第11章
如何轻松管理文档及网上内容

到现在为止,我的讨论已经涵盖了几乎每天都要处理的大量信息:像蜗牛爬行一般投送的纸质文档,瞬间接收的电子邮件、即时信息及手机短信,功能强大的电子地址簿,在线使用的日程安排表及待办事项清单。本章要讨论的是日常生活中其他形式的重要数字信息——诸如文本文件之类文档以及网络内容,还有就是我管理这些信息所使用的脚手架。

先从电子文档开始。我们大部分人都习惯于先创建一个微软Word文件之类的文档,然后输入内容,再通过电子邮件发送给别人。但在这个过程中可能会产生错误,而且管理不同Word版本的文档也不是一件容易的事情。不管怎么说,处理那么多文档都是一种额外负担。

我的做法不是这样,我的很多个人文档都是通过Google文档服务创建并保存的。有了Google文档(docs.google.com),你就不必像使用微软Office办公软件一样,去购买和安装文档处理软件,反而可以在浏览器上做好所有事情。你可以把用Word或其他软件创建的文档上传到网络上。你也可以在Google文档中直接创建新文件(文本文件、表格文件、演示文稿及其他格式的文件)。

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我可以在任何一台电脑或手机的浏览器上查看Google文档文件。更好的地方在于,我甚至不用联网就能使用Google文档,因为该服务还有一种离线模式。Google文档有个神奇的功能,可以自动备份。这一点很重要:假如我的笔记本电脑丢了(不久前在机场安检处发生的事情),起码我的Google文档安全无忧,因为它们放在网上,而不是存在我的电脑中。事实上,笔记本电脑上除了要有一个网络浏览器、一个操作系统及几种很好用的工具软件,我认为不要在上面放太多的东西。

在使用电子文档跟别人合作方面,Google文档很好地满足了我的需求。例如,我和桑娅不久前实施了一次大规模的房屋翻修工程,Google文档自始至终为我们提供了很大帮助。

在我们决定从湾区搬到洛杉矶之后,在好莱坞找到了一栋中意的房子。这栋房子建于20世纪30年代,当时的房主不是别人,他是因出演《吸血鬼》(Dracula)而一举成名的电影演员贝拉·卢戈西(Bela Lugosi)。这栋房子建筑宏伟,但是年久失修。很有意思的是,卢戈西并没有给这栋房子增加什么亮点。后来的房主了解房子的历史,是他增加了很多画梁雕栋的装饰。但是,我并不喜欢他的装修风格。

因此,我和桑娅在那个时候所经历的生活中的头等大事就是要组织管理一次大规模的房屋翻修工程。家庭房屋翻修与其他的大型工程一样,需要管理和共享大量信息。以下就是我们使用Google文档完成这些工作的做法。

存放重要文档。在动工之前,我们的翻修计划需要进行各种审查。大部分审查报告都是以PDF格式交给我们的,我会把这些文档上传到Google文档中。这样一来,所有报告都放在一个地方,我们两个人可以随时随地访问相关内容,根本不必担心需要时找不到有关审查报告。

组织一个待办事项总清单。我和桑娅在Google文档上制作了一个总清单,上面开列了所有需要完成的事项。我们两个谁都可以通过自己的电脑或iPhone手机往清单中添加项目,由于房屋翻修期间我在伦敦待了很长时间,因而这是一个很有用的办法。通过Google文档上的这个电子表格,我们可以随时掌控打算安排的工作,也知道什么时候已经完成了哪些工作。有些时候,我在电子表格上写明已经完成了某些工作,但桑娅对此并不满意,她就会修改文档,把相应条目标注为未完工项目。我们借助这个办法,最大限度地减少了很多家庭在房屋装修过程中通常都会遇到的混乱状况和重重压力。

掌握资金使用情况。在整个房屋翻修期间,我们收到多个承包商和分包商发来的合同报价。我和桑娅需要保管好这些报价记录,以便需要时两个人都能很轻松地找到相关信息。我们为此在Google文档中创建了一个单独的电子报表,专门处理成本合同和资金使用。在这个电子表格中,我们列出的内容包括自己雇用的所有承包商和分包商、他们各自负责的工作、给他们支付款项的时间和金额等。在工程进行期间,我们利用Google文档提供的图形功能,随时可以直观地查看已经使用的资金额度。

借助Google文档、计算机及iPhone手机等工具,我们花了一年左右的时间,成功地完成了规模庞大的房屋翻修工程。剩下的工作不过就是偶尔放松一下,喝喝茶,要不就是看场经典电影。你知道,贝拉·卢戈西就演过几部脍炙人口的影片。

利用Google文档实现实时协作

开会的时候用Google文档做记录,这是我使用Google文档作为协作工具的另一种方式。

  

我没有时间进行私人会商。

——教堂乐队,《银河之下》

I got no time for private consultation.

