第8章
纸质文档与电子文档,哪个更好

不好意思,我要问一个私人问题:近来你跟纸张的关系如何?

我跟纸张的关系有点复杂,这或许会让你感到吃惊。譬如,尽管绝大部分函件都可以采用电子形式收发,可我还是愿意在邮箱里收到纸质的账单和票据。与此同时,别人还在记录本上做会议笔记,我却已经在使用“Google文档”( Google Docs)输入内容了。

我们人人都有一些需要记录下来,却没有必要记在脑子当中的信息。在日常工作中,我会选择纸质文档和电子文档混用。为了保存信息,今天有不同的存储介质和现成工具可以选择。我们每天都要接收和创造那么多信息。哪项工作使用哪种工具,我们该如何选择呢?这个问题从来就不容易搞明白,不过本章会为你提供帮助。

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首先,在接收信息、存储信息以及组织信息的过程中如何选择不同方式,有几个影响因素,认识到这一点是十分重要的。不过,这些因素并非总是能够引导我们找到最佳工具。

年龄偏好会是一个影响因素。一个50多岁的人,尽管他会用电脑,而且免费的完整电子版报纸网上就有,他可能还是会一如既往地阅读刊印出来的报纸。由于他是天天读着印刷版报纸长大的,因而他倾向于从印刷版报纸上看新闻,尽管这些报纸会把他的房间弄得很凌乱,而且还耗费木材。

根深蒂固的习惯是另一个影响因素。我在第2章中曾经提到,尽管有些做法并不是最好的,可就是因为我们对此习以为常,因而会一直坚持下去。我们害怕变革,或者说我们深信不同的做法需要花费更多的时间和精力,因而会得不偿失。长期以来,桑娅一直使用记事台历,她觉得没有理由放弃记事本,转而使用电子日历。虽然电子日历可以更好地满足她的需要,但是她看不到花时间学习使用电子日历带来的好处。

还有一个影响因素是我们的依赖感。我们会对自己使用的记事台历、黑莓手机、iPhone手机及笔记本电脑产生(有时候是不健康的)依赖。在需要决定如何处理信息的时候,这种依赖感可能会阻碍我们做出最佳决定。无论你的看法如何,实际上数字设备并非始终都是最好的信息存储和信息组织工具。(在这一章中,我们会探讨什么情况下数字设备是最佳工具,而什么情况下不是。)

最后,缺乏信任是另一个影响因素。一个很有意思的现象是,就像对纸质文档不放心一样,我们通常也不信任数字工具。如果把重要信息放在网上,我们经常会担心病毒攻击和系统崩溃会造成信息的永久丢失。无独有偶,如果把内容记在纸上,我们也会害怕把记录这些内容的纸张弄丢。不管是哪一种担忧,这种情绪都会导致我们选用错误的工具。

如我刚才所说,我们跟纸张的关系会变得复杂起来。不过,弄清楚用纸质工具还是数字工具这个问题是很重要的,因为如果在处理需要保存的信息时没有一个清晰明确的策略,我们就无法正确行事。如此一来,我们可能丢失信息,甚至一再重蹈覆辙。我们可能会看错预约时间,或者忘记某人的生日——这些失误都会给我们造成压力。此外,如果做不到井然有序,我们就无法跟别人分享重要信息。在这种情况下,人人都是输家。

  

在我失火燃烧的时候,你要原谅我。

——重击乐队,《原谅我》

Pardon me while I burst into flames.

—— Incubus, “Pardon Me”     

那么,如何形成自己的组织方法,从而能为每一项任务找到合适的工具呢?一开始要对自己所使用的工具和方法加以客观的评估。先把自己使用的所有工具及其使用方式列一个表,始终要记住你赖以组织安排工作和生活的任何东西都是一个工具:便笺贴、iPhone应用程序、邮箱(实体的或电子的)以及手头可用的任何东西。然后,对你之所以如此行事的前提予以检讨。尽量明确在什么地方、什么时候,你所采用的方法会失效——毕竟每一种组织方法都有其效应拐点。事实上,我关于有序组织的第十六条原理正是://没有一个完美无缺的组织方法。//我们的目标不是要发明一套尽善尽美的方法,因为根本做不到。一个好计划就是尽量确定拐点在哪儿,并能找到绕开拐点的途径。

在这里,你所确定的目标将会再次成为你的前进向导。为一条信息确定的目标可以帮你决定如何保存、如何组织这一信息。当我试图确定该使用哪种工具的时候,我会自问几个有关信息目标的问题:我为什么需要这一信息?今后我会如何使用、何时使用以及在何处使用这一信息?这条信息的有效期有多长?除我之外,还有谁能从中受益?

