第十三章 学会关注结果

 

对于思维和想象力对实际行动的积极作用,人们已经在多个领域、不同角度进行了大量的研究和发展——早期的有“积极思维”的书籍,现在有高级神经生理学方面的全新发现。

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我个人对此理论的兴趣更偏向于实际应用:它能帮助我们把事情搞定么?如果可以,我们如何才能在管理工作和生活的过程中有效地利用它呢?她能帮助我们做到事半功倍吗?答案是肯定的。

 

集中精力,让自己驶入快车道

 

在过去的几年里,很多人通过GTD的应用而获得成功。随着你将这种方法变成习惯,并把它应用到生活和工作的方方面面——从处理电子邮件到管理企业,从外出购物到收购公司,从安排会议到与孩子交流——你个人效率的提升会远远超出你的预期。

我接触过的许多职场人士都已成功地应用了这种方法,现在他们有的体验到了焕然一新的感觉,有的甚至由此为事业开创了新局面。这套方法确实对工作中的方方面面都是行之有效的。如果你曾经尝试过这套方法,并且亲身感受过它所带来的好处,那你肯定不会甘于回到原来的老路上去的。【原文注:实际上,热衷于将GTD付诸实践的人通常是那些渴望自我提升的人,他们一般都在努力地提升自己改变现状,他们可不希望明年的自己和现在一模一样。请放心,本书中的方法会让他们更快地达到自己的目标。】 而这套方法中,处理日常事务时一个重要的技巧就是:学会在脑海中对结果作出正面的预期,并以此影响实践。说实话,在对此技巧的学习和传播中,我自己也获益匪浅。

上面标题中的“快车道”一词可能并不恰当。因为人们在成功使用这套方法之后,通常的感觉是自己节奏变慢了,摆脱了原来疲于奔命的状态,并找到了对自己的主控权。最后,这套方法会让你变得更加自觉、更加集中,无论你想要的是什么,都能通过自身的努力促成其实现。

“想出一个方法,好让我能定期多抽出一些时间来陪女儿。”这是一个明确具体的项目,并且会迫使你指定具体的下一步行动。而与之相对,如果你写成“我该为改善父女关系做点什么”,这样的任务毫无目的性可言,对你也没有足够的推动力,只会白白消耗精力。我所教授的学员们,则积极地承认在目前的生活中很多事情都“不完善”,他们把这些事情记录下来,明确了问题的实质,确立“项目”,指定下一步行动并付诸实施,直到最终目标达成。这才是效率,这才是工作效率提升的终极体验。

 

“预想结果”的意义

 

这里我想强调的是,使用GTD方法处理工作并将这套方法贯彻始终,是如何对自己和他人产生深远影响的。

我曾经说过,运用“下一步行动”方法,会帮助你在处理事务的过程中,澄清问题、明确责任、提高效率、同时还能提升自身的能力。当你让自己认明目标,明确项目时,也可以达到完全相同的效果。

判明事务的目标,确定下一步行动,这才能最大限度地提高工作效率。

结果和行动是紧密联系、相互影响的。只有当你对预期结果一清二楚时,才有可能找出恰当的行动。只有你知道要如何行动的时候,结果和现状才能联系起来。你可以、而且必须同时从这两方面入手来解决问题。

我的好友史蒂文是大脑认知领域的一位专家,他有这样的观点:“生活中只存在两个问题:(1)你知道你想要达到的目标,但你不知道如何达成它;(2)你不知道你的目标到底是什么。”如果这种说法是真实的(我认为是的),那么,也就只存在着两种解决方法:

•找到具体的办法(行动)
•找到你的目标(结果)

这可以从阴/阳、右脑/左脑、破/立、或者其他类似的对立模型中进行分析。事实上,人类的发展的过程处处可以印证二元论和目的论:人们总是在尝试发现新的事物或现象;当我们发现的时候,我们又会尝试将其纳入已有的知识体系去解释它,或者由此对原有的知识体系进行修正和完善,以帮助我们去进行更多的发现。

人类一直在不断地发现问题、解决问题。

任何吸引你注意力的事务都需要对其进行关注。“这件事对我意味着什么呢?”“为什么会出现在这里呢?”“我希望哪些成为现实呢?(成功的结果是什么呢?)”你所体验到的任何一个“不完善”,都必定以一个“完善”作为参照。

人生的最大乐趣莫过于客服困难、坚定脚步,亲眼目睹自己将目标一一实现。

——Dr.Samuel Johnson

一旦你决定要改变某个事务的状态时,你就要问自己:“我现在如何才能促成它发生改变呢?”或者“我需要调用哪些资源来确保改变的发生呢?”(“下一步行动是什么?”)

你的生活和工作是由结果和行动所构成的。当你日复一日地以此为动力来组织管理一切事物时,这将成为习惯,融入你的血液,你看得更透彻、想得更深远,得到更多、效率更高。你,不断地发现问题、解决问题,不断地设定目标、达到目标,不断地预想结果、付诸行动。

 

精通此道的魔力

 

我的客户经常对此难以置信:当他们花了几个小时去清理办公桌的抽屉,痛苦地搜索着积聚在大脑和周围的细小琐事时,我竟然一直安稳地坐在他们的办公室里,他们认为我肯定早就烦得要死了。然而恰恰相反,我发现这是最让我陶醉的一种与人共同工作的方式了。因为我知道,解脱和自由的感觉很快就会在完成这些琐碎的处理之后出现。因为我明白,在他们建立起内在的行为准则、习惯于所需的行为模式之前,需要不断地实践、需要别人的帮助、需要精神高度集中才能够达到的目标。我清楚这些人将在随后的几个小时,几天和几年的时间中,体验到他们与老板、合作伙伴、配偶、孩子、以及他们自己之间的相互关系,将会发生多么重大的变化。