—— The Church, “Under the Milky Way”     

我经常发现自己在开会时所记的内容很快就会作为会议记录发出去。然而,事后发出会议记录可不是理想的做法,因为会议记录一旦散发出去就很难修改。因此,开会期间我经常使用笔记本电脑,在Google文档的文本文件中做记录,并向所有与会者授予文件修改权限。(你可以向别人授予Google文档的只读权限,也可以允许他们编辑文件。)如果会议室里有投影仪,我也会把自己的笔记本电脑接到公司的网络上,然后连接到会议室的投影仪上。这样做可以完成这么几件事:所有与会人员都能看到我正在输入的会议记录——包括正在会议上发言却没带笔记本电脑的那些人(他们看的是屏幕上的会议记录),以及不在本地的远程与会人员,他们可以在本地电脑上查看会议记录。此外,每个带着电脑的现场与会人员以及远程参会者都可以在我所输入的文档中添加他们自己的评注意见。

有些人在开会期间看到我的会议记录,难免会说:“我知道我是这么说的,可我的意思是……”这没有问题。利用Google文档现场输入会议记录,这样我们可以当场订正。这个办法也能帮助远程与会者更好地理解会议正在讨论的问题。会场上有些人在来回走动,有些人在翻动纸张,有些人在轻声交谈,从而导致有人难以听清喇叭里传来的会议发言。可是,如果远程与会者能跟着自己电脑屏幕上的会议记录往下看,即使有些内容没听到,也能通过文字读到这些信息,或者打消疑惑。

因此,过去那件劳神费力的活计——开会时在纸上奋笔疾书——已经演化为一项实时进行的协作工程。我所做的会议记录不再只是自己能记下来的会议发言,而是变成了一个人人都能参与的丰富翔实的现场记录,这个记录有更好的上下文语境,涵盖更加广泛的知识范围和不同视点。我们一起捕捉下来的会议记录能够引发更深刻、更高效的后续讨论。而且没参加会议的人也能由此更好地理解别人在会议上的发言。

Google文档的最大不足是它无法提供类似Word、Excel、PowerPoint之类微软Office系列应用软件的丰富功能。

例如,吉姆和我在写本书的时候,原本打算使用Google文档。可是,Google文档的确不适合用来处理带有脚注的复杂长文,这就是我们没有用它写作本书的原因。(如果使用Google文档,我在版本控制方面就可以避免很多混乱,也能确保需要的时候在笔记本电脑上找到正确的文件。)Google文档更适合处理会议记录之类简单文档,在这种情况下,关键目标在于实时协作。

对于复杂文档来说,我发现使用Microsoft Word之类功能全面的文字处理软件(它们不同于Google文档,允许我使用“标记修订”功能)撰写草稿更简便。完成之后,我可以用电子邮件将其发送给自己,也可以发送给可能用到它的其他人。把文件发送到自己的Gmail邮箱中,从而确保附件文件在保存于计算机硬盘上的同时,也存放到了网络上。只要给文件加上一个描述性的好标签(包括最后更新日期),在日后需要的时候,这个文件就很容易搜索到。

Google文档入门

有免费Google账户的人都可以使用Google文档。登录网站docs.google.com,然后输入已有的Google用户名和密码,也可以创建一个新的Google账户,两种方式都可以进入Google文档。进入Gmail邮箱之后,点击网页左上角的“文档”链接即可。
现在进入Google文档了吧?很好,下面有几个操作要点。
1.点击下拉菜单“新建”,开始创建一个新文档,然后在“文档”、“演示文稿”、“电子表格”、“表单”、“绘图”和“集合”选项中确定文档类型。点击“Untitled document”(无标题文档),在文档上方输入新建文件的名字,命名新建文档。(该程序会经常性地自动保存新建文件。)输完文件名之后,点击“OK”。
2.完成文件编辑之后,可以点击“Share”(分享)或“Save”(保存)。在“Share”下拉菜单中,可以发送电子邮件,邀请别人成为该文件的合作者(赋予编辑权限),或者也可以邀请别人成为查阅人(没有编辑权限)。其他选项包括直接通过电子邮件把文档作为附件发送给某人,或者以公开网页的形式发布该文档。
3.把在自己计算机上创建的文件上传到Google文档,这是另一种方式。Google文档在这种情况下支持的文件格式有doc、docx、rtf、ppt、pps、xls、xlsx以及pdf。一旦把既有文件上传到Google文档中,就可以跟别人实时共享,操作方法跟新建Google文档一样。

