第七章 组织整理:建立好清单

 

一个完整的、没有漏洞的组织整理系统,可以赋予你无穷无尽的力量,因为它让大脑彻底摆脱掉了那些低层次的思维,将精力投到了更重要的事情上,并且不会留下任何未经处理的事物来分散你的精力。但是你的组织整理系统一定要比你自己的大脑更可靠,这样你才会信任它,依赖它,这也是实现上面的目标的基本要求。

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拥有了完善的组织管理系统,才会让你有精力去放眼更宏观的问题。

在本章中,我将带你了解,在你“清空工作篮”的时候,都需要哪些步骤和工具来实现组织管理工作。当你开始着手“清空工作篮”的时候,你就应该想着如何将各种事情分门别类地整理起来,或者划分成组,或者列成清单。换句话说,整个组织整理的工作是与处理的工作同步进行的,而不是一个单独的过程。随着你的处理工作的不断进行,这个组织管理的系统也会得到检验并逐渐完善。

我把他们全部都网罗在一起了,但是我忘记放在哪里了

——匿名

工作流程图的外环内容(圆角方框)显示出的是“材料”经过加工处理后所有可能遇到的情况。这是在你判定了事物的本质以及需要对它们采取的措施时,就已经决定的。

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基本分类

 

从组织整理的角度来看,需要跟踪和管理的事情可以为7大类(就是除去Trash以外的另外7个外围图标内容):

•一个“项目”清单
•项目的辅助资料
•记录在日程表中的行动和信息
•“下一步行动”清单(一个或多个)
•一个“等待”清单
•参考资料
•一个“将来/也许”清单

 

界限的重要性

保持这些分类彼此之间界限分明,这一点至关重要。他们每一种都代表着我们与自己达成的一类约定,如果他们彼此混淆、没有界限,那么整个组织整理工作的意义也就丧失殆尽了。

必须对这些事物类型分门别类地加以保存,无论是在视觉上、具体形式上,还是心理上。

比方说,你把参考资料混杂在那些你需要阅读的资料中,你就会对这些阅读的资料逐渐丧失兴趣。如果你把应该列在日程表中的工作(因为这些事情必须在指定日期完成)写在“下一步行动”清单中,你就会失去对日程表的信任,转而频繁地反复浏览行动清单,以免漏掉这个工作。如果有一件工作你暂时还不想考虑实施,那么它就必须归入“将来/也许”清单,这样你才能在浏览“工作”清单的时候,全神贯注地考虑具体的行动计划。如果你把交给他人办理的事情放在你的某个“下一步行动”清单中,你在执行这个清单的时候,自然会因为由这个事情引起的无意义思考而造成不应该的停顿。

 

你需要的仅仅是清单和文件夹

一旦你认清需要跟踪的内容(在前一章中已经论述过了),这时,你真正需要的就只是清单和用来保存参考及辅助资料的文件夹了。你的清单(如我曾经指出过的那样,也可以以文件夹的形式出现)将保存所有的“项目”和“将来/也许”的内容,以及其他需要你跟踪的事务。文件夹(电子或者书面)也将用于保留正在运行中的各项工作的参考资料和辅助信息。

我不在乎复杂事物所呈现出的简单表象,我追求的是隐藏在复杂现象背后的简单本质。

——奥利弗·温德尔·霍姆斯

清单这个东西很多人都在使用,但是大多数都无法让清单发挥其应有的效力。这也造成了许多人对我所推荐的这样一个以清单为基础的管理系统持怀疑态度。这不是清单本身的缺陷。多数人都没有把事情分门别类地列入清单,甚至清单上的内容就不是完整的,清单的效力自然大打折扣。一旦你把要进行的各种事情合理地整理成几个清单,事情就会变得非常简单,你只要管理好这些清单就成了。

正如我曾经提到的,你大可不必对清单中的内容按照重要程度进行排序,因为一旦情况有变,你就不得不重新排序。对于许多人的组织整理工作而言,强行对事情进行排序正是导致挫败感的根源。事实上,当你看到整个清单时,完全能够根据实际情况快速找出其中最重要的事情。其实清单仅仅是一个目录,他帮助你跟踪那些正在进行的事情,并让你在回顾的时候有一个依据和参照。

当我提及一个“清单”时,请记住,我只不过是指一群具有相似特征的、并被分类在一起的事情的集合。一个清单可以是下面3种形式中的任何一种:

1. 一个文件夹,每页纸记录一个事情,这些事情都是具有相似特征并被归为一类;
2. 在一张有标题的纸上列出的目录(当然也可以列在活页夹或者小本子上);
3. 一个保存在软件或者数码设备中的电子目录,比如outlook软件中的分类任务,或者PDA中的分类目录。

 

组织管理行动提示Organizing Action Reminders

如果你已经清空了工作篮,你肯定会发现已经拥有了一大堆“悬而未决”事务的行动提示,它们代表那些用时超过两分钟,并且无法委派给他人的任务。一般来说这些任务的数量可能会在20到70之间,当然也有可能更多。同时,你肯定还有一堆代表委派任务的提示,很可能还有一些事务没列入日程表或者“将来/也许”清单。

你需要将这些提示信息分门别类的进行整理,以便于你在有时间的时候执行和回顾。你还需要决定用何种形式对这些信息进行组织整理:文件夹还是清单,纸质还是电子的?

 

组织日程表行动

正如我曾说过的,从组织管理的目的出发,行动可以分为两个基本类型:对执行时间有刚性要求的;没有指定时间、越快完成越好的(ASAP)。日程表上记录的行动就是前者,你在可以指定具体时间(“下午4:00-5:00与Jim会面”)或者指定具体日期(“周二给Rachel打电话,问她是否接受了男友的求婚”)。

当你在处理“工作篮”中的东西时,遇到这类有时间要求的事情,你可以很自然的将它们写入你的日程表中。比如说你想做个内科检查,你肯定会立即打电话到医院去预约(因为打电话预约肯定不用两分钟),约定了时间之后就将它立刻写入日程表中,这简直再自然不过了。

日程表应该只记录对时间有刚性要求的行动,而其他行动都应该为其让路。

对于日程表,大多数人都有个老习惯,就是每天把下一天想做的事情都列成一个待办事项清单(to-do list),想当然地把那些第二天能完成的事情都写在里面,但是实际却很难将这些事情如期完成,这样就需要将那些未完成的事情再抄到下一天的待办事项清单中。您可千万别这么做。将日程表当作一个神圣不可侵犯的圣域吧,一定不要将那些没有硬性时间要求的事情写入其中。这样一来,日程表中的行动会更加清晰,完成它们也更加容易。当你按照这样的规则来组织你的日程表之后,那么剩下的行动自然就是那些没有苛刻时间要求的ASAP行动了。

 

组织ASAP行动(越快越好):根据情景分类

经过多年的实践,我发现这些ASAP行动最好是按照情景来进行分类——所谓的情景,就是完成该行动所需要的工具、地点或者相关人员。比如,如果某个行动需要在电脑上完成,你就可以把它列入“在电脑旁”清单。如果某个行动需要你开车外出(比如去银行或者去电脑市场),那么将其列入“跑腿”清单就是追踪这一任务的最好方式。如果某一工作的下一步行动是与你的同事Emily当面谈谈,那就应该把这一行动列入“Emily”文件夹或清单当中。

那么要如何决定情景之间的差异大小呢(或者说确定情景分类的数量)?这取决于:(1)你所需要跟踪的行动的数量;(2)不同行动所要求的环境差异的大小。

如果你是那种只有25个下一步的行动等待执行的“稀有物种”,那么一个单独“下一步行动”清单就足够了。它包括的内容可以五花八门,“买钉子”、“和老板谈谈换个工作岗位的事”、“考虑一下会议地点的问题”等等。如果手上有50甚至100个行动尚待完成,将它们保存在一个巨大的清单中会造成很多麻烦,你很难看到你应该看到的东西;当你有时间来完成某些行动时,你不得不花费一些时间搜索你想要完成的行动,比如你的时间只够打个电话,但是你必须在一大堆不相干的行动中找到那个要打的电话。当你外出去干些零碎事情的时候,拥有一个“跑腿”清单比拿着100个任务的清单更加方便。

