第9章
用活电子邮箱:
把它变成可搜索的历史档案库

既然信息对实现有序组织至关重要,那么就有理由认为,信息的获取越简便,做到井然有序的机会就越大。我之所以认为把尽可能多的信息存放在互联网上是很重要的,原因就在这里。不过,要想那样做,需要你在生活中以略有不同的方式看待信息——如何存储信息,如何使用信息,何时使用信息。这其实就是本书的目标之一——鼓励你以不同的方式认识对待自己所要搜集的信息。

就我本人而言,我不是把信息看作一系列毫不相干、迥然不同的数据堆,而是将所有数字信息当作单一的实体——明确地说,我是把信息看成一个一直在扩建的大楼。我把用以添加和访问信息的工具称为“脚手架”。

你知道,脚手架是一个环绕着在建或翻修的多层大楼的平台。借助脚手架,建筑工人可以迅速而轻松地靠近大楼外墙,也能进入大楼的任意楼层。与此类似,我在数字世界中使用的大部分脚手架(诸如Google搜索提供的Gmail邮件服务之类)为我迅速而轻松地访问越来越多的信息提供了通路。

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虽然笔记本电脑和iPhone手机之类的工具让我得以使用自己的脚手架,但脚手架并不是一个特定的设备。虽然搜索功能在很多脚手架发挥作用的过程中扮演着重要角色,但脚手架的内涵远远超过搜索引擎。在我打算或需要保存数字信息,但并不需要真正记住这些信息的时候,任何一种能够让我存储、搜索、组织并访问这些信息的工具都是脚手架。这个定义的妙处在于,为了跟自己的思维方式、工作方式和生活方式相匹配,我可以量身打造自己的脚手架。

阅读后面章节时,你将会注意到我使用的很多脚手架都是由Google公司提供的,诸如Gmail和Google日历(Google Calendar)之类就是。Google希望公司员工充分开展内部测试,因而我们的电子邮件、在线日历之类只使用Google公司的产品。虽然我在2008年年初离开了Google公司,但我认为Google公司提供的工具在各自领域都是做得最好的,而且一直都在改进和提高。虽然我在Google公司工作期间对其产品的来龙去脉一清二楚,但我使用这些产品并不是因为自己曾经就职于Google公司,而是因为在今天如何组织信息这个问题上它们非常符合我的核心信念,即集中存储信息的需要、与人轻松共享信息的需要、使用强大搜索功能找到所需信息的需要。我之所以一如既往地依靠Google公司提供的各种工具,就是出于上述原因。(不管Google公司的股票价格高低,桑娅和我都不持有其股票。)然而,需要说明的是,我所使用的脚手架也有其他的替代选择。

后面三章内容安排如下:介绍我访问及组织数字信息时使用的脚手架,我之所以使用它们的原因,它们怎样帮助我实现更好的有序组织。本章讨论的是Gmail。第10章将要讨论Google日历和称为“事务”(Things)的待办事项程序。第11章要讨论的是我在管理网上搜集到的信息时使用的脚手架。阅读后面几章内容时,请你务必牢记,我在这里描述的技术可能已有所变化。

Gmail:与你息息相关

从来没有出现过像电子邮件一样的东西。业已完成的工作计划,刚刚制定的行动方案,与人交流的谈话记录,忍俊不禁但又不该发笑的粗鄙笑话,所有这些都是这种跟你息息相关而又令人惊奇的可检索历史档案的组成部分。从某种意义上说,电子邮件累积形成的历史档案就是你自己的传记,这个传记以资料汇集的形式呈现,由出自多个撰稿人(包括你自己)之手的不计其数的片段组成。

电子邮件已经变得如此不可或缺,你需要掌握正确的工具才能真正充分挖掘它的潜力。当然,有很多电子邮件系统可以帮助我们与他人进行电子化联系,仅举数例:Gmail、Microsoft Outlook、Lotus Notes、Thunderbird、MSN Hotmail以及Yahoo! Mail。

最好的电子邮件系统是能让我对多年来积累的信息进行快速排序和查找的系统。通过任何一台电脑或者联网手机都能访问这样的邮件系统。最好的电子邮件系统易于使用,有巨大的免费存储空间,因而从来不必为了给新邮件腾空间而删除旧邮件。最好的电子邮件系统过滤垃圾邮件的性能很优越。

这就是Gmail。

Gmail(mail.google.com)是我用得最多的脚手架。(只要有一个免费的Google账户,就能使用Gmail及其他任何Google产品。)在某种程度上说,我使用Gmail的方式跟其他任何人都一样:发送和接收电子邮件。不过,很多人没有认识到的是,Gmail能做的事情还有很多。例如,我还使用Gmail作为待办事项列表和内容管理系统。我在Gmail上创建特定类型的备忘邮件,也在上面组织管理自己的某些电子文档。由于Gmail使用Google搜索工具,因而我也用Gmail存放某些电子文件。我将在本章中详细说明这些做法。

