哪些目录表、指南手册,或者活页夹已经陈旧过时了,或者还可能引发潜在的行动?地板上是不是到处堆积着一叠叠的资料?快把它们转移到工作篮附近吧。

 

设备、家具和房间设施

你是否希望更换一下办公室的设备、家具或者改善一下办公室的布局?一切设施是运转正常?照明设备符合你的要求吗?如果存在着某种改善的可能性,你应该知道怎么做:写张纸条,放入工作篮中。

 

其它地方

这将取决于在实施本计划时,你自己所确定范围的大小,也许你打算在其他保存资料的区域进行类似收集工作。如果你决心彻底地解放自己的大脑,那么,在所有的区域全面落实这一计划就变得势在必行了。

我培训过的一些经理会把我请回家,他们在我的亲自指导下在家中也实施这个收集过程,这让他们受益匪浅。在家庭生活中,他们通常不知不觉地因为“不怎么重要”的小事,导致精力被一点一滴地侵蚀掉。

千万不要让“不怎么重要”的事情陷阱吞噬掉你在家时的精力。

 

内在的主观的收集工作:清扫你的大脑

一旦认为已经把周围环境中需要处理的事宜全部搜索到一起,你会进而希望搜寻那些仍然存储在你脑海中的事项。是什么事还在时刻侵占你的注意力,而你却又无法在工作篮中找到它们呢?

这时,一叠简单的白纸开始真正地发挥作用了,你需要做的是把这些事情写在白纸上。我的建议是,每张纸上只写一件事情。当然,你也可以在同一张纸上列出长长的清单,但是考虑到日后的要分别处理每项事情,因此实际上,每张纸上只记录一项工作会更有效果。你很可能不会一直保存着这些纸条(除非你决定打造一个低科技含量的工作管理系统),但是当你开始处理(Process)工作的时候,各项分类记录的事情将令你感到得心应手。

完成了其它事物的收集工作后,你大概需要20分钟到一个小时的时间把头脑中的内容一一地清理到记录用的白纸上。你会发现这些事情的出现往往随意性很强——鸡毛蒜皮的小事、重大事件、个人私事、工作问题等,没有任何特定的次序可依。

在这种情况下,你只需要注重数量。这时要做到宁枉勿纵,千万别遗漏任何事情。就算记下了我一个荒唐的想法,你也可以稍后再做定夺。你冒出来的第一个念头可能是“保护臭气层”,接着你会继续想到“我要去买一些狗粮”,总之把它们统统地记下来。如果在这一阶段,你在工作篮中放入了厚厚一打纸条,可别大惊小怪。

 

“引子”清单

为了帮助你清理自己的大脑,你可能希望浏览下面列出的“不完全事件的引子”清单。一条条地仔细检查,看一看自己是不是有所遗漏。通常你只要快速浏览一次就可以发现潜藏于你大脑某一个角落中的问题。记住:一旦有所发现,马上在纸上记录下来,投入工作篮。

 

“不完全事件的引子”清单

 

职业方面:

•已经开始,但尚未完成的项目
•需要开始进行的项目
•对别人的承诺
•老板/合伙人
•同事
•下属:
•机构中的其他人员
•“圈外”人
•顾客
•其他机构
•专家
•需要进行/获得的交流
•内部的/外部的
•发起/回复
•电话
•语音邮件
•电子邮件
•重要事件
•传真
•信件
•备忘录
•其它需要完成/上交的文字资料
•报告
•评估/回顾检查
•建议
•文章
•促销材料
•操作手册/说明书
•修改和编辑
•需要确定的会议
•那些人需要了解决策情况?
•需要阅读/回顾的重要资料
•金融方面
•现金流
•统计数字
•预算
•预报
•损益
•资产负债表
•最高赊账限额
•计划和组织管理工作
•正式的计划(目标)
•目前的项目(下一阶段)
•将要进行的项目
•商业/营销计划
•组织的主动性
•即将发生的事件
•会议
•报告
•组织机构
•设备的更换
•装配新的系统/装备
•商务旅行
•银行
•可接受的
•可支付的
•零用现金
•管理
•法律问题
•保险
•人事部门
•政策/手续
•客户
•国内的
•国外的
•市场营销
•宣传
•销售
•客户服务
•系统
•电话
•电脑
•办公系统
•其他用品
•公共事业
•文件归档
•仓库
•存货清单
•日用品
•办公地点
•办公组织
•家具
•装饰品
•等待他人完成
•信息
•委派他人完成的任务
•项目的关键节点
•答复:
•信件
•备忘录
•电话
•建议
•申请
•退还 现金
•保险
•整理物品
•需要的东西
•票
•其他决定
•直接发展
•培训/研讨班
•要学的东西
•要改善的东西
•需要特别学习的专门技能:
•电脑
•学习的音频/视频资料
•恢复
•外部的培训
•研究 关于……
•职业服装