这种分类组织行动的方式的另外一个好处就是,充分利用你所处的环境,将你的能力最有效地发挥出来,以此提高效率。如果你有一个“电话”清单,当你手边有部电话的时候,你就能以非常高的效率集中打出多个电话。当你打开电脑并且处于在线状态的时候,有一个“在线”清单,不用花费时间转到其他状态就能完成预定的行动了。从一种工作状态离开,进入另一种工作状态所花费的时间和精力要比一般人预想的多得多,这无疑会造成巨大的浪费。当一个人造访你的办公室的时候,如果你的手头已经准备了需要和他一起解决的问题清单,正好一次消灭所有问题,这简直太完美了。

 

有关行动提示信息最常见的分类

以下常见的下一步行动清单的标题对你有帮助:

•电话
•在电脑旁
•跑腿
•在办公室时
•在家时
•议事日程(按照人或者会议分类)
•阅读/回顾


“电话”

这是一个包括了所有要打的电话的清单,只要是手上有一部电话,你就可以一项一项地完成它上面的内容。你越是行踪不定(特别是当你同时拥有手机的时候),就越会发现拿着一个包括了所有联络电话的清单是多么有价值:当你不在办公地点或者正在旅途中时,你总能找到一些小小的空闲时间(比如等飞机的时候),这时你就可以拿出“电话”清单来完成其中的内容。拥有一个独立的“电话”清单,可以让你很容易地利用起点滴时间来完成拨打电话的行动。

另外,我建议你花一些时间,在工作清单的每一项内容旁边注明相关的电话号码。很多时候,如果电话号码一目了然,你很可能就打了这个电话,而如果你还要费神地去查电话号码的话,你可能就懒得行动了。

 

“在电脑旁”

如果你的工作与电脑密不可分(特别是如果你拥有笔记本电脑或者在工作地点和家里都有电脑的时候),“在电脑旁”清单就会对你的工作大有帮助。他能让你对需要利用电脑完成的所有工作一目了然,提醒你要回复的电子邮件,需要完成的Word或者Excel文档,等等。

因为我经常坐飞机旅行,所以我除了拥有一个“在电脑旁”清单外,还单独准备了一个“在线”清单。因为当我在飞机上的时候,我是没有办法上网的,也就没有办法完成那些在线状态才能完成的任务。为了避免在飞机上审视“在电脑旁”清单的时候,还要反复考虑是否是需要上网才能完成的,所以我特地将这类任务归入“在线”清单,这样就能节约出我的脑力资源用在更需要的地方了。

周密地斟酌在什么地点你能够执行和不能够执行哪些行动,然后相应地对你的各种清单进行组织和管理。

如果只在工作时拥有电脑,你可能不需要一个单独的“在电脑旁”清单。“在办公室时”清单可以包含这些内容,因为办公室是你惟一可以办理这些事物的场所。(类似的,如果你仅在家里有一个电脑,又不是便携的,你也可以把电脑类行动归于“在家”清单之中。)

 

“跑腿”

把所有需要外出时处理的事情归纳到一起,这种方法非常必要。当你需要开车外出时,在路上能够看上一眼这个清单,那就太妙了。像“从银行保险箱中取出股票证券”,“到设计者那里取图纸”以及“在苗圃购买牵牛花”一类的活动都应该纳入这个清单的范畴。

当然,这个清单可以是你保存在计划手册里的一张张即时贴,也可以是你掌上电脑里的“todo”部分中的“跑腿”一栏中内容。

在个人的“跑腿”清单中建立一些子清单,通常会非常有效。例如,如果你需要经常从五金商店购买材料,就可以在“跑腿”清单中创建一个“五金商店”的子清单,然后在此记录下你打算在那里购买的具体物品。在运用技术含量低的工具时,你可能在一张即时贴上创建一个“五金商店”的清单,当拥有先进的高科技产品时,如果你使用的是一个电子形式的清单,那你就可以在“五金商店”一项后面附加一个“备忘录”,并在那里输入详细的内容。

我们必须努力达到那种化繁为简的境界。

——JohnGardner

由于我穿梭往返于几个大都市,因此我保存着两个“跑腿”清单:“跑腿——奥哈伊”(我住的地方)和“跑腿——任何地方”(保存那些任何地点都能完成的事情)。“T形水管件”将被纳入“跑腿——奥哈伊”,而“买袜子”将被列入“跑腿——任何地方。”

 

“办公室中的活动”/“在办公室时”

如果你在一个办公室工作,那么肯定有些事情是必须在那里才能完成的,很显然,拥有一个这类事务的清单一定会非常有用。尽管在你的办公室里面也有电话和电脑,拥有单独的“电话”和“电脑”清单也还是有意义的。我更倾向于在“办公室”清单中列出那些需要长时间在线才能完成的工作11。比如,对我来说上网下载一个大型软件的程序将纳入这个清单中12

 

“在家时”

许多行动只能在家里搞定,因此,针对这个环境创立一个清单也很有必要。我相信,你一定有许多的私事和需要在家里处理的各种杂活。通常,这一类事件的下一步行动就是直接实际行动了。比如“挂一张新的画”,“整理CD”以及“把衣柜里的衣服换成冬装”都是这一类具有代表性的内容。

如果你像我一样,在家里设有一个办公室,那么只有那些在家中的办公室里才能解决的事情才可以放到“在家时”清单。(如果你仅仅在家中工作,而且并不去其它的地方办公,那你就根本不用设立“办公室的活动”清单,仅有一个“在家时”清单就够了。)

 

“议事日程”

不可避免,你总会发现许多下一步的行动需要进行与别人交流,或者需要在委员会、团队或者员工会议上提出。比如说,你必须与合作伙伴讨论一下有关明年发展的想法;你希望同配偶协商一下春节的日程安排;你需要给秘书指派一项复杂的工作,没办法一下子在电子邮件中交代清楚;你必须在星期一召开的有关调整费用报销政策的员工会议上宣布一项新的决定。

你应该为那些需要多次参加的会议或频繁会晤的人,列出专用的“议事日程”清单。

这些行动应该各自保存在单独的清单上,每个清单对应一个人或者某个会议(假设你定期参加这个会议)。有些人已经在使用类似的方法了:把要与老板汇报的信息整理在一个文件夹中。如果你认真整理你的下一步行动,你会发现需要3-15个这种清单。我建议为这些人设立单独的清单:老板、同事、助手、配偶、孩子。除此以外还应该考虑你的律师、投资顾问、会计师、电脑顾问,以及所有那些你在电话中要与之商讨一件以上事情的人。

如果你经常参加了某个长期的例会——员工会议、计划会议、委员会会议等——它们也同样应该享有独立的文件夹,把需要在这些场合用到的资料放到对应的文件夹中。

如果某一段时间内,你会与某人进行频繁的接触,你也应该在此期间保存一个关于此人的清单。比如说你的房子正在进行装修,那么就应该为这个工程的工头设立一个单独的清单。当他下班走人以后,你可以在施工现场转转,看看有什么事情需要同他交换一下意见,把它们写入这个清单。这个清单一定会给你巨大的帮助的。

鉴于这类清单效果显著,你的系统应该允许方便快捷地增添新的 “议事日程”清单。比如,在活页夹式的计划手册中的“议事日程”部份,为某一个人或者某一个会议插入一页纸只需要几秒钟就能搞定。同样,往掌上电脑的“议事日程”目录中增加一个专门的“备忘录”也花不了多久。

 

阅读/回顾

你肯定会发现你的“工作篮”中有不少的东西是需要你进行阅读的。对于这些东西,你应该已经遵照“两分钟原则”的要求,对其进行了大致的浏览——扔掉无用的,把有用的归档或者发送给别人。

那些需要你花费两分钟以上进行阅读的资料,应该都被妥善的保管在一起,成为一大堆标识着“阅读/回顾”的文件。按照我对清单的定义,这样的一堆文件就可以称之为清单了。但是,更有效率的做法是:按照其内容,对这些文件和杂志进行分类,放置在指定的文件托盘或者便携文件夹当中。

对于许多人来说,需要“阅读/回顾”的东西很可能是很大的一堆资料。这也是为什么,只有那些你确实希望花两分钟以上的时间阅读的东西才能归入此类的原因。即便这样,如此海量的资料也足以让你手足无措,如果你的阅读资料与其他东西界限模糊(未做到清晰分类,而混杂了其他东西),这肯定会让你的内心麻木,导致整个系统失去控制。有了清晰的边界至少能够让你了解其中都包含了哪些东西。如果你同大多数人的情况一样,能够以自己的阅读能力来调整阅读资料的数量,那这个时候就可以进一步判断哪些资料需要保留,哪些应该扔掉了。

