前言

 

欢迎来到个人提升的宝库,在这里你会学到如何获取更加旺盛的精力,感到更加轻松自如,做到事半功倍。你是否也像我一样,既希望出色地完成工作,又期待着享受生活的乐趣?在这里,它们不再是鱼和熊掌的关系了。你完全有可能做到在快乐地享受生活的同时,高效地处理工作上的事务。

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我认为高效工作对任何人来说都是非常有价值的。也许你非常喜欢目前从事的工作,它非常重要、妙趣横生、能让你激情澎湃,也可能恰恰相反,但是无论如何你都不得不面对它,完成它。在前一种情况下,你会希望所投入的时间和精力收获尽可能丰厚的回报;在后一种情况下,你希望能够尽快地完成它,然后毫无顾忌地投入到你真正感兴趣的事务中去。

无论人们做什么事情——也许是正在同员工们一道举杯痛饮;也许是夜深人静时凝视摇篮中安然酣睡的爱子;也许是忙碌地回复着涌而来的电子邮件;也可能是在会议结束后抽几分钟的时间与潜在的新客户攀谈——都要需要在心理上保持放松的心态。要做到这点,你需要在心底里确定,目前进行的事情正是最需要你的事情。

 

放松精神的技巧和使其远离烦恼与忧虑的能力,很可能就是伟人们成功的秘诀之一。

—J·A·哈特菲尔德(J.A.Hatfield)

 

本书写作的宗旨在于:帮助你在任何时候,都达到高效和放松并在的境界。


“做什么?”,“什么时候做?”,“如何去做?”对这些问题的答案,我已经探求了很长一段时间(也许你也曾有过类似的尝试)。根据20多年来我对各种提高效率的新方法的发展和应用,我可以断言,没有一种万能的解决方案。当你跋涉在每天、每周乃至一生的漫长旅途中,没有任何一个电脑软件、学习班、计划手册或者什么其他东西,可以简化你的工作或者代替你作出选择。而当你刚刚掌握如何在某个任务中提升办事效率和决策能力时,又会不知不觉地接受一批新的任务和更高的目标。由此所产生的新的挑战,很可能会全面推翻你先前学会的技巧、解决问题的简单公式或方法。

不过,即使不存在一种万能方法,我们还是可以通过采取一系列措施来提高效率和完善个人管理。随着我年龄的增长、阅历的丰富,我发现更多深层次的东西——内在的联系、事务的关键、关注的焦点等等。由此,我总结出了一套完全可以学习到的简单方法,它们将显著地提高我们处理日常烦琐事务的能力。

下面是对我20多年来有关个人效率各种发现的汇编——它不但会指导你在目前的工作中以最小的付出获得最大的回报,而且能在工作量日益变大、工作性质不断变化现实世界中依旧保持它的效力。我曾经以此方法在几千个小时中,面对面地帮助人们处理和组织安排手头上的工作。我所揭示的这些方法,在各种类型的企业中,在各个工作层面上,在不同的文化氛围中,甚至在家庭和学校里,也已经证明是功效卓著的。在我花费了20年的时间培养和训练了一些最为精明干练的专业人士之后,我才领悟到当今社会是多么需要这样的一套方法。

长期以来,公司的高管们一直热衷于向自己和员工灌输“冷酷执行”这个基本标准。而我们大家每天通常看到的情况是,一位尽心竭力的员工,经过几个小时的苦苦奋斗,却还存在着一大堆没来得及回复的电话,需要处理的电子邮件,要分配给他人处理的任务,会后尚未处理的决议,以及其他缺乏管理未尽事宜。而无数的成功人士之所以成功,是因为他们解决的危机和把握的机遇,远远多于在自己的办公室和公文包里存在和制造的问题。

一方面,我们需要一些行之有效的手段来帮助人们集中精力,不遗漏任何一件事情。另一方面,我们需要发展新的工作技能,以保证那些工作最为投入的人们,不会因为不堪重负而垮掉。我们急需积极而正确的工作标准,来确保会得到最好的效果。

我们知道各种企业机构迫切地需要这些知识。而在学校也存在着这种需求,在那里,我们的孩子无法接受到任何有关如何处理信息、如何关注成果,和采取哪些行动达到目标的教育。而对于我们每个人来说,这些知识也是不可或缺的。只有这样,我们才能够充分地抓住机遇,积极、长久地为这个世界增添价值。


我希望在本书中所讨论的“简单”和“高效”,能够切实成为你在生活中的亲身体验(这将是非常棒的体验),因此,本书将GTD方法的精髓用流程图的方式表现出来。我们按照流程图的顺序来编排本书,以便使你在实践的过程中,一面纵览到鼓舞人心的全局,一面品尝立竿见影的成效。

本书分为三个部分。第一部分扼要地介绍了这个系统的概况。它解释了其独特性和有效性,接着,又以最为凝练和基础的形式提出了这套方法。第二部分展示了如何实施这个系统。它是你的私人培训顾问,指导你循序渐进地在真刀真枪的现实生活中运用这些行动模式。第三部分进入更加深刻的讨论。描述了当你把这些方法和模式融入到你的工作和生活之中后,可以产生的形式更加微妙、意义更加深远的众多影响。

我希望你加入这个行列,我盼望你检验这些内容,甚至提出质疑。我渴望你向自己证明,我所承诺的效果对你个人来说,不仅可能而且伸手可及。此外,我要告诉你,我提出的每一项建议都是简单易行的,根本没有涉及任何的新技能。你早已掌握了如何关注问题,如何把它们记录下来,如何判定结果和行动,以及如何回顾和选择。你还将看到,你长久以来一直凭借本能和直觉对许多问题进行的处理都是正确而恰当的。我将为你提供一些方法,帮助你充分地利用这些基础技能,将它们推向高效的新境界。我希望能够激励你,用它们来构筑你自己的全新的行为模式。

在整本书中,我会经常提及针对这套方法所开展的培训工作和研讨会。在过去的20多年中,我作为一名“管理学顾问”独立工作,并与别人进行了小范围的合作。我的工作主要是围绕本书中介绍的方法,针对个人进行提升效率的培训,以及举办各种讲座。我(和我的同事们)已经亲身指导了一千多人,训练了几十万名专业人士,举办了几百次公开研讨会。这也是我提取经验和总结实例的源泉。

我所作出的承诺,可以用一位客户的来信生动形象概括:“当我习以为常地采纳着本书中的各项原则时,它拯救了我的生命;当我一丝不苟地运用它们时,它改变了我的一生。这是一种疫苗,可以预防日常生活中的‘救火现象’(在某个工作日中,出现的所谓的紧急事件和危机);同时也是一种解毒剂,能有效舒缓人们施加在自己身上不平衡的压力。”