这一点都不让人感觉到厌烦。这是我最喜欢的工作。

 

在多层次上“关注结果”

 

我目前从事着一个热点行业。作为一名管理顾问和培训教练,我开口问一些简单的问题,就常常引发别人(有时甚至是自己)富有创意的思考和回答,而这又通常会为当前的形势和工作增添价值。人们并不会因为参与我的教学而变得更聪明——他们只是学会了更合理有效地使用自己的智慧和资源。

最难做到的就是把远大的理想融入平凡的日常活动中去。但其实两者在思维层面上的要求是相同的。

GTD思想在实践过程中的特点是,将效果和效率结合在一起,给你生活的每个层次都带来改变。他会帮助你在思索 “人生观”、“价值观”的时候带给你灵感,也会在你处理日常琐碎事务的时候得心应手。人们很对生活的两极给予同样的关注,而GTD给了你这个机会,并将它们联系了起来。

“这对于我意味着什么呢?”“我希望哪些成为现实呢?”“促成这件事的下一步措施是什么呢?”这些无疑都是我们必须回答的基础问题。这种思考过程以及相关思维方式,将为你带来意想不到的收获。

理想主义者认为,短期的问题无关紧要。愤世嫉俗的人相信,长期的目标没有什么了不起。而现实主义者认定,短期内已经完成的和未完成的工作状况,决定了长期目标的实现。

——Sidney J.Harris

 

自然式计划法的神奇力量

 

自然式计划法的价值在于,它提供了一种综合完整、灵活可变、连贯一致的思维模式。

你应该学会并习惯于对自己正在进行的行动的目标提出质疑。在想出具体的办法之前,先对成功的景象进行充分的想象,这是我们需要强化的一种特殊能力。发挥聪明才智的关键因素,在于激发思维想出主意,先不要区分好坏,也不要评价,只管把它们全部表达出来、记录下来。把你想到的主意、搜罗到的信息统统摆在一起,再结合事务的目标,对它们进行排列组合,这是一个很有意思的智力训练。在此过程中要保持对“下一步行动”的关注——毕竟,只有它才能推动事务的发展,也只有它才能让你切实提高效率。

将大量的信息、观点、主意结合在一起,并进行合理的统筹安排,是新世纪人才的一项重要能力。但目前,这还远没有成为职场人士的行为标准。将这种行为方式应用到工作和生活的方方面面,好像会让人觉得很难做到。但是,只要你尝试将这个方法应用到生活的某一方面,你就会目睹立竿见影的效果。

在我多年从事咨询、教学和培训的生涯中,我所收到的有关该模式的反馈信息证明:即使人们仅仅采纳了自然式计划法中一小部分的内容,他们的工作都将得到不同凡响的重大改进。看到越来越多的人开动脑筋、集思广益,并使之成为一种标准的处理手段,真是令我感到振奋不已。这一切再次证实,顺其自然的思维模式正是推动这个物质世界中任何事务向前发展的方式,对此应该充分地加以利用。

这个模式仅仅是一个简单的基本原则。它规定了如何确定工作的预期结果和具体行动。当这个关键点成为我们日常生活中的行动准则时,生产力的水平就将显著提高。此外,头脑风暴——表达和捕捉种种各样的富有创造性的想法、观点和细节——有助于让人们找到最佳的模式、最好的办法,帮助人们轻松地搞定任何事情。

 

让整个机构变得积极向上

 

提高一个机构的整体效率,并不是意味着要大动干戈。我不断地收到这样的反馈:只要将本书中的方法稍加推行,就可以让整个机构运作得更迅速、更容易。

在我所熟知的每一个企业中,参照目标和预期成果对日常的各种行动、资产分配、交流沟通、政策方针以及操作程序进行富有建设性的评估和测定,变得日益重要了。近年来,随着全球化进程不断地向前推进,竞争变得日益残酷,技术革新的步伐不断加快,市场变化无常,业绩和生产的标准也随之大大地提高,各方面的压力导致企业面临日益艰巨的挑战。

“我们希望这次会议达成什么样的决议呢?”“这个表格的目的何在呢?”“这项工作的理想人选应该具有什么样的能力呢?”“我们希望通过使用这种软件取得何种成果呢?”在大多数情况下,我们听不到这样深刻的问题。在重大会议上我们确实会听到很多不错的意见,但学会在日常工作中不断问自己“我为什么要做这个?”、“这事情要是做成了会是什么样子?”才是最有效的——这会对你产生极为深远的影响。

当人们把自己的角色从抱怨者和受害者转换成为自己的主宰者时,权力感就产生了。当这种感觉在一个机构内广泛出现的时候,整个工作氛围也会为之改观。每个机构都有更重要的事情需要关注,不应该让消极情绪成为机构运作和发展的绊脚石。

企业中,每个个体成员处理日常事务(工作篮、电子邮件等等)的方式,在宏观上就形成企业文化。如果企业内信息流通不畅、行动执行不力、责任不明确,那这些缺陷带来的不良影响会迅速扩散,最后的结果就是大家都忙于救火,人人觉得风声鹤唳。与此相对,如果每个人都能切实推行GTD的原则,那么整个企业运作必然达到一个全新的境界。当然,各种问题和矛盾冲突不会就此消失,只要试图改变(或者维持)世界上的任何事物的状态,它们都将随之出现。然而,本书中提到的行为方式将会帮助你轻松解决这些问题。

只有远大目标没有具体行动是白日做梦,只有具体行动没有明确目标是无用的劳作,同时拥有目标和行动才是世界的希望。

——英格半萨塞克斯教堂1730