有句话我要顺便说在前头:如果你因为在工作中坚持使用Outlook而有意跳过本章内容,我还是请你耐心看完。首先,如果你在公司上班,把公司邮箱用于私人通信可不是一个好主意。你的确应该有自己独立的私人电子邮件账户,Gmail就是最好的选择。希望你很快就会明白这一点。

此外,如果你被解雇了(但愿不会如此),公司可能会在毫无察觉的情况下,锁闭你原来使用的电子邮箱,这可意味着你将无法获取那些私人邮件。因此,要把自己的私人邮箱跟公司邮箱分离开来,使之成为你自己越来越大的信息仓库的组成部分。

Gmail还是一个性能卓越的聚合器,其聚合服务使用极其简便,不会造成任何麻烦。假定你选择美国电报电话公司(AT&T)的家用DSL(数字用户线路)上网业务,因而一直使用该公司的Yahoo!邮件服务作为私人电子邮箱,那你可以设置Gmail邮箱选项,使其自动接收来自AT&T Yahoo!邮箱(也可以是你所使用的其他任何电子邮件账户)的邮件,这样你就可以在一个邮箱中接收所有邮件了。在你通过Gmail邮箱回复来自AT&T Yahoo!邮箱的邮件时,如果选择Gmail会在该邮件的“来自”框中自动填上AT&T Yahoo!邮箱地址。这样一来,收件人就不会看到你是用Gmail邮箱回复邮件了,从而避免给他们造成混乱,也不会给自己添麻烦(比如向你姑妈解释为什么没把新邮箱告诉她)。我会在本章后续部分解释如何使用Gmail的这一特色功能。

把所有邮件集中放置在一个地方(Gmail),能帮助你更好地实现有序组织。首先,你可以快速而又便捷地查找不同邮箱里的所有邮件。这样一来,你就更有可能找到某封特定邮件。其次,把所有邮件放在Gmail中,可以充分发挥其巨大存储空间的好处,从而永久保存所有电子邮件。

意料之外的重大创新

Google公司这样一个以提供搜索引擎为唯一核心服务(起码一开始是这样)的公司为什么会首先开发一套电子邮件系统呢?你可能会对这个问题感到好奇。这个问题的答案跟搜索有关,这听起来不会让你惊讶吧。

Google公司有一种健谈分享的企业文化。我们每天都能收到同事发来的大量五花八门的电子邮件。要把这些邮件组织得井然有序,这是一件极其困难的事情。因此,Google公司的一位工程师提出了Gmail的想法,以此实现对公司内部邮件的快速搜索。这位工程师开发了一个基于Web技术的可搜索电子邮件系统的原型,在公司内部流传。其他的工程师很快发现了这个系统的价值,随即开始使用该系统,并为其添加功能。

不久,各个部门的员工都用起了当时叫作“Caribou”的Gmail系统。越来越多的Google公司工程师为这个邮件系统增加功能,直至我们明明白白地认识到这个系统具有重要意义。因此,Gmail冲出Google,走向公众。

2004年,Gmail登台亮相,成为改变电子邮件局面的重大创新。在Gmail之前,大部分基于Web的电子邮箱提供的存储容量最大只有10兆。这个数字可能听起来不小(在那个时候的确如此),可对电子邮件而言,10兆的空间很快就会装满。尤其是在邮件中包含PDF、JPEG(联合图像专家小组)及MP3(一种音频压缩技术)之类格式的文件时,更是如此。因此,这个容量极限就意味着你得经常删除邮件,要么将其下载到计算机上,以此释放邮箱空间。Gmail一出手就提供了当时史无前例的高达1G字节的邮箱空间——Google公司还在继续提高这个上限。(为了跟Gmail竞争,其他的网络邮件服务商被迫提高他们的邮箱存储容量。)

使用Gmail,交流方式并不限于电子邮件,这也是我十分喜爱的特点。我可以用Gmail收发即时信息。如果对方同样使用Gmail,你还能看到他当前是否在线。因此,如果你要联系的那个人也在线,就可以给他发一条即时信息,从而省去了邮件往复的麻烦。无论公事还是私事,这一功能都使得交流更加直接。

我也可以直接给别人的手机发送文本信息,而在Gmail邮箱中接收对方的回复信息。我所收发的即时信息和文本信息都成了自己可搜索Gmail文档的组成部分。(守着计算机的时候,我都尽可能地使用Gmail发送即时信息和手机短信。在计算机上敲键输入要比在iPhone手机的屏幕键盘上快得多。)使用Gmail也可以进行视频交谈。除了感觉很好之外,视频交谈也是一种信息更丰富的交流形式,因为你不仅能够听到对方说什么,还能看到他们的反应。关键在于,我所做的这一切都是通过Gmail邮箱中的同一个网页实现的。

