第12章
避免大脑压力,集中精力工作

早上点半闹钟响起,我从床上一跃而起。一小时之后,我在参加一个视频会议。这个会议——涉及形形色色的行政管理和战略安排——一直开到10点。我参加的下一个会议讨论的是人事招聘,会议时间从10点半到11点。然后我又赶着去参加另一个视频会议,这个会议研究的是我所负责的一笔业务。

经过简单的午休之后,我还有两场一对一的视频会谈,会谈对象是两个彼此无关的直接下属,讨论的也是截然不同的问题。会谈之后,我要会见一个重要客户。随后我有30分钟的邮件回复时间,我得见缝插针地处理尽可能多的邮件。接下来,我要再开一个会,这次是跟财务部门的人一起讨论。等我回到自己办公桌的时候,还有五六项毫不相干的任务等着处理,所有这些任务都有时间要求,必须尽早完成,这就需要我全神贯注地抓紧处理——就不用说还有一些必须处理的语音留言了。不知不觉中,下班时间到了,我冲出办公室,奔向食品店,采购晚饭要吃的东西。

对我而言,比较典型的一天就是这么过的。我还有更加糟糕的情况,相信你也是一样。但是,即便哪天没有特别棘手的重要会议或繁重任务,日复一日这些事务还是会让我精疲力竭。

广告:个人专属 VPN,独立 IP,流量大,速度快,连接稳定,多机房切换,每月最低仅 10 美元

当你原本专注于处理某种类型的信息、挑战或任务,随后又切换到不同事情上的时候,你的思维随之发生变化。这种转变有时候很突兀,有时候甚至都不会引起注意。譬如你正在回复一个客户的电子邮件,这时朋友的电话打了进来,他向你询问商务方面的建议。你跟朋友聊了一会,随后又回去处理电子邮件。你甚至都没有意识到,自己已经在几分钟内两次转换了思维。

思维转换可以是好事。比如说你被一个项目搞得焦头烂额,始终没有什么进展,因而越来越灰心丧气。这个时候你跟同事出去吃午饭,除了体育什么也不谈。等你再回头考虑这个项目的时候,已经拉开了一些距离,现在可以看到一筹莫展的原因,而解决办法也就一目了然了。

此外,如果没有思维转换,那你一整天都在做同样的事情。起码这听起来就是很烦人的一件事。

  

是我驱使着人生奔跑?还是人生驱使着我在奔跑?

——战前女神乐队,《我奔向你》

I run my life / Or is it running me?

—— Lady Antebellum, “I Run to You”     

然而,频繁的思维转换很容易导致精力分散,从而严重影响专心致志于手头工作的能力。更有甚者,仅仅一天的时间就能耗尽你的脑力。有个问题可能让你一直疑惑不解:不管前一天晚上睡了多少觉,为什么在下午4点这个时候,总是感觉疲惫不堪,无法集中精力呢?这是因为你一天都在那些工作会议、电子邮件、语音留言、走廊交谈、来往电话和不同任务之间来回转换,早已耗费了大量脑力,剩下的就是一种精疲力竭的感觉。精力不济的时候,你无法清楚地思考自己面对的挑战,不管这些挑战重大还是微小、紧迫还是从容、预期之中还是意料之外。稍后我会解释个中原因。

在生活中组织管理信息的时候,怎样把自己使用的工具用到最好,我在第二部分为你提供了一些诀窍和策略。好了,现在该是瞄准大问题的时候了。在第三部分,针对每天面临的大大小小的挑战,如何组织管理自己的生活,使之更好地应对这些挑战,我会跟你分享自己的诀窍和策略。怎样才能让自己在一天之中更容易做到全神贯注,怎样才能尽量减少让自己疲惫不堪的精力分散和思维转换的情况,我将说明自己在这些方面的经验。怎样才能做到“工作和生活两不误”,或者更准确点说,怎样才能把工作和生活融为一体,我们会对这个问题加以讨论。后面要讨论的主要内容就是:怎样组织管理自己的日常生活,从而处于最佳状态,随时应对人生中的重大危机。我们现在开始。