管理临时信息

你可以看到,Google文档在以简单而实时的协作方式创建内容方面是很有用的。但是,诸如新闻故事、产品评论、博客文章之类由别人创建而又跟你的生活有关的那些网上内容,又该如何处理呢?你是怎样从网上获取今后可能用到的大量信息的呢?

对于打算日后回来查看的网页,大部分人都会加书签收藏起来。书签是一种快捷易用的工具。但作为组织管理信息的一种方法,书签至少有三个方面的弊端。

如果使用多台计算机,可能在这台上面加了标签,到时候需要用到的却是另一台。我总是让自己使用的所有计算机保持同步,不管到时候用哪一台,总能找到。

  

多么希望我能知道你在寻觅什么。

——教堂乐队,《银河之下》

Wish I knew what you were looking for.

—— The Church, “Under the Milky Way”     

为了实现这个目的,我用的是mark(即Foxmark),这是针对Mozilla Firefox(我的首选浏览器)、Microsoft Internet Explorer和Apple Safari等网络浏览器开发的免费附件功能。mark(www.xmarks.com)把你所设置的收藏书签保存在一个免费的网络账户中,这个账户开设在mark服务器上。你在一台电脑上保存的网页书签可以自动复制到服务器上。在你使用其他的电脑上网时,最新设置的书签会自动下载到所用计算机的浏览器上。

使用收藏书签还有一个问题:随着时间的推移,你可能会积攒下大量书签,最终面对的是一个杂乱无序的长清单。火狐浏览器(Firefox)允许我在创建书签的时候为其加上标签(其实就是关键词),从而便于标签搜索,这是它在众多浏览器中的独到之处,也是我坚持使用这款浏览器的原因所在。

假设我在网上看到在《迈阿密先驱报》(Miami Herald)上发表的一篇文章,讲的是大名鼎鼎的九寸钉乐队主唱特伦特·雷兹(Trent Reznor)怎样使用Twitter(推特)的故事。我看了这篇文章,文章指出,他们的乐队在音乐会上忽略了听众的加唱要求,雷兹很快在Twitter(推特)上做出解释(原因是出现了技术故障)。我对乐队如何使用社交传媒这件事很有兴趣,因而加书签收藏了这篇文章。(要在火狐浏览器中创建书签,应点击菜单条上的“书签”,然后在下拉菜单中选择“将此页加为书签”。也可以使用快捷键方式,在Windows系统中是“Control+D”,在Mac系统中是“Command+D”。)

在屏幕上弹出“页面已加为书签”的时候,此时可以更改书签名称——改名有时候是个好主意。缺省情况下,书签名字和网页标题一样。火狐浏览器中的书签名字都是可以搜索的,为了提高日后搜索时准确找到所需书签的可能性,应该改变书签名称,尽可能地做到顾名思义。在我刚才所举的例子中,收藏书签的缺省名字是“Nine Inch Nails‘Trent Reznor’is a Twitter fanatic—— People—— MiamiHerald.com”(九寸钉乐队“特伦特·雷兹”是一个推特狂热者——人物——迈阿密先驱报网站)。这个名字的描述性很好,但是有点太长了,因此我把它变成诸如“Trent sends Tweet”(特伦特发推特)这样的文字。

然后,同样是在“页面已加为书签”屏幕上,我会给这个网页加上标签:“encore, technical glitch, Twitter, West Palm Beach”(安可,技术故障,推特,西棕榈滩),中间用逗号隔开。这样一来,以后我想要找到有关九寸钉乐队因为技术故障而忽略加唱要求,雷兹发Twitter解释这件事的时候,只要在火狐浏览器中使用“Twitter,Trent,West Palm Beach,technical glitch,tweet,encore”(推特,特伦特,西棕榈滩,技术故障,发推特,安可)。这样的文字组合即可搜索找到。(在火狐浏览器中搜索书签,先点击菜单条中的“书签”,选择“管理书签”,然后在搜索框中输入相应文字即可。)

