第八章 检查回顾:保障系统的有效运行

 

实行GTD这套工作流程管理方法的目的,并不是让你的大脑偷懒,而是想尽办法充分利用大脑的资源,并让它工作得更有效率。只有你的大脑必须100%投入到当前的工作中去才能达到这种境界。为了做到这点,你必须确信你正在做的事情是确实需要完成的,而其他没有进行的工作确实可以暂时“不去进行”19。定期回顾并更新你的系统,才能让你切实控制系统中的一切,让你对正在进行的事情更加“确信”。

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例如,你有一个电话清单,但是某个时候,有些你必需要打的电话却没有列在这个清单上,这时,你的大脑就不会再相信这个清单系统,你的大脑在完成这个低脑力要求的活动时也无法感到轻松。结果你的大脑又不得不重新担负起记忆、加工处理和提醒的责任,也就会像以前一样低效率的运转。

所有这一切意味着,你的系统不可能处于静止不动的状态。这个系统必须实时更新,紧跟事态的发展,才能帮助你在行动的时候做出恰当的选择。这也正是回顾的过程的主要目的;同时,回顾过程还可以从不同的角度对你的生活与工作进行持续不断的评估。

现在,你需要考虑两个重要的问题:

•你需要关注哪部分的内容?在什么时候进行?
•为了确保整个系统持续运转,解放你的大脑,使之能够从事更高层次的思考和组织管理活动,你需要采取什么行动?多久一次?

一次真正意义上的回顾检查活动,将使你的思维变得主动、新鲜,能够更加高效地面对你的生活和工作。这类思维可以是精力集中的产物,也可能源于心血来潮,而这些思维的火花,通常都是在你对行动和项目清单进行有规律的回顾时迸发出来的。

 

要检查哪部分的内容?在什么时候进行?

 

在你的个人管理系统中,你应该可以在任何需要的时候看到需要的行动提示,这正是个人管理系统和个人行为方式的基础。其实这个道理是显而易见的,但是很少有人能够在处理和组织后能够达到这一要求。

当你身边有部电话并且正巧有些空余时间,你应该拿出电话清单扫上一眼,是否选择一个电话号码拨打出去全由你自己决定;当你正准备去参加与老板或者合伙人的讨论时,花一分钟浏览一下你所记录的其他未了的事宜,这会让你的这次讨论更有成效;当你打算去干洗店取回衣物时,应该先快速地检查一下还有没有可以在途中解决的事情,以便一次性办妥。

只要你保证在适当的时间查阅适当的资料,那么每天的回顾检查时间可能仅仅是几秒钟而已。

人们经常问我:“你花多少时间来关注你的系统?”我的回答是:“只要我能够对当前的行动感觉良好就足够了。”实际上,这个关注的时间通常是这里两秒、那里三秒这样堆积起来的。从某种意义上来说,我的各种行动清单就构成了我的办公室。就像你在的办公桌上贴着记录了电话号码的即时贴一样,我的“下一步行动”清单上也随处可见类似的记录。假设你已经彻底地完成了收集、加工、组织管理一切事物的步骤,你很可能只需要零散地在这里或者那里短暂回顾一下,就能帮你找到当天所要进行的行动20

 

首先看一看你的日程表

查看最频繁的应该是你的日程表(或者是每日备忘录之类的东西),这样你就能看到那些是当天必须进行的工作21。这样你就了解了当日的时间和空间要素。比如,你看到自己早八点到晚六点都排满了会议,只有中间有半个小时的午饭时间。这能帮你决定当天是否还要进行其他任务。

 

然后看一看你的行动清单

当你检查了所有对时间有严格要求的活动,并对它们进行了适当的安排之后,接下来你浏览最多的应该是对应当前情景的行动清单。例如,如果目前你在办公室中,你就可以看一下你的电话清单、电脑工作清单,以及其他办公室内的事务清单。但是这并不意味着你要完成清单上所有的内容;你仅仅需要结合接下来的工作(前面预留的时间有多久),然后选择一个合适的行动,并将其执行。你应该充满自信:自己绝不会遗漏任何重要的事情。

