第13章
在海滩上收邮件:
怎样把工作和生活完美融合

还记得我在上一章中说到良好的睡眠很重要吧?现在是晚上9点半,我正在伦敦写本章内容的初稿。尽管每到工作日的晚上10点左右,我就会感到疲惫不堪,但是现在依然头脑清醒,精力旺盛。我感觉现在只是下午1点,因为我刚从美国加利福尼亚州飞到伦敦不久,那里现在就是下午1点。我从伦敦时间早上7点就一直在工作了,但是我的头脑和身体似乎对此浑然不觉,它们认为那个时间是前一天的晚上11点。如果我允许,我的头脑和身体甚至能够马上投入一场摇滚音乐会。唉,可我还有工作要做呢。

不是有人提出“工作生活两不误”的目标吗?其确切含义是什么?为什么总是让人捉摸不透呢?

  

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今天我把自己伤害了,为了看看自己是否还能感觉到。

——九寸钉乐队,《伤害》

I hurt myself today / To see if I still feel.

—— Nine Inch Nails, “Hurt”     

很多人为了更好地做到井然有序而不懈努力,或者说为了实现自己的人生抱负而孜孜以求。在这个时候,“工作生活两不误”就是他们的最终目标。这个目标是很有意义的,工作效率越高,可以用于生活的时间就越多。“工作生活两不误”背后的理念并不是让工作像满墙的藤萝一样占满生活空间。你当然要努力工作,但是也要合理保持工作和其他事情之间的界限。

这个想法很好,对吧?可是,读者朋友,你有没有注意到“工作生活两不误”似乎不在自己的掌控之中?公司希望我们这些日子多干些事,而提供的资源却更少了。在生意兴隆的时候,为了把握商机,我们会加班加点。在经济低迷的时候,我们也会加班加点,因为要保住饭碗,而且已经离职的同事的工作现在也要你来做。有了电子邮件、黑莓手机、视频会议、高速带宽、低成本通信等技术进步,彻底放下工作要比以前更难了。

于是,在我们朝九晚五的工作传统和真正需要的制度安排之间出现了脱节。如果需要跟身处不同时区的人打交道,或者需要经常去很远的地方出差,朝九晚五的工作制度尤其会成为一个挑战。一个人住在美国加利福尼亚州,而他的同事住在欧洲,他这里是上午9点,欧洲那边却到了下班时间,他怎么能指望把全部工作安排在朝九晚五的日程表中呢?单是时差这一个因素,就足以导致世界各地的人们在传统工作日上班时间之外还有工作要做。

直到现在,我一直在“工作生活两不误”上面加着引号,你大概很想知道原因吧。

我之所以加上引号,原因在于:假如“工作生活两不误”是首歌,我会把它放在雪儿·克罗(Sheryl Crow)的《艰难》(The Difficult Kin)和歌曲《不可能的梦想》(The Impossible Dream)之间。换言之,我不相信真的存在“工作生活两不误”这样的好事。人们对这个目标的渴望肯定是十分真切的。任何一个工作压力很大的人都会觉得非常有必要从工作中夺回私人时间,这有点类似于荷兰人填海造田。父母全职工作的家庭受时间损失的影响尤其大。

那么,我们如何做到“工作生活两不误”呢?简而言之,我们做不到,因为在当今时代的白领圈里,“工作生活两不误”就是一个海市蜃楼般的梦想。

仔细听听你就会注意到,大多数人在说“工作生活两不误”的时候,其言下之意是要“少点工作”。这个想法合情合理,我十分认同。不过,请原谅,我不可能在这里写出一章文字,让你拿给老板去看,一边还说:“瞧瞧,Google公司的那个人说我应该少干点工作!”

  

接受工作任务,然后拼命扔开。我不想再在这儿干活了。

——死肯尼迪乐队,《接受工作,拼命扔开》

Take this job and shove it / I ain’t working here no more.