当你去参加一个被延误的会议时,当你参加的一个研讨会的中间有段空闲时间时,或者当你约了牙医,却不得不等候片刻时——在这些时间片段中,如果你身旁恰好拥有这样的一叠阅读资料,这简直是太实用了。以上全都是可以用来阅读的大好时机。由于生命中充满了这类可以利用的时间片段,那些手边缺少“阅读/回顾”资料的人必然会浪费大量的时间。

那些最不擅长利用时间的人总是第一个跳出来抱怨时间的缺乏。

——Jeandela Bruysre

 

组织管理“等待”清单

如同行动需要整理成清单一样,那些等待别人完成的任务也需要组织成清单以提醒自己。所谓“等待”的,应该是那些你不关心过程,只关心结果的事情(或者由别人负责的事情)。比如你可能在“等待”在剧场预订的戏票,公司订购的新扫描仪,用户对某个提议的肯定答复,诸如此类。当某个事情的下一步行动需要由别人来完成的时候,你就没有必要将这个行动列入行动清单了,你只要想办法提醒自己这个任务该由谁来完成就可以了,这就形成了等待清单。你的任务就是根据需要定期回顾这个等待清单,检查完成的情况,并决定是否需要你执行某些行动以推动事态的发展。

也许你会发现,这个“等待”清单只有放在手边才能发挥效力,而且与“下一步行动”清单放在同一系统中才能发挥最佳效果。在某个工作结束之前,它可能会多次在不同的清单中跳来跳去。比如,你可能在需要给卖方打电话,要求他们出具一个工程方案(这个当然记在“电话”清单中)。打完电话之后,你要做的就是等候他们提出方案(这就转到了“等待”清单中)。当你接到方案之后,你就要找时间看看(转入“阅读/回顾”清单)。看完之后,你可能把方案交给领导,由他最后拍板(再次进入“等待”清单)。【原文注:这种情况下,数字清单系统或者多页的纸质系统会显得比较方便,你只需要把某页纸在不同的文件夹之间移动就可以了,不用反复重新抄写。】

要知道,你的“等待”清单中的内容都是完全要由别人完成的时候。当你认识到这一点的时候(特别是手中正拿着这样一份清单的时候),你肯定会感觉很棒的。

 

使用原始内容作为它自身的行动提示信息

跟踪任务的最高效的办法就是,当提示信息出现的时候,就第一时间将其行动列入清单或放入文件夹。一般来说,原始的提示信息在经过处理之后就没有用了。比如,与领导开会的时候你会写些笔记,但是会后你把这些笔记归纳整理成具体的工作和行动之后,笔记本身就没有用了。有些人喜欢保留语音消息,总觉得“以后可能用到”,但这种方式对于提示信息的管理来说,实际上并不怎么高效。

把可付诸行动的电子邮件和文件与其余的分开。

但是,也确实存在一些例外。某些类型的输入信息,恰好就是最为高效的行动提示,要比把它们列入清单的效果还要好。这种方法尤其适用于某些书面资料和一部分电子邮件。

 

纸质提示信息的管理

某些事物本身就是这项工作的最佳提示。最常见的例子就是,“阅读/回顾”中所包含的文章、出版物和文件资料等。显而易见,你完全可以轻松地把《财富》杂志放到 “阅读/回顾”篮中充当提示物,如果你还坚持要在行动清单中写下“看一下《财富》杂志”,这就有点画蛇添足了。

另一个例子是:有些人觉得把所有的账单在同一时间、同一地方进行支付比较容易,他们可以把自己的各类账单存放在一个标题为“要支付的账单“的文件夹或者篮子里(更常用的“待处理的财务票据”)。与此相似,报销的发票也应该如此,要么立刻处理,要么保存在“未报销的收据”信封或者是文件夹中。【原文注:注意,如果你不能把这些需要处理的票据时刻放在眼前,还是存在一定风险的。仅仅是把它们归拢到一起还不够,你还需要定期回顾它们才能确保不会出现问题。】

特殊的工作性质、信息的输入方式等,可能会让其他形式的纸质资料也可以成为高效的行动提示。比如说,一位在客服中心工作的人员可能要接受许多服务申请,这些都要求填写在标准的表格中。在这种情况下,这些表格就可以成为最佳的行动提示。

当你决定如何保存一个事务的提示信息(清单还是纸质文件)的时候,还要考虑后勤方面的问题。如果你经常外出,就要考虑提示信息的便携性,你肯定不想带着等待他人审核的大量资料到处跑。如果你的所有工作都在办公室完成,那么把纸质文件当作其提示信息的载体可能会是更好的选择。

无论你选择采用哪种方式来保存提示信息,你都应当将他们按照“下一步行动”的类型分成不同的组。如果某次客户服务需要你接下来打个电话,那么就应该把它放入“电话”清单(或者文件夹)中;如果下一步行动需要你查看某些信息并输入到电脑中,那么他就应该标明“在电脑旁”。依我之见,对工作流程管理的最大破坏,就是把同类型的所有文件(比如客服申请)都放在一起,根本不考虑它们需要的下一步行动是否是同类的。某个申请需要你回个电话,另一个申请需要你查看一下相关的数据,而另外一个则需要等候其他人提供进一步的信息——可你却把它们都放在一起了。这样的做法最直接的效果就是,每次你拿起一个任务,都要再次判断一下它的下一步行动是什么,这很快就会让你厌烦,并且对这一打堆没有明确下一步行动的文件感到麻木。

我的个人管理系统都是基于清单构成的,所以它非常便携,但是我仍然需要保留两类纸质资料。出差时,我都会带着两个塑料文件袋,一个是标着“阅读/回顾”,另一个则标注了“输入资料”。在“输入资料”袋中,我会保存那些仅仅需要输入电脑的事情(需要添加到电话/地址簿中的名片,收集到的“格言警句”,以及我希望记录在“旅行——城市”子目录中的有关餐馆的各类文章,诸如此类)。

 

电子邮件类提示信息的管理

与纸质材料类似,那些需要付诸行动的电子邮件,其本身就是最好的行动提示——它们自来就保存在你的电子邮件管理软件中。特别是当你的工作是以电子邮件为核心(每天接受大量邮件,大部分时间花在处理邮件上)的时候,尤其如此。在这种情况下,你就可以直接将电子邮件管理软件作为你的工作管理系统,而不是把电子邮件中包含的任务提取出来列成清单。

许多人都会发现在电邮软件的导航栏上建立两三个特殊的文件夹会非常有用。其实在电邮软件里面,大部分的文件夹都是用来存放、归档各种参考资料的,但是如果我们想想办法,还是可以找到一套有效的方法来组织和管理我们的行动提示(也就是需要付诸行动的电子邮件)。我们要把这些邮件放到“收件箱”(邮件接收后自动存放的目录,这里恰恰是大多人习惯存放邮件的地方)之外的地方。

我的建议是,为那些需要进行“超过两分钟行动”的邮件建立一个单独的文件夹(在此重申,对电子邮件你也应该应该遵照“两分钟原则”进行处理)。这个文件夹的命名应当以特殊字符开头,这是为了(1)以此作为区别这个文件夹与其他保存资料的一般归档文件夹,(2)让这个文件夹始终处在导航栏的最顶端。微软系统里的“@”和Lotus里的“-”就是这样的字符。那么你就可以建立一个“@行动”文件夹来存放这些需要行动的邮件。

接下来,你应该创建一个标题为“@等待”的文件夹,它将出现在“@行动”相邻的位置上。当你接受到的邮件有你需要跟踪的信息的时候,你就可以将它们拖入“@等待”文件夹中。这里还可以存放那些通过电子邮件委派出去的任务:你要做的就是将发出的电子邮件拷贝一份,放入“@等待”文件夹中就可以了。【原文注:在Outlook中,可以将邮件转化为“任务Tasks”,再加上“类”的自定义功能,他会让你的感觉更加得心应手。】

