第5章
超越泰勒主义
——为什么说搜索很重要

在第一部分中,我向这个世界上一些习以为常的现实假设发起了挑战。在这里还有一个需要继续审视检讨的假设:每个人的组织安排都是或者都应该是千篇一律、毫无二致的。

长期以来,在学习和实践组织技能的过程中,我们一直把这种错误的想法奉为圭臬。然而,如果认真考虑一下就会发现,“每个人的组织安排都要一模一样”的观点是不成立的。没有两个一模一样的人,我们都有自己独特的个体差异、个体经验、个体制约和个体弱点。在这个无比辽阔而又高度专业化的世界上,人们在有序组织方面的需求也不是完全相同的。不管你是首席执行官、物理学家,还是家庭主妇,我在组织安排方面的需求肯定跟你不一样。

  

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我是人,天生会出错。

——人类联盟乐队,《人》

I’m only human / Born to make mistakes.

—— Human League, “Human”     

不过,我还是会再次告诉你一个好消息。借助过去几年来的种种技术进步,我们在组织安排方面无须千篇一律,不必人人都采用同样的组织策略。如今,许许多多高度个性化的定制工具可以帮助我们进行有序组织。譬如,Google公司的免费Gmail服务就是一种基于云计算的电子邮件服务,用户使用这一服务可以把相关内容变成私人化、可检索信息,进而可以通过任何联网的计算机或手机获取这些内容。(在第9章,我会详细讨论Gmail服务。)我们可以利用这些工具来设计自己的组织方法,以此满足我们现在的个体需求。

如果说过去那种放之四海而皆准的、千篇一律的“组织”概念已经过时了——其实就是过时了——那么,我们现在需要的就是一种全新的有序组织方法。我们需要一种“有序组织”的新概念,这种组织概念能够帮助我们辨别个体差异,区分制约与目标的相关因素,利用无处不在的技术。在我看来,21世纪的有序组织甚至赋予我们脱离组织的自由——这可是你闻所未闻的说法。

欢迎进入第二部分。这一部分讨论的全部内容都是我们今天所需的“有序组织”新概念,这一概念的中心议题是应对和管理我们生活中的信息以及压力。虽然我鼓励你养成自己的组织惯例,建立自己的组织方法,不过一开始我建议你采用的工具大概你早就每天使用好多次了:搜索。网上的知识如此之多,我们需要掌握的信息如此丰富,因而搜索就变得跟氧气一样不可或缺。

搜索何以成为我们今天所需要的组织基础,又该如何掌握这种技术,第章讨论的就是这一问题。在此基础上,新的问题随之而来:既然已经获得了这些信息,那么该怎么处理信息呢?我将在第章跟大家分享把信息存入大脑当中的技术方法。在接下来的第8、9、10和11章中,我会向你展示如何把信息从大脑中过滤掉的办法。这些章节讨论的是各种工具,这些工具既有纸质的也有数字的,我就是依靠这些工具来组织管理每天都会乱哄哄地围着自己转的那些思想、意见和信息的。我的目标并不是让你采用同样的组织策略,而是要给你提供借鉴,让你从中学会创建一套对自己来说行之有效的组织方法。

组织方法为什么不能千篇一律

人不是生来就擅长组织管理的,必须去学习组织技能。就像后天学来的其他任何东西一样,“有序组织”的学习方式因人而异。这个过程类似于学习游泳。怎样仰泳,怎样蝶泳,通常会有一些一般规则,但是在大多数情况下,你学习必需动作的时候,还是得按照自己的方式进行。你划水的动作不会跟别人一模一样,因为没有哪个人的体型跟你分毫不差,也没有哪个人的肌肉张力和你完全相同。

类似地,每个人的组织方法不是(也不应该是)一模一样的。当然,肯定会有一些实现有序组织的基本指导方针,可以在很多情况下适用于很多人,诸如开列待办事项清单,随身携带笔记本,某物固定放置在某处。但是,单靠这些方法并不能建立一套组织方法。