Gmail之所以成为一项重大创新,还有一个原因:它采用了一种与众不同的邮件组织方式,在我看来,这也是一种更加切实可行的办法——这个办法跟人们耳熟能详的“及时清空邮箱”的信条背道而驰。很多人觉得邮箱保持清空状态会让他们有一种成就感。无独有偶,一丝不乱的办公桌会让他们减少焦虑,从而更容易做到思路清晰。如果这种办法对你有效,那很好!保持及时清空邮箱的习惯即可。但是,借助搜索功能,实现有序组织并非必须如此。把所有内容都留在电子邮箱当中,需要用时搜索一下就能解决问题。

我发现后面这种办法效率更高。总是想着清空邮箱毕竟需要花费更多的时间和精力。要清空Outlook邮箱中的邮件,要么彻底删除(在我看来,这不是一个好主意),要么转移到磁盘文件夹中。如果你每天收到的电子邮件数量不多,种类有限,那把邮件放在文件夹里也没有什么问题。不幸的是,这个世界并不总是那么简单,也不是那么容易分类。弄明白该把自己收到的某封电子邮件放在哪个文件夹里,不仅是一件费时费力的麻烦事,而且近乎不可能。假定你跟很多人一起合作完成一个项目,那你应该为每个人建立一个保存电子邮件的文件夹吧?如果你为该项目列出了一个很长的任务交付表,那你是不是又该为每一项交付任务建立一个文件夹呢?这里还有一个问题:大多数电子邮件系统只允许你每次把一封邮件放在一个文件夹中。

  

妈妈,真有必要那么高吗?

——平克·弗洛伊德,《妈妈》

Mother did it need to be so high?

—— Pink Floyd, “Mother”     

有些人邮箱里的邮件始终不多,可能是迫不得已。在很多公司,企业邮箱里的邮件数量受到限制。采用Outlook/ Exchange模式时,限制邮件数量是一种普遍现象,因为存储系统费用较高。这就要求用户定期删除邮件,或者归档保存(把电子邮件变成彼此分离的压缩形式的Outlook文件),从而为公司的邮件服务器释放存储空间——这是你必须采取的另一个步骤。

  

我只是迷失在自己力图穿越的条条河流中。

——酷玩乐队,《迷失!》

I just got lost/Every river that I tried to cross.

—— Coldplay, “Lost!”     

使用Gmail,你就不必担心这些问题。在Gmail邮箱中,你用不着把邮件放置在任何一个文件夹中。事实上,Gmail甚至都没有文件夹。相反,你可以把所有邮件都留在邮箱中。以后在你需要找到某封电子邮件的时候,直接在邮箱中搜索就可以。因为Gmail在网络上保存了所有的电子邮件,所以你可以随时随地访问它们。

类似于文件夹,Gmail邮箱中有标签。从某种意义上说,标签跟其他电子邮件系统中的文件夹差不多,只是这种实现办法更好一些。我在Gmail邮箱中创建标签,然后通过手动方式,也可以通过自动方式,将标签实际应用于所有邮件。有了标签技术,我可以给邮件分类,形象直观地将其扫描成为附加特定标签的文件,从而缩小电子邮件的搜索范围。

下面简要说明Gmail标签的工作机制。假定我要找某封电子邮件当中跟本书有关的内容,我不需要确定一个关键词来帮我搜索信息。我只需单击在Gmail信箱中创建的“写书资料”(Book Stuff)标签,这个标签就能自动应用到我跟合著作者吉姆及编辑塔莉亚之间的所有往来邮件。

在我点击“写书资料”标签时,Gmail邮箱中所有加了这个标签的邮件马上就会排成一个列表,就像列队等待长官检阅的部队一样。没有添加“写书资料”标签的所有邮件此时会自动过滤,不出现在视野之中,这样我就只需关注加了“写书资料”标签的邮件即可。此后点击“收件箱”链接,又能再次看到邮箱里的所有邮件,日期最近的邮件出现在最上面。

Gmail最出众的地方在于:跟大部分电子邮件系统不同,它并没有一封邮件只能存放到一个文件夹中的限制,而是允许你给邮件添加多个标签。这个功能让我在存储和组织电子邮件时有了很大的灵活性。例如,通过我在Gmail邮箱中设置的过滤器,大部分跟本书有关的邮件都会自动贴上“写书资料”的标签,(稍后我会解释过滤器的设置及其与标签的配合)但我还可以继续给那些邮件添加别的标签。

我还有一个十分有用且频频使用的“待办”(To Do)标签。这个标签应用于各种各样的电子邮件——有些跟本书写作有关,不过还有很多跟本书没有关系。显然,所有这些邮件标注了“待办”这个共同标签,意味着需要我做点什么。那么,当我想要快速查看一下跟本书有关的待办事项的时候,我会在Gmail邮箱的搜索框中输入如下内容:label:book stuff label:to do。(在Gmail中查找邮件的思路跟在Google搜索中的技巧一样。)Gmail随即过滤掉所有没加“写书资料”和“待办”标签的邮件,余下的邮件会自动生成一个跟本书有关的待办事项列表。