譬如,我经常出差,每次出差时,都需要掌握大量信息——航空班次,到发时间,座位安排,入住宾馆的名称和地址,如此等等。我可以努力记住所有这些信息,可能也会事与愿违,不过这么做还真是很麻烦。我可以把这些信息存储在iPhone手机或笔记本电脑上,不过旅途当中有些时候无法开机使用。有别于以上做法,我会把诸如航班信息之类有关旅程安排的电子邮件转发给桑娅,这样她就有了一个邮件副本。我也会把旅程安排的文档打印出来,放在随身携带的旅行包中,以便随时查看。我同样也会把酒店房间预定确认函打印出来,以备必要时向前台服务人员出示。如果上述办法都不起作用,我还可以用手机查看电子邮件。我从来不删电子邮件(除非是垃圾邮件),如果需要查证某些事项,我也可以搜索查看以前的差旅信息。

这只是一个很小的实例,可以说明纸质工具和数字工具虽然各不相同,但是都能服务于一个重要目的。其中的诀窍就是要知道哪种工作采用哪种工具最好。什么时候使用以及如何使用纸质工具,什么情况下纸质工具不会奏效,我将在本章予以说明。在接下来的第9、10、11章这三章中,我会说明哪种信息的存储和组织适合使用数字工具,也会对其中的原因做出说明。

何时适宜使用纸质文档

把材料从大脑中移走。我喜欢使用纸质文档,原因之一就是不用把内容记在脑中。假如有成千上万个想法在那里嗡嗡乱转,把它们写在纸上,我感觉会好得多。一旦变成文字记录下来,我就不再担心会忘记。即使实际上根本就没用到这些内容,自己的压力也会陡然减轻,从而得以集中精力于某个问题。

我知道,所有这一切都可以在计算机上实现,有时候我正是这么做的。可是不管怎么说,二者还是不一样。记在纸上感觉更踏实、更可靠,也更顺手。我喜欢用笔记下偶然闪现的念头,或者是一直困扰自己的问题,通常都是在非常忙碌的时候这么做。记在纸上还有一个好处,就是可以随时随地在小本上写下点点滴滴的内容。笔记本电脑可不是这样,人们一般不会随时带在身边。至于iPhone手机,用来看信息是很棒的,但是用来按键输入就不是那么方便了(它用的是显示屏上的虚拟键盘)。

解决问题。把一些内容随手写在纸上也有助于我灵机一动,计上心来。每当我要竭力解决一个复杂问题,或是试图弄明白难以理解的内容的时候,我都会在白板架子上粘贴的大幅白纸上写下来。在我的起居室里,墙上贴满了一张张的白纸,人们早就知道我有这样一个习惯了。随时想到的内容写到纸上以后,我会在房间中走来走去,把它们分门别类,各自安排在不同的位置上。有时甚至还会把贴好的纸片撕下来,换到别的门类中去。运气好的时候,灵光就会闪现,妙计随之形成。

这种办法之所以能够奏效,也是有原因的。拿着一张张纸走来走去,大脑得以在不同的内容之间建立联系,从而找到孤立思考时想不到的解决方案。当然,在计算机上我也可以这么做。后续章节中我会解释,我的确也会在计算机上这么做。不过,迄今为止我还没有一台屏幕能有墙壁那么大的计算机。墙上的空间那么大,可以让那么多的信息一览无余,我完全可以自如地拿着写满想法的纸张走来走去。

你也可以试验一下这个方法。只要把记事本上的纸撕下来,写好之后贴在墙上即可。或者去买块比较大的白板,放在办公室里。创造足够的物理空间,让信息能够来回碰撞,让想法得以不断提炼,这样可以激发自己的思维,而这也是死盯着电脑屏幕无法做到的。我建议你把解决问题时捕捉到的想法和需要用到的信息写在纸上,而不是把仅仅需要被动参考的内容写在纸上,原因就在这里。

消化吸收写下来的信息。在我必须要阅读某些材料并对此做出反应的时候,我也倾向于使用纸张。譬如,在写这本书的时候,每一章的内容我都多次打印出来。在阅读打印草稿的过程中,我会做上标记,并在空白部分写上批注。随后会把批注文字输入该章内容对应的文本文件,然后以电子邮件形式发送给吉姆。这种写书的方式速度最快吗?我表示怀疑。这种方式肯定也不是最环保的做法。(不必担心,我可是一个资源重复利用的虔诚践行者。)不过,在纸上修改文章,有助于发现在计算机屏幕上容易错过的东西。我可以把一张纸撕开,重新排列段落或页面的次序,而不必像在电脑上那样记住哪块内容已经拷贝过了。

接收账单。财务账单是另一类我仍然愿意以纸质形式保存的信息内容(起码到现在是这样)。

你也许会想:“真的吗?Google公司的前首席信息官竟然还会以纸质信函方式接收财务账单?”是的。你可能也会因此重新考虑自己签署的那些电子账单吧。

我们稍事回顾,从信息目标方面看看这个问题。你接收账单的目的是什么呢?我接收这些账单资料时的目标如下:

1. 确认自己的账户准确无误。

2. 日后交给自己的税务代理人(他需要根据纸质文档进行登记)。

3. 按照美国国内税务局的要求,有关账单在完税之后需保存7年。(税务局规定美国纳税人的账单需要保存3~7年不等,有时甚至需要无限期保存,具体要求取决于“有关文件记录涉及的行为、开支及事项”。)