有一些电邮软件(如Lotus Notes)允许你在发送邮件的同时,复制一份并归档存入你自己的文件夹中(发送的时候使用“发送并归档”按钮)。其它软件(如Outlook)可以在 “已发送邮件”中找到发送出去的邮件。在后一种情况下,对于许多人来说,最有效的方法是:当他们通过邮件分派任务时,给自己“抄送”或者“秘密抄送”一份,然后把接受到的邮件存入“@等待”文件夹中。(通过简单的设定,就可以让Outlook把你转发给自己的邮件自动保存在一个指定的文件夹中。)

 

将电子邮件“收件箱”清空

采用上面的方法,可以让你将收件箱中的所有邮件都清空——这可以让你视线更加清晰,头脑更清醒,工作更轻松。恢复“收件箱”的本来功能——它是一个接收信息的缓冲区,它所包含的信息需要你尽快处理,以为接受新的信息腾出空间。很多人把“收件箱”当作一个保存信息的仓库,归档文件、参考资料、未决定下一步行动的资料,统统混杂在一起,这肯定会让你对“收件箱”内的东西感到麻木——就算你双眼盯着屏幕,但你的大脑根本就不转。如果你接收的邮件永远不会超过一个整屏,那么是否清空收件箱还不是个问题,但是现如今大部分的人的邮件量都非常大,所以你最好尽早清空你的收件箱。

面对一封电子邮件要比同时面对一千封轻松得多。

再说一次,清空“工作篮”(在电邮里就是“收件箱”)中的内容并不意味着你已经解决掉了其中所有的问题。它仅仅代表着,你已经删掉了一切可以删掉的内容,把你暂时不需要行动但希望保存的事情归档了,完成了所有那些不需要2分钟就能解决的事情,并把那些等待结果和需要行动的邮件移入对应的文件夹中。现在,只要你打开“@行动”文件夹,就能看到所有需要你花时间进行行动的邮件。这与你手忙脚乱地搜索多个屏幕,生怕漏过一些重要事情,担心它们哪天会捅出个大娄子来是不是简单多了呢?

 

注意这些散落在四处的行动提示

把你要做的事情置于你的视线之外,这明显存在着危险。一个个人工作管理系统的首要任务就是让你能随时看到想要看到的行动提示,这样才能让你正确地选择将要进行的行动。当你要离开办公室之前,那些未确定下一步行动的邮件,就需要你一个一个地查看一次,就像你的“电话”和“在电脑旁”清单一样。而电邮软件中的“@行动”文件夹,其本质就是“在电脑旁”清单的一个延伸,所以对它们也应当一视同仁。纸质的“悬而未决”文件夹(记得前面提到的大量申请表格么?),也应当将其当作一个记录了提示信息的清单来处理。


“眼不见,心不烦”并不是真的心境坦然。


无论提示信息散落于何处——放在文件夹里,列在清单上,还是存在于电邮软件里——只要能够平等对待他们,并且保证能够定期回顾,那么这就不存在任何问题。你需要确定的就是不要把任何行动提示遗落在系统的角落中,而让他无法发挥应有的作用:提示你去行动。

为了能够做到真正做到心里没有牵挂、无忧无虑(为了与好朋友聚会、出去散步),你必须让自己确认所有的行动提示都已经妥善保管了,所有事情都在你的掌控之中,不用担心会漏掉任何事情。并且,你应该可以在几秒钟之内就能完成整个确认过程,而不用花费几天。

 

组织管理项目提示Organizing Project Reminders

 

创建并维护一个包括你所有项目(再重申一次,需要多个步骤才能完成的事情,我们将其称为项目)的清单吧,这可是意义重大!这个清单里包含的事情肯定比你预想的多。如果你还没有开始制作这个“项目”清单,那么我建议清单格式应该简单,与你的行动清单类似就行了:可以是电子清单,或者一页纸上的清单,或者是写着“项目”字样的文件夹(每页纸一个项目)。

 

“项目”清单

“项目”清单中,不应该包含项目执行的具体细节或方案,也不应该按照重要性、大小、紧急程度来进行排序——其实它就是一个包含了所有未完成任务的目录。实际上,在日常工作中,你根本不用去理睬这个“项目”清单;每天占据你主要精力的是你的行动清单,以及突发的特殊事务。记住,你无法执行“项目”,你能够执行的是“行动”。

“项目”清单意味着你可以凭借它来宏观控制各个项目的进度,并让你确认各个项目都处于自己的掌控之中。同时它也能让你对自己的工作量有一个客观的认识。

一个完整正确的“项目”清单,是让你将视线从微观转置宏观的重要工具。

 

仅用一张清单?还是进一步细分?

大多数人发现,使用一张清单是最佳的选择,因为“项目”清单是作为一个总目录来用的,而不是用做每日的工作指导。在组织管理系统中,“项目”清单为你记录所有尚未完成的事务,这样你就能更加容易地总揽全局,做出恰当的战略决策。

坦白地说,你拥有多少个项目清单都无关紧要,只要你可以根据需要经常地游览这些内容就行了,其实这也是“每周回顾”的主要内容。

 

细分项目清单的几种常见方式

在某些情况下,进一步细分“项目”清单可能会带来不同的效果。下面,我们来逐一看看这些情况。

 

个人/职业

许多人喜欢把自己的项目划分为两个清单:个人私事和职业工作。如果你也属于这类人,那么我建议你要像对待你的“职业”清单那样,认真对待“个人”清单,而不是等到周末空闲的时候才去查看它。很多的私人事务也需要你在平日里去处理,这一点与“职业”清单的事情一样。私人事务处理中的疏漏,也可能造成不良后果,甚至会严重影响你的工作。

 

委派给他人的项目

如果你是一位高级管理人员或者公司主管,肯定有那么几项由你负责的工作,你已经交给你的下属去完成了。把这些项目直接列入“等待”清单中,要比单独创建一个“项目—已委派”清单效果更好:你只要定期查看“等待”清单,就可以确认所有委派的工作是否按照计划进行了。

 

特定类型项目

很多人在工作中都会遇到同一类型的多个不同项目,在这种情况下,为这类项目建立一个子清单可能会更有效。比如说,我就建立了一个单独的类,叫做“项目 待交付”,其中按照时间顺序,罗列了所有即将由我负责的研讨会、训练办和咨询工作。这些事情与“项目”清单中的其他内容没有区别,都需要我持续保持关注和推动,直至其完成。但是将它们与其他项目分开,单独按照时间顺序列在一起,对我的工作会更有帮助。

如果你是一名房地产经纪人,肯定会同时处理多个客户要求,如果能一目了然地看到所有“进行中的销售”肯定会很有帮助。它可以是纸质清单的形式(记事本中的“项目-处理中”),也可以是文件夹形式(每页纸对应一个进行中的项目,合在一起放在一个文件夹中)。这种项目子列表,其中应当完整包含了该类型的所有项目,并且要能像对待项目清单中的其他内容那样对其进行有规律的查看(以保持对其中项目的持续关注)。只有做到了这两点,它才能正常发挥效力。

 

如何处理子项目?

某些项目中会包含一些子项目,这些子项目都可以看作一个完整的项目。比如说,你现在买了新房子,要装修,就会列出一些需要行动的任务:“确定整体装修效果”,“厨房装修”,“地下布线”等等,这些任务都可以当作相互间孤立的“项目”来处理。在这种情况下,是在项目清单中写个“装修新房”就涵盖了所有这些工作呢?还是将各个子项目一一列出?