如何减轻大脑压力

此刻让我们回到第1章的讨论主题,看看大脑是如何工作的。

我在前面提到,即使完成无关紧要的任务,也需要掌握信息。不管做什么事情,大脑都会把此前的长期记忆转化为短期记忆,以此帮你解决问题。

例如,假设你正在给同事写电子邮件,回顾你最近参加一个行业会议的有关印象。在你写邮件的时候,你的大脑会从长期记忆中找出有关内容——你在会上干了什么,你跟谁交谈过,你们讨论的问题是什么,你从会上学到了什么,诸如此类的事情,不一而足。这些信息此时此刻会再次出现在短期记忆中,直至你写完那封电子邮件——甚至在此之前就会消失。随后信息又会返回长期记忆,如果日后不再回顾,大部分内容都会随着时间的推移,在长期记忆中消亡。

  

寂静的小天使啊,爬上我的床头,跟我窃窃私语。

——数乌鸦乐队,《寂静天使》

Little angels of the silences / That climb into my bed and whisper.

—— Counting Crows, “Angels of the Silences”     

在你写电子邮件的同时,新信息会进入你的短期记忆。在你回忆展销会上跟别人交谈的情景时,一个故事或者一种趋势可能就会浮现在你的脑海中。这可是此时出现的一条新信息。该信息也存在于你的短期记忆中,直到被你遗忘,要不就是转移到长期记忆中。

可是,你还记得我说短期记忆一次只能存储~件事情吗?当你转换思维的时候,你的大脑就不得不尽力把短期记忆中的现有内容——新的想法、观察结论、提示线索——转移到长期记忆中。为了在短期记忆中给新的思维需要用到的信息腾出空间,原有信息必须要找个地方存放。塞满信息的大脑就跟一个超额售票的航班一样,在超额乘客下机之前,飞机不会起飞。

不用说,有些信息就像被迫退票的乘客一样,在你转换思维的时候,这些信息无法从短期记忆进入长期记忆。随着新信息的涌入,那些信息只能被迫流失。

一天到晚,日复一日,无时不在进行这样的过程。思维转换次数越多,彼此之间的相关性就越差,大脑转换、存储、清空信息的难度就越大。此时丢弃的可不只是你不再需要的东西,而是对你正常工作能力而言至关重要的内容。对于每一个新的思维,你可能还得确定自己的目标。为什么要给同事写那封电子邮件?打算跟哪些人一起开会?他们期望从你这里得到什么?你为会议设定的目标是什么?

调整大脑适应新的思维,这是一件很难的事情。漫长的一天熬下来,每次转换思维,都得耗费若干倍的精力。因此,仅仅为了决定晚饭吃什么,你就得苦苦思考,这实在是不足为奇。

  

电话响了,你让我疲于奔跑。

——爱丽丝·库珀,《在我的车轮下》

The telephone is ringing / You got me on the run.

Alice Cooper, “Under My Wheels”     

一天到晚,大量的思维转换也会给你增加压力。如果你力图专心致志地完成一项特定任务,却一直心绪烦乱,结果就会灰心丧气。一旦出现灰心丧气的情况,剩下的就是向压力的火山口慢慢靠近了。压力越大,越难集中精力。突然之间,恶性循环又会不期而至。

减少思维转换的策略

对于思维转换,你经常会束手无策。老板打来电话,让你马上出席一个紧急预算会议,此时你正在专心致志地制订销售计划。你会怎么办呢?能说“谢谢,但是我无法马上完成突如其来的思维转换”吗?

