第十章 学会控制项目

 

在第4到9章中,我们介绍了如何清理自己的大脑,以及如何对何时该做何事作出正确的选择。这其实是一个横向的视角——它面对的是你整个生活中所面对的所有事务和行动。而完善的GTD系统还差一个关键部分,就是所谓的纵向视角——激发自己的大脑活力,对某个特定事务进行深入的思考和大胆的想象。在这一章中,我们一起对项目的规划进行深入的研究和仔细的推敲。

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我们需要更多的非正式计划

 

经过这些年来与几千位职业人士的接触,我可以大胆断言,实际上我们所有人都应该对我们的生活和工作进行更多的、更频繁的、更非正式的计划。如果我们能够这样做,一定会大大地降低我们的心理压力,并能够以极小的代价换来巨大的好处。

对于项目计划过程,最大的提升空间并不是工具方面的。毕竟很多专业的、复杂的项目组织和计划工具已经非常普及了(比如甘特图之类的),大多数需要这些工具的人都在使用这些工具了。真正需要改进的是,在计划过程中,让你的创造性和预见性的思维能够真正的发挥作用。

而缺乏这种高效的增值思维的最主要原因,就是使用的任何系统都无法应付我们预测中出现的数量庞大的细节。这也就是为什么我主张自下而上管理方式。如果你感到对需要执行的事情失去控制,你自然就会对计划产生抗拒,这就让你不知不觉地在原地打转。但是如果你接受并认真实践了GTD方法,就会让你的灵感和创造性思维获得空前的释放。如果你的系统和习惯都已经为接纳随时产生的奇思妙想做好了准备,那么你的工作效率肯定会大大提高的。在第三章中,我提到了项目计划的五个阶段,如何将想法转化为实际行动。

任何一项成功的项目在进行到中途时,看起来都如同一场灾难。

下面就是一些实用的技巧和方法,可以更利于你使用我所推荐的自然的、非正式的计划方法。尽管这些建议都基于基本常识,但是人们却往往没能完全地遵循它们。你应该随时随地应用这些建议,而不是在面对重要任务的时候把它们拿出来临时抱佛脚。

你建立起的系统以及运用的技巧,应该能够帮助你更频繁、更轻松、更深层次地思考你面对的项目和情况。

 

哪些项目需要你进行计划?

 

列在你的项目清单中的大多数项目,实际上都不需要你进行刻意的“计划”,这些项目只需要你在大脑里过一下,自然而然的就会出现下一步行动了。比如说,你要“对车子进行保养”,你只要拿起电话打给你的4S店,约个时间按就好了。

然而有两种项目,确实需要我们进行某种形式的安排策划的:(1)那些你已经决定了下一步行动,却仍然吸引你注意力的事务;(2)还有那些你刚刚想到新点子,或者发现了一些新细节的项目。

第一种类型——这类项目,除了下一步行动以外,还有其他需要你确认和安排的方面——在你制定了一下步行动后,还要进一步的关注和处理。对于这类情况,就需要你应用自然计划法了(可能是其中一个或多个阶段):定义目标和原则、展望成果、头脑风暴、组织整理。

第二种类型——这类项目的想法会突然冒出来,可能是在非办公场所和时间(海滩上、汽车上或者会议上)——需要将这些想法随时收集起来。这样一来,这些念头可以保存起来以后再做仔细考虑。

 

项目计划也需要下一步行动

你面前肯定会有几个项目是属于这一类的:你希望进行更加具体细致的安排,以确保万无一失。比如:你马上要去参加一个重要的会议,必须准备好会议日程安排以及一些相关的资料;或者你刚刚接受了一个安排公司年会的任务,你不得不尽快地使各种组织安排到位,并把一些具体的工作分派下去;或者你需要向人力资源部门描述一下一个新职位的工作要求。如果这些工作还没完全落实,现在立即确定一个下一步行动吧,并把它列入你的行动清单。这会帮助你开始对项目的计划,并有效地推进更深层次的规划。

 

典型的计划步骤

最常见的几种以确定行动为目的的计划方式为:个人头脑风暴、组织整理、召开会议、搜集信息。

 

头脑风暴

对于那些一直吸引你注意力的项目,需要你开动脑筋,自由思考;特别是当你不清楚下一步行动是什么的时候尤其如此。对于这类情况有一个合适的下一步行动“想想关于某个事情的点子”。