使用书签收藏网页的第三个弊端就是网页有时候只是临时性的。两个月前收藏的网页,等到再去查看的时候可能已经不存在了。因此,如果你在网上看到的信息非常重要,必须保存下来(也就是说,要比雷兹发Twitter重要得多),我建议你复制网页内容,粘贴到电子邮件中,然后发给自己。如果网页一直存在,你也可以把网址复制下来,保存在发给自己的电子邮件中。顺便说一句,在你复制网页内容之前,点击很多网站上都有的“打印格式”选项,通常可以消除广告以及其他不想复制的内容,这是一个很有用的办法。然后把这些内容粘贴到电子邮件中发给自己。如果你用的是Gmail,还可以给邮件加个标签,以方便今后查找这个邮件。还以九寸钉乐队为例,我会在发给自己的邮件中加上“Social Media”(社交媒体)、“Twitter”、“Nine Inch Nails”之类标签。以后使用任何一个标签过滤邮件,或者直接在Gmail邮箱中搜索,保存这篇文章的邮件随即就会出现。

Google阅读器,随时随地的方便阅读

当然,在网上看到的大部分信息你都没有必要去保存。大部分时候,只要一扫而过就行了。不过,即便是不需要保存或记住那些信息,首次查看这些信息的时候如果能有些章法,那也是很有好处的,可以最大程度地减少在互联网上找来找去的时间。这就是我使用Google阅读器(Google Reader)的原因,它能把我感兴趣的最新新闻报道、博客文章及其他信息汇总到一个地方,从而让我能在几分钟之内看完这些内容。

Google阅读器(www.google.com/reader)是一个RSS(聚合内容阅读器)。如果你知道RSS的含义,那要恭喜你,后面两段内容你可以跳过不看了。RSS是一种自动聚合、频频更新博客文章、重点新闻之类网上内容的标准化系统。首先选择RSS信息源,然后启动RSS订阅程序,使用Google阅读器之类工具,在一个地方收看所有信息。在Outlook、网络浏览器及其他一些RSS聚合阅读器上,都可以订阅并收看通过RSS方式投送的信息。

  

要补给你的大脑。

——杰斐逊飞机乐队,《白兔》

Feed your head.

—— Jefferson Airplane, “White Rabbit”     

譬如说你对图书很感兴趣(我只是猜测),特别喜欢《纽约时报》的图书专版。你不必每天都到《纽约时报》网站上查看文坛上有什么新书出版,只要订阅该报图书专版,将其作为RSS聚合信息源即可。这样一来,无论什么时候,只要《纽约时报》一在网站上刊发有关图书出版的新文章,这篇文章的摘要或简介就会自动发送到你选择使用的RSS聚合阅读器中。要查看全文,只要在RSS聚合阅读器中点击发送过来的文章链接即可,该链接会带你直接找到《纽约时报》网站上的那篇文章。尽管很多出版商都是通过RSS发送的部分信息引导用户登录他们的网站,不过也有一些网站在RSS聚合阅读器上发布的信息本身就是完整文档,这意味着你获取网站内容的步骤还可以减少。

Google阅读器中有一个非常有用的Google搜索框,从而让你可以通过多种方式寻找自己的RSS项目。你可以只搜索已经看过的内容,也可以只搜索自己标注星号的内容(就像在Gmail中给邮件加星号一样,你也可以给不同的信息条目加上星号)。

我特别高兴的是Google阅读器在我的iPhone手机上运行得很好,从而可以让我在机场排长队过安检的时候阅读自己感兴趣的内容。此外,Google阅读器让我很容易就能跟朋友和同事共享信息,这也是大家在共同感兴趣的信息使用方面相互协作的另一种方式。

前面提到,我使用Google阅读器,可以给任意RSS项目加上星号。这种做法简化了RSS项目的组织管理,我可以把当前不重要的内容全部滤除,从而专注于对我而言最重要的内容。Google阅读器的另一个好处就是可以离线工作,有了这个功能,在我飞越大西洋,没有互联网的时候也能阅读新闻报道和博客文章。不过,要离线使用Google阅读器,需要事先完成几个步骤。首先得安装Google Gears,这是一项允许你离线使用Google阅读器及其他Google产品的技术。(要么你也可以跳过这一步,直接使用Google提供的网络浏览器Chrome。)下一步是要点击Google阅读器窗口右上角的绿色图标“down”。这个操作是告诉Google阅读器把当前所有RSS项目下载到电脑硬盘的缓冲存储器中,以便离线收看时Google可以显示这些项目。