不过,我有好消息告诉你:有办法让你减少每天发生的思维转换。更重要的是,你可以把每次思维转换造成的负面影响减小到最低程度,也能减缓由此给大脑带来的压力。

这里有个让你登堂入室的诀窍(也是我关于有序组织的第十九条原理)://及时加注解,有助于以后了解背景信息。//我在第10章中提到,对于日程表上的每个条目,我总是尽量加上背景信息。如果是出席商务会议,我或我的助理会在预约安排内容旁边注明:我会跟谁见面,会议的目的是什么,会议地点在哪里,开车应该怎么走(如果不是网络会议的话),如此等等。这么一来,我就掌握了一些背景信息,可以帮助我顺利转换到这个商务会议的思维中。因而,不必浪费自己和别人的时间,从长期记忆中回忆会议概况之类的基本内容。用不着经历那种东西莫辨的感觉,思维转换到商务会议所需的信息就会呈现在我的面前。这些信息还可以搜索,因而在日后需要的时候还能找到。

还有一个好主意:在任何可能的时候,尽量把一天的工作安排结构化,以便具有类似背景的任务和会议——不管它们涉及同一个主题,或者跟同一个主题相关,还是同样会用到大脑的某个部分——能够连续进行。例如,如果我事先知道某一周要召开三场有关季度业绩的会议,那我就会尽量把三场会议排在一起,一场接一场地连续召开,这样我就不必在有关公司预算的思维中来回转换。(要让会议开得更高效,参看“这次会议确有必要召开吗?”。)

或者假设我必须参加一场跟自己正在负责的项目有关的宣讲会。会后我会尽量安排时间,接着处理跟这个项目有关的一些任务。我发现,自己在这个时候的工作效率和专注程度都要高得多,因为大脑早已处在这个思维中。在从一种思维转换到类似思维的时候,大脑同样也会感到轻松,因为无须从短期记忆中清空那么多东西,也不必去回忆新思维下的目标是什么。不费多少精力,新任务马上就能上手。这就跟参加体育运动时人体的工作机制类似:由于大脑已经完成热身,因而马上就能投入比赛。必须要做的事情越少,下班时精神疲惫的程度就越轻。这就是第二十条有序组织原理://把类似的任务放在一起。//在你规划一天的工作安排时,要想想自己将要来回转换的不同思维,尽量把类似的任务排在一起。要注意哪些思维背景比其他的要求高。如有可能,把思维背景要求较低的任务——例如,有人向你咨询你了如指掌的信息,你要给他回电话——留到精神可能最疲惫的时候去完成。

我在第3章中谈到了识别个体制约——与众不同的独特之处。本着这种实事求是的精神,我现在建议你考虑一下每天经历多少自主式的思维转换。可能你会频频从PowerPoint窗口中跳出,迅速进入eBay购物网站。这是怎么了呢?你是不堪重负了?受到胁迫了?还是仅仅因为厌倦了正在编辑的PowerPoint演示文稿呢?或许还有什么更重要的因素在起作用。你一直都很容易分心走神吗?不管是什么原因,都要尽力找出来,并且设法绕开它。

假设你很容易分心走神,而电子邮件——大概是当今世界上最常见的让人分神的事物——就是你面临的特殊挑战。无论什么时候,只要大脑发出提示信息,告诉你又收到了新邮件,你就禁不住要放下手头工作,去查看新邮件。更有甚者,尽管回复邮件并非紧急任务,可你有种无法控制的冲动,迫不及待地要去回复这个邮件。然后还有一个又一个的邮件接踵而至,在回复那个邮件之前,你到底在做什么呢?

  

等到尘埃落定,你要生活,你要学习。

——阿兰尼斯·莫里塞特,《你要学习》

Wait until the dust settles / You live, you learn.

—— Alanis Morissette, “You Learn”     

如果这种情形跟你类似,可能这就是你改变自己的邮箱设置以使电脑在新邮件到达时不再发出提示声响的时候了。要么设置邮箱选项,规定必须手动点击“发送/接收”按钮,才能查看新邮件。在解决需要经常停顿的难事时,你可以回头处理自上次查看之后积攒下来的电子邮件。很多组织管理方面的著作建议,每天安排有限的几次时间查收和回复电子邮件即可。这么做是很有道理的,因为在手头工作和电子邮件对应的思维之间,每天只是转换几次而不是几十次,这会提高你的工作效率和专注程度,并且也能让大脑所受的压力减到最小。