收到纸质账单,可以很好地满足前两个目标。以传统信函形式寄送的账单自然很容易查收核验:账单一到,我就直接打开信封。除此之外,纸质账单会定期寄送,从而成为一个一目了然的提示,提醒自己该查对账单(或支付欠款)了。电子账单发出对账提示信息的时候,就不能提醒我们查对账目吗?当然可以。不过我要问你:较之传统的纸质信函,你一天会收到多少封电子邮件呢?对于银行自动发送的电子邮件,你真正看过多少呢?另外,会计师也愿意接收我提供的纸质账单。由于我的账单都是以信函形式寄送的,我对此要做的全部工作就是把它们分类存档,等到日后要寄给会计师的时候,很容易就能找到。

为了说明这个问题,假设我选择电子账单,而不是传统的函件。那么,为了获得每个月的账单信息,我都要登录相应金融机构的网站,在上面输入自己的账户和密码。然后进入自己的账户,点击一个个的链接,找到当月电子账单,最后把账单内容下载到自己的计算机上。如果是缴税期,我需要把账单打印出来,并寄送给我的纳税代理人。最起码也得给他发个电子邮件,让他帮我打印出来。如果还有多个账户,那就得如法炮制。关键在于,这完全是自讨苦吃,这可是跟高效率南辕北辙。

当然,我这种接受纸质账单的办法也有缺点。开始的时候,文件有可能归档不当。而电子文件在计算机上很容易搜索找到。事实上,就在不久前,我有一个纸质账单就怎么也找不到了。最后不得不给金融机构打电话,让他们再补寄一份。由于邮寄账单需要很长时间,因而不得不申请延长纳税申报时限。

当然,你也知道文件柜总是很容易塞得满满的,这可是个烦人的事情。那么,你怎么才能安全可靠地保存好那些值得保留年之久的纸质文档呢?

我有一个办法,可以绕开这个问题。每当文件柜即将塞满的时候,我会直接筛选一遍文档。不再需要的财务票据及其他敏感信息,我会当场销毁。其他不用的文件继续回收利用。不常查看而今后可能需要用到的文件放到一个文件箱中,在文件箱的所有侧面都贴上标签,然后把箱子放到地下室或是其他的安全场所。毋庸讳言,这是一项颇费时间的工作,不过值得去做。

把纸质文件悉数保存起来,然后定期清理无用文件。如果这种方法对你无效,也还有其他办法可以尽量减少纸质文档带来的问题。每次查看纸质文档的时候,可以将其扫描下来,然后以PDF文件保存到计算机上。(PDF文件可以保留纸质文件的原貌和观感。只要经过光学字符识别处理,PDF文件的内容就可以任意查找。)

你也可以在电子邮件中把PDF文件发送给自己,这样在电子邮箱中就有了相应文件的数字版本。作为进一步的安全备份,你可以把纸质账单放在文件柜中专门用来存放金融财务资料的抽屉中。7年之后,这些材料就可以送进碎纸机中进行粉碎处理了。

总而言之,目前我会继续接受信函邮寄的账单。之所以这么做,并不仅仅是因为习惯使然,而是因为我根据使用信息的目标来决定接收信息和保存信息的方式,而不是简单照搬并不符合自己需要的他人经验。

保存法务文档。法务文档是我仍然愿意以纸质形式保存管理的另一类信息资料,我也推荐你这么做。首先,在纸上验证签名或签章的真实性要容易得多。而且很多政府机构还是只接受纸质文档。我建议你把最重要的纸质法务文档(诸如遗嘱、委托书、合同之类)保存在保险柜里,或者存放在银行的保险箱里。同时也要尽量形成这些资料的PDF文档。律师事务所通常会提供PDF版本的签名合同,只是需要额外付费。PDF格式的法务文档本身没有太大价值,不过这种文档可以快速检索。如果不方便得到重要法务文档的PDF版本,可以把纸质文件扫描制作成PDF文件。如果没有扫描仪,可以到复印店里去扫描。

由于法务文档极其重要,而且丢失的代价很大,因而我会给自己发邮件,提醒自己纸质文档的存放位置。在发备忘邮件的时候,我会把原始纸质文档对应的PDF文件作为附件,添加到电子邮件中。发邮件的时候,对于任何可能要用到该文档的其他人,我都会把邮件抄送给他。