把Gmail中的标签看作不同文件夹的结合,可以使其发挥最佳作用。Gmail邮箱中的过滤器是一种规则,可以自动应用于电子邮件,比如来自吉姆和塔莉亚的邮件在接收时都会自动加上“写书资料”的标签。

当然,给电子邮件自动添加标签并不意味着我就不用去看那些邮件了。不过这样可以帮我区分收看邮件的优先次序,决定哪些邮件该看,该在什么时候看。如果邮件送达时没有自动添加标签,我就不知道哪些邮件该先看,那样我会不堪重负。

用标签来过滤Gmail邮件,这在某种程度上类似于我上大学时用彩笔过滤教科书上的内容。这种做法使我得以迅速集中精力在重要内容上,从而忽略在当时来说相对次要的内容。Gmail过滤器是我在组织管理生活中的信息流时所采用的最重要的步骤。试试这个办法吧!设置过滤只需几分钟的时间,但是好处很大。

不管你怎么看它,Gmail邮箱中的标签要比文件夹灵活得多,也有效得多。你觉得还是不够方便吗?考虑这样一种情况:如果在“Outlook 2007”的文件夹中存放了一大堆电子邮件,后来觉得这个文件夹已经没有意义了,你可以给它换个名字。可是,如果想把其中的邮件放回到收件箱的根目录下,或者转移到其他文件夹中,你必须实实在在地把它们拖出来,然后再放置到新家中,这可是要耗费光阴的事情。

然而,使用Gmail,只要你愿意,随时可以删除标签,也可以对标签重新命名,根本不会影响标签对应的那些邮件。你根本不需要在文件夹中转移邮件,因为它们从来就没有被放入文件夹。最为重要的是,一般邮件系统很难或者说不可能把一封电子邮件同时放在两个或两个以上的文件夹中。而在Gmail邮箱中,就像我在讨论“写书资料”和“待办”标签时所说的,你想给一封电子邮件加多少标签,就能给它加多少。Gmail的邮件标签是一个组织管理邮件信息的弹性系统,根本不必浪费时间和精力去实际处理那些邮件。

Gmail的会话功能

在Gmail邮箱中创建标签和过滤器

Gmail的标签和过滤器是一对令人称奇的搭档。二者一起使用的时候,可以自动管理大部分电子邮件,从而更容易查找需要的内容,操作方法如下:
1.先创建标签。创建标签有几种方式,最简单的办法就是打开一个想要添加标签的邮件,选定“标签”这个下拉菜单,随后输入拟创建标签的名字。在你输入名字的时候,Gmail会在输入框的下方显示标签名字。选定Gmail显示出来的这个名字,即可创建一个新的标签,并添加到这封邮件上,这些事情一步即可完成。
还有一件事:你可以给标签设定颜色,以便添加标签的电子邮件会在拥挤的邮箱里一目了然。例如,我把“写书资料”标签设成红色。这样一来,任何一封跟本书写作有关的邮件都会迅速引起我的注意。要添加颜色,单击标签列表左侧的空白区域。这个动作会打开一个菜单,其中包括添加颜色之类的选项。只是不要设太多标签颜色。假如所有的标签都是彩色的,那就达不到以颜色来突出标签的目的。
2.一旦有了一些标签,就是开始创建过滤器的时候了。就跟创建标签一样,设置过滤器也有不止一种办法。最简单的办法就是在打开电子邮件的时候设置,将来的邮件也可以采用类似的过滤方式。例如,假定你正在阅读朋友尼克发来的邮件,并且想把来自尼克的所有邮件都加上“朋友”标签。为实现这个功能,可以在打开尼克所发邮件的时候点击“其他操作”下拉菜单,随后点击“添加标签:朋友”选项。你也可以为过滤器添加诸如特定字词之类的过滤标准。然后点击“下一步”按钮。此时在“应用标签”之前打钩,然后从下拉式菜单给出的选项中选定想要使用的标签(也可以随时在标签列表中添加新的标签)。Gmail允许对以往的电子邮件追加标签,同样也可以为将来的邮件添加标签。做完这些操作之后,点击“创建过滤器”,即大功告成。
不过技术就是技术,在你读到这些内容的时候,操作可能会有所不同。

Gmail邮箱除了标签和过滤功能,还能以其他的方式帮助我组织管理自己的电子邮件。

如果你有一个Gmail账户(如果还没有,强烈建议你申请一个),你就知道Gmail能自动把彼此相关的电子邮件划分为一段段会话。每一封电子邮件及其回复邮件都会按时间顺序安排为连续的会话,最近的信息出现在最下边。如果你给我发送一封邮件,我再给你回复一封邮件,然后你再给我回复一封邮件,那这三封邮件就会在Gmail邮箱中组合为一段会话。这就意味着,在缺省情况下,Gmail会自动为电子邮件加上上下文环境(现在你应该知道上下文对我有多重要了吧),从而让我得以迅速了解一封电子邮件的缘起如何,参与者都有谁,关于这个主题的最新说法是什么。