坦白地说,如果你的日程表的内容非常可靠,并且你的行动清单也没有问题,那么在你每天的工作中,就查看这两样东西就足够了。事实上,我有的时候根本就不需要去查看行动清单,因为我看了日程表之后,就知道自己已经没有条件去完成其他任务了。

 

在适当条件下,进行适当的回顾

也许你需要在任何时间查阅你的任何一份清单。当你和配偶劳碌奔波了一天归来,最终放松下来的时候,你希望确定你们共同经营的家庭事务,这时如果你能拿出需要去和他讨论的事务清单就太方便了。如果你的老板突然走进你的办公室,打算与你谈谈当前的工作,你能够立刻拿出最新的工作清单和准备的话题,这显然将大大提高你的工作效率。

 

更新你的系统

 

要保证你的系统是值得信赖的,最关键的一点就是定期以更高的视点扫描自己的内心、并对系统进行更新。当然,如果你很长时间没有对系统进行更新的话,系统会远远落后于客观情况,更新一次系统将会比较费力。要知道,如果你的系统远远落后于客观情况的话,你的大脑就不得不把大量的经历浪费在“记忆”,“回忆”之类的低等级工作上。

我们要学会观察局部和整体,而且必须学会将它们联系起来,这样才能使我们学到的知识更有效。

现在我们将面对一个很大的挑战:一旦你体验到了拥有一个清晰的大脑是怎样的一种滋味,领悟到事事处于你的控制之下是多么的惬意,你要怎么做才能维持这种状态呢?经过我多年来的研究和实践,并且经过大量人的使用和检验,证明保持状态的最好办法就是“每周回顾WeeklyReview”。

 

每周回顾的力量(重要性)

如果你和周围的大多数人一样,你会发现,你的脑子再好,也不可能跟上世界变化的步伐。而我们大多数人,都有这样一种倾向:放任自己纠缠于大量的超过自己处理能力的事务。

大多数人无论最初有多么好的基础,恐怕也不能跟上现实中紧张而快速的生活节奏。我们许多人似乎天性就是这样,总会让自己陷入各种事情中不能自拔。工作时,我们把一天的时间安排的满满的,一个会议接一个会议;下班后还是不时地想起要完成的任务,要履行的约定;我们每天在任务、合同、约定、协议中纠缠,我们的创造力也在这日复一日的劳作中不断萎缩。

这种旋风式的生活模式,更加凸显了每周回顾的重要性。他能让你有机会夺回生活的主动权、对事情重新评估、重新安排,让自己重新找到平衡。而这些恰恰是在每天疲于奔命的忙碌中,无论如何也做不到的。

在一天的时间里,你接触到的机会通常会超过你系统的每日承载能力。

每周回顾还有一个重要的作用,就是让你在面对如潮水般涌来的事务时,始终记得最要紧的工作、最重要的目标,把握住自己的方向。这会让你认识到,有的时候你必须学会说“不”——而且要斩钉截铁毫不犹豫——才能让你保持清晰方向,免于陷入混乱的境况。给自己留一点时间吧——至少让自己能在“项目Projects”的层次考虑一下自己面对的问题,这会对你大有帮助的。

 

什么是每周回顾

非常简单,每周回顾检查就是为了再次清空大脑而需要采取的行动。它执行了工作管理流程的5大阶段的前4个——收集collecting、加工processing、组织organizing、回顾reviewing那些你没有付诸行动的事情——直到你能够确认:“我目前已经完全掌握了我没有处理的一切事情。一旦我决定处理,马上就可以付诸行动。”

下面给出的一些实例将有助于你理解这一过程:

 

收集散落的纸片

搜罗出各样的零碎纸张、名片、收据,以及所有收藏在你的办公桌、衣服、缝隙中的纸片,把它们统统收入到你的工作篮中,以备处理。

 

整理笔记

检查所有的日志、会议记录和记事本上的各种内容。提炼出其中的行动、项目、等待事宜、日程表事宜,以及将来要完成的事情。并将其中包的资料进行归档,需要阅读的资料也要归入“阅读”文件夹。在这个过程中一定要对自己严格,收集、处理你所遇到的一切有关交流、工作、创意、信息的记录,同时清理掉没用的垃圾。