未雨绸缪

通过阅读前面的内容,你已经知道:我使用的最重要的脚手架是什么,我如何使用以及为什么使用它们。我把信息记在大脑中的诀窍是什么,我把次要材料从大脑中滤除——在以后需要时又能迅速而轻松地找到它们——依赖的工具是什么。希望这几章的内容能让你明白,应该如何组织管理每天都会汹涌而来的所有信息。

因为实现信息的有序组织如此重要,所以我鼓励你开始考虑建立自己的脚手架,或者说建立自己组织管理不断拓展的信息大厦的系统方法。现在使用的脚手架是怎样误事的呢?它们的局限性表现在哪些方面?应该怎样改进呢?我并不是在这里告诉你所有事情都按我的方式做。不过在我看来,我在这几章中提到的脚手架比较符合我们大脑的工作方式,比较契合我们今天生活的这个世界,因而能够真正发挥作用。

虽然你一直忙于信息的组织管理,但是由于这一工作如此重要,因而也会改变你对计算机搜索的看法。搜索不应该只是为了找到别人放在互联网上的材料,搜索应该整合到处理自己信息的所有环节中。在你创建备忘邮件的时候,应该考虑到日后搜索邮件时使用的关键字,不管是一天之后、一周之后还是10年之后用到,都该如此。当你评估新脚手架的时候,应该把它是否便于搜索这个因素考虑进去。

换言之,应该尽量把搜索当成一个事先考虑周全的计划,而不是作为事后才去采取的措施。

如果再大胆一些,我还可以提点建议:要么买个iPhone手机,要么买个Google公司的安卓手机,或者是任意一款配有大屏幕、快速网络连接、接近电脑浏览器功能的智能手机。接下来就是把尽可能多的重要信息——文档、合同、日程安排、电子邮件——存放到互联网上。

这一切准备停当之后,无论走到哪里,你都能访问自己的重要信息。需要的时候,马上就能搜索。如果别人有需要,可以跟他们共享信息。这样一来,你就不用那么紧张,不会那么烦乱,也不会那样压力重重。你将开始过上每天都能轻松呼吸的生活。

说到底,搜索就是氧气。

你一定要知道的

· 只要有可能,我都会使用Google文档创建和保存私人文档。

· Google文档可以满足我跟别人协作处理文档的需求,这个办法对于简单文档特别有效。我经常会使用笔记本电脑把会议记录现场输入到Google文档的文本文件中,同时授予与会者实时访问及编辑该文档的权限。大家一道创建一个内容翔实的会议记录文档。

· 网上内容带来了很多组织管理方面的困难。如果你使用多台电脑,可以利用mark之类的额外功能,实现不同电脑之间书签收藏的同步更新。通过这种方式,在一台电脑上保存的网页书签会自动复制到其他的电脑上。

· 随着时间的推移,网页书签可能变得杂乱不堪。使用火狐浏览器——我认为是最好的浏览器——可以在网页书签上增加标签,从而可以很容易地找到它们。

· 网页内容可能是临时性的。如果你觉得网页上的内容确实很重要,那就将其复制下来,粘贴到电子邮件中,让它成为可供搜索的档案资料的组成部分。

· 网上信息的组织管理同样重要。使用Google阅读器之类RSS聚合阅读器,可以自动获取自己感兴趣的内容,并能将这些内容集中在一个地方。

有关有序组织的原理

1. 为了实现大脑压力最小化,要把生活组织得有条不紊。

2. 让信息尽可能快地离开大脑。

3. 多重任务通常会让你降低效率。

4. 利用故事去记忆。

5. 仅仅因为一直都是按照某种特定方式做某事,并不意味着就该永远这样做。

6. 知识不是力量,共享知识才是力量。

7. 进行组织安排时,要绕开的是实际制约而不是假性制约。

8. 对自己要坦诚,但是千万不要自我评判。

9. 要懂得什么时候忽略制约。

10. 在发动汽车之前,一定要确切地搞清楚自己要到哪里去,还要知道选择什么途径去。

11. 在实现目标的方式上要灵活变通。

12. 不要给信息归档,用的时候去搜索就行了。

13. 大脑中只保存真正需要记忆的内容。

14. 大块内容要化整为零。

15. 每周拿出些时间回顾关键信息。

16. 没有一个完美无缺的组织方法。

17. 在数字信息中加上相应的关键词,以便日后容易找到。

18. 尽量使用已经上手的工具。