对于这个下一步行动,也要列入你的下一步行动分类清单,所以你要确定在哪里进行、如何进行。在进行这类思考时,是在电脑上进行好呢还是用纸笔工具更合适?我会完全凭直觉选择其中的一种。对于我来说,要么把它记录到“在电脑旁”清单中,要么记录在“任何地点”清单上(因为随身携带笔和纸,我可以在任何地点绘制思维导图或者脑图来帮助思考)。

 

组织整理

也许你已经为某些项目搜集到了足够的笔记和辅助资料,现在你只需要将它们整理一下,使之更有条理。在这种情况下,你的下一步行动很可能像这样——“组织整理某个项目的资料”。如果你必须在办公室里才能执行这一行动(因为所有的文件和资料都放在办公室,没办法随处搬动),那这个行动就应该记在“在办公室”的行动清单上;如果你搜集到的资料都是电子形式的,并存入了随身携带的笔记本电脑或PDA中,这个行动自然可以纳入“任何地点”清单中;如果你希望用一个文字处理器、绘图软件或者项目规划软件来辅助你的行动,就应该把这个行动列入“在电脑旁”清单中。

 

召开会议

通常,把相关人员召集到一起,共同讨论、群策群力会让事情取得一定的进展。这通常意味着给相关人员或者一个助手发一封电邮,或者给某个关键人物一个电话来敲定一个时间。

机构团体中提高效率的最大障碍是,在面对问题的时候,当事人不知道是否应该召开会议,也不清楚应该让哪些人参加。

 

搜集信息

有时,计划工作的下一项任务就是搜集更多的资料。也许你需要同某人打电话聊一下,掌握他的情况(“给比尔打个电话,了解一下他对经理会议的看法”);或者你需要浏览一下你刚刚接手的有关去年会议的资料(“查看一下股东大会的归档资料”);或者你希望在互联网上浏览一番,看一下你正在工作的领域有没有什么新闻发生(“查看一下各大公司的销售管理人员的情况”)

 

随机发生的策划思考

不要错过任何一个可能具有潜在价值的想法和创意。许多时候,当你处于一个与策划工作不相干的地点时,你头脑中却会冒出一些好点子来。比如当你正要去商店买东西时,会突然想到一个在下次员工会议上用的绝妙念头;或者你正在做饭时,你会突然想到下次用户会的时候要给参会人员送什么样的小礼品;或者你在看晚间新闻的时候,突然想到公司的顾问团遗漏了一个重要的人选。

如果你想到的点子不是可以列入行动清单的具体行动,你就有必要想办法把他们保存下来。当然,确保没有遗漏地收集的关键就是你的收集系统了——工作篮、记事本、纸片以及各种可以随身带在身上的这类东西(录音笔,PDA等等)。你需要保存所有的想法念头和创意,直到日后决定处置他们。

 

辅助项目计划的工具和架构

 

只要你手边随时都有理想的工具,无论什么样的想法在你脑海中出现,你都可以第一时间把它抓住记下、保存起来了。一旦你捕捉到这些想法,就可以根据你的需要随时拿出来参考了。

 

思维工具

获取想法、增强生产力的最重要的绝招之一就是利用“形式决定功效”这一哲学——合适的工具更容易激发出你的好想法。【原文注:当我在机场候机时,随意把玩着掌上电脑就曾引发我最具创造力的想法!】28

在你思考的时候,如果不能动笔写写画画,你会发现自己很难长时间的保持注意力高度集中(最多不过几分钟),独自一人的时候尤其如此。只要你在思考过程中能够使用一些外界的工具记录你的想法,那就像给风筝加上了线,你就可以一连几个小时保持高效而敏捷的思维。

好运气只垂青那些有准备的人。时刻准备好记录头脑中的灵光一现吧。

 

书写工具

在手头上随时准备一些方便好用的书写工具,这样你就不会因为缺乏记录工具而在潜意识里对思考产生抵触。对我来说,如果手中没有记录想法的工具,我就无法投入地考虑。

形式往往能够决定功效。将自己置于易于捕捉思想的环境之中,那些你都没有意识到的好想法便会自己冒出来。

相反,有时一个绝妙想法的诞生,仅仅源于我一心想用一下我那漂亮又好用的圆珠笔!也许你不像我这样,会受一个书写工具的驱使,但是只要你也有这样的倾向,那就应该成全自己,在高质量的书写工具上进行一些投资吧。

