第十一章 养成收集的习惯

 

前文介绍的方法和模式,看似简单实际上却蕴含了十分丰富的内容。它们提供了一套系统的方法,使你的头脑摆脱杂事的困扰,确保你在工作中达到高水准的效果。这本身就已经成为实施这些做法的充足一理由了。

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然而,这些正在发挥作用的基本原则中还有更深远的意义。在下面的3个章节中,我将介绍一下在我20年来运用这些基本原则的过程中的心得体会。这些基本原则的运用会对个人产生非常重要的影响,同样,对大型公司或组织同样能起到积极的作用。

当你与别人交流与合作的过程中,在接收信息、组织处理以及管理的各个方面都做到无懈可击,别人自然就会对你建立特别的信任。而这恰恰就是悉数收集生活中各种未尽事宜所产正的直接结果。它将显著地提高你的心理健康程度,大大增强你的人际关系的质量,无论是在个人生活方面,还是在工作方面。

 

收集习惯给个人带来的好处

 

在整个收集(Collecting)的过程当中,你会有什么样的感受呢?大多数人说,感觉糟透了,但又感觉好极了。这是怎么回事?

如果你同大多数完整地完成了收集过程的人们一样,你肯定会感觉到某种程度的焦虑。在我的研讨班上,当我让学员们描述他们在收集过程中的感受时,出现频率最高的是这些词汇,“难以招架”、“恐慌”、“挫败感”、“疲惫”以及“令人反感”。想一想,你是不是已经拖延了某项早该完成的任务?如果有,你自然会对此产生一种内疚感:“我其实早就应该搞定这件事的。”

与此同时,你是否又感受到一种如释重负的和有控制力的感觉呢?大多数人的回答是肯定的。这又是如何产生的呢?在你进行一个单独的过程之后,竟然同时出现完全相反的感觉——焦虑和解脱,难以招架和控制良好。这到底是怎么回事?

当你认识到了面对各种材料(stuff)时,也就等于找到了各种消极情绪产生的根源,就自然会发现消除焦虑的方法。如果你确实从收集材料的过程中体验到积极的感觉,那就证明你其实已经自己开始铲除那些消极因素了。

 

产生消极情绪的来源

不良的情绪来自何处?是要做的事情太多了么?不对,要做的事情总是太多。如果你仅仅因为要做的事情比你能做的多而感觉不好的话,那你就永远无法感觉好起来了。因此,要做的事情太多并不是引发消极情绪的来源,这种情绪应该来自别处。

当某人单方面撕毁了与你签订的协议时,你会怎么样想呢?他们告诉你星期四下午4点与你见面,而当约定的时间到了,他们却连个招呼都不打就爽约了,这是一种什么样的感觉呢?我想必定是沮丧和失望吧。当人们在生活中食言毁约时,他们为之付出的代价就是人际关系中的信任感的瓦解,一种绝对负面的影响。

焦虑和内疚并不是因为承担太多的工作而造成的,这是由于你撕毁了同自己的约定而导致后果。

然而,你的工作篮中装的东西都是什么呢?这些东西其实都代表着你同自己签订的协议。消极情绪都是你违反这些协议所产生的直接后果——它们是自我信任感丧失的症状。如果你告诉自己要起草一份战略计划,当你未能完成时,你一定感到十分沮丧。如果你计划要整理一下当前的工作,但是最终却未能实现,那随之而来的自然就是内疚和挫折的感觉。如果你决定要多抽出些时间来陪你的孩子,但是却没有做到,那你感受到的肯定是焦虑和挫败感。

 

应该如何防止同自己违约?

如果你的消极情绪来自于毁约,那有3种方法来对付这种局面,消除负面影响:

•不签订协议
•完成协议
•重新协商协议

所有这些方法都有助于摆脱不良的情绪。

 

不签订协议

面对一大堆积压已久的陈旧资料,最让人感到轻松的处理方式,就是决定不再理睬它们,直接把它们扔到垃圾桶。对付生活中未尽事宜的方法之一就是,学会说“不”!