事实上,怎么做都可以,只要你能保证能够根据需要经常地回顾项目的各项内容就可以了。这世界上没有包治百病的灵丹妙,对于多个项目横向管理和单个项目的纵向管理也是如此,没有万能的工具和方法;你还是要定期回顾和掌握进行中的项目的整体情况(一般都利用“每周回顾”的机会进行)。如果你将一个大项目的主题列入“项目”清单,那你就应该针对该项目另列一个子项目清单,将其与项目计划放在一起,共同作为回顾项目时候的“项目支持资料”,以便你在回顾主项目时取用。如果各个子项目之间存在逻辑上的先后关系,我就建议你采用这种方式。在这种情况下,某些子项目需要“等待”其他子项目完成之后,才能够开展,所以也就无需先考虑它的“下一步行动”。比如,在“地下布线”完成以前,是无法开展“厨房装修”工作的。相对的,“确定整体装修效果”就是一个完全独立的子项目。对于“确定整体装修效果”和“地下布线”这两个子项目,你是可以决定下一步行动的。

如何在清单中列出项目和子项目,这完全取决于你自己,你只需要确保自己找到这些项目就可以了。

不要在这个问题上犹豫不决。如果你还没确定方案,那我推荐你将“大项目”列入“项目清单”,然后在“项目支持资料”中收录“子项目清单”,以确保在“每周回顾”中能看到它们。如果你觉得这种方法不太完善,那你还可以将那些进行中的子项目列入主项目清单中。

没有任何一种方法能够完美地追踪所有的项目和子项目。你要做的就是让自己知道有这些项目,并且知道在哪里能找到这些项目的提示信息。

 

项目支持资料

项目支持资料不是项目的行动,也不是项目提示。它只是支持项目行动和决策的辅助信息。

 

不要把项目支持资料作为项目提示

通常的情况是,人们保存了一堆文件或者塞满资料的文件夹,以此提醒自己:(1)他们接到了一个项目,(2)他们需要对此采取一些行动。人们基本上是将这些项目支持文件当作行动提示了。问题是,这些项目所需要的“下一步行动”和“等待”的任务都还不明确,都包含在成堆的文件当中,你需要从中挖掘出具体的下一步行动——这简直就是大量等待处理的材料,而不是具体的下一步行动。当你忙于每天的具体工作的时候,这种文件肯定是你最不愿意拿起来的东西。你会对这种成堆的文件逐渐麻木,它们不会让你立刻投入行动,它们只会让你陷入麻烦。

如果置身于这样的环境之中,你的首要任务就是将这个项目列入“项目”清单当中,以此提醒自己它的存在。然后,将具体的行动步骤和“等待”的事情组织到合适的清单当中。最后,当可以进行具体行动的时候(比如说要打个电话),你才可能需要将项目支持资料都拿出来以支持你的具体行动(在打电话的过程中可能需要查阅一些资料)。

再次强调(别嫌我烦),不要将支持资料作为行动提示——那是行动清单的职责13。如果在这些资料中除了包含一些特殊的参考材料外,还涉及到了计划方案以及工作概况等内容,这时你就会希望把这些资料安置在一种更加醒目并且便于随时调用的状态,而不希望仅仅是与文件柜中其他的参考资料混在一起。如果你养成在每周例行的回顾检查时,拉开文件柜的抽屉来扫一眼每一个计划的良好习惯,文件柜就是存放这些资料的最好地点;如果做不到这一点,你最好还是把这类工作的支持材料存放在一个常备的文件夹中,或者置于一个独立的“悬而未决”的工作篮中,放在你的书桌或者文件柜中。

让我们再回头看一看装修新房的例子。你可能建立了一个标明“新房子”的文件夹,专门用于保存有关规划、厨房和布线的各种计划、细节问题以及备忘录。当你进行每周回顾时,一看到“工作”清单上“装修新房”这一项内容时,你就会取出“新房子”文件夹,翻看所有的备忘录,以确保不会遗漏任何行动。接着这些行动便会被理解执行、委派给他人处理或者推迟并放入你的行动清单之中。这个文件夹会在你执行具体行动的过程中或者下次每周回顾的时候再次被拿出来查看并得到整理。

有许多人与客户交往时,往往试图使用“客户文件夹”,或者使用一些有关接洽管理的软件如“ACT!”来“管理帐户manage the account”。问题是这些方式将两类东西混在了一起:一些是需要作为背景资料来保存的事实或者历史数据;而另一些则是需要持续跟踪的具体行动,它们直接推动关系的发展。把后者放在你行动清单体系中可以更加有效。而客户信息可以存入有关客户的一般性参考资料中或者存放在“客户信息库”中。【原文注:我也使用ACT!软件,但是我只用到它的信息处理功能:它可以在公司简介,公司活动,公司要员等资料直接交叉查找和引用,是一个非常好的客户资料数据库。】如果我需要给一个用户打电话,我希望提示信息清清楚楚地列在我的“电话”清单上,而不是隐含在别的什么地方。

 

组织管理对项目的想法

在第3章中,我曾经提到过,你的大脑中会经常闪现出一些与工作相关的想法和念头,它们不是可以立即执行的行动,但是你希望将它们保存起来。它们正好符合“项目支持资料”的定义。它可能是有关你下一次旅行的一个念头,也可能是对某一项工作计划的阐释。这些想法可能是源于收音机里的一条新闻,或者是杂志里的一篇文章,谁知道呢,反正你脑海中冒出的有用的东西,那么你该怎样处理这些想法呢?

 

不应该丧失关于某个工作、主题或者话题的任何一个想法。

 

在这里我建议你考虑这样几个问题:你如何保存项目提示(实体的还是清单?);如何在这种保存方式下写入更多信息;如果有大量相关信息,应该保存在哪里。大多数人都有多种方式来保存“支持资料”,在清单中加入说明,采用电子邮件或者数据库方式来管理电子信息,用文件夹或者笔记本的方式来管理纸质信息。

 

添加笔记

大多的管理软件都允许你在清单或者日程表的条目上添加笔记。如果你在某个软件中保存了一个“项目”清单,你就可以在清单中找到某个项目,打开(或者新建)笔记,敲入你的想法。这种方式对于“信封背面”的思考方式尤其适合。如果你的“项目”清单是纸质的,那么你就可以在项目后面贴上一个即时贴,写上你的想法;或者在每页一个项目的文件夹中,在对应的项目的那页纸上写下你的想法。无论如何,你要保证你在回顾项目的时候,能够看到你的这些想法,并能对此善加利用。

 

电子邮件和数据库

含有同一项目信息的电子邮件可以保存在一个专门的电子邮件文件夹中(参照创建“@行动”的说明,再创建一个“@项目”)。如果你目前还没有建立这样的文件夹,那么设置一个结构严谨的数据库来管理你对工作或者主题所产生的想法,也许同样会大有帮助。比如,如果你的公司使用Lotus Notes,你可以创建一个针对特定项目的数据库,既可以放在自己的电脑上供自己使用,也可以放在局域网上与其他人共享【原文注:许多Lotus Notes用户根本都不知道这个功能!多和公司的网管聊聊吧!】。因此,就算是为了自己,花些时间来学习和认识一下其他形式的自由格式数据库软件吧。这些软件都能让你自由复制、粘贴各种资料,保存在某一项目下,或者直接键入你自己的想法。当然了,研究了解现有的技术工具同样重要:学会在Palm(或者手机上)为你的项目添加笔记,就能让你可以随时记录那些“信封背面”的想法。

 

纸质文件夹

每个项目都有一个单独的文件夹,这样的系统非常利于保存纸质的支持资料;虽然技术含量不高,但确实是一种非常简洁的方案。管理简单、运用灵活,这些特点造就了一个良好的一般性参考资料的归档体系,它能够让你轻而易举地为那些从会议上搜罗来的零碎纸片创立起一个文件夹。

 

笔记本/活页夹

活页笔记本的一大优势是,可以为某个项目设定一页或者几页纸作为其专门区域。多年来,我一直坚持使用一个中号的笔记本,前面是“项目”清单,后面是“项目支持”资料区。在后页的部分中,我随时保留几张空白页,用于记录我的灵感和想法,或者用于制订计划或者考虑细节问题。


上述的每一种方法,对于管理项目思考,都可能取得显著的效果。关键在于:发现项目笔记中隐含的具体行动;根据需要定期回顾这些记录。

此外,为防止整个系统变得“陈腐”,一旦项目笔记中的内容过时或者无用了,你就应该立刻删除这条笔记。我发现捕捉这些思考、想法的最大价值在于促进了我的思维过程,而不是那些记录下的想法14(其实大部分想法都没有付诸实现!)。所以,当你发现某些想法变得无用以后就尽快删除它们吧,以免让这些旧的想法扰乱你的思绪。

 

 

组织管理非行动性资料

 

很多人都习惯于将可执行的事务和大量不可执行的事务(这些事情或者资料是有价值的,但是不需要行动的)混在在一起,这恰好是很多人的个人管理系统所存在的最严重的问题之一。在工作和生活中,我们也应该将那些非行动性的事务和资料管理得井井有条,这一点和管理行动提示和项目提示同样重要。如果这些非行动性资料没有被很好的组织管理起来,它们很可能会影响我们整个系统的正常运作。