—— Dead Kennedys,“Take This Job and Shove It”     

更现实的目标是通过某种方式把工作和生活融为一体,这种方式能让你减轻压力、消除怨愤、提高效能,而且也能让你更好地同步体验生活中的乐趣和挑战。这就是我在有序组织方面的第二十一条原理所阐述的内容://把工作和生活融为一体,而不是力图在二者之间求平衡。//

转换思维

把工作和生活融为一体,需要以不同的方式来思考和认识二者。

首先,要认识到工作和生活不是泾渭分明的两件事。相反,我接受这样的事实:我的生活中会有很多工作上的事情出现,同样我也会把私人生活中的很多东西带到工作中去。这没有问题。有时候我会拼命工作,有时候我会尽情玩乐,我对这一事实也坦然接受。理想的情况是每天都能既工作又玩乐。我知道工作永远没有真正做完的时候,正如我知道在工作期间生活也会牵扯其中一样。我已经放弃了尽量强迫自己“工作归工作、生活归生活”的目标,那样的安排曾让我举措失当、疲惫不堪。

有很多办法可以把工作和生活融为一体。我们先从小事说起。

在组织管理日程安排的时候,不要区分工作日程和私人日程,而是根据需要了解你的日程安排的人员来管理日程表,我在第10章中谈到了这么做的好处。这是朝着把工作和生活融为一体的目标迈出的很重要的一小步。例如,你可能有一个专门用来安排公务出差和晚间应酬的Google日程表,与自己的家人共享这个日程表,这样他们就能知道你什么时候在家,什么时候不在家。

  

太空人说:“人人都要被俯视,一切尽在我心中。”

——杀手乐队,《太空人》

The spaceman says, “Everybody look down / It’s all in your mind.”

—— The Killers, “Spaceman”     

现在,我们看看典型的工作日情况。在大部分工作日,公司通常都会要求你从上午9点到下午5点待在办公室中,对吧?不过,在工作期间不会出现效率有所降低的时段吗?有些时候也不需要你一整天都待在那里吧?对我而言,虽然日程排得很满,但情况确实如此。有时候我会在1点半左右回家,工作一上午之后进行短暂休息。我会和桑娅一道出门遛狗,或者做点能让自己放松的其他事情。然后我会回去上班,接着再工作几个小时。

然而,如果公司离家很远,中午回家或许就不是合适的选择了。不过,附近没有体育馆吗?公园呢?电影院呢?能让大脑放松一会儿的其他什么地方呢?不管干点什么,偷闲小憩都有助于你放松大脑,理清思绪。

这个问题很关键。你之所以感到压力很大,部分原因在于你并不只是在朝九晚五这个时段内工作,下班之后,你还得处理资料,回复邮件。然而,在效率下降的时候自我放松一下,同时需要工作的时候随时工作——哪怕是晚上10点,这样的做法恰恰是根据工作的实际需要来调整作息习惯,而不是力图根据想当然的方式来安排生活。

上述策略还有一个好处。我随时都会收到与工作有关的电子邮件,自己似乎总是落后于工作需要,我有时候会因为这种情况而愤愤不平。可是,如果在工作期间抽出时间休息一下,那我可以到晚上再回复邮件,这样就不会感到放弃了什么。这样的安排会让人感觉是种相互补偿,而不是侵扰或牺牲。

然后就是周末工作的问题。如果有两个门,进入1号门,我可以在周末悠闲从容地查收有关工作的语音留言和电子邮件,进入2号门,我会在星期一早上面对突如其来的紧急邮件。面临这两种选择,我会毫不犹豫地欣然选择前者。尽管如此,周末处理与工作有关的邮件时,我通常都是一边做着在超市排队之类烦扰的事情,一边用iPhone手机接收处理邮件。这种安排方式并没有让我感觉自己放弃了什么有趣味、有价值的事情(浏览小报新闻的机会除外),反而觉得很好地利用了原本是要浪费的时间。

把工作和生活融为一体,还有一个重要策略:聪明地工作。

如果你工作安排不合理,如果你经常拖拖拉拉,如果你在办公桌前会浪费很多时间去看赛事成绩和在线新闻,那你就是在延长上班时间——大脑并没有得到真正休息。休息时间只有真正发挥放松作用,休息才能成为恢复精力的手段,这就意味着你要离开办公桌和计算机,去做些能让大脑得到放松的事情。这样有助于你在工作时间能聚精会神地坐在那儿,有条不紊地工作。这种状态反过来又有助于你提高工作效率,确保有更多免受打扰的私人时间,用于跟朋友和家人聚会,或者让自己享有更多的独处时间。