只要你降低对自己的要求,便会立刻轻松起来。如果你对生活的各个方面——对子女的培养教育、学校的教学制度、团队的精神面貌、软件的代码——都降低关注的程度,那你需要处理的事情就相应地大大减少了。【原文注:通常的观点是,关注自己的核心价值观会让生活变得更简单。而我的观点与之相反:绝大多数要办的事情恰恰来自于人们对自身价值观的关注。价值观确实为人们指出了生活的意义和方向。但是要知道,你越是关于于自己的价值观,你就越会发现有更多的事情要自己完成。你的价值观确实会帮你做出选择和决定,但是绝不会让生活变得简单起来。】

没人愿意随便降低对自己的标准和要求。然而,一旦你理解了这种方法的真正含义,你就会减少“协议”的数量。我自己就是这样。过去我为了赢得别人的赞赏,而订制了大量的协议。直到我后来因为无法履行协议而付出了惨痛的代价,才增强了对协议的认识。我培训的一位保险公司的经理人这样描述他从这种方法中获得的益处:“从前,我只会告诉每一个人,‘OK我会处理这件的事’,因为我并不清楚我到底需要做多少事情。而现在我有一个一目了然的、毫无遗漏的工作清单。为了维护我的信誉,我不得不说‘哦,不行,我做不到,很抱歉’。令人惊讶的是,我并没有因为我的拒绝而被人厌恶,相反,所有人都被我的严格的自律所打动!”

保持一份工作清单,可以让你更加轻松地并理直气壮地说“不”。

一位客户,同时也是一位个人培训领域的企业家,最近告诉我,通过创建一个工作清单,他减少了生活中大量的焦虑和压力。把一切分散注意力的事情全部放进了工作篮,这一习惯让他有机会重新考虑哪些任务才是真正值得关注的。如果他发现这个事情已经超出了自己的能力范围,那就可以直接把他丢入垃圾桶。

我认为这种思维方式非常成熟。整个方法最为重要的一点就是,在整个捕捉和追踪头脑中的事务的过程中,你有两次机会去过滤掉那些你并不是真心希望完成的工作。不清楚哪些工作是自己必须完成的,就好比不知道信用卡中的余额和限额——这绝对危险和不负责任的。33

 

完成协议

当然,根除消极情绪的另一种途径就是完成这项工作,然后标上“已经完成”。只要你最终可以获得完成工作后的那种成就感,你当然就愿意去做了。我相信,当那些花不了2分钟就可做完的事情刚冒头时就立即完成它,你就能看到这种心理上的收益。我的大多数客户在花了几个小时清理他们堆积如山的事务后,就会感觉非常棒,因为运用2分钟原则完成了大量事情。

Out of the strain of the doing, into the peace of the done.

—-Julia Louis Woodruff

一个原本轻松快乐的周末很可能被家中积累下来的各种杂务消耗殆尽。而当你捕捉到所有的未尽事宜,并能随时在清单中看到它们,你的大脑中的某一个部分就会迸发灵感(或因为压力和紧迫感造成创造力),尽快把它们一一完成。

每一个人都渴望成功。为了满足这一愿望,给自己安排一些能够轻松完成的任务是一个非常好的方法。

你是否曾经完成了在清单中并未列在首位的任务,并在清单中把他勾掉了?这时,你就会明白我的意思了。

然而这里还存在一个问题。工作清单和堆积的资料全部成功地处理掉之后,将体验到什么感觉呢?你可能欣喜若狂。猜一下在3天之后你又将获得什么?对了——另一个工作清单,而且可能包含更加庞大复杂的内容!完成了所有的任务让你感觉良好、干劲十足。很有可能,你将承担一些更加重要更富挑战性的工作。

当你了解协议的内容时,完成协议才会更容易。

你的老板在注意到你出色的工作能力和显著的工作效率之后,将会怎样做呢?你又答对了——分派更多的工作给你!这就是职场的第二十二条军规:无论你做得多好,你都应该做得更好。

因此,既然你不打算大幅度地降低对你的标准,也不希望停止工作,同时仍然期望逃离紧张压力的折磨,那你就必须学会下面提到的第三种方法。

 

重新商定协议

假定我曾经告诉你,我星期四下午4点与你见面,但当我约定好这一时间以后,情况发生了变化。考虑到我有一些更重要的事情需要处理,我决定取消我们星期四见面的约会。我除了干脆到时不露面以外,我还有什么更好的选择不让我们良好的关系受损么?没错——打一个电话改变协议。这是重新调整约定,而不是毁约。

现在你是否已经明白,为什么把所有的事务从大脑中清理出来、放在你的面前会让你感觉更好一些呢?这是因为当你注视着它们,心里不断地琢磨着要么立刻实施,要么干脆说“不”,你会自然而然地重新审定这些协议。这里存在一个问题:你不可能同自己重新商议那些你已经记不起来的协议!