数字化工具会让你分心走神,电子邮件只是一个例证。除了电子邮件,我还要收发短信,也在Twitter上发布消息,同时我还对视频网站YouTube喜爱有加。所有这些工具都很重要,能把你的大脑从棘手的繁杂内容中解脱出来。但是,如果你定力不够,它们也有负面作用。尽量约束这些容易让人分心走神的东西,使之出现在大块的工作之间。不管有些人会怎么想,适当的休息实际上可以提高而非降低工作效率。在解决棘手工作的中间,让大脑稍事休息,有助于养精蓄锐,从而可以精神抖擞地着手解决新任务。窍门在于要把休息当成对已完成工作的奖励,而不是逃避工作的门道。

这次会议确有必要召开吗?

虽然开会不受欢迎,但是开会在商界是必要的。最好的会议应该是富有成效的,最坏的会议会让你感觉自己原本工作做得好好的,结果硬是给拉过来,坐在那里听别人说些言之无物的废话。
很多公司都下了大力气,力图让会议开得更有成效。有些公司禁止开会时使用笔记本电脑、黑莓手机及其他信息设备,完全就是为了让大家在会场上都能集中精力。甚至还有一种叫作“斯克拉姆规则”(Scrum)的开会方法,按照这个会议规则,开会时间通常为1分钟,与会者都是站着开会。可以想象,这种做法有助于确保会议开得简短,议题集中。
这些措施都很好,不过我要问个简单问题:首先检讨一下开会是否确有必要,是否有意义呢?
在你召集会议的时候,一定要有明确的目标。要问问自己,通过发邮件、打电话之类的方式,是不是就能实现这些目标呢?(然而,当心不要过于依赖电子邮件和电话联系。人们需要偶尔的会面时间,以启发灵感,增进友情。)要确保你召集开会的每一个人都确实有必要出席这个会议。在一场跟你的工作风马牛不相及的会议上浪费几个小时,再没有比这更让人丧气失望的了,也再没有比这更徒劳无功的了。
如果会议确实有必要召开,要尽量使人人都能比较容易地进入这个主题。譬如,可以把要在会上讨论的材料提前发给与会者,这么做有助于大家在开会之前更好地掌握情况,也有助于他们在参与讨论时承受较小的压力。此外,大家都能因此而节约时间,会议讨论也更有可能取得成效。
我会尽量把开会时间限制在30分钟以内。知道只有30分钟的开会时间,这有助于所有与会者集中精力讨论会议主题。此外,如果开会时间过长,人们往往会失去兴趣。如果会议开得让大家感觉深受启发且富有成效,确实需要延长开会时间,那在30分钟之后我们也可以继续开会。只要大家仍然劲头十足,继续在这种氛围下开会讨论的效果要好于卡着30分钟的时间散会,日后再重新召集会议的做法。开会时间限制在30分钟之内是理想目标,不过现实当中未必总是这样。
如果有些人是远程参会,就应该像我在第11章中提到的那样,跟他们实时共享会议记录。这种做法并不一定能减少干扰,不过有助于远程与会者理解会议发言情况。
如果有好的设备,并且联网速度比较快,视频会议要比电话会议更有效。在视频会议上,起码能看到别人的反应。这样可以获得电话会议上无法获得的有用信息。可以使用Gmail、Skype(skype.com)及其他的信息服务,进行一对一的视频交谈。利用苹果电脑的iChat软件(免费预装在Mac系统中)可以进行多方视频交谈。诸如SightSpeed Business(sightspeed.com/business)和ooVoo(oovoo.com)之类收费合理的业务功能,也允许进行多方视频交谈。

如何才能不分心

你每天还要面对许许多多不受自己控制的思维转换——也就是别人。如果你在一个小隔间里工作,更是特别容易受到这种转换的干扰。在这种环境下,不管谁从身边走过,都会把你推向一种新的氛围。(不敢说他有这样的本意,但效果就是如此。)

这种情况并非总是坏事。事实上,公司之所以把大家安排在一个个的小隔间里,原因就是要促进相互之间的协作(当然,也为了省钱)。不过,当工作任务的最终期限迫在眉睫的时候,你需要全力以赴地专注工作,实在没有时间频频中断。工作在小隔间里,怎样才能防止那些分心杂事的干扰呢?