办公室里的组织安排

很多组织专家告诉你,收件箱要经常清空,办公桌要整洁干净,这些都是有序组织的金科玉律。按照他们的说法,没有杂物、整整齐齐的办公环境可以让你每天都有一个全新的开始,可以让你思维更清晰,可以让你工作更高效。
我在这里要说的有所不同。
在我办公室的桌子上,堆着一摞摞的文件资料,而这些文件资料上面许多还贴着便条。这还不够,我办公室的墙上贴满了一张张的大纸。事实上,如果步入我的办公室,你会发觉这样的办公室竟然是一部讲述有序组织的著作的作者在使用,那真是有点混乱了。可是,那并不是混乱,起码对我来说不混乱。
纸质资料,无论是便条、账单、报表还是传真,不管我愿意与否,都会进入到生活当中,这不过是一个客观事实。如果我以桌面上没有纸质资料为目标,那么我就得具备未卜先知的本领,在收到每一份资料的时候,都能够预先知道今后何时和为何会用到它们。这是要我当神仙啊,我注定是办不到的。
要想预先把每一份资料都存放得井井有条,那就不得不停下手头在做的工作,根据今后使用该资料的时间,将其存放在合适的地方。哪怕当时忙得要命,也得这么办。而我通常总是忙得不可开交,放下手头工作,就得切换不同工作的背景,这么做不仅会导致精力分散,而且时间一长还会加重大脑负担(有关背景转换的内容,详见第12章)。对我而言,仅仅为了保持桌面干净,就有大量工作要做。
相反,我欣然接受自己经常没有时间处理所收到的各种纸质文件的事实,这是我可以成功绕开的一个制约。因此,我会根据使用资料的背景或目标来处理桌子上一堆一堆的纸质文件。譬如,其中一堆可能是自己想要保存下来的商家寄送的各种优惠票券。诸如体育用品商店的折扣券,电影节上的优惠票,这类东西都堆在一起。账单之类的资料需要查对,而用完之后要么作为可循环利用的垃圾扔掉,要么直接销毁,这类东西放在另一堆中。第三堆中放的是飞机上看过的各种杂志,其中有些文章想要保存起来,或者已经用便条贴做了标记,准备以后再读。诸如频繁使用的密码、电话号码、便条记录之类不想让其埋没在文件堆中的资料,我会写在可以粘贴的便笺上,把它们放在一眼就能看到的地方,以便随时可以找到。
利用这套办法,在不方便的时候,或者工作场景不合适的时候,都不必去处理纸质文档(当然,我还是得把那些文档放在相关的资料堆中,但是这个过程需要耗费的思绪和精力微乎其微)。此外,摆在那里的文件堆也是一种醒目的提示,一看到它们,你就会知道:哦,我还有文件需要处理。如果这些文件不是摆在桌子上(或者贴在墙上),我敢保证自己会忘得一干二净。大多数情况下,一旦对这些文件做出必要的处理,它们对我就不再有什么重要作用了,往往直接送进了碎纸机。在我的办公室里,之所以文件柜中只有一个抽屉里放满文件(其中都是必须要保存的最新财务账单和法务文档),大概原因就在这里。
因此,我的建议不是要力争实现办公桌上没有文件,而是根据这些文件的使用背景、使用目标或者备忘方式,简单地加以分门别类即可。只要你在办公室里的工作方式对你自己行之有效,哪怕看起来有点乱糟糟,那也不要紧。

纸质文档的不利之处

上述内容可以概括为:为亟待处理的事情写便条,为一筹莫展的事情寻找灵感,给有待解决的问题找方案,为金融税务及法律事务存文件,纸质文档在这些方面发挥的作用十分出色。然而,纸质文档在其他场合经常是不够理想。在以下场合,我建议你不要使用纸质文档。

内容繁多的时候。无论什么时候,只要有大量无序存储的信息,纸质文档都不是很好的选择。利用纸质文档,无法实现快速查找,而在计算机中以数字形式存储信息时,则可以快速找到有关内容。要在纸质文档中找到特定内容,你只能在自己认为可能出现的地方苦苦搜寻。前面已经讨论过,这可是一件苦差事。此外,笔记本、文件夹之类实物都要占用物理空间。如果把那么多的信息存放在电脑硬盘或互联网上,这要比在租金昂贵的办公室里安放文件柜便宜得多,而且也实用得多。

自己不知道何时何地用到的时候。信息以数字形式存储,比以纸质形式存储具有更大的灵活性。利用数字化工具,你无须事先确定将来在什么地方、什么时候,以什么方式使用相关信息。

譬如,在一天深夜,你正在修改次日一早要用的演讲稿。突然之间,你想到几个打算补充的要点。不幸的是,支持你的论点的有关材料来自办公室里的一篇纸质文档,而你的住处离办公室有30分钟的车程。现在你面临一个实在可恶的抉择:花一小时开车回办公室取回材料,抑或第二天清晨再早一点儿赶到办公室补充演讲稿。尽管两个选择造成的损失有所不同,不过这两种做法肯定都会让你损失睡眠时间。二者都不是我喜欢的选择。

然而,假如需要用到的那个文档以数字形式存放在计算机上,而你那天晚上又把笔记本电脑带回家中,那你极有可能马上就能找到临时决定使用的那篇文档。好极了,只要把相关内容补充到演讲稿中,然后上床睡觉就行了。即便是你忘了把笔记本电脑带回家,可能还有其他办法。只要把有关文档保存在网上(利用在线备份服务或者类似于Google文档之类的Web服务),或者可以远程访问,你就可以使用家里的计算机获取所需内容。(有了远程访问服务,可以使用一台计算机获取保存在另一台计算机上的文件。)

对于那些机密文档,或是无论如何都不可替代的文档,我也主张采用数字化工具实现安全存放。2008年9月,美国得克萨斯州遭到飓风袭击,灾害发生之后第二天看到的新闻镜头特别令人震撼,我至今难忘。镜头里,美国有线电视新闻网的一个记者走在休斯敦市中心的大街上,可以看到背景画面中摩天大楼的窗户敞开着,一张张的纸片被风吹得在大街上四处飞舞。只见记者从杂乱的大街上捡起一张纸,对着镜头展示给观众看,纸上标记着“机密”字样。

  

朋友的应答随风而逝。

——鲍勃·迪伦,《随风而逝》

The answer my friend / Is blowin’ in the wind.