我举个例子,你们就能看出这是多么节省时间的功能。假设由于某种原因,我对某个问题一直毫不知情。在我上线的时候,发现有好几封关于这个问题的邮件。在这个时候,我不会把所有的邮件一一看过,以便决定应该采取什么行动,而是直接找到有关这个主题的最新邮件。这个邮件通常会告诉我需要了解什么,起码也能让我知道关于这个问题的最新进展是什么。通过这样一种方式,如果发现有人已经在这个问题上采取了行动,我会对这个问题有一个正确的看法,而不会枉费时间去重复别人的努力。如果此时不能确定自己该怎么做,我可以跳到开头或中间部分去寻找答案,而不必在不计其数的各种邮件中一一翻检。

电子邮件的会话安排,还能帮助你确保不会回错邮件。比如说你离开办公室大约一小时,其间没有查收电子邮件。等你回来的时候,你发现老板给你和你的几个同事发了一封邮件,询问某件事情。就在查看邮件的同时,你写好了回复邮件。就在这时,你往下拖动滚动条,发现已经有同事回复了这封邮件,并抄送给你。突然之间,你发觉自己不是在回答问题,而是多此一举。此外,对于这个原本没有必要回复的邮件,你已经浪费了草拟回复内容的时间和精力。可是有了Gmail,你就会看到在你回复之前老板收到的所有回复。这种功能让我避免了多少尴尬,真是数不清。

在Gmail地址上填个加号

我在使用Gmail邮箱时,还有一个很好的功能经常用到,那就是给电子邮件地址填上“+”。给别人发邮件的时候,在自己Gmail邮箱地址上添加一个“+”,这种方法可以自动过滤掉那些未必是垃圾邮件却由于来自不同的邮箱而难以过滤的电子邮件。

考虑一下网上购物时的情况。你买东西的每一个网站都想留下你的电子邮件地址,以便给你发送货款收据、送货通知之类信息。不过可以肯定,它们也会利用你提供的邮件地址向你发送打折票券、促销信息之类内容,甚至发送垃圾邮件。由于来自这些网站的邮件可能包含有关你购买产品的重要信息,因此把这些网站加入垃圾邮件的黑名单并不是一个好的解决办法。此外,这些邮件可能来自多个邮箱(当然都出自同一个网站),因而难以事先预知,也不容易设置过滤条件。而且,你又不愿意让电子商务网站发送的垃圾邮件充斥自己的邮箱。

在这种情况下,你可以有别的选择。你可以针对每一个购物公司创建一个电子邮箱。这个办法效率不高,容易造成混乱,而且也会占用别人想用的邮箱地址。其实你不必这么办,只要在Gmail邮箱地址后面填个加号就可以了。

操作要领如下:如果你的Gmail邮箱地址是yourname@gmail.com,提供给购物网站的邮箱就可以是yourname+shopping@gmail.com,无须开设新的电子邮箱。

  

难道只能先得后失,这样会比根本不曾得到更好吗?

——酷玩乐队,《错失+》

Is to have had and lost / Better than not having at all?

—— Coldplay featuring Jay- Z, “Lost+”     

接下来,你可以设置过滤条件,把所有发向yourname+shopping@gmail.com的邮件自动存档。通过这种操作,所有来自电子商务网站的邮件会自动从当前收件箱中转移出去,成为Gmail邮箱里的历史邮件。结果,那些邮件就不会分散你的注意力,也不会让你恼怒,因为眼不见心不烦。然而,当你搜索邮件或者查看收件箱的时候,这些邮件都还在。另一个办法是,你可以给所有发向yourname+shopping@gmail.com的邮件自动加上诸如“购物”之类的标签。然后可以根据需要,对与电子商务活动有关的邮件进行查看或归类。

所有这些办法的关键是什么呢?对于你想看或不想看的邮件,这是一种简单易行的自动化组织方式。“+”是一个自动过滤器,马上就能作用于所有的网上购物邮件,需要你做的不过是设置一下而已。

待办事项清单及Gmail的其他用途

除了电子邮件,Gmail还有一些其他的使用方式。

跟踪处理待办事项

电子邮件经常就是一个突如其来的待办事项。“请阅读邮件所附的演示文稿,然后尽快给出意见。”“请在附件中的单据上签字,然后以传真发送给我。”或者是人人乐观其成的好事:“请回复本邮件,以便我们把100万美元打入你的银行账户。”