如果你认为这些做法简单易行,那请相信我:并非如此。

黑莓手机被称为“毁莓”(CrackBerry),这是有原因的。拿着它,随时随地都可以收到工作信息,事实就是如此。它可谓是一种实实在在的毒品,只是其危险性会更大,因为人们经常是上瘾而不觉。

这一点在很多方面都有明证。我和桑娅在餐馆吃饭时,经常会环顾一下邻桌。这个时候,必然会看到有几个人正在手机上“灵巧”地查收电子邮件。我不想说他们是追求时髦的潮人,但那确实不是“工作生活两不误”——这是一种伪装的生活,真正做到这一点的人并不存在。

跟爱人一起共进晚餐时收邮件,在超市排队时收邮件,二者之间的区别是什么呢?在前一种情况下,你是心甘情愿地抛弃了应该用来享受愉悦生活的美好时光,更不要说那本身就是粗鲁无礼的行为了。

然而,在第二种情况下,你什么都没放弃,除非你喜欢无所事事地站在那里。相反,在执行枯燥无聊的任务时,你做了一些富有成效的工作。在我看来,那应该算是收益,而不是损失。事实上,在Things应用程序中我有一个任务清单,安排的都是“五分钟之内的任务”。这些都是需要及时做完的小事,但是不难实现,通常跟正在进行的其他工作也没有什么特别联系。正如你理解的那样,顾名思义,这些工作一般用分钟左右的时间就能完成。例如,在自己喜欢的餐馆预定一桌情人节晚餐就是一项这样的任务。回复工作上的一个电子邮件,打电话找朋友来家帮忙安装多媒体服务器,也是类似的任务。通常情况下,站在商场收银台前(或在药店买药,或等着洗车,或在干洗店取衣服)排长队的时候,很容易把那些任务从待办事项清单上删去。这就是我所说的“工作生活一体化”的含义。

度假时收不收邮件?

如果你在度假时仍然力图实现工作和生活的平衡,而不是将二者融为一体,那么度假期间你就会感到很纠结。

在一个渴望已久的假期中,你应该查收电子邮件和语音留言吗?你会接听紧急电话,还是将其转为留言信息呢?你会把工作手机放在家里,只把私人手机带在身上吗?还是根本就不带手机呢?

我没有办法在这里提出一种放之四海而皆准的规则。事实上,我们中的有些人需要的是彻底休息,他们在度假时甚至根本就不会去想工作上的事。当你正在意大利领略托斯卡纳乡村(Tuscan village)的迷人美景之时,还得频频回复国内同事的电子邮件,你怎么能真正投入到当地的风土人情中呢?还有一些人会对自己离岗期间攒在那里的电子邮件和语音留言忧心忡忡,如果度假期间无法及时处理,他们简直会抓狂。他们通常是在满怀忧惧的心境下,度完了整个假期。

我属于后一种类型。度假期间,我也会料理工作上的事情,起码每天都会拿出一点儿时间处理公务。如果不这样,我担心等我回到公司打开电脑的时候,将会出现马克斯兄弟(Marx Brothers)主演的电影《歌剧院之夜》(A Night at the Opera)中的那一幕:有人打开游艇的舱门,大约20个人一下子摔了出去。

不过,我只能代表我自己。如果你是那种每年需要一两次摆脱日常工作而彻底休假的类型,那真是好极了。到新西兰参加蹦极之旅,把“毁莓”手机留在家里。这种情况下一定要事先跟别人沟通好。设置好电子邮件的自动回复,告诉他们你不在公司,什么时候能回来,你不在的时候应该联系谁。(包括Gmail在内的大部分邮件服务系统,都允许创建只针对地址簿中有记录的发件人的自动回复邮件,这样就不会向垃圾邮件发送确认信息。)另一方面,如果你是第二种类型,总是放不下公司里的事,因而无法彻底放松,不能尽情享受(毕竟放松享受才是外出度假的根本目的),那你可以每天早晨查看一下邮件信息。之后你就可以忘掉工作,无牵无挂地尽情享受一天的美好时光。不管你是哪种类型,在外出度假之前都要制订一个计划,并且要坚持执行该计划。