按照我的浅见,那种认为“组织方法可以千篇一律”的观点是有点过于泰勒主义了。假如你是一台机器,或者说你渴望成为一台机器,那么千篇一律的组织方法是很好的。可是,有生命、会呼吸的人需要的是能够兼顾我们的人性和差异的组织方法。譬如,由于我患有诵读困难症,上学时在组织安排作业本、铅笔、笔记本及其他需要随身携带的东西时会感到很吃力,而这些事情对别的孩子来说则要轻松容易得多。比起班上的同学,井然有序对我而言更加重要,因为我能调动的每一分脑力都得全力以赴,才能完成学业。不幸的是,传统的组织规则并没有考虑我患有诵读困难症,因而我不得不依靠自己来想办法解决。

我上中学时开始使用文具夹,那是一种带有三个环形夹扣和分类标签的夹子,外面有一个包起来的塑料封套。我总是把自己的铅笔和钢笔装进带拉链的塑料文具袋,文具袋就挂在文具夹里面的环形夹扣上。

这个文具夹很好用。正如普遍流行的组织规则所要求的那样,我把学习用品集中放在一个地方,从而让我得以集中精力做好家庭作业。我对自己的文具夹心爱不已,直到有一天,这种情形戛然而止。从此以后,我改变了自己的观点,彻底反对那种不加区别的千篇一律的组织方法。

我上中学时其貌不扬,形象滑稽。生物课上坐我旁边的是位漂亮的女同学,她是我少年时喜欢的对象。有一天,我正往文具袋里装铅笔,她看到了,然后开始偷笑起来。后来发生的事情简直让我感到恐怖,她转头对自己的好朋友大声说道:“他有个傻里傻气的铅笔袋呀!”

  

珍爱伤痛。

——拿撒勒乐队,《珍爱伤痛》

Love hurts.

—— Nazareth, “Love Hurts”     

我感到无地自容,马上就扔掉了那个“傻里傻气的铅笔袋”。我过去一直向着更加井然有序的目标努力着,这个进程就此暂时偏离了轨道。此时此地,我知道传统的组织规则将无法为我服务了。不过,我没有轻易放弃,而是随着自己的不断成长,开始设计适合自己且行之有效的组织方法,这套方法用来组织信息尤其合适。(在第章中,我将会解释如何通过过滤信息来实现上述目标。)

信息搜索的必要性

传统的组织方法没有考虑我们的个体差异,也没有考虑我们大脑的种种局限。

先来看看文件柜的组织模式吧。我多年前读过的有关有序组织的所有著作都提到学会给文件正确归档的重要性,因此,我学会了资料归档。毫无疑问,这样做是有意义的。如果不能按照某种符合逻辑的方式分类存放自己收到的函件,那么当你查找需要用到的东西时,就得到处翻检。事实上,在第章中你会看到,时至今日,我在有些时候还是会使用文件柜。

但是,使用文件柜这种组织模式没有考虑我们大脑的诸多局限,也没有充分利用科学技术的新发展。也就是说,把信息资料分门别类地存放在文件柜里,以后需要时再从文件柜里取出,这种方法要求你得确切地知道未来会怎样使用相关资料,这样你才可以进行恰当的归类。如果做不到这一点,等到用的时候,你就没有办法找到想要的资料。

人们所说的“云”到底是什么?

除了天上飘着的朵朵白云,人们所说的“云”的确切含义是什么呢?
“云”和“云计算”这两个术语,尽管开始流行的时间还不长,但是工程师们已经在图表当中使用很多年了。起初,制图者用“云”来表示一个自己不了解其内部工作机理的网络,或者表示一个跟主题内容没有多少关系的网络。随着时间的推移,“云”成了互联网的别名,而且这个名字一路流传开来。
在今天,“云计算”通常是指通过互联网实时发布的大量信息服务和软件工具,诸如电子邮件、电子日历、网络交流、文件备份、资料共享、同步更新之类服务都属于云计算的范畴。人们不必把信息存放在个人计算机的固定硬盘或移动磁盘上,而是可以利用上述服务,在互联网(“云”)上存放所有信息。这就意味着你可以在任何一台联网的计算机或其他设备(比如装有网页浏览器的手机)上访问和使用自己的信息与文档。你的信息放在一个地方,你可以通过多种方式获取它,而且在自己计算机的硬盘损坏或感染病毒的时候,你也不用担心自己的数据会丢失。
只要能运行网页浏览器,能上网,你就可以使用绝大部分云服务。在这些服务当中,我觉得对组织管理而言极其有用的是Google公司的免费Gmail和苹果公司的MobileMe(一种在线同步服务),第章将继续讨论这两种服务。
当然,并非人人都是云计算的推崇者。让个人的私密信息在茫茫苍穹中飘荡,很多人可不喜欢这样的主意。有些人担心别人掌握了你的个人资料,你就会在一定程度上失去对那些资料的控制。另外,还有些人担心的是安全问题。自己在网上收发邮件、购买物品,所有这些网上活动都会受到厂商的监控和跟踪,有些人对此愤愤不平。不过,在我看来,云计算的确是利大于弊,个中原因你很快就可以看到。