非行动性事务可以划分为大两类:参考资料;提示信息,它们所代表的事情当前不需要采取任何的行动,但日后可能有此种需求(也就是下文的“将来/也许”清单)。

 

参考资料

一般来说,你在工作和生活中接收的大部分资料都属于参考资料。它们不需要执行任何行动,但是它们包含了一些信息,出于各种原因你想保留它们。你所要决定的是:要保存多少资料,需要多大空间,以何种形式保存,要保存在什么地方。这要由个人或组织来决定,当然要基于相关的法律法规,并且考虑到后勤和个人方面的因素。在这个过程中一般不需要关心参考资料的具体内容,但如果由于系统中保存的信息过多或过少而需要对整个系统进行调整的时候,你就需要考虑参考资料的具体内容了。

大多数人都存在一个心理问题——他们搜集到的所有材料(stuff)仅仅是材料而已——也就是说,他们并没有分清哪些是行动性的,哪些是非行动性的。一旦你明确了它们各自的界限,作为参考资料的事物就不会再分散你的注意力,也不会形成待完成的工作,它仅仅是你的资料库而已。你所需要决定的仅仅是这个资料库需要有多大。当你充分地实行参考资料的管理之后,你会变成一只硕大无比的北美老鼠(善于贮藏物品),充分利用你的空间(包括实体的和数字形式的)来储藏各种参考资料。当我增大了电脑中的硬盘的容量,我也会随之保存更多的电子邮件。既然增加参考资料的数量不会给你增加任何的精神负担,何乐而不为呢。

 

各种参考资料管理系统

参考资料的分类管理方法有很多,可供选择的管理工具也非常丰富。下面我们简单地介绍一下最常用的几种:

•一般性参考资料归档系统——纸质和电子邮件类
•特殊资料的归档
•名片册和通讯簿
•图书馆/档案馆式的归档系统

 

一般性参考资料的归档系统

正如我说过的,一个好的归档系统是保证处理(Processing)和组织(Organizing)过程正常运行的关键。而且,当你面对大量需要处理的纸质资料的时候,一个良好的归档系统就是不可或缺的。按理说,你现在应该已经在清空工作篮的过程当中建立起了一个“一般性参考资料归档系统”了。这个归档系统应该非常的方便快捷、利于使用,它应该就在你的手边、伸手可及,甚至可以把归档的过程变成一种享受。如果你现在还没有建立起一个这样的系统,那么我建议你立即回到第四章,查看相关段落。

你的归档系统应该是一个方便快捷的数据库,他保存的应该是各种非行动性的资料,而不是行动、项目的提示信息。

大多数人会拥有200-400个实体文件夹,以及30-100个电子邮件文件夹,用来存放归档资料。

 

特殊资料的归档

如果关于某一主题的归档资料需要占用50个以上的文件夹,那么你就应该考虑为它划分一块专门的区域或者抽屉,并建立一个独立的字母排序的归档系统。比如说,你正在忙于两个公司和合并,需要保存大量的纸质文件,你就很可能需要整整两个文件柜来保存这些要用到的资料。如果你有某项特别的业余爱好,比如园艺、航海或者烹饪,那么你就可能需要一个抽屉来放置相关资料才能满足自己的要求。

这里要特别提出的是,如果某个参考资料同时可以归入多个领域(可以放入某个一般性归档的文件夹,也可以作为专门资料进行归档),那么你就很可能陷入一个两难的境地:放入一般归档资料系统呢,还是放入专门归档系统?当你读到一本关于木栅栏的工具书并想将其保存起来的时候,是应当放到“园艺”资料柜中的,还是将其作为普通的“家务事”而放入一般归档系统?一般来说,除非是确实属于某一特别的分类,最好还是将资料都归入一个统一的一般性参考资料系统。

 

名片册和通讯簿

你所需要保存的信息当中,有很大一部分是你所处的社会关系网中其他人的联系方式。你需要保存各类信息——住宅电话,商务电话,地址,手机、传真号码,电子信箱,等等。此外,如果你认为有价值,也许你还会保存生日、朋友和同事的家人、个人爱好、最喜欢的酒和食品等信息。如果是人事管理的角度,需要保存的信息就更多了:雇佣时间,工作履历,目标和前途等等这类信息。

市场上所出售的各种计划手册中,电话/地址簿(连同日程表)是最为常见的内容。人人都需要查电话号码。值得指出的是,这些信息是最为纯粹的参考资料,它们无需采取任何行动,将它们保存起来仅仅是为了将来查询之用。

对于这类信息的保存也没有太多神秘之处,你只要考虑个人需要和便携性就可以了。只有当人们试图将名片册中的信息当作行动提示的时候,问题才会不请自到。要知道这种方法根本行不通。既然你的所有行动的提示信息都已经纳入你的行动清单中了,也就没有必要让你的通讯簿去承担额外的任务了。

现在唯一的问题就是你要保存多少信息,要以何种形式(或设备)来保存,才能让你随时随地能够查阅呢?目前为止还没有一个完美的解决方案,但是随着数字设备的日臻成熟,你可以以更加方便的方式携带更加大量的信息15

 

图书馆/档案馆式的归档系统:基于个人的

同一信息载体,在不同的层次上可能都包含着各种有用的信息。如果你足够钻研,你将能从中获得各种各样的大量信息。基于这个原因,保存多少资料、需要多详细、采用何种形式这些问题也就都没有确定的答案了,这取决于你的需求和发掘信息的深度。相对于你的个人管理和工作效率而言,只要你所有的项目和行动都已经纳入一个管理系统当中了,这就不会成为一个核心问题。

如果资料纯粹是为了参考,那么,惟一的问题是它所承载的信息与耗费的时间和空间是否等值。

建立某种程度的统一标准,会使归档这件事情变得更加轻松。那些随时需要查阅资料,就应当记入你的计划手册或者PDA中。那些需要在特定会议或事件中使用的资料,就应当放入公事包、电脑包或者书包中。那些在在办公室中才需要用到的资料,就可以放在办公室的个人归档系统中或者放在办公网络上的服务器中。那些工作中很少用到的资料,则应该放在档案部或者储藏室里。那么对那些在互联网上查到的资料呢?除非你需要在离线的情况下使用这些资料,否则你不用处理它们。你可以把这些网上的资料打印出来或者存入电子设备,这样你就可以把它们带在身边了16

你瞧,对参考资料系统的组织和管理,已经转变成了一系列简单的逻辑判断。在这里,区分行动性和非行动性是非常重要的一步。一旦你完成了这一步,要管理多少参考资料就完全由你来自由决定了。你保存的资料是否值得你所花费时间、空间和精力,这完全取决于个人看法。

 

将来/也许

现在在你的系统中,还有最后一个功能需要完善,那就是记录那些可能在以后需要付诸行动的事情。这可能涵盖的是:打算将来进行的一次旅行,想要阅读的书籍,下一个财年要着重解决的问题,或者是你想要学习的某项技能。为了实现这一功能,我们需要建立某种能记录事情,并让我们再次对其思考的机制。

“将来/也许”类的事情并非是毫无价值的。相反,它们通常是你生活中最有意思,最激动人心,最有创造性的事情。

有好几种方法可以实现上面的要求,他们都能够帮助你将这类事情清除到你的注意力范围以外,并且会妥善保管。你可以建立各种形式的“将来/也许”清单,也可以将这类事情写入日程表或者纸质“备忘录”中。

 

“将来/也许”清单

当你对自己的大脑进行“大扫除”的时候,通常会发现一些不确定何时进行的事情。在这一类型中,比较典型的情况有“学习西班牙语”、“为玛西弄一匹马”、“攀登华盛顿山”以及“盖一间客房”等。

无论你现在采用的是什么样子的个人管理系统,我都强烈建议你建立一个“将来/也许”清单。然后让自己把自己想到的事情都写到里面去,你会发现,这个过程会让你创造力大爆发,想出好多新奇的好点子。