我们每天都会收到许多需要自己采取行动的电子邮件。在阅读邮件的同时,为了创建快捷而直观的备忘提示,我点击Gmail邮箱里的一个图标,在该邮件后面加上一个黄色的星号。这个星号是一种形象直观的提示,告诉我这个邮件需要继续处理。

以后只要点击Gmail邮箱里的“已加星标”,马上就会把那些加了黄色星号的邮件筛选出来。星号标记跟邮件标签的原理是一样的。所有不带星号的邮件此时会被过滤出去,不会显示。余下的带星号的邮件就像是一个当前需要立即处理的待办事项列表。而我并不需要以手动方式向这个清单中增加内容,也不必记住哪个邮件需要进行后续处理,Gmail帮我把两件事全做了。我每天至少查看一次带星号的Gmail邮件,以确保那些需要处理的事项都得到了处理。一旦完成这一工作,我就会把星号去掉。

在Gmail邮件上加星号,跟Outlook中的“标有后续标志的邮件”功能类似。二者都是给邮件加上一种形象直观的提示标记,以提醒用户及时跟踪处理。在Outlook中点击“标有后续标志的邮件”图标,会把所有做了标记的邮件显示出来。把次要信息过滤出去,我可以更好地集中精力处理重要事情,因而我的工作效率会更高。

对于需要进行跟踪处理的Gmail邮件,还可以通过其他方式加上直观形象的提醒标记。不过在我看来,加星号是最简单、最好用的办法,因为只需一步操作就能完成——点击一下“加注星标”即可。

向自己和别人发送提醒邮件

对于那些办理时间不是特别敏感的事情,有时候我也会给自己发送提醒邮件。这些事情通常只是需要用到一个网络链接或附件文档之类上下文环境的事务。

例如,我在上一章中提到,收到合同之类重要纸质文件的时候,我首先会要求对方提供PDF格式的副本,或者自己扫描生成PDF文件。然后我会给自己的Gmail邮箱发送一封邮件,邮件当中包括原始纸质文件存放位置的提示信息。我也会在邮件当中加上几个关键词,确保该邮件能够轻松搜到。

顺便说一下,这种做法至关重要。事实上,我关于有序组织的第十七条原理正是://在数字信息中加上相应的关键词,以便日后容易找到。//

最后,我会把原始文档的PDF副本抄送给桑娅。这封邮件随即就变成了Gmail邮箱中可搜索的历史文档的一部分,而我则可以通过自己的手机或任何一台计算机来访问这些文档。

与此类似,当我在网站上注册新的账户和密码的时候,我也会向Gmail邮箱里发一封备忘邮件。邮件内容包括该网站的网址以及自己的账户和密码的线索提示。这些邮件我都会加上“机密”的标签,以便需要时可以迅速分类。(如何让设置的密码更安全,可以参看本章“密码管理”那一部分。)

如何管理地址簿

Gmail邮箱有“联系人”管理功能,可以根据邮件发件人和收件人的信息,自动建立地址簿。你可以从Outlook、Yahoo!等其他的地方导入邮件地址,也可以创建新的联系人信息。
Gmail的“联系人”功能方便好用。一旦开始在“发送到”后面输入地址,只要邮箱地址簿里有这个人,Gmail马上就会自动跳出完整地址。
但就地址簿的作用而言,Gmail提供的“联系人”功能还相当简单。我主要利用这个功能保存有邮件往来的那些人的地址,因为回复邮件的时候,对方的邮箱地址可以自动显示。不过,我的地址簿管理采用的是苹果公司提供的MobileMe业务,因为这项服务比Gmail的联系人功能更完善。我所使用的所有联系地址都是在MobileMe上直接变更。变化情况也会自动更新我的电脑和iPhone手机上的地址信息。我愿意使用MobileMe,也是因其界面非常简单。我可以在网页上直接输入数据,也可以直接修改地址簿里的内容,并且MobileMe跟电脑、手机之间的更新同步性相当可靠。总而言之,这两个因素使得我对MobileMe喜爱有加。
我在本章前面部分曾经指出尽可能地使用既有工具,而不是随意增加新工具的重要性。但是在组织管理信息的过程中,针对每种办法使用合适的工具也是同样重要的。你可以看到,这两个原则有时候会发生冲突。出现这种情况的时候,你必须记住自己的目标。在地址簿管理上,我的目标是集中存储通讯地址,并且在所有设备上保持一致,同时也要易于更新。由于确定了这样的目标,我选用了完成这件事的最佳工具MobileMe,而不是固守此前已有的工具(Gmail的“联系人”)。

与Outlook和谐共处

看到现在,你可能会有这样一种总体感觉:在Gmail和Outlook之间,我非常偏爱前者。(在写本书的时候,我还没有机会使用Outlook 2010,因此我的评论意见都是针对Outlook 2007及之前的版本。)但是,如果你还在使用Outlook处理工作邮件(事实上,大部分公司还是要求员工这么做),有些办法可以把类似Gmail的功能技巧应用到微软的Outlook中,从而更有效地组织管理Outlook邮件。(你可以安装一些附加功能,让Outlook更适于存储邮件。)

