第10章
为什么应该在网上
保存日程表

我跟你一样,生活中混杂着公事和私事,二者总是交叉叠加在一起。晚上和周末时间我也会料理公事,上班期间有时也会处理私事。既然如此,为什么还要根据任务是否跟工作有关来管理自己的日程安排呢?这种安排能否帮助你更好地做到井然有序呢?

  

要用那么多的时间去协调安排,我们把太多的时间浪费在路上。

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——克罗斯比、斯蒂尔斯和纳什乐队,《浪费在路上》

So much time to make up... time we have wasted on the way.

—— Crosby, Stills & Nash,“Wasted on the Way”     

那种安排无法帮你更好地实现井然有序。对于今天的现实需要而言,广泛应用于企业环境中的Outlook/Exchange模式根本就是错误的,原因就在这里。

虽然Outlook / Exchange可以收发电子邮件并拥有其他功能,但那本质上就是一个针对企业员工的办公日程表。同样,Outlook/Exchange围绕你的工作日程,建立了一个外人禁入的城堡,你可以跟城堡之内的人共享信息,但是绝对没有建设允许城堡之外的人进入城堡的吊桥。换言之,Outlook/Exchange上的日程安排就不是用来跟组织之外的人共享的。(在家用电脑上使用Outlook作为私人日程表,也是同样如此。)

我知道,采用Outlook/Exchange那种设计方式,有其正当理由。各公司一开始都希望自己的信息能够尽量保密。但是,设计这个日程表根据的是一个过时的无用假设——工作和生活是两个泾渭分明的世界。在我看来,一个好的日程表应该能够实现共享,你愿意跟谁共享就能跟谁共享,愿意什么时候共享就能什么时候共享。不管用什么样的设备查看,一个好的日程表应该始终能够看到,而且每次看到的结果都是完整的。这样的日程表应该轻松方便地完成全面搜索。这样的日程表应该涵盖你的全部活动安排,而不是仅仅针对某个方面。

Google日历(google.com/calendar)能够实现上述所有目标。本章讨论的是我对Google日历的使用,这是我在管理日程安排和日常生活中所使用的最重要的脚手架。

可以搜索和共享的Google日历

虽然我相信使用Google日历这样的日程表来管理你的所有日程安排是一种理想的选择,但我也知道你在工作中使用Outlook/Exchange可能也是别无他选。如果是这样,我建议你无论如何还是要用Google日历来管理自己的私人日程安排,原因与我在第9章中推荐你使用Gmail邮箱处理私人邮件一样——你应该把日程安排看作自己可搜索的私人数据库的组成部分。是的,这意味着你需要至少管理两个日程表,一个是Outlook/Exchange,一个是Google日历。这样会给生活增加复杂性,如果不小心,可能还会出差错。唉,我们生活在一个并不完美的世界,我觉得受一点儿苦最终也值得。同时也应该看到希望所在:你可以非常礼貌地建议公司信息技术主管考虑整个公司改用Google软件(其中包括Google日历)。

顺便说一下,诸如Google Calendar Sync之类的工具(搜索google calendar sync即可找到),可以自动实现Outlook和Google日历上日程安排的同步。一般来说,使用日程同步功能需要一定的技巧。如果用的是Google Calendar Sync,计算机联网才能完成同步工作。然而,如果你不管出于什么原因,总要使用Outlook,同时也愿意使用Google日历,那么Google Calendar Sync或者其他类似工具就值得一用。

Google日历的工作方式跟Outlook之类日程安排软件十分相似。自己确定的预约安排,或者接受别人的预约邀请,随后都会自动添加到日程表中。要创建一个新的约定事项,可以点击“添加”链接(位于Google日历的徽标下方),也可以在Google日历界面下按Q键。然后输入“星期五晚上7点与桑娅共进晚餐”之类内容,随后Google日历会把这项安排加入到相应的日期和时间点上。如果需要添加日程安排的详细内容,可以在Google日历徽标下面选择“创建活动”,由此处开始编辑新增日程条目。

不过Google日历也有一些其他日程安排工具不具备的有用功能。

Google日历类似于Gmail邮箱,搜索功能很强大,搜索速度非常快,搜索范围也很全面。只需在搜索区域输入关键字或短语,然后点击“搜索我的日历”按钮即可。使用高级搜索选项,可以搜索特定安排,也可以找到所有内容。用户可以按照日期、场所、人物和主题进行搜索,也可以把包含特定文字的条目排除在外。点击Google日历中的“显示搜索选项”链接,可以找到高级搜索操作选项。

Google日历允许设置多次日程提醒(一次提醒有时不够),提醒的方式也有好几种——有弹出式提醒,有电子邮件提醒,还有文字信息提醒,这也是我十分喜欢的特点。我最喜欢的方式就是给自己的iPhone手机发送文字信息,因为手机是随身携带的设备,几乎形影不离。在设置日程安排时,你可以指定提醒方式和提醒时间。Google日历现在可以针对每项日程安排最多设置次提醒。