你很可能还会惊奇地发现,你以前列在这个清单上的一些事情已经快要实现了,而你可能并未刻意为此进行过努力。如果你相信“想象会改善认知和行为”,那么也就不难理解“将来/也许”清单是如何在潜移默化中影响你的工作和生活了。至少,罗列清单的过程会让你对期许的事情有一个更加清醒的认识,也会相应的有所准备。“机会只垂青有准备的人”,这也是我长久以来的人生体验。【原文注:对我来说,“学习演奏长笛”和“学习驾驶帆船”都是这类事情。】除了你的工作篮以外,这类“将来/也许”的事情还有两个重要来源:你那富有创造性的想象力,还有你目前正在进行的项目清单。

 

为你创造性的想象力创建一个详单

当你有了时间、金钱和机会,你都希望做那些事情呢?把它们逐一地记录在“将来/也许”的清单上。典型的类型包括有:

•为你的家庭弄到或者建造房屋
•开始培养的业余爱好
•想要学习的技能
•想要研究的艺术品
•需要购买的服装和饰品
•想得到的玩具(或者玩意)
•打算外出旅行
•希望参加的组织
•打算参与的公益性服务
•想看的事情、想做的事情

 

重新评估当前进行中的项目

这是一个好机会,可以让你从一个全新的高度(即从你工作和目标的立场)出发,回顾检查你的“项目”清单,并且考虑你是否可能把当前的各种承诺和责任转移到“将来/也许”清单中。如果通过审慎的思考使你认识到,“项目”清单中的某项内容可能在今后几个月或者更长的时间内,都不会进入实施阶段,那你应该干脆把它转入到“将来/也许”清单中。

谁也无法面面俱到,把精力花费在最紧要的事情上吧。

——Aristotle

 

“将来/也许”的特殊类别

每个人都会有一些自己非常感兴趣的事情。将这些事情列入清单的过程,肯定会给你带来不少乐趣。比如:

•食品——秘方、食谱、餐馆、葡萄酒等
•子女——要和子女一起做的事情
•想读的书
•想听的CD
•想买/租的影碟
•要参与的文化活动
•关于礼品的一些主意
•对修整花园的想法
•想要浏览的网站
•周末的外出旅行
•有关会议的想法
•关于聚会的想法
•其他想法——五花八门(意思是,你也不清楚应该归属于哪个类别)

这类清单处于“参考资料”类和“将来/也许”类的交叉区域。说它是参考资料,因为你可以只是收集它们,把你喜欢上等葡萄酒、餐厅、书籍添加到对应的清单中去,以备日后随时进行查询;说它属于“将来/也许”,是因为你需要经常回顾这些内容,以提醒自己在有机会的时候对清单中的内容尝试一下。

这一成为了组织管理系统的有一个理由:让你更轻松的抓住那些感兴趣的东西,让生活更加多姿多彩,而不是整日陷于于无边无际、扑面而来的工作。

 

堆积“保存及回顾”文档的危险

许多人都有堆积如山的“保存及回顾”文件夹或者一个塞得满满的抽屉,它含糊地涵盖了“将来/也许“类的事情。人们对自己说:“等我有空的时候,我会看看这部分的内容。”乍看起来,这个“保存及回顾”文件夹似乎是存放东西的一个极为方便的场所。但是我个人不建议采用这种系统,因为在我所接触的所有客户中,他们只做到了“保存”但却并不“回顾”。他们对这一大堆资料麻木不仁,而且充满抵触情绪。如果你无法定时对“将来/也许”清单保持关注,并头脑清醒地思考其中的内容的话,“将来/也许”清单也就丧失了它所存在的价值。

此外,我们还应当注意到,一个管理良好的“将来/也许”清单与保存各种“材料stuff”的收纳箱之间(也就是所谓的“保存及回顾”文件夹),是存在着巨大差距的。通常来讲,你收纳的大部分材料都是需要你进一步加工处理的,有的需要归入“阅读/回顾”类,有的需要放入参考资料系统,而有的则需要转化为实际的下一步行动并标注在日程表或者备忘录中。实际在大多数情况下,对那些“保存及回顾”文件夹中的内容进行恰当的处理之后,你会发现保存及回顾”文件夹已经被彻底清空了。

 

用日程表记录将来要做的事情

当你发现需要提醒自己在未来进行某个事情的时候,日程表将是一个非常好的选择。对于日程表的使用,很多人都习惯于在里面放置大量的事情(就像前文说到的),但是显然这是个不好的习惯,而且这样也远没有发挥出日程表的真正效用。

日程表的三大用途之一,就是记录那些特定日期要用到的信息。这类信息可以涵盖了不少东西,但是铭记要领,你记录在日程表里的事情,一定是你想暂时抛于脑后但是又希望在某一天得到提醒的事情。这样的情况数不胜数,下面列出几类。

•提醒自己开始进行某个项目
•你可能想要参与的活动
•促进作出决定

 

提醒自己开始进行某个项目

如果你手头有一个项目,目前还不需要对其开展工作,但是需要在将来某个时间提醒自己开始行动,这时,你就可以在日程表中选择一个合适的日期,写入这个项目的提示信息。这些指定日期(同比指定时间)的信息,应该写在日程表的日期格中;当那一天到来的时候,你看到了这个提示信息,就会把这个项目列入你的“项目”清单中,从而激活这个项目,使之开始步入正轨。下面列出这类事情的几个典型:

•需要提前着手准备的某些特殊活动(产品发布,集资活动等)
•需要做前期准备的常规活动,如预算检查、年会、计划活动或者会议(比方说吧,你肯定不想现在就把下一年的“年度销售会议”添加到你的“项目”清单中吧,你就写到日程表中吧)
•重要人物的纪念日,你可能打算有所举动(生日、周年纪念、感恩节等)

 

你可能想要参与的活动

也许你经常收到各种研讨会、演讲、培训班和社交文化活动的通知,你可能希望当活动临近时再决定是否参加。因此,你先确定出一个“临近”的时间,并在日程表中这个适当的日期上写上一笔,如:

•“明天商会举办的早餐会”
•“球赛的季票今天开卖”
•“今晚8点,收音机上有特别节目”
•“下周六的社区烧烤野餐会”

如果你现在突然想到了任何类似的活动,就立刻把它写入你的日程表吧。

 

提醒自己做出决定

有时候,你需要作出一个非常重要的决定,但是又无法(或不希望)立刻就决定下来。这没有关系,只要你确定决策所需的进一步信息是来自你自身,而不是外部(比如,你就是想把问题留在第二天解决)。(很显然,那些决策所需的外部信息应该列入“下一步行动”或者“等待”清单中。)然而,为了确保自己不会忘记去做这个决定,你需要一条“安全带“来提醒自己。而日程表正好可以承担这个重任。

如果你的系统中有一套延迟决策的机制,那么你对某些事情就可以暂时不做决策了。

属于此类的某些典型决定:

•雇佣/解雇
•合并/获取/销售/处置
•改换工作/职业生涯

你肯定会想,“把如此重要的决定就这样放在日程表中,合适么?“那么回头问问自己:“是不是有些重大决定,我想要暂时抛于脑后,而保证不会让自己感到不安的呢?”如果答案是肯定的,那么日程表就是放置提示信息的最好地方。

 

“备忘录”文件夹

对于管理那些需要在日后进行的行动,还有一种堪称一流的方法,那就是“备忘录”文件夹。它可以称得上是立体版的日程表,能让你把各种事件的提示信息集合在一起,随时可以带在身边、拿出来查看。你可以把它看作是你自己的邮政系统,你可以通过它给未来的自己发个邮件,以通知未来的自己到时候去完成某件事情。我自己多年来就一直在使用“备忘录”来完成类似的工作,它甚至已经成为我生活中不可或缺的一部分了。

从本质上讲,备忘录就是非常简单的文件夹系统,他允许你将未来需要的各种提示信息收入其中,并在指定的日期提示你,就好象这些提示信息会“自动”地出现在你的工作篮中一般。

如果你有一个秘书或者助手,你就可以把这个任务交由他来完成,这个过程和备忘录文件夹的使用颇有几分类似。典型的例子有:

•“在我开会的那天早上,把这个议事日程交给我。”
•“既然星期三的会议上才会用到这个,那么,星期一时再把它交给我让我考虑一下。”
•“在去香港前两周时,提醒我一下,我们来安排一下具体细节。”