 

个人方面:

•已经开始,但尚未完成的项目
•需要开始进行的项目
•对他人的承诺
•配偶
•孩子
•家庭
•朋友
•专家
•借来的东西
•计划:有关其他组织的
•兵役
•公民的
•志愿者
•需要进行或者获得的通讯
•家庭
•朋友
•专家
•需要发起或者回复的:
•电话
•信件
•问候卡
•即将出现的事件:
•特别的庆典
•生日
•周年纪念
•婚礼
•毕业典礼
•修假日
•履行
•周末游
•假期
•社会事件
•文化事件
•体育事件
•研究和发展 要做的事情
•要去的地方
•要见的人
•有吸引力的地方
•执行
•经济方面的:
•账单
•银行
•投资
•贷款
•赋税
•保险
•法律事务
•文件归档
•等待他人完成
•邮购
•修理
•退税
•借出的东西
•医疗资料
•待回信函
•家/住房
•房东
•产权
•法定的
•房地产所有权
•分区制
•税
•建筑师/承包商
•空调
•水管
•电路
•屋顶
•风景
•车道
•墙壁/地板/天花板
•装饰品
•家具
•公共空间
•装置/器械
•照明/布线
•洗衣机/干衣机/吸尘器
•需要清洁的区域
•电脑
•软件
•硬件
•联接
•光驱
•上网/电子邮件
•电视
•录像机
•音乐/CD/录音带
•摄像机/电影
•电话
•答录机
•运动装备
•衣橱/衣服
•车库/仓库
•交通工具的维修和保养
•工具
•行李
•宠物
•健康
•医生
•牙医
•专科医生
•业余爱好
•书/录像/录音/光盘
•差事
•五金店
•药房
•超市
•银行
•保洁人员
•文具店
•社区
•邻居
•学校
•当地政府
•公民问题

 

收集的成果

 

如果你的大脑现在空空如也,无牵无挂,你的工作篮恐怕已经满满当当的了。除了纸面资料和各种物品外,恐怕工作篮里的“库存清单”上还包括了那些长驻的语音及电子收件箱里的邮件。当然还应该包括那些你已经记录到管理手册清单中,但还没决定下一步行动的事情。

通常情况下,我建议我的用户把语音信息转换成书面形式的记录,并放到工作篮中。还有计划手册也应该一并放入工作篮里,因为它的内容很可能需要你再次检查和评估。如果你一直在使用掌上电脑、outlook或者lotus,而不是日历牌和电话地址通讯录的话,那么我建议你打印出工作和待处理事务的清单,也同样放入工作篮中。至于电子邮件,最好还是由它去吧。这是因为电子邮件的数量巨大,此外它还有一套自身的迷你系统。

当你能够轻而易举地看到这个包含了所有完成了的工作目录时,工作篮的整理也就差不多完成了。

 

收集到工作篮中,但不要保存在工作篮中

完成了这一步骤后,你也就为下一步的行动作好准备了。你肯定不希望无限期地把资料保存在工作篮,那样这些事情将会再次偷偷钻入你的心里(因为你自己清楚这些需要处理的事情还没有处理好)。其实,很多人不愿意收集生活中的未尽事宜的主要原因,就是因为他们没有建立一个很好的处理(Process)和组织(Organize)机制来进行下一步的工作。

让我们一起进入下一章:“清空工作篮”。