 

过往的日程

仔细检查日程表上的那些过往日期,搜寻未完成的工作、参考信息等诸如此类的资料,并将它们重新纳入到你当前运行的系统中。一定要保证将上一周的日程表全面地扫描一遍,确保没有遗漏。

 

即将到来的日程

浏览一下你将来的事情安排情况(长期的和短期的)。确保对即将发生的事情和约会作出安排和准备。

 

清空大脑

把大脑中的一切事情都写下来,包括新的项目、行动、等待事宜、未来要完成的事情(projects, action items, waiting-fors, someday/maybes),以及所有尚未捕捉的事务。

 

回顾项目清单(包括目标和愿景)

逐一地评估所有的项目、目标和愿景,以确保在你目前的管理系统中,不会遗漏任何一个需要行动的项目。

 

回顾“下一步行动”清单

清除系统中已经完成的行动(不是删除,而是标记为完成)。检查将要进行的行动的提示。

 

回顾“等待”清单

记录下那些为了跟踪事情发展而需要进行的行动。检查最近放入其中的物品(比如文件、表格等,别忘了GTD的清单是可以包含物品的)。

 

回顾相关的核查清单

参照你的核查清单来进行查缺补漏的工作。(还有没有一些需要解决而还没动手的工作呢?)

 

回顾“将来/也许”清单

核查其中有哪些内容可以付诸行动了,就把他们列入“项目”清单,并转化为行动。当然,还要删除其中那些你不再感兴趣的事情。

 

回顾“悬而未决”和辅助资料

浏览所有正在进行的项目的辅助性资料,以便由此激发出新的行动方案、促进任务的完成、产生新的等待事项。

 

搜集你的奇思怪想和新奇点子

是不是在你的脑中经常会冒出一些新鲜的、巧妙、富有创意、发人深省、风险十足的念头。你可以利用这个机会对它们进行整理,并添加到你的管理系统之中。


整个回顾处理过程只是一个对未尽事宜的集中整理过程,但是却很少有人能做到最好。要知道,每次执行这样一个过程之后,我们都会重新获得一个清醒的头脑,并在此体验到那种轻松控制生活的状态。

 

“视点”是人们面对过量信息时的一种极为有效的解决办法;这是一个凭直觉处理的过程,摒弃无足轻重的资料,将其精简至本质的、相关的、可以控制的最小量。在任何时间和地点,统一的“视点”都是最稀缺的资源。

——保罗萨福

 

进行回顾的恰当时间和地点

每周回顾的过程非常关键,你有必要为它建立一个合适的环境,准备合适的工具,并将它逐渐变成你的习惯。一旦你为整个GTD工作建立起了一个舒适的工作区域,你会发现定时进行回顾变得轻而易举——你完全可以把更多的精力放在具体事情的处理上。

到那时,你所需要做的就是,每周抽出几个小时,让自己摆脱日常事务的干扰——并不是要完全置身世外,而是将自己提升至“1万尺”以上的高度,来更好的总览全局。

如果你拥有自己独立的工作空间,可以让你免于外界的困扰,并且你的工作是周一至五的标准五天制,那么我建议你每周五下午留出两个小时的时间,专门用于每周回顾。之所以选择这个时间,主要是因为下面三个原因:

•对于这一周的事物你很可能还记忆犹新,这使你能够进行完整的反思和回顾(“哦,我差点忘了,我还得给她打个电话说说那个事情……”)
•如果你在每周回顾的过程中,发现必须与他人取得联系,这时你就可以在他们周未外出渡假前与他们取得联系。毕竟这个时间段大家都还没有下班。
•清理一下自己的大脑和办公桌,让自己把烦心事儿都抛到脑后,这样就一刻安心地享受周末的休闲时光。

然而,你也许属于根本无法拥有正常周末的一类人。我就是这样,在周六和周日,需要我处理的事情和平时一样多。但是我出差的时候经常会遇到长途飞行,这为回顾提供了一个理想的机会。我的一位好友(也是我的学员)在世界上最大的一家航空公司任职,他习惯于利用每周日晚上的时间,在家里的书房进行他的“仪式”——集中处理一周内各种会议上的数以百计的笔记和备忘录。