Google日历还提供了很多细微却非常有用的功能。就在日程安排的视图中,你顺便可以看到天气预报,从而确定出门是否需要带雨衣。要想增加预报信息,可以点击“日历设置”、“地区”选项,输入所在地区的邮政编码,随后选择C(摄氏度)表示还是F(华氏度)表示。每一天的天气预报信息将会以一个小图标(诸如有云或无云的太阳之类)的形式表示出来。把鼠标移动到图标上面,你就能看到预报区域的最高及最低气温。

你也可以把Google日历用作像Evite.com那样的日程公告,向别人发出邀请。当你在Google日历中设置新事项的时候,右侧会出现一个文字框,让你添加邀请对象(写上邀请对象的电子邮件地址,中间用逗号分开)。邀请对象可以修改活动,邀请他人,对此Google日历都会提供相应的功能。

Google日历能让你轻松实现跟别人共享自己的日程安排,这是一项最有用的功能。

桑娅和我都在Google日历上设置有多项日程安排,每项日程我们都会跟特定的个人和群体共享。这里所说的“共享”,是指我允许别人使用自己计算机上的浏览器查看我的日程安排,即便他们不用Google日历一样也可以。如果他们也使用Google日历,他们在自己的日历中就能看到我的日程安排。除了授予他们查看日程的权限,我还可以允许他们增加、修改和删除我的日程安排。

我有一个Google日历,专门用来记录出差安排及其他商务约会。我跟自己的助理和妻子桑娅共享这个日程表,助理会参与这些预约安排。由于我出差任务繁重,桑娅在买票看演出、答应参加晚宴聚会及其他事情之前,需要知道我届时是否会在家。当她需要找我的时候,并非总是很容易找到,因而让她在线查看我的日程安排,对于安排我们的共同活动会容易得多。

桑娅自己的工作日程安排放在一个独立的Google日历当中,我和她的几个同事可以共享这个日程表。除此之外,我们还有一个共同使用的Google日程表,用来安排聚会、度假、听音乐会之类共同活动。我们也有一个包括旅行计划及其他预定安排等内容的Google日历表,这个日历表会跟我们的遛狗师之类与此相关的人士共享。这个时候你可能会想:“我记得你说力图把私人日程和工作日程分开不是一个好主意吧?”的确是这样。Google日历的妙处就是允许我们把这些彼此独立的日程表看作一个完整的可搜索、能过滤且用不同颜色进行区分的庞大而有序的日程安排。

管理待办事项

你可以在Google日历(及Google邮箱)、Outlook、iCal及其他日程安排程序中创建任务列表。不过,组织管理待办事项未必就是日历程序的强项。因此,我选择使用一个叫作“Things”(culturedcode.com/things)的应用程序,这个程序专门用来管理待办事项。
Things是运行在iPhone手机和Macs电脑上的应用程序,可以很好地实现二者之间的任务同步。最重要的是,Things程序允许我通过多种方式组织管理自己的待办事项。我可以维护多个待办事项清单,可以按项目划分任务类别,也可以为任务设置完成期限,或者只是将任务归类到“某日完成”的类别中,每项任务都可以添加可搜索的标签。
我在前面曾经提到,我总是//尽量使用已经上手的工具//,因为这样用于学习的时间最少。正是出于这个原因,我会在Gmail邮箱中给那些需要采取行动的电子邮件标上星号,或者加上“待办”的标签。但对其他待办事项,我就需要使用一个功能更加强大的工具,以便自己能够随心所欲地使用各种功能。这个工具就是Things。

红色=工作日程,蓝色=娱乐日程

在Google日历中维护多个日程表,似乎有些难度,感觉很容易搞混。不过,这件事其实要比你想的简单得多。

首先,把某项日程安排从一个日程表拷贝到另一个日程表,这在Google日历中是一件非常简单的事情。创建一项新的安排时,你可以只将其指派在一个日程表中。不过在创建之后,可以打开该项日程,点击Google日历中下拉菜单项“更多操作”,然后选择“重复活动”,在这里设定另一个日期。随后点击“保存”,即可完成复制。拷贝到每个日程表,都需要手动重复操作,不过整个过程仅需要几秒钟的时间。

此外,在Google日历的视图当中,可以查看不同日程表中的所有日程安排,来源不同的每项日程都会用不同的颜色区分开来,因而我能判断出这项安排属于哪个日程表。例如,我在Google日历中的工作安排是红色的,而我和桑娅的共同日程用蓝色表示,桑娅的日程安排用的是绿色。当我在一个视图中查看日程组合时,一眼就能看出哪一项是我的工作安排,哪一项是桑娅的工作安排,如此等等。只要点击日程安排的名字,就能在组合日程视图中进行增加或删除。