—— Bob Dylan, “Blowin’ in the Wind”     

这可不是你愿意让自己的机密文档遭遇的命运。飓风之类灾害当然比较罕见,散落在休斯敦大街上的纸质文件可能也是计算机文件的打印版。不过,新闻当中还有一个值得关注的地方:发生灾难或者不可预见的事件之后,你可能无法迅速回到办公室保护(客户信息记录之类)纸质文件。然而,如果这些信息存储在互联网或是本地计算机上,那么业务恢复就会迅速得多。

别人可能需要使用的时候。有些信息需要跟别人共享,这种信息的最佳存储方式就是以数字形式保存,而不是以纸质文档保存。数字信息比纸质信息更容易共享。例如,你可以使用电子邮件把电子文档发送给他人,也可以让他人访问自己的共享文件夹。大部分人也都可以打开阅读Word、PDF之类标准格式的电子文档,而纸面上的手写信息可能让别人难以辨认(我有时候都看不懂自己手写的内容)。

当你关注环保问题的时候。最后但同样重要的一点就是,纸的制造要消耗木材,而以数字形式存储信息需要使用计算机和服务器,这会消耗能源,不过后者对环境的破坏还是要小一些。

云存储的好处

电子文档当然也有自己的缺点。文档的格式一直在变化,并且保存在濒临绝迹的软盘之类过时介质上的文件难以使用。或许文件不是存放在软盘中,而是保存在DVD(数字多功能光盘)上。可是,有多少人真正了解DVD的有效保存期有多长呢?DVD被闪存之类更好的存储介质取而代之的周期又有多长呢?

有一种办法可以解决这个问题:云存储。如果把最重要的信息存放在网上,那么只要有台电脑,能上网,就可以放心使用自己的文件,不必担心电脑硬件出故障。对此有一警告:要使用信誉好的在线存储或备份业务。为什么呢?因为在不同的经济时期,一些不太景气的业务可能会难以为继。例如,在2009年年初,有些网络在线存储业务行将倒闭,要求相关用户限期下载自己的文件,过期就会删除。因此,要选择使用不太可能倒闭的那些公司提供的服务,这样的业务在一段时间内会有保障。例如,微软公司推出了称为“Windows Live SkyDrive”的在线服务(skydrive.live.com),目前允许用户保存多达25G字节的数据。我使用Dropbox在线服务(getdropbox.com)保存自己的各种重要文件。后面我会指出,我也使用Gmail作为文件备份的一种方式。

说到底,根本无法确定以数字形式保存的信息究竟能够留存多长时间。对于那些极为重要的资料,可以分别在DVD、硬盘及网络上留存备份,以此对冲一些风险。万一遇到紧急情况,要确保自己的配偶、子女或挚友能访问你的重要电子文件。

做笔记的重要性

你要明白,对于什么时候该用纸质文档这个问题,并没有一成不变的答案。兹以做笔记为例,看看该如何处理。我在前面提到,身边没有电脑的时候,可以在纸上迅速做必要的笔记,在这方面纸张的便利性依然难以超越。我之所以随身带着一个小小的记事本,原因就在于此。有时候我会忘记某些内容写在哪个记事本上了,而且也无法快速检索这些内容,这是很自然的事情。不过,对于这个问题应该全面分析:在纸上做笔记有利有弊。

准备几个不同的记事本,每一本都用来记录某一方面的内容,这样就能把在纸上做笔记的不便减小到最低程度。譬如,你可以准备一个专门记录医疗保健事务的笔记本。看医生的时候,趁着有关信息还留在自己的短期记忆当中,及时记下来是很重要的。可是,在做检查的过程中,尤其是衣冠不整的时候,往电脑或手机上录入信息可是一件难办的事。在这种情况下,一个记事本恰好能派上用场。

每次启程去看医生之前,你都应该花几分钟时间回顾一下以前见面时所做的笔记。把那些见面之后打算问的问题写下来,见到医生之后再把医生的回答迅速记下来。平时有感冒发烧、过敏反应或其他病症的时候,都要随时记下来。这样一来,在你接受检查的时候,就可以提供各种信息。你也可以在记事本上贴上不同颜色的标签,这样就可以根据日期、病症或其他重要信息,快速找到所做的笔记。跟医生见面的时候可能会有非常大的压力(我不由得想起珍妮患病期间的旧事),因此把最关键的信息记下来并组织好,以便日后容易找到,这是至关重要的。

在电脑旁边,我也准备着一个记事本,专门用来速记。通常情况下,这个记事本上记录的都是语音电话消息。对记电话号码和待办事项来说,这是一个简便易行的办法。是的,我知道可以把这些内容录入到电脑中,以便以后查找相关信息。不过,对我的大脑而言,收听语音信息的时候在纸上信手速记要更加容易一些。