譬如,我在前面已经提到,你可以像使用Gmail的星号功能那样使用Outlook的标记功能。Outlook的标记实际上还有一个非常有用的特色功能。右键点击电子邮件,在弹出菜单中选择“后续标记”选项,然后“添加提醒”,这样就设置了一个带有提醒功能的待办事项,这个提示信息以后会在电脑屏幕或手机上弹出。对于需要在特定时间之前完成的任务而言,这是一种很好的提醒方式。(顺便说一下,Gmail也有一个“任务”工具。使用这个工具,可以从任何一个电子邮件上创建一项新任务,也可以创建独立于邮件的任务。然后可以在Google日历上为每项任务指定一个日期。)

Outlook 2007中的“视图:排列方式:会话”选项跟Gmail的会话管理功能大致类似。(Outlook 2010改进了会话视图。其他提供会话功能的电子邮件系统还有Mozilla的Thunderbird和Zoho的云邮件服务,二者分别位于mozillamessaging.com和zoho.com)。在Outlook 2007中试用上述功能,先点击“视图”(位于页面上方的菜单栏中),然后选择“排列方式”,接下来选择“会话”。Outlook随后会把主题相同的邮件归置在一起。不过,要说谁的页面最简洁、最清楚,我还是会投Gmail的票。

Outlook 2007提供的某些功能至少接近Gmail当中标签的作用。你可以创建一个彩色类别标志,将其应用于来自特定联系人或是有关特定主题的邮件,然后按照设置分类处理邮件——不过这个过程极其复杂。首先你得选择一个类别,给它取个名字,然后指定一种颜色。接下来你要设定规则,确定条件,编辑规则的描述性文字,然后再选定所有需要应用分类规则的联系人。接下来你还得选择例外条件,给这个规则指定名称,最后再启用该规则。正如我所说的,这个过程很复杂。你应该明白,我之所以认为Gmail的标签功能胜过Outlook的类别功能,完全是因为前者简单易用。

Gmail邮箱用作电子邮件聚合器

我在本章前面部分提到,Gmail可以把多个邮件账户里的电子邮件聚合在一起,它在这个方面做得很好。有了这个功能,你可以很容易地把不同账号里的电子邮件集中到Gmail邮箱;发送邮件时出现的仍然是不同的邮箱地址(这样不会给别人造成混乱,他们也无须在地址簿中更新你的地址);其他邮箱所在的服务器转发到Gmail邮箱里的所有邮件都会留下副本。这样一来,如果你愿意,还可以继续使用其他的邮件服务系统,用不用Gmail都可以。
要把其他的邮件账户里的邮件集中到Gmail邮箱中,先找到“设置”,然后点击“账户”。在“用这个地址发送邮件:”部分添加电子邮件地址,然后点击“确认”并输入确认代码。

Gmail,你可以这样用

即使公司要求你使用Outlook作为工作邮箱,我仍然建议你选择Gmail作为私人邮箱。

无论对于私事还是公事,在电子邮件的组织管理方面,Gmail都是一个近乎理想的脚手架。Gmail邮箱使用简便,有几乎不受限制的存储空间。积累多年的邮件,在Gmail当中可以快速找到。Gmail还能组织管理很多不同类型的信息,包括任务安排、重要文档、法律合同以及随机搜集的网络信息。有了Gmail的这些功能,你可以随时访问那些信息。Gmail的界面干净简洁,这一点对我很有吸引力,让我十分喜欢。Gmail中的广告并不显眼,有助于你集中精力关注手头的信息和任务。你甚至不必改变自己的邮件地址,就可以尝试使用Gmail邮件服务。Gmail还能让你轻轻松松地把多个邮箱账号中的邮件集中到一起。另外,Gmail还是免费服务,既然如此,何乐而不为呢?