现在你可能会想:“既然所有信息都能显示在一个很大的日程表中,除了能让遛狗师查看起来略微简单一点儿之外,设置多个单独的日程表又有什么好处呢?”为了回答这个很好的问题,我可以提醒你回顾一下第章阐述的主题。对我而言,从信息过滤的角度来看,跟特定人士共享特定日程安排是很有意义的事情。

譬如,我们的遛狗师无须知道我工作日程及社交安排的详细情况。可是,如果我和桑娅只有一个内容繁多的日程表,而我们的遛狗师也可以共享其中的所有信息,那她很快就会应接不暇了。她无法从中迅速找到只跟自己有关的事项。因此,让她接触项目繁多的庞大日程表实在是会降低工作效率,结果就是欲速则不达。

我们只跟遛狗师共享与她有关的日程安排,实际上是为她过滤了我们的日程信息。这种做法有利于实现我们跟遛狗师共享日程安排的首要目标:让她轻轻松松地知道什么时候需要她提供服务。

当你需要跟别人协调日程安排时,经常会出现邮件和电话反复往来的情形,共享日程表能将这种反复交流的工作减少到最低程度。不过,更为重要的一点在于,我很容易过滤掉当时没有兴趣查看的日程信息。如果有必要集中精力关注自己的工作日程,那我就不会因我们俩的社交安排和桑娅的工作日程而分散精力。为了集中精力,滤除特定时刻无须查看的内容,这是一个非常重要的功能。你应该记住第1章中所说的道理,大脑一次只能处理好有限的几件事情,两个忙人的日程安排很容易让我们的大脑不堪重负。不过,如果确实需要查看所有信息,其实我也可以做到。

例如,假设我打算给桑娅安排一个令她惊喜的生日聚会,那我就得确保届时我会在家,第二天她不用上班,而我们两个那天晚上都没有别的安排,如此等等。通过查看我们的所有日程安排,我很快就能解决这个问题。

在安排团体活动之类涉及很多人的日程计划时,Google日历是一种很有效的协调方式。孩子所在的足球队可以把他们的比赛日程放在一个大家共享的Google日历表中,如果你是Google日历的用户,就可以把这个安排加到自己的日程集合当中,这样所有比赛的日程安排都可以显示在你的主视图中。即使你不用Google日历(尽管我希望你现在起码会考虑使用Google日历),只要点击网络链接,你也能在浏览器上看到相关日程。

当然,Google日历并不是唯一的网络日程安排系统。譬如,我在第9章中讨论过的MobileMe就包括日程管理功能。我不是在批评MobileMe的日程管理功能,在网上日程安排系统和桌面日程管理软件(包括苹果Macs系统上的iCal和Windows系统上的Outlook)以及iPhone手机和iPod播放器上日程管理程序之间的同步方面,MobileMe做得很不错。

在MobileMe中也可以创建并维护多个日程表。例如,在网络浏览器上使用MobileMe,点击位于网页左下角的加号,选择“新日历”,然后输入日程表名称,并为其设定一种颜色,即可创建一个日程表。MobileMe还允许你对日程表进行分类。比如说你有一个读书会的日程表,还有一个排球比赛的日程表,那你可以把这两个日程表归为一类,命名为“活动安排”。通过这种归类功能,只要点击一下鼠标,你就可以选择让这两个日程表里的日程安排全部可见,或者全部隐藏。(通过日程表或日程分组名字后面的复选框,可以打开或关闭日程表。)在一组日程表中,也可以选择逐一打开或关闭各个日程表。

  

前一分钟我拿着钥匙,下一分钟迎面而来的就是一堵堵围墙。

——酷玩乐队,《生命万岁》

One minute I held the key / Next the walls were closed on me.

—— Coldplay, “Viva La Vida”     

MobileMe不同于Google日历,设计目标不是为了跟别人共享。直到我写本书的时候,苹果公司还没有提供一种访问方式,允许用户在网络浏览器上搜索MobileMe日程安排。虽然MobileMe在很多方面都是一项很可靠的日程安排服务,不过说到日程管理功能,还是Google日历最能满足我的要求,因为它非常容易实现搜索和共享。

你一定要知道的

· 微软公司的Outlook/Exchange在工作日程和私人安排之间设置了障碍,跟我们的生活方式相抵触,无助于我们实现有序组织。

· 在网上建立多个日程表,然后跟最有可能与此相关的人士共享日程安排,这是一个较好的办法。Google日历让这个目标很容易实现。

· Google日历的搜索功能很强大,搜索速度很快,搜索范围很全面。Google日历的服务是免费的。

· 跟你分享Google日程安排的人可以不是Google日历的用户,只要其设备有网络浏览器和联网功能,他们就能查看你的日程安排。

· 跟特定人士共享特定日程,其实就是为他们过滤你的日程信息。

· 在跟别人协调日程安排的时候,共享日程表也能减少因此而出现的反复联系。