第15章
真的可以如此有效

我在书中提出了21条实现有序组织的相关原理。有些原理可能对你非常适用,有些则不然。无论是哪种情况,我都推荐你至少现在就尝试着把其中几条原理应用到自己的生活中,看看哪些原理最适合应对你现在可能面临的挑战。

你该如何做到这一点呢?我举个例子:考虑一下我们在职业生涯中谁都会遇到的挑战——找工作。这是一件大事,因为风险很大,而且可能在整个过程中都会承受巨大的压力,让你有种不堪重负的感觉。当然,找工作要有高效的关系网,要写出能打动别人的个人简历,要在面试中把自己最好的一面呈现出来。不过,求职最终也是一个需要井然有序地稳步进行的过程,涉及对大量信息的组织管理。因此,在谋求一份新工作的过程中,你可以运用书中介绍的一些原理,具体做法如下。

第四条原理:利用故事去记忆。在你面试的时候,人家希望你对应聘的公司有足够的了解,这就需要你记住一些东西。在你力图记住有关该公司或公司所在行业的重要信息时,你可以把这些信息编排在故事中。此外,精心挑选几个故事——尤其是能够表现你在其他的工作中所取得的重要成绩的故事,讲给面试你的人听(这里的“故事”指的是趣闻轶事,而不是凭空杜撰的瞎话),这是很有用的。毕竟他们可能还要面试很多人,讲故事有助于让人记住你。

第五条原理:仅仅因为一直都是按照某种特定方式做某事,并不意味着就该永远这样做。放在这个例子当中就是:创造性地思考要应聘的公司面临的问题。如果你能以建设性的方式提出与众不同的新看法,那你肯定会展现自己的价值,从而提高求职成功的可能性。

第七条原理:进行组织安排时,要绕开的是实际制约而不是假性制约。你缺乏某项特定工作招聘条件中列出的经验、技能和教育背景吗?有些条件能改变吗?(你要记住,有些招聘要求其实超出了实际需要,目的是防止出现太多的应聘者。)在申请一个岗位之前,确定什么是你的实际制约,这样有助于你专注于一个目标,避免浪费时间,而且也可以尽可能地避免失望。我也会赶紧提醒你注意第九条原理,那就是要懂得什么时候忽略制约。至于要记得第十一条所说的在如何实现目标的方式上要灵活变通,那就更不用多说了。

第十五条原理:每周拿出些时间回顾关键信息。在找工作这件事上,这条原理意味着你每天可以拿出一个小时,查看网上招聘信息,回顾你为之前的面试和自己联系过的人所做的评注,阅读自己收藏的关于某些公司的网页内容。此时也别忘了第十四条原理:大块内容要化整为零。找工作是一项大工程,最好的办法通常是一次进行一个步骤。

第十七条原理:在数字信息中加上相应的关键词,以便日后容易找到。在找工作这个实例当中,这条原理可以稍做修正:在数字信息中加上相应的关键词,以便潜在雇主容易找到你。对我们今天所做的很多事情而言,搜索都是至关重要的——在找工作的时候,尤其如此。大部分公司都使用一些软件工具,有意把投放简历的大部分应聘者过滤掉。简历中如果不包含特定的关键词,那就不会有人看你的简历(当然,在公司里有你认识的人除外)。要特别注意在求职简历中放入有效的关键词,并在写求职信的时候把大部分关键词包含进来,这一点十分重要,原因就在这里。

第十八条原理:尽量使用已经上手的工具。在找工作的过程中,你会积累很多信息,诸如已经向哪些公司发出了申请,在什么时候跟谁联系过,他们对你的第一轮面试结果如何,后面的安排是什么。怎样掌握所有信息呢?你可以买一个数据库应用程序,也可以在网上找一个项目管理工具软件。使用一个新工具,且不说会增加成本,起码还有一个学习过程。在汇集上述所有信息的时候,我首先会使用Google文档中的电子表格之类自己已经熟悉的工具。在Google文档的电子表格中,你可以保存所有信息,也可以通过整齐有序的表格形象直观地显示求职过程中的注解内容。因为是Google公司在线提供的电子表格,因而无论在什么地方都可以添加条目,阅读信息。如果不用Google文档,你也可以使用微软公司的Excel表格,并在电脑和智能手机之间保持同步(尽管我基本上不是非常热衷于同步功能)。概而言之,面临找工作这样重大挑战的时候,尽量首先使用原来已经上手的工具。如果这些工具无法满足要求,再去寻找其他管用的工具。

当然,并非我在有序组织方面的所有原理都适用于你面临的每一个挑战。但是我敢保证,至少某些原理会在某些时候适用于某些挑战。我希望,在你每次面临新情况的时候,本书能帮你弄明白如何应用这些组织原理,或者是这些原理的变通。

关于有序组织的原理

1. 为了实现大脑压力最小化,要把生活组织得有条不紊。

2. 让信息尽可能快地离开大脑。

3. 多重任务通常会让你降低效率。

4. 利用故事去记忆。

5. 仅仅因为一直都是按照特定方式做某事,并不意味着就该永远这样做。

6. 知识不是力量,共享知识才是力量。

7. 进行组织安排时,要绕开的是实际制约而不是假性制约。

8. 对自己要坦诚,但是千万不要自我评判。

9. 要懂得什么时候忽略制约。

10. 在发动汽车之前,一定要确切地搞清楚自己要到哪里去,还要知道选择什么途径去。

11. 在实现目标的方式上要灵活变通。

12. 不要给信息归档,用的时候去搜索就行了。

13. 大脑中只保存真正需要记忆的内容。

14. 大块内容要化整为零。

15. 每周拿出些时间回顾关键信息。

16. 没有一个完美无缺的组织方法。

17. 在数字信息中加上相应的关键词,以便日后容易找到。

18. 尽量使用已经上手的工具。

19. 及时加注解,有助于以后了解背景信息。

20. 把类似的任务放在一起。

21. 把工作和生活融为一体,而不是力图在二者之间求平衡。