正是宽容,方能打开惟一可能通向创造性思维的道路。

——Desmond Wilson

事实上,记不起你曾经同自己签订的协议,这并不意味着你打算逃避应该承担的责任。你可以向任何一个心理学家咨询,在你的心灵中有多少空间会用来记录那些你丢掉的事情,答案是:0。这就意味着一旦你告诉自己应该处理某件事,然后仅仅把它存入短时记忆中去,结果你头脑的某一部分将自始至终地认为你应该立刻采取行动。也就是说:每当你给自己布置了两项工作,并且只将它们存在大脑中时,压力感和失败感就随之而来——因为没人能同时完成这两件事。

如果你同大多数人一样,在家里也有一些贮藏区域——也许是一个车库,你过去(甚至是6年前!)曾经告诉自己应该清扫和整理一下这个车库了,你很可能在过去的6年时,每天不停地考虑你应该清理车库。难怪人们活的这么累呀!每次走过车库,你就听到身体发出声音:“为什么我们只是路过车库呢?难道我们不应该彻底打扫一下吗?”你无法忍受这种抱怨的折磨,只要还有其他的办法,你就永远不愿再走进这个车库。如果你希望阻断这种不绝于耳的抱怨,有3种选择来对付你同自己达成的这个协议。

1. 降低你对车库的标准(你可能早就这么干了)。“我的车库又脏又乱……谁在乎呢?”
2. 履行协议,清扫车库。
3. 至少把“清理车库”这一项列入“将来/也许”清单中。然后,当你每周浏览这个清单看到这一项内容时,你可以对自己说,“这一周不行”。下一次当你再经过车库时,你就不会再听到其他的声音了,除了“嘿!这周不行”。

我是非常认真的。我们的内心深处是不会觉得清扫车库与购买一家公司这两个协议之间有什么区别的。在你的内心中,它们只不过都是协议罢了——已经付诸实施的或者已经违背的协议。如果仅仅凭记忆来提醒自己需要完成某个协议,那么只要你当前没有采取行动,那它就始终是一个未能履行的协议。

 

与传统时间管理方法背道而驰

这种方法与传统的时间管理法有很大区别。那些传统方式可能会给你留下这样的一种印象:如果你告诉自己需要处理的事情并非是那么重要,结果它就真的变的不重要了(不值得追踪、管理、处理)。但是根据我自己的经验这并不完全准确,至少对于下意识的事物处理而言不是完全准确的。这是我们神志清醒时处理事情的方法,所以所有协议也必须在神志清醒的签订的。这就要求我们随时保持完全清醒的头脑,以捕捉每一个协议,使之具体化,并进行定期的回顾检查,这样才能把它存放在自我管理体系中的相应位置上了。如果事实不是这样发展的,那么它将占用你更多的心思,比其应该用到的要多得多。

根据我的经验,任何仅凭记忆力保存的事情,都将占用(比需要得到的)更多的关注。收集所有未尽事宜的原因,并不是因为它们都具有完全同等的重要性,恰恰是由于它们的重要性不同。任何没有收集到的事情(无论是否重要),都会一样地产生心理压力,消耗宝贵的精力。

 

需要收集多少内容呢?

如果可以搜集到一切未尽事宜,你将感到无比轻松。当你对自己说:“对了,我下一次去商店时,要买一块黄油”,接着把这一条加到你的食品清单,你的感觉肯定会很好。当你想起“我必须给银行顾问打一个电话,谈谈有关托管基金的事”,就把它记在电话清单中,你知道一旦手头有一部电话时你一定能够看到它的,你的感觉也会变得好起来。不过这种感觉与你认识到你已经收集了所有的事情时的感觉比起来,那简直是天壤之别。

什么时候你才能知道大脑中还有多少的剩余事情有待收集呢?——只有当你完成全部收集时。即使你仅仅是模模糊糊地感觉好像还有些事情没有搜集到,你也无法判定已经搜集到的事情所占的百分比是多少。那么怎么样才能知道不存在剩余资料呢?——当头脑中不再浮现出任何事件的提示信息。

这并不意味着大脑中空无一物。只要意识清醒,你的大脑肯定会专注在某一事物上。如果你每次将精力聚集于某一件单独的事情上,没有一丝分心,那么你就是处于“心如止水”的境界了。

我建议你开动脑筋,仔细地考虑事情,而不仅仅是想起事情。当你对某个项目或人进行思考的时候,要让此过程能够产生效果,而不仅仅是让自己记起他们。为了能够全面地达到提高效率的目标,你必须紧紧地抓住一切。而这需要耗费一定的精力,改变原来的习惯,才能够训练你自己:当你的头脑中产生哪怕是微乎其微的协议时,也要立刻将它们辨别出来并捕获下来。尽可能全面地完成搜集,每当新生事物出现你都要及时抓住,并使之成为你的习惯,这将使你变得无比强大。

 

收集习惯给团体带来的好处

 

当团队中的每一个人(在同一个部门中、同一个家庭中、同一家公司里)都养成收集的习惯,并且保证不会遗漏任何一件需要关注的事情,又会怎么样呢?一旦达到这种境界,大家根本就不会花费心思去考虑“遗漏”的问题,所有人的精力都会放在更重要的事情上。