为一周中的每一天设立一个文件夹,每到一天,你就可以拿出来当天的文件夹,查看一下有什么要做的事情。

你如果只想在工作中让你的助手完成类似的工作,我没有意见;但是如果你想要将这种井井有条的管理方式融入你的生活,你就必须建立自己的备忘录文件夹。这个文件夹可以发挥许多的功能,至少它的工作范围可以超过你的助手,处理私人事务也得心应手。我利用自己的备忘录文件夹来管理我外出的票据;纸质旅行指南,议事日程,地图;各种通知单;要买的商品信息;诸如此类。

你只需要每天花费几分钟的时间,就能让这个备忘录文件夹系统运作起来。对比你的付出来讲,你得到的回报将是非常的收益。

 

建立一个备忘录文件夹系统

你需要准备43个文件夹:其中31个注明从“1”到“31”,代表一个月份的31天,另外的12个上面写上一年中12个月份。代表天的文件夹放在前面,最前端放置的是明天的文件夹(如果今天是10月5号,那第一个文件就应该是“6”)。随后的文件夹代表着本月中剩余的日子(从“6”到“31”)。在“31”文件夹后紧跟着下一月的月份文件夹(十一月份)。再往后,是编号“1”至“5”的日文件夹。接着是剩余的月份文件夹(十二月、一月到十月)。每天结束时,把下一天的文件夹中的内容放入工作篮中,再把这个文件夹排列到后面,(这时,这个原本代表10月6日的文件夹,就变成了11月6日)。按照同样的方法,当下一个月的文件夹排到最前端时,(在10月31日你清空所有的日文件夹后,紧接着看到的就是“十一月”文件夹,而所有的日文件夹则按照“1”至“31”的顺序紧随其后),把其中的内容都放入工作篮中,再将这个已经清空的文件夹,再次排在其他月文件夹的最后,这时它代表的就是下一年的“十一月”。这个备忘录系统的好处是,随时都可以保存接下来的31天和12个月内要提醒的事情17

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采用文件夹来建立你的备忘录系统的最大好处是,你可以在其中存储货真价实的文件资料(在某个日期你需要填写的表格,需要回顾的留言条以及必须落实行动的电话记录)。

为了促使这个系统正常运转,你必须做到每日更新。如果你忘记清空每日文件夹,你就不会再依赖这个系统来处理重要的资料,而不得不寻找其它途径来管理你的事务。如果你即将离开一段时间(或者在周末无法查看这些文件夹),那你必须在保证离开之前就检查在你离开那段时间内的文件夹,并对其内容进行预先的处理。

 

核查清单(Checklists18):创造性的提示


在个人系统的组织管理工作中,最后一个值得我们注意的问题就是建立和使用核查清单,用以关注项目、时间、有价值领域、职责等潜在信息。

通常情况下,在团队或者公司内部进行一次成功的咨询,将会产生最具创造性的核查清单。细致而周到的备查清单也可显示出日后面试新人和培训员工时的一些重点方向。

当我与客户一起清理他们的工作篮,检查他们记在心上挥之不去的其他事情时,经常会遇到一些琐碎的“自我承诺”,比如:

•定期进行体育锻炼
•确保每一次培训时,我们都有足够的评估表格。
•多抽出些时间来陪陪孩子。
•为部门准备更多的计划
•让我的团队保持高昂的斗志
•确保我们与公司的策略保持一致
•实时更新我们的用户培训列表

面对你内心这些含糊不清的承诺和分散你注意力的方面,你应该怎么办呢?

 

首先,澄清内心的项目和行动

对于大多数这类“材料stuff”而言,它们是可以转化为项目或实际行动的。对于许多人来说,完全可以把“定期参加体育锻炼”转化为“建立定期运动的计划(项目)”或者“给萨莉打个电话问一下私人教练的情况(实际行动)”。在这种情况下,内心的承诺就可以转化为项目和实际行动,之后就可以按照正常的方式纳入你的个人管理系统中了。

然而,在这类情况之外,还有些别的情况。

 

规划工作和责任范畴内的关键性区域

像“坚持锻炼身体”或者“保持健康并且精力充沛”这类目标,还是需要制定某种概况核查清单,才会便于定期回顾和检查。面对任何事情,你的大脑中都会在各个的层次设定不同愿望和标准,它们直接影响你的决定和选择。所以,了解自己在各个层次上的不同愿望和标准,是一件非常有好处的事情。

我在前面曾经建议过,你的“工作”至少可以定义为6个级别,每一级别都应该拥有专门的确认手段和评估方法。在每一个不同的级别中你都应当建立一个核查清单,它应该包含该级别中所有对你来说重要的、以及有所承诺的事情。它可以包括:

•事业目标
•服务
•家庭
•人际关系
•公众事务
•健康和精力
•财政资源
•创造性的表达(如绘画、工艺等表现)

现在我们专注于你的工作,向下一个级别,进一步考虑。对责任、员工、行业价值等不同的方面,你都需要为自己建立一些提示。这可能会包含以下各点:

•团队士气
•工作流程
•时间进度
•人员问题
•工作量
•交流沟通

所有这些事务全都可以纳入到你个人管理系统的各个清单中去。根据需要来提醒自己,以保证你的航船能沿着正确的方向平稳的前进。

 

情况越是异常,控制力越应该加强

对于某件事情(或某个领域)来说,我们需要核查清单和外部控制的程度,与我们对这件事情的熟悉程度成反比。如果你已经从事某项工作有相当长的时间了,而且也不需要你在这方面做出任何改变,那么你也就没有必要在你的个人管理系统中专门对其设立外部监控措施。你知道工作的每个步骤应该在何时进行、如何进行,才能保证工作正常进行。然而,实际上这种情况并不多。

许多时候,在你对某项工作足够熟悉以前,你都需要某种形式的核查清单来帮助你抓住工作的重点。比如,如果你公司的CEO突然失踪,你不得不立即填补他的空缺,你就需要立刻过目一些资料,以掌握目前工作最为紧迫的方方面面。如果你刚刚接受了一个新职位的任命,其中的一些新的责任对你来说相当的陌生,那你一定希望拥有一个控制和管理的模式,哪怕只是在最初的几个月也好。

通常,在情况快要失去控制的时候,我会暂时开列一张清单,上面写着我不得不处理的任务,直到情况重新得到控制。比如,当我和妻子决定为我们经营多年的生意创造一个全新的经营模式时,我承担了一些前所末有的职责,如财会、电脑操作和维护、市场营销、法律事务和管理。一连几个月,我必须坚持认真地把这些责任范围内的核查清单经常摆在面前,填补所有的空白,尽最大努力经营好这一过渡时期。当生意在某种程度上稳定下来以后,我就不再需要这个核查清单了。

核查清单功效显著,它使那些重要的工作不再给你带来忧虑。

 

各个级别的核查清单

根据你的需要大胆地创建各种类别的核查清单吧。你可以建立各种各样的核查清单——从“生活的核心价值”到“郊游的有关事宜”。列出清单——特别是当你一想到事情时就为它列出清单,这将成为对你最有效、同时也是最简捷的生活方式。

为了激发你的创造性思维,下面我列出一个核查清单的题目列表,这些都是我使用过多年的清单。

•个人主张(如有关价值观的个人陈述)
•工作责任范畴(工作的职责范围)
•旅行核查清单(旅行前要检查和完成的事情)
•每周回顾(在每周回顾中要检查和更新的事情)
•培训计划的组成要素(当推出某项计划时,一切需要处理的情况,从前期到后期)
•客户
•会议核查清单(准备召开一个会议时,所需要筹备的事情)
•焦点区域(生活中所扮演的重要角色和承担的责任)
•生活/工作中的关键性人物(定期评估人际关系,以推动事态的发展,捕捉新的机遇)
•组织系统图(需要管理和维持的输出区域和关键性人物)
•个人发展(应该定期评估的情况,以确保个人平衡与进步)

慢慢地习惯于接受各种核查清单,包括特殊的临时性的和永久性的核查清单。根据需要随时创建和删除核查清单。合理而恰当地运用核查清单,可以极大地提高你的工作效率。


到目前为止,你应该已经收集了生活和工作中所有的未尽事宜,并且已经逐项的进行了处理,明确了它们的价值和需要并采取了适当的行动,最后还把结果纳入了一个完整的系统——这个系统包括了对当前和“将来某时”的所有工作计划的完成概述(无论事情大小),那么你也就已经准备好进入下一阶段的课程——回顾检查阶段。