举例来说,公司出台了新的差旅规定,你在自己的信箱中收到了公司投递的新规定备忘录。等你下次出差时,你就可以参照这些新规定执行,以便正确填写报销单据,尽早支领差旅费。可是,如果下次出差是几个月之后的事,你会怎么办呢?在此期间,你该怎样归档这份跨部门的备忘录呢?

在这个问题上,我们大部分人的做法可能会如出一辙。你极有可能会把差旅规定备忘录装进一个文件夹,贴上写有“报销程序”之类字样的标签,然后把这个文件夹放进专门存放财务资料的抽屉中。可是,你怎么记得这个抽屉就是存放差旅规定备忘录的地方呢?

或许你决定把这份备忘录放在人力资源部门配发的专门文件夹中,这个文件夹里放的全都是公司的规章制度文件。即便如此,还是会有同样的问题:以后你能记得自己把备忘录放在这个文件夹里了吗?

也许你会未雨绸缪,以防忘记把备忘录放在什么地方,而把这个文件复印三份。一份放在“财务资料”抽屉中,一份放在人力资源专用文件夹中,还有一份放在一个新文件夹里,有关下次出差的全部资料都将放在这里。尽管需要执行三次文档归类任务,而且也会加剧森林砍伐,不过这种策略可能还是行之有效的。

时至今日,你更有可能以电子邮件的形式收到公司发送的差旅规定备忘录。妙极了!你可以把文件归档的事忘到脑后,就让邮件存在电子邮箱里好了。当然,收件箱到头来也会像文件柜一样杂乱无章,难以翻检。什么东西放在哪里,你觉得毫无头绪,况且也不可能在显示屏上看到所有信息。但是,纸质文档和电子文档之间存在一个根本性的差异。在电子邮箱中,你要寻找某些内容的时候,不需要知道到哪里去找,这是计算机搜索功能大显身手的地方。需要获取备忘录中有关信息的时候,只要键入几个关键词在文档中搜索一下即可。

由此引出了我关于有序组织的第十二条原理,这一原理对我们现在需要的新组织模式至关重要://不要给信息归档,用的时候去搜索就行了。//

这是搜索功能的美妙之处。无论把电子邮件放在哪个文件夹,都没有关系。事实上,我认为你根本就没有必要把电子邮件放进文件夹,只要有几个大类文件夹就可以把你的所有计算机文件归置好。计算机搜索功能会帮你找到自己需要的相关文件,而所用的搜索时间大概还不及你把椅子转向文件柜的时间长。即使以前收到的备忘录不是电子邮件,你也可以把它扫描下来,以电子文件的形式存放在自己的计算机或互联网上,等到需要的时候,就可以去搜索这些信息。

换句话说,搜索是我们在信息时代生存发展的必需技能,搜索是新式组织管理的基础。下一章会告诉你如何进行更迅速、更精准的搜索,从而让你不必未卜先知,总能在需要的时候搜索到想要的内容(这也会把因浪费纸张而造成的森林砍伐的风险降到最小)。

你一定要知道的

· 每个人的组织模式不是一模一样的。“同一套组织方法放之四海而皆准”的观念源远流长,这种组织方法没有考虑我们的个体差异、个体经验、个体制约和个体弱点。

· 鉴于过去几年间出现的种种技术进步,以往那些旧的组织规则已经过时了,再也无法满足我们今天的需要了。

· 我们今天需要的是一种全新的有序组织方法,这种方法能够辨别我们的个体差异,考虑我们自身的制约和弱点,充分利用无所不在的可能技术。这种新式组织方法甚至赋予我们脱离组织的自由。

· 搜索功能是新式组织管理的基础。我们不必在文件归档方面耗费时间和精力,也用不着为了找到重要信息而劳神费力。我们要做的所有工作就是搜索。