然而,就收听语音信息时做笔记而言,上述两种方法都不够理想。更好的办法是选择可以将语音转换成文字的业务。转换成的文字会以电子邮件的形式发送给你,原始语音文件则作为附件出现在邮件中。这种业务有的是人工转录,有的完全依靠技术实现,还有一些则是二者兼用。无论是哪种情况,转换而来的文字信息通常都很准确,足以阐明语音信息的关键内容。

把语音信息转换成文字信息的业务优点很多。首先,阅读文字(更准确地说是略读)的速度要比正常收听语音邮件快得多。其次,不用查收语音邮件,只需查收电子邮件即可,可以节省很多时间。而且语音信息转换成文字信息之后,这些内容就变成了永远可以搜索的电子邮件的一部分,并不会因为电信公司在一两个月之后强行删除语音信息而导致信息丢失。转发电子邮件也比转发语音信息容易得多。由于语音信息变成了文本文件,因而可以删除无关内容,也可以在转发之前添加自己的评论意见。此外,如果呼叫方在语音信息中留了电话号码,你可以将其剪切粘贴到联系人通讯录上,而不必为了确保准确无误而再三收听。(人们通常在语音留言中说话慢条斯理,听起来清晰明白,可是一到要留电话号码的时候,马上就会像在奥运会上选手赛跑一样,一串数字奔涌而出,你注意到这个现象吗?)通常情况下,在转录而成的邮件中,只要点击其中的电话号码,手机就会自动开始拨号。

使用语音转录文字业务可以通过很多形式为你节省时间和精力,如果你有足够的创造力,尤其如此。例如,对于要提醒自己的备忘内容,你不必按键输入到手机或电脑中,只需拨打自己的电话号码,留下一段语音信息即可。转录业务会把你的语音信息变成文字信息发送给你,这一内容随之就会变成电子邮件形式的档案资料,可以随时检索查找。

吉姆和我开始写本书的时候,他专门开通了一个具有语音转录文字功能的电话号码。有了吉姆的这个创意,一旦有关于本书内容的想法闪现,我就可以随时捕捉。我不必随身携带录音设备,然后再把所录内容发给吉姆,我只需使用手机就能解决问题。我一有想法,就会拨打那个专用号码,听到提示音之后开始讲话。用不了几分钟,吉姆就会收到由我的留言转录而来的电子邮件,原始录音以音频文件的形式出现在邮件的附件上。这个办法让他不必转录我的语音信息而得到可以查找的电子文档,从而为我节省了时间和精力。

  

我永远不会一成不变。

——重击乐队,《原谅我》

I’ll never be the same.

—— Incubus, “Pardon Me”     

语音转录文字业务自然也会有些不足之处。虽然收费不多,但是也需要花钱。不同情况下,转录的准确性也可能会有所不同。如果你在机场候机厅之类嘈杂的地方打电话,转录出来的文字就不会像在安静的办公室里说话那样准确。尽管如此,收听语音信息时做速记,或者给自己及他人录音留言,文字转录都是最便捷的方法。

无纸化办公的前世今生

问个小问题:“无纸化办公并不是多么遥远的事情”,这句话出现在《商业周刊》哪一年的文章中?

a. 1975年

b. 1997年

c. 2001年

正确答案是1975年。没错,伙计们,“无纸化办公”这个概念我们已经反复讨论30多年了。自从迪斯科舞厅兴盛发展以来,人们纷纷表示对数字技术欣然接受,那为什么我们直到现在还没有实现无纸化呢?

我想这个问题跟我在第2章中解释的原因有关:我们抗拒制度的改变,即便是制度背后的目标已经发生变化,这套制度已经因为技术或社会变革而变得陈旧过时,从而不能再有效运转的时候,我们依然会因循守旧。过去几十年来,纸张一直都处在我们工作流程中的核心地位。因此,尽管纸张不再是最有效的信息存储方式(也不够环保),可我们还是不愿意抛弃它,即使到了应该抛弃的时候,也是一样。

  

今夜开始。

——K.C.与阳光乐队,《今夜开始》

Get down tonight.

—— K.C. & The Sunshine Band, “Get Down Tonight”     

我妻子桑娅就是一个很好的例子。她十几年如一日地坚持使用日历式备忘本。20世纪90年代,她在公共关系部门工作。对于自己的每一个客户,桑娅都会抽出时间在日历式备忘本上做好记录。待办事项,客户地址,信手写下的笔记,桑娅都会写在那个备忘记事本上,她对这种做法越来越习以为常。这是一套让她感到舒服、习惯的办法,她对此信赖有加。

桑娅喜欢把待办事项写在记事本的左面,右面则是日历信息。“我的记忆真的是形象直观,这样安排自己的日程,可以让我在头脑中描绘出所有事情,因而都能记得。”桑娅解释说。

后来,灾难发生了。桑娅的备忘本丢了。所有到过的地方,她都找了,结果一无所获。她只好费力劳神地重建丢失的信息。一连好几周,桑娅都很痛苦,甚至流下了眼泪。

桑娅又换了一个同样的记事本,她对掌上电脑只是随手玩玩,而拒绝使用。桑娅说:“我对技术不感兴趣。”尽管使用纸质工具处理信息存在明显的缺点,但只要这种方法适合她,她就看不到花时间学习使用数字工具会带来的好处。

大家都力劝桑娅不要再用记事本,但她不为所动——她常说我硬要把日历式记事本从她手中抠出来。所幸实际上并不是这样的。相反,我送给她一部iPhone手机和一台苹果笔记本电脑。

  

请不要否认自己的感觉。

——干扰乐队,《放下疾病》

Don’t try to deny what you feel.