建议你在工作台上放上几支漂亮的圆珠笔,因为你很可能会在那里做一些记录——特别是在家中的电话旁。

 

纸张和记事本

除了书写工具外,还应该准备一些实用的记事本。标准记事本功效不凡,因为你可以轻松地撕下记录着想法和事情的那几页,放入你的工作篮中,以便日后有机会的时候再行处理。有时你可能在纸上画下一些非正式的脑图,你可以非常方便的直接把它们放入别的文件夹中,完全不用重新再画一次。

离你最近的记事本在哪?把它们放的更近一些。

 

黑板和白板

如果你有足够的空间,黑板和白板也是非常实用的思考工具,并且可以多次重复使用。它们为你提供了充足的空间,可以在上面草草记上几笔心头闪现的想法。此外,录你在思考某一主题时,它们还可以使你的想法一直活生生地展现在你的眼前。在办公室和会议室中配备一些白板将会很有用,而且越大越好。如果你有几个孩子,我建议你在他们的卧室中也装上一个【原文注:我是多么希望成长在一个鼓励思考、百无禁忌的环境中啊!】。注意手中准备一些充足的水笔;当你打算在白板上写些什么的时候,却发现所有的笔都不能用了,那多让人丧气。

只有在我将自己的想法表达出来之后,我才能清楚的了解自己的想法。

——E·M·Forster

每当两个人或者更多的人聚集在一起开会时,谁都可以在白板写上几笔,别人也可以一目了然。即使几分钟后你擦去了这些思想火花,刚才把它们记录下来的过程本身就可以促进大家的建设性思维。这令其他的工具都自叹不如。

 

计算机

我喜欢运用笔记本电脑来进行思考。当我把有得考虑的事情以某种数字模式存储起来,便于今后的编辑、剪贴以及投入各种各样的应用之中,这实在太便捷了。一旦启动计算机,坐在屏幕前,我的大脑的思维就会活跃起来。这也成为了掌握键盘输入技能的一个重要理由,这样你才能灵活自如地驾驭计算机。

让你的电脑充当一个思考场地吧。

 

辅助架构

除了拥有随身携带的得心应手的工具以外,一个可以方便地收集思考结果的系统也有利于提高效率。这就像在你的面前摆出纸和笔时可以帮助你进行头脑风暴一样,拥有便于组织管理项目细节的工具和环境,也同样可以促进项目计划的进程。

 

根据需要创建文件夹或者活页夹

一个好的一般性参考资料归档系统,不仅要便于归档和查阅一般的项目资料,还应该对项目规划起到重要作用。一个项目的进展,一般都是由某些关键数据、票据、资料推动的,所以,你非常有必要针对某个主题设定一个文件夹,这样当你手头出现相关资料的时候,你就可以立即将其保存到文件夹中。如果你的归档系统太过正式(或者根本不存在),那你一定会错过很多提前关注项目的机会29。比如你刚刚参加完一次会议,写了不少笔记和备忘,现在你就应该马上建立一个文件夹,把相关的资料全部放进去(当然是在收集到下一步行动之后)。

有许多次,在培训客户时,我发现当他们仅仅创建了某个主题文件夹,并放入可以搜集到的备忘录和其他具有潜在价值的相关资料后,就可以大大地提高他们对事物的控制力。这种方式无论在客观上还是精神上,都能让你感到“一切都处于控制之中”。

如果你对活页本或者计划手册情有独钟的话,一定要存储足够的空白页,这样每当一个主题或者项目出现时,你就可以马上为它配备上一页。某些项目日后也许会占用比较大的篇幅,甚至会占据一个完整的记事簿,但是开始的时候,一页纸也就足够了。绝大部分项目也就仅仅需要一两页空间,保存需要跟踪的几个想法即可。

如果缺乏一个良好的系统来存储你的坏主意的话,恐怕你的那些好主意也会无家可归。

 