密码管理

生活在21世纪的今天,大概你已经积攒了几十个常用的上网账户和密码了吧。选择安全的密码,保护自己的私人信息不被小偷和黑客盗取,这是至关重要的。然而,选择安全强度高的密码并不意味着就能一直高枕无忧。要想做到真正安全,至少每半年就要更改一次密码(我说的“更改密码”是真正的更改,可不是仅仅在开头或末尾加上一个数字那么简单)。密码也不要重复使用。登录每个网站,都应该有一个与众不同的密码。如此一来,如果某个密码被盗用,也不必担心其他的密码。
可是,如果我们每个人都有那么多长长的变来变去的复杂密码,怎样才能安全可靠地保存并记住这些密码呢?
有很多软件程序和浏览器工具就是用来完成这个任务的。可是,在有自己熟悉的工具可以使用的情况下,为什么还要去学习或购买其他的工具呢?Gmail确实能满足你保存敏感信息的全部需要——只要你知道该怎么做就行。我用Gmail邮箱保存着一个用户名及密码提示的列表,只有我自己能根据密码提示想到具体密码。我不建议你在Gmail或其他地方写出确切的用户密码。相反,我会给出足够的提示线索,以便头脑当中能够想到剩余部分。
例如,对于新开通的eBay(易贝)账户密码,我在电子邮件中可能会写下这样的提示信息:“夫人家乡名字中的前四个字母 + 妈妈的生日 + 我最不喜欢的城市名字中的后六个字母”。因为这些内容对我有特定意义,所以在这些信息的提示下,我不用费什么脑筋就能想起密码。但这些密码还是十分安全可靠的,因为它们对我具有特殊意义,此外没有谁(可能桑娅除外)能破解密码。
如果人人都知道你的爱犬叫Tyrone(蒂龙),那像Tyrone这样的单一名字就是最糟糕的密码。密码最好要有合理的长度,由根本不会拼成一个单词的数字和字母组合而成。然而,随机组合的一串数字和字母不大可能记住,这也正是我需要用一套方法管理密码的原因所在。
一开始可以找一个自己能记住的短语,比如最喜欢的一句歌词。然后取出每个单词的第一个字母,每隔一个字母采用大写形式,剩下的字母用小写。这就是一个很好的密码。
譬如,假设平克·弗洛伊德是你最喜欢的摇滚乐队(如果不是,他们也应该在你最喜爱的前十个摇滚乐队之列,真的,相信我没有错),而你尤其喜欢他们的经典名作《迷墙》(The Wall),那你可以用“Pink Floyd Another Brick in the Wall”这个短语造一个密码,其中组合了乐队名字和他们的著名作品《迷墙》的标题。我过去经常完全根据史蒂薇·尼克斯(Stevie Nicks)的歌曲创建密码,不过现在已经有所改变。
根据上面的短语,取每个单词的首字母,可以得到“PFABITW”这个组合。然后可以加上标点符号,使之成为“PFABITW!”这样更好的密码。接下来可以交替采用大小写形式,形成“PfAbItW!”的组合。如果感觉这个密码还不够安全,你可以加上诸如你跟爱人相识的时间之类数字。如果相识时间是1998年6月3日,那你的密码就可以变成“PfAbItW!06031998”。现在你已经创建了一个非常强大的密码,别人以及用来破解密码的软件很难猜出来。
然后往自己的Gmail邮箱里发一封密码提示邮件,内容诸如:最喜欢的乐队,该乐队音乐专辑当中最喜欢的歌曲,大小写字母交替变换,一个感叹号,外加我与我妻子相识的月份、日期和年份。的确,这么做挺费事,坦率地说,可能还有些过于谨慎。不过,只要掌握了这种方法,你就可以(而且应该)根据自己的具体情况灵活调整。凡是涉及私人信息的安全问题,我的观点就是安全胜过遗憾。不过,你不能把安全标准定得太高,自己最终无法遵守规则。
要记住,即使你设置的密码能让美国中央情报局的特工都自叹不如,你还是不能不小心谨慎。例如,在你去倒咖啡的时候,千万不要让电脑屏幕显示着打开的邮箱,从而让经过你座位的人看到。理想的做法是离开计算机的时候,总是记得退出邮箱。当然,这种做法可能有点麻烦。一个相对简单的做法是:设置自己电脑的有关选项,比如在你离开15分钟之后,电脑会自动进入休眠模式。从屏幕保护或休眠模式恢复时,都要输入密码。

你一定要知道的

· 对数字信息而言,脚手架是存储信息、组织信息及搜索信息的一种数字化工具。Gmail是一种近乎理想的脚手架,该工具简单易用,不收费用,容量极大。

· Gmail使用的是标签功能,类似于文件夹,却比文件夹更有效、更灵活。Gmail可以给一个邮件添加多个标签,然后根据指定的标签过滤邮件,这种功能在文件夹中无法实现。

· Gmail会给所有邮件添加上下文背景,因为它会把邮件划分成不同的会话。通过会话功能,你可以迅速弄明白一个邮件的缘起和发展,中间有谁参与,最新发言是什么。

· 在Gmail邮箱地址后面填个“+”,只把这个地址留给特定的发件人,就可以自动过滤来自这些发件人的邮件。

· Gmail的星号功能可以给那些需要后续处理的邮件加上形象直观的提示。查看带有星号的邮件,实际上就是随时掌握一个不断更新的待办事项清单。

· 每天至少查看一下带星号的邮件,以此确保做出必要的处理。

· 可以使用Gmail给自己和他人发送纸质文件保存位置的提示信息,也可以用来保存和搜索原始文档的数字化备份。

· 只要有可能,最好使用自己已经掌握的工具,而不是继续投入时间和金钱去购置新工具。

· 把密码的提示线索(而不是实际密码)保存在Gmail邮箱之类便于访问的安全场所(也就是网络上)。