如果在沟通交流这一环节上还存在隔阂,就往往导致在团队协作中产生挫折感和普遍的紧张情绪。大多数人认为,如果对某件事情不能保持持续关注,就会使其在个人管理系统中销声匿迹,最后的结果就是突然爆发,让你措手不及。他们并没有认识到,之所以会体会到这种感觉是因为他们长久以来一直身处在这种环境中,以至于误认为这就是事务的客观规律(就像万有引力一样)。但实际上情况并非如此。

几年来,不少成功人士通过GTD的学习,学会了将上面提到的这些好习惯整合入他们的个人管理系统和生活,这使他们获益匪浅,并很快使他们在同行中脱颖而出。近二十年来,我一直时刻清空我大脑的“内存”和“硬盘”,随时将各种资料收入我的“工作篮”中。每当我在别人的工作篮中发现一个没有处理的备忘录,或者在他们在谈话中做出允诺却没有将允诺记录下来的时候,都会让我感到惊诧和疑惑。这些行为对我来说是无法接受的行为。我还有更重要的事情急要着处理呢,不能总是为团队中的这些漏洞烦心。

这就好比坐在一艘漏水的小船上,往船外淘水就会耗费你的大量精力,甚至让你根本无心划船。

我需要确信,我所输入语音留言、电子邮件、一段记录、一个字条,以及任何形式信息都能输送到别人的系统中去,它们将快速地经过加工处理和组织整理的步骤,并且成为行动清单上的一个选项,最终获得执行。如果接收到信息的人只习惯使用电话和语音留言,而不是电子邮件和书面文件,那么我就不得不放弃那些方式,而使用对方唯一信赖的这种媒介。在那些关注执行效率和执行成本的组织中,这种情况是让人无法接受的。

当我们要对系统做出改造的时候,我们必须要确信进行改造的每一步骤都是恰当的,不会造成不良副作用的。水桶原理告诉我们,木桶能盛装的水量是由最短的那块木板决定的,同理,一个组织中的效率是由组织中效率最低的关键人物决定的。

当我漫步于某些机构时,特别注意到这一点:在那里,工作篮要么根本不存在,要么塞得满满的、长时无人问津。这些企业内的交流往往充满了“中断”,人与人、部门与部门之间的交流都是效率低下,人们对“交流”无法信任,没有高效的“交流”也就没有高效的工作。

有的企业则建立了严密的信息搜集和传递系统,信息的管理和传递清晰透明,一目了然。几乎没有人为了信息“交流”操心,大家都可以集中精力对付更加重要的问题。其实,这种信息搜集系统对于家庭来说同样有效——为父母、孩子、保姆、管家或者任何一位家庭成员设置工作篮。我和我的妻子就是如此,就算我们坐得非常近,我们也会把需要对方完成的工作放入对方的工作篮中。许多人都会对此感到惊讶,认为这太冷漠、太机械化了。事实上,这种做法非常有效的避免打断别人正在进行的工作,而且使我们彼此关系更融洽,也让人感到更加自由——因为正是这种方式,让那些机械的事情被纳入彼此的系统并得到处理,而不是在彼此面对面的交流时吸引我们的注意力(或者说跑出来煞风景)。

很不幸,我们无法强制每个人都建立起自己的个人事务处理系统。每个人在如何处理事务的问题上有完全的自由度,别人无权干事。但是,至少你可以做到的是,确保他人(按照他们自己的方式去)处理、跟踪和管理事务,让他们知道这是他们份内的工作而且必须完成。同时,你也可以将本书的内容拿出来分享。这样,他们至少没有理由会遗漏任何事情了。

一个成功的组织内部必须创建这样一种文化(或者说习惯、机制):每个人都可以坦然面对超出自己能力的工作量;对于那些无法及时完成的工作,可以对其重新协商、制定计划。

我们并不要求每个人都完成所有工作,对于现在的“知识工作”职场,每个人都有做不完的工作。我希望我所做到的是为大家提供一套方法来坦然地面对和处理这种状况。其中的一个关键方法就是对那些没有及时完成的协议进行重新进行商议,这会让我们减少负面感受。这才称得上是高水准的“知识工作“。要做到这一点,缺少了一个严谨的收集系统,则是根本不可能的。请记住,你不可能与自己重新商议那些你想不起来的协议,同样,你也无法与他人重新商议那些丧失头绪的事情。

一群人完全学会使用完善的收集系统,就好比是一艘配合默契的舰船在海上航行。当然,仅仅这样还并不意味这舰船的航行正确,甚至都不能保证大家没有上错船;这只表示他们的船正高效地全速前进。