出差旅行如何能不受煎熬

在兼顾工作与生活方面,频繁的跨国差旅是我日常面临的最大挑战之一。在机场候机,在空中飞行,在出租车上赶路,在酒店下榻,在不同时区之间穿越,我在这些方面花费的时间不计其数。长途差旅耗费了大量时间,让我有一种苦苦煎熬的感觉。

我可以发牢骚,可以有抱怨(的确这么干了),但都于事无补。因此,我决定把长途跨国差旅中的无效时间尽量充分利用起来。飞机飞行期间,我通常会工作几个小时。事实上,本书的很多内容都是我在大西洋上空写出来的。这样一来,当我回到家中的时候,我就会有更多的时间陪伴桑娅和我们的爱犬,而用于写书的时间则可以减少。

出差时我也会随身携带亚马逊公司推出的Kindle电子书阅读器,以便在候机和飞行时继续阅读自己在看的图书。我会把Kindle阅读器放在随身行李当中,在上面下载很多电子书,因而在旅途中看完一本,还可以接着看下一本——要不就是花上几分钟,从Kindle网上书店里新买一本。(Kindle使用无线网络,可以连接到亚马逊公司的网上书店。)我还可以购买当天出版的《纽约时报》(或其他的报纸杂志),将其下载到Kindle阅读器中。此外,由于我会收到很多工作上的PDF文件,同时自己也会以PDF形式保存文件,因而我会通过电子邮件把这些文件发送到Kindle阅读器上。突然之间,我必须要看的公司业绩评述一下子出现在阅读器的任务列表当中,刚好排在我最喜爱的科幻小说前面。瞧,这就是工作和生活融为一体的又一个实例。我也会携带或购买几本杂志,以便不能使用电子设备的时候阅读。

我在第11章中提到,长途飞行期间,我也会使用Google阅读器的离线模式跟踪阅读新闻、博文及其他信息。不过我发现,即使没有这些小玩意儿,我也能富有成效地利用好这些时间。我会尽量拿出一些旅途时间来考虑当前工作中面临的问题,或者为今后的工作制订规划。另外,我会随身携带一个记事本,从而可以随时把自己的想法记在纸上。

在跨国差旅中,我也会尽力照顾好自己,没有什么比舟车劳顿和时差反应更能破坏工作效率的。譬如,我到国外出差的时候,总是尽量安排在下午三四点钟到达。这样一来,在当地时钟告诉我到了上床睡觉的时间之前,我能有时间吃饭,也能来得及休息自己的大脑。到达之后的第一天晚上,我会尽量多睡觉,因为我知道自己需要多休息。每天早晨,我至少都会在宾馆里锻炼几分钟,晨练让我感觉舒适,有助于减轻压力,放松大脑。

说到自己的大脑,时差的确也是一个影响因素。有时差反应的时候,我们往往会更健忘,也难以长时间地集中精力。这是因为时差再加上睡眠不足的影响,会透支我们的脑力。

不过,利用我开发出来用以实现有序组织的某些工具和方法,有办法绕开上述问题。例如,到国外出差时,如果知道自己容易遗忘,我会做几件事,把需要在大脑短期记忆中保存的内容减到最少。

举例来说,我会把所有能想到的新任务加入iPhone手机上Things程序中创建的待办事项清单,哪怕是“要求宾馆打电话叫起床”之类事情也不例外。随时想到回国之后需要处理的什么事情,我也会立即记下来。我不给这些待办事项安排优先次序,只是不想在大脑中记忆而已。一旦回到国内,我会把之前记下来的任务梳理排列。出差期间觉得很重要的事情,回国之后经常会发现没有什么处理的必要。这没有关系,最起码,我没有因为大脑压力过大而忘记重要事情。

不是要让你多愁善感,但你一定想知道频繁的跨国差旅最让人难以忍受的是什么吧。我会想念妻子、爱犬、家庭,还有我最喜欢的橘子汁……你知道了吧。他们也会想我。哦,房子和橘子汁不会。不过幸运的是,有了当今那些形形色色的通信工具,出差时与他人保持联系要比以前容易得多。视频交谈当然跟现场对话有所不同,但是你能看到自己心爱的人,能跟他们说说话,这会消除一些去国怀乡、关山远隔的离情别绪。