无论你的生活方式属于哪一种,都必须建立一个每周重新组织安排的仪式。也许你已经拥有了这种仪式(或者接近于这种模式),那么尝试在其中加入更高层次的回顾,将其变成你的每周回顾吧。

有些人发现他们很难抽出时间进行回顾检查,因为工作和家庭随时都有新的问题出现,让他们根本就没有闲暇时间停下来重新组织工作。我所见过的压力最重的专业人士,要数那些在工作时必须随叫随到并且能够迅速作出重要反应的人,下班后,他们还要回家应付几个10岁以下的孩子,和同样奔波了一天、满身疲惫的配偶。唯一称得上闲暇时间的可能就是每天上下班途中的一个小时(通勤车或者城铁)的时间了。

如果你恰巧处于这种情况之中,那么你所面临的最大困难就是找到合适的时间和地点,能够让自己的每周回顾一直贯彻下去。要么在每周五晚上在办公室中加班几个小时;要么在家里建立一个令人放松的可以正常工作的空间。

 

高级管理人员的回顾时间

我培训过许多的管理人员,我指导他们在每周五的日程安排中规划出2个小时的时间。对于他们来说,最大的问题莫过于在高质量的思考和及时处理突发事件之间找到平衡。这确实让人难以抉择。然而,那些工作经验更丰富的人却能认识到“磨刀不误砍柴工”的道理——创建一个不被打扰的时间,仔细梳理和重组自己的工作——这其实就是某种程度上的每周回顾。

工作上的好点子往往都是在你没有进行工作的时候蹦出来的;而在你工作时,最绝妙的点子则往往不会出现。

尽管有些公司高管已经习惯于将深思熟虑的过程融入到日常的工作当中去,但他们仍然不得不承认每周回顾的重要作用——它给了你一个站在“万尺高度”总览全局的机会。

甚至连那些已经把反思时间融入到自己工作当中的管理人员仍然常常不由自主或不耐烦地处理一些细枝未节的东西,以弥补一些处于“1万英尺”层次的问题。一边是一个接一个的会议,一边是漫步于夕阳下的池塘边,在这两者之间,需要有一个中间状态,让你有时间对事务进行思考和重组,让自己在更高的层面上控制自己的生活。要知道,任何人也不可能保证自己的所有事情都已经得到了彻底的确认、澄清、评估、付诸实施,这根本就不可能。

 

“大局”的回顾

 

是的,某些时候,你必须搞清楚你的宏观目的,长期目标,你的愿景和原则,他们是你做出选择和判断的根本依据,也是推动你前行的终极动力。

在你的工作中,最重要的目标和目的是什么呢?你有明确的一年或者三年规划么?你的职业生涯是如何规划的?目前的生活方式是否令你满意?从长远目标的角度来看,你是不是正在做你真正希望或者需要做的事情呢?

本书的重点并不是那些“3万英尺”、“5万英尺”的层次。但是我希望读者能够着眼于更高的层次来思考问题,其实这也是我的目的所在——帮助你使自己的生命体验变得更加轻松和愉快。当你在“跑道”和”1万英尺”层次上,处理问题的速度更快的时候,你自然就有时间去思考其他更高层次的问题了,这样才能让你的头脑获得真正的清静22

 

思考是工作和生活的精髓,同时也是最难做到的事情。帝国的创建者们在争分夺秒地认真思索时,其它人却在嬉戏。如果你不是自觉地去努力进行这种自我指导的思维过程,那么你就是在向懒惰屈服让步,你将永远丧失控制自己生活的能力。

——戴维·凯克奇

 

对于更高层次的回顾工作,你需要多久进行一次呢?这个问题只有你自己才能回答。在这里,我必须提出的原则是:

无论是在生活还是工作中,如何找到合适的范围,如何确定合适的决定,如何确定合理的时间间隔,都只有一个目的,就是让你自己感到清清楚楚就可以了23

正是这一目标,引领我们走过了搜集、处理、组织和回顾这几大过程。现在的时间是星期三早上9:22,你在执行什么行动呢?