你可以重新安排座位,背对小隔间入口。这样一来,旁边走过的人就不容易干扰到你,也不会轻易引起你的注意。不过,不要就此止步。你也可以挂出一块牌子,写上“限期交差,请勿打扰”,或者类似效果的其他内容。把牌子挂在隔间入口一眼就能看到的位置。同时戴上耳塞,或者用iPod听音乐(前提是你听着音乐还能全神贯注地工作)。采取一切措施,盖过周边的环境噪声。关闭手机和座机的振铃声。把电话移到旁边,让自己看不到来电显示的内容,防止自己去考虑对方为什么来电话,从而忍不住要去接听电话。

即使你有自己的办公室,当你去茶水间倒杯咖啡的时候,大概也会碰到同事,他可能突然要跟你讨论跟你刚才的工作毫不相干的事情。不过,这可能是一个有益的思维转换。倒水聊天可以催生新想法,激发创新思路,起码能增进同事情谊。此外,如果要去喝咖啡休息一会儿,可能意味着你确实有必要暂时放下手头工作,让大脑有所休息。

你每天能做的最重要的事情大概就是留点时间给自己,哪怕只是10~15分钟的时间。要在你的工作日程安排中空出这块时间(公司里的其他人能看到你的日程表的时候,尤其应该如此),这样就没有人抱怨什么了。利用这段时间理清思路,平复感觉,安排任务,也可以跳出当前工作,思考一些更为长远的东西。对照既定目标,想想现在处于什么地步,今后打算推进到哪一步,前面还有什么障碍。要看到整片森林,而不是孤立的树木。考虑一下谁能帮你实现自己的目标,你该怎样跟他们合作。而且还要一如既往地做笔记,加注解。这些东西以后都会用到。

当你定期给自己留出并且保证落实“只想不做”的时间的时候,对于最终出现的背景切换——从此时此地的场景转换到未来的场景,你会有更好的准备。

哦,我差点忘了:晚上还要睡好。在你和你的大脑都能休息好的时候,转换思维要容易得多。

你一定要知道的

· 你正处于一种特定环境之中,或者正全神贯注于克服一个挑战,或者正集中精力处理一组信息,随后去做一些毫不相干的事情,这就是转换思维。

· 转换思维的时候,大脑必须要把短期记忆中的当前内容转移到长期记忆中,以便为新信息腾出空间。这样一来,有些信息就会丢失。

· 思维转换次数越多,各种思维背景之间的关联度就越低,大脑的工作难度就越大。

· 你无法消除思维转换,但是可以减轻转换造成的影响。例如:

☆随手给自己加上以后转换思维时需要参照的注解,这样思维转换更容易完成。

☆把类似的任务或会议安排在一起。

☆分辨是哪些分神因素导致频繁进行并不必要的思维转换,然后减少这些因素。

☆定期查收电子邮件,而不是让它们随时破坏你聚精会神的状态。

☆需要心无旁骛的时候,关闭电话振铃声,隐藏来电显示,让自己不会因想知道谁来电话、为什么来电话而好奇不已——这本身就是一个背景切换。

☆如果在隔间里工作,需要赶任务的时候,挂上一个写有“请勿打扰”的牌子。戴上耳塞,阻止环境噪声干扰自己。背对隔间入口而坐,避免旁边走过的人分散自己的注意力。

☆每个工作日都给自己留出点时间,哪怕只有10~1分钟。在共享日程表中留出这块时间,就不会有人在这段时间打扰你。

☆对每个提议召开的会议,都要考虑一下召开的必要性。要确保开会有明确的目标,并且与会者都能理解这个目标。事先发放相关资料,有助于别人进入主题。