软件工具

说到这里,很多人会想到那些“项目管理”工具,这其实是个误区。大多数情况下,那些为项目的组织管理而设计的软件都太过复杂了,而且对于98%的项目管理需求来说,也都太过强大了。只有很少一部分专业人士才会需要用到它们。对于我们大多数人来说,一些非正式的、界面友好的小程序反而更有用。世界上没有两片完全相同的叶子,同样,也没有两个完全相同的项目。因此,这世上不可能有一个可以适用于任何项目的万能的项目管理软件。

 

数字式的分级概要

当你希望整理一下有关某项目的想法时,可以选择任何一种包含等级划分功能的简单明了的应用软件。我过去用Symantec公司的Grandview软件,而现在我一般用Microsoft Word来处理这类工作计划30。下面就是我自己的某个项目计划的实际情况:

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显示分级概要的优势在于,它完全可以按照你的需要变得复杂或者简单。目前市场上大量的软件都可以提供类似的显示分级概要的功能。关键在于找到一种使你感觉好的软件,然后熟练的掌握如何插入标题或子标题,以及如何改变标题的级别等。直到不再为如何操作这个程序烦恼时,你才可能无拘无束地通过它来协助你的思考和组织整理。

事实上,在哪里存储你的思考成果并不重要,只要易于使用、便于随时输入和回顾就行了。

 

头脑风暴软件

人们已经专门开发出几款应用软件来促进头脑风暴的过程。“Inspiration”就是其中之一,它是基于Tony Buzan的心智图理论的思维导图软件。这个软件的确显示出一些极具价值的特点,但对于我自己来说,我通常习惯于用纸和笔来进行这种快速且非正式的思考过程。

数字化头脑风暴过程的问题是:多数时候我们不关系头脑风暴的过程和细节——我们只关心最后的思考结果。所以那些老一代的头脑风暴工具(就像是电子白板和数字化的书写记录工具),最终都没有像厂商预期的那样获得商业成功。我们不需要一丝不茍地保存每一个思考过程,重要的是思考的结果 31

 

项目规划软件

我在前面提到过,大多数项目策划软件对于我们需要进行思考计划的活动来说,过于严谨和精确了。多年以来,我看到人们不断地尝试这些程序,接着又一个一个地放弃掉了。当这些程序获得令人满意的效果时,往往是由于它是为了达到某一家公司或者产业的具体要求而量身订做的。

我期待在未来的几年里,能够看到人们着眼于思维和计划的自然模式,开发出一些结构要求比较宽松、功能更强大的应用程序。在那一时刻至来之前,最好还是坚持选用一种简单好用的工具吧。

 

附加的电子备忘录

如果你正在使用一种数字式组织管理工具,那么,你需要获得的大多数信息完全都可以令人满意地存储于其中的备忘录区域中。比如,你把项目当作Palm中清单上的一项内容或者Outlook中的一个任务(task),你就可以打开对应的“记事本Note”功能,记录下有关这个工作的一些想法以及进一步的分析。只要你能在需要的时候浏览这些附加信息,它们就会发挥应有的作用32

 

在我的生活中,我将如何应用所有的手段呢?

 

就像你的“下一步行动”清单需要不断地进行内容更新一样,你的“项目”清单也应该如此。要做到这一点,你应该抽出一段比较完整的时间(1~3小时比较理想),对每一个项目进行尽可能深入的“纵向”思考。

准备工具、创造条件,对项目进行一些创造性的思考。这就足以让你把大多数人抛在后面了。

现在,就请找出你目前最关心或者最感兴趣的几个项目,对这些项目进行一些思考,并进行收集和组织整理的工作,在此过程中你可以使用任何你认为用得上的工具。

对这些项目逐个关注,每次只面对一个项目,采用自上而下的思考方式。问问自己:“对于这件事情,我还需要了解什么?获取什么?记住什么?”

你可以使用纸笔工具,绘制出思维导图,然后建立一个文件夹以保存这些纸质文件。你也可以在你的管理软件中,随手输入一些要点和想法。你还可以打开Word软件,写出这个事情的分级概要。

让我们把超前的焦虑变成超前的思考和策划。

——温斯顿·丘吉尔

 

关键在于你要学会思考并将思考的结果辅助实施。要培养一个好习惯:在考虑问题的时候高度集中精力,有预见性地发现问题解决问题,而不是要等到迫不得已时才行动。