—— Disturbed, “Down with the Sickness”     

我们把她的联系人通讯录放入苹果公司的MobileMe地址簿中(apple.com/mobileme),MobileMe提供的服务包括地址簿、日历表和电子邮件。桑娅现在可以从自己的手机或任意一台装有Web浏览器的电脑上,查找地址簿中所有联系人的电话号码、通讯地址及备注信息。她不必再为丢失信息而担忧。2009年,桑娅打破自20世纪90年代中期以来的惯例,没有购买以前使用的记事本,我认为这是技术取得的一个了不起的胜利。

即使纸质工具已经不再是最佳选择,很多人还是一如既往地使用。为此再举一个例子:商务旅行。

在商务旅行的整个过程中,至少有一个方面已经实现了无纸化。我们乘飞机时已经不用纸质机票,而是使用电子机票,这种方式更加方便。在机场登机时,只要出示自己的身份证和信用卡即可。(我也建议你携带一个手提箱。)航空公司因此节省了纸张费用和邮寄成本。乘客无须等待寄送机票的函件,也不必担心丢失机票。人人都是赢家。

虽然如此,有些公司还是要求出差申请以及批复都采用纸质文档。他们的初衷是要确保员工不会飞到纽约去“培训”,也不会飞到夏威夷去开“展销会”。这个目的很好。不过我认为,在无纸化系统中完成出差报批,实现上述目标并不太难。

在Google公司成立之初,公司要求员工报销开支时提交纸质单据。后来,公司简化了报销程序。如果要出差,先给主管发一封电子邮件,说明出差时间和理由。出差回来以后,把申请出差的那封电子邮件内容打印出来,连同差旅支出发票一并提交上去,以便报销费用。到最后,Google公司进一步简化了报销流程:把发票等单据扫描下来,制作成PDF文档,连同报销申请一并作为电子邮件发送出去即可。这是一套十分简单而又行之有效的报销制度。不过时间的脚步在不停地前进,到我离开的时候,Google公司已经是一个规模比以前大得多的公司,员工出差报销有了一个更加复杂的流程,涉及数据库中的许多内容,需要多个主管批准。遗憾的是,这要浪费更多的纸张。

说到底,在出差审批之类事务中,很多企业之所以不采用无纸化系统,不是因为它们不信任无纸化系统,也不是因为它们看不到无纸化的好处,而是因为它们抗拒变革。结果,公司员工在差旅申请及报销方面耗费了不必要的精力和时间。请注意,我没有说耗费大量的精力和时间。可是,这都是可以投入到更有效率的活动中的时间和精力啊。所有低效率的制度叠加在一起,成本就开始攀升。

从纸张到电子文档的尴尬过渡

此时此刻,我们大概正处于从纸张过渡到电子文档这一过程中的某个位置上。这个过程令人困惑,因为我们搞不清楚何去何从。银行、学校、企业以及政府部门等机构丝毫没有让这个过渡过程变得简单一些。这是因为,它们仍然把过去适用于纸质文档的那套办法应用于电子文件。

  

一如既往,毫无二致。

——传声头乐队,《一生中的曾经》

Same as it ever was.

—— Talking Heads, “Once in a Lifetime”     

遗憾的是,类似这种尴尬的过渡其实很正常。想想传媒领域发生的重大转变吧。最早的广播节目不过就是有人在那里念新闻、做广告,跟每天出版的报纸多年来的做法一模一样。无独有偶,最早的电视节目,尤其是预算较少的地方电视台节目,播音员像柱子一样立在麦克风前面念新闻,就跟原来的电台广播一样。再到后来,很多播客一开始只是一个人在那里念自己写的博文或其他的什么东西(现在一些播客还是这样)。

这是完全可以理解的。上述过渡都是一些巨大的变革,人们需要一段时间去消化吸收。可是,如果我们不能调整旧有的通信方式,使之更好地适应新兴传媒,我们就无法发掘这种传媒与生俱来的能量和好处。

  

转着圈子奔跑,追逐自己的尾巴。

——酷玩乐队,《科学家》

Running in circles / Chasing our tails.