我在百代唱片公司工作的时候,由于伦敦和洛杉矶之间有8个小时的时差,因而跟家人保持联系就成了一个严峻挑战。桑娅起床的时候,我在参加下午的会议。她享受阳光午餐的时候,我们正要结束晚餐会谈。我准备上床睡觉的时候,她那边正是下午三四点钟。

  

太阳像蜜糖一样稳居空中。

——阿兰娜·麦尔斯,《黑色天鹅绒》

The sun is settin’ like molasses in the sky.

—— Alannah Myles, “Black Velvet”     

因此,我们想出了一个办法。我在伦敦醒来之后,要做的第一件事就是查收私人电邮。桑娅在上床睡觉之前,总是会给我发一封电子邮件,向我道声晚安,并把她当天的情况告诉我。这就像是她本人正在那里向我说晚安一样——抑或是早安呢?随后我会给她回复,告诉她我睡得怎么样,同时也对她在邮件中提到的问题予以答复。我们每天还会互发几条手机短信,这大约就是我们能从排得满满的日程表中挤出的全部时间。在我打算上床睡觉的时候,我会发出自己的晚安邮件。

虽然相距遥远,但我们通过这样的安排,尽可能地保持着密切联系。我虽身处另一个时区,但是桑娅看到有人穿了双傻里傻气的长靴,她跟朋友进行了一次饶有趣味的谈话,爱犬身上发生了什么事情,我都了如指掌。头脑中有了这些零零碎碎的信息,我就可以踏实地上床睡觉了。

你一定要知道的

· 很多人在考虑如何把工作安排得井井有条的时候,“工作生活两不误”是其心中的理想目标。然而,考虑到我们今天生活的这个世界,那只能是一个不切实际的目标。

· 在谈到“工作生活两不误”的时候,大多数人其实是想“少点工作”。不过,在今天这种高度竞争、密切联系的环境中,那的确是不可能的事情。更现实的目标是通过某种方式把工作和生活融为一体,这种方式能让你减轻压力、消除怨愤、提高效能,而且也能让你更好地同步体验生活中的乐趣和挑战。

· 把工作和生活融为一体,需要以不同的方式来思考和认识二者。首先,要认识到工作和生活不是泾渭分明的两件事。相反,要接受这样的事实:有时候我们拼命工作,有时候我们尽情玩乐。工作未必要给生活让路,正如生活未必要凌驾于工作之上一样。

· 把工作和生活融为一体,可以先从自己的日程安排表开始。要根据访问人员来安排日程表,而不要在工作和生活之间人为划分界限。

· 上班期间,在效率下降的时候,休息一下。这样做能帮助你放松身心,理清思路。休息之后,在后面几个小时的工作中,你就不会有那种丢三落四的感觉,也就不必工作得那么吃力。因为你给大脑提供了休息和充电的机会,因而你工作起来会更机智、更灵巧。

· 周末休息时,在那些不需动脑的无聊时段,如果能偷闲处理一下工作上的琐碎事情,一般不太可能牢骚满腹,原本会白白浪费的无聊时光变成了富有成效的工作时间。

· 如果上班时间的工作安排不合理,那就是不给大脑休息的机会,平白延长工作时间。工作时要做到全神贯注、有条不紊,这样就会有更多的美好时间分配给家人和朋友,甚至是自己。

· 度假的时候,应该查收邮件,还是撒手不管?答案取决于你的度假目标、自身需求以及制约条件。不管答案是什么,在动身之前都要制订一个计划。

· 在如何兼顾工作和生活方面,频繁的跨国差旅是最大的挑战之一,照顾好自己是十分重要但也是完全可能的事情:在宾馆房间里稍事锻炼,早点上床睡觉,和自己心爱的人保持联系。不要玩命工作,这时的大脑不需要任何额外负担。出差在外,由于脑力下降,因而尽量把有关信息记录下来。把待办事项和提示信息存到手机上,或者写在记事本上,什么方便用什么。