—— Coldplay, “The Scientist”     

我们正在经历的这场从纸质文档到电子文档的过渡进程也没有什么不同。由于这一过渡在金融部门进行得异常痛苦,我们下面还以账单为例说明问题。

我的活期账户实际上就是一个货币市场基金。因此,我的纸质账单上总是会列出上一个月的证券交易记录。老实说,我并不关心那些交易。我只是想验证一下自己签字的欠款是否已经还清,存入的款项是否都有记录。

我可以登录金融机构的网站,选择自己关注的起讫日期,在线查看账户余额和欠款金额。可是,不能利用这种方式下载信息。如果要下载,必须下载与纸质账单相对应的电子文档,其中包括我并不关心的所有交易信息。这是令人失望的现象,因为金融领域的领军企业都没有想到利用数字化形式发布信息。为客户提供不同的下载选择,允许他们自主选择电子账单上出现的信息,这种功能是可以实现的。但是,金融机构却没有考虑客户实际上怎么会想要获得这样的信息,也没有考虑如何利用电子账单这种新兴传媒满足他们的需要。相反,金融机构只是简单地提供跟纸质账单完全一样的内容,所不同的只是数字化形式而已。

纸质传媒依然重要,不过……

你可以看到,虽然我喜好技术,我也相信数字设备通常是最有效的信息存储方式,但纸张依然是我生活中的重要组成部分。纸张听起来可能是落伍了,但在我开发的诸如用彩笔过滤信息之类的组织方法中,它却处在核心地位。那些方法伴随我度过了艰难岁月,帮助我克服了诵读困难症带来的种种挑战,使我得以先在学术界,后在商界取得成功。

这就是说,我认识到纸质工具有一些内在的缺点。我也知道,作为一个社会,我们在很多领域都需要向前发展,超越纸张,因为我们过去使用纸质工具的一些方式会耗费我们原本可以节省下来用在别处的时间和精力。

前面提到过我跟纸张的关系很复杂吧?

我在这里并不是要告诉你,相对数字设备而言,纸质工具什么时候该用,什么时候不该用。那是只有你自己才能做出的决定。我在这里所说的主旨在于,在你做这些决定的时候,心中要记着相关信息的目标。针对需要处理的信息,你要确定什么时候最有可能用到,如何去使用,需要保存的期限是多长,以及你打算与谁共享。然后找出一套自己能够坚持执行的、合理方便的办法。

一定要记住,仅仅因为过去一直都是这么做,因而现在还是这么做,这可不是一个好主意。事实上,从第2章的描述中可以知道,这是一个典型的坏主意。决定要用纸质工具还是数字工具的时候,应该以所处理信息的真正目标为基础,而不是根据依赖情结、长期习惯、年龄偏好或恐惧情绪做判断。如果你真想提高效率,就要在自己的天地中挑战一贯遵行的信息组织方式,去迎接新型组织方式。

你一定要知道的

组织个人信息时,很难决定什么时候用纸质工具,什么时候用数字工具,原因如下:

· 在随时记录信息方面,纸张是一个极好的工具。不过,纸质工具也有很多局限,特别是跟数字信息存储方式比较,局限尤其明显。

· 依赖情结、长期习惯、年龄偏好以及信任问题也会影响我们选择哪种工具来组织信息。

· 我们正处于从纸质工具向数字工具过渡的过程中。一些机构并没有让这种过渡变得更容易。电子文档只是纸质文档的翻版而已,因而无法发掘新兴传媒更好地满足人们要求的方式。

· 在任何时候,都要尽可能地利用生活中处理信息的目标来引导存储信息的方式——是以纸质形式存储,还是以数字形式存储。

何时使用纸质工具

· 记在纸上是触发灵感、计上心来的好办法。如果你的目标是解决某个问题或提出一种想法,那就把你想到的随时写在纸上,然后撕下纸贴起来,让写有相关内容的纸片靠在一起,这样可以帮助你纵观全局,把握主题。

· 如果目标是记住或者真正吸收信息,那就把它打印出来,而不是对着电脑显示器看。在纸上可以注意到从电子文档上无法捕捉到的内容。

· 如果头脑中考虑的事情很杂乱,那么把它们写到纸上。这个办法简便易行,可以帮助你理清思路。

· 要确保使用数字格式的信息比用纸质信息更高效。账单就是一个典型的实例,管理电子账单要比使用纸质账单更费劲。

· 把纸质形式的法务文档存放在安全的地方。不过也要给自己发封电子邮件,以提示自己这些文件放在哪里,同时要把法务文档的PDF版本作为附件。有谁应该掌握这些文件的副本并且应该知道原始文件的存放位置,也可以把电子邮件抄送给他们。

· 随身携带一个小记事本。不能在电脑或手机上输入文字的时候,你可能需要这样一个小本来快速记事。

什么时候选用数字工具

· 当有很多随机信息的时候,或者需要与别人共享信息的时候,应该首选数字化信息存储,而不是使用纸张工具。采用数字化信息存储,会有更多的信息访问方式,你也不大可能找不到信息,信息共享和信息搜索都很容易实现。

· 虽然应该保存(诸如遗嘱与合同之类)重要文件或机密文件的纸质版本,但也应该留存其电子版本,以备原始文件丢失或损毁时使用。这些电子文件同样也可以快速搜索查看。

· 可以考虑把较为重要的文档存放到网上,这样就不必担心信息的存储介质日后会过时和遭到淘汰。

· 如有可能,尽量使用语音信息转换成文本内容的业务。这样就不必在收听语音信息的时候手忙脚乱地做记录。这还能提供一个可搜索的书面文档,便于与别人共享。