第4章
登山还是在家健身:
目标清晰,才能井然有序

我在普林斯顿读博士的时候,向学术会议提交论文之前,导师会帮我审校论文。起先,论文退还给我的时候,经常是通篇的红笔批语,简直都看不出下边原来写的是什么。我费劲地通读全部批注,对论文逐一修改,然后再把修改稿交上去,而接下来面对的却是又一次的满眼红浪。

我被彻底击溃了。论文毫无进展,导师也不给我提出改进论文所需的反馈意见。经过多次你来我往的反复,最后他在我的通篇论文上用硕大的大写字母潦草地写下了:

WHAT IS YOUR QUESTION?(你的问题是什么?)

广告:个人专属 VPN,独立 IP,流量大,速度快,连接稳定,多机房切换,每月最低仅 10 美元

这个问题绝非如此简单,其中包含的都是我的自身问题。在这个问题上,我是完全心里没底。我请导师进一步解释时,他说我写论文的时候并不清楚力图达到的目标是什么,我应该马上确定论文的写作目标,然后在写作过程中只要心中牢记这个目标即可。

对我而言,这是极其重要的一课,从中所受的教益一直都在为我提供指导。不管是撰写学术论文,执行重要的工作任务,还是筹划配偶生日宴会上的惊喜节目,界定清晰的目标(以及实现目标的行动计划)都会为你做的每一件事提供背景和目的。反过来,在这个背景和目的的帮助下,你组织安排实现目标所需的信息和行动的效率就会高得多。

目标是制约的反面。制约体现的是障碍,而目标反映的是可能。对目标和制约都有一个清晰明确的理解至关重要,这样会让你承受最小的压力,付出最少的努力,在向着成功前进的道路上获得更大的可能性。为了做到井然有序,在充分考虑实际制约的同时,你要做的每一件事都要从自己的目标出发。

依凭那些智慧的精髓,可以让我少付出相当大的代价,进而获得普林斯顿大学的博士学位。一开始就在心中牢记特定的目标,这看似是轻而易举的小窍门。不过,要是知道有多少人不懂得这一点,或者是不能正确地做到这一点,你一定会大吃一惊。他们太忙了,顾不上停下来思考一下自己到底在做什么,为什么要这样做。他们总是假定对自己的目标和前方的障碍早已了然于胸,而根本不会去挑战自己的这个假定。因此,我有关有序组织的第十条原理就是://在发动汽车之前,一定要确切地搞清楚自己要到哪里去,还要知道选择什么途径去。//

  

你可知道,自己要去往何方?

——戴安娜·罗斯,音乐电影《霓裳羽衣曲》主题曲

Do you know where you’re going to?

——Diana Ross, Theme from Mahogany     

在本章中,针对面临的任务和项目,无论大小,我将帮你找到如何界定自己目标的方法。随后,我会给你展示如何开始形成实现目标的计划。

要懂得何所为,何所不为

不知道自己的目标,怎么能知道重点是什么呢?如果不知道什么是重点,怎么能知道需要什么样的信息呢?不妨再做进一步的分析:如果你不知道自己需要什么信息,你就不可能知道哪些信息需要记住,诸如从已经完成的任务中得到的经验教训之类。这样一来,会让你自己更难以做到高效和有序。不能选定并记住实现目标所需要的信息,以后就无法回忆起这些内容。那就意味着,到头来你要么会把本该做好的事情搞砸,要么就是净做些画蛇添足的事情。

仅举一例:我在读研究生的时候,对学习计算机编程的学生做过研究。这些学生在第一次尝试着完成某项编程任务时,表现得很吃力。而经过一段短时间的努力,他们都能完成任务。有些学生在开始解决编程问题之前,对自己的目标并不清楚。因此,他们只是采用不断试错的方法,力图找到行之有效的办法。

无论是在学习还是生活中,这样的例子都司空见惯。当你面临挑战的时候,假如你以前曾经解决过类似问题,那是会大有帮助的。再碰到类似问题的时候,你可以利用此前已经具备的知识和经验来解决新的困难。不过,只有在你懂得与手头的任务相关的知识和经验是什么的情况下,以前的办法才会真正奏效。在刚才所举的例子中,学生第一次面对编程任务的时候,由于一直不清楚自己要干什么,因而也就不知道要重点记住什么内容。在自己解决问题的办法当中,哪些部分是关键,因而以后还会被用到,哪些部分会成为解决新的编程困难的障碍,他们无法确定。换句话说,在第一次执行编程任务的时候,他们一直没能确定自己力图实现的目标是什么。

结果,再次面对新的编程任务时,很多学生只是简单地照搬第一次编程时磕磕绊绊的那个办法,而不是选择利用其中的相关内容。通过简单照搬此前的全部程序代码,有些时候可以完成新任务。但是,在新的编程任务中,那些代码经常会产生错误。更重要的是,学生给自己制造了很多不必要的麻烦。第一次编程时,由于没有一个清晰明确的目标作为指导,他们就不知道怎样把自己学到的东西应用到今后的任务中。

相形之下,观察那些能够更有效地解决后续问题的同学,可以发现他们在第一次编程时都给自己确立了明确的目标。如此一来,他们在后面就会本能地知道跟新目标密切相关的信息是什么。有了那些信息,他们只需再次使用以前办法中的合适部分即可,这就使得他们解决同样问题的速度要快得多。

我要强调的是做得好的那些同学和其他同学之间的区别。做得好不是因为他们更聪明,也不是因为他们更有经验,他们不过是遵循了一个更好的策略:自己正在做什么,之所以这样做的原因又是什么,他们都一清二楚。

通过观察那些学生,我发现所谓的“井然有序”部分表现为成功地想起自己过去做出的决定、试过的实验以及获得的知识。而这并不是说你应该盲目地重复以前做过的工作。事实上,编程时遇到麻烦的大部分学生正是这么做的:一味照搬以前的办法,而对以前为什么那么做茫然无知。恰当做法的关键在于,你需要思考从以前的任务中学会的经验教训,从而可以更加准确地判断出如何在以后的新形势下运用那些知识(前提是可行)。从一开始就确立明确的目标,恰恰可以帮你做到这一点。

灵活变通

如你所见,在开始一项任务或实施一个项目之前,确定目标是至关重要的。而对这些目标有详尽明确的认识更加重要。目标越明确、越详尽,实现目标就越容易,衡量结果也越容易。

当然,你实现目标的方式没有必要像刻在石头上那样一成不变。事实上,我关于有序组织的第十一条原理就是://在实现目标的方式上要灵活变通。//为什么呢?因为无法实现目标的时候,我们会灰心失望,倍感压力,甚至可能就此放弃。因此,我建议从一开始就把目标定得尽可能地明确详尽。同时,如果第一个办法不成功,也要保持开放态度,寻找实现目标的新方法。这个意思也可以这样表述:你很清楚自己要从A地到达B地,但是也要认识到,两地之间有几条不同的路线。

举个例子,几年前我到百代唱片公司工作时,需要离开旧金山的湾区,到洛杉矶重新安家。我开始确立了几个目标:卖掉湾区的房子,在洛杉矶买所房子,找人搬家,如此等等。

我把湾区的房子放在房产市场上出售,同时也开始在洛杉矶看房子。一路走来,发生了一件并不怎么好玩的事情:包括湾区在内的美国很多地方的房价一落千丈。

虽然如此,我还是可以实现卖掉房子的目标,只是卖价明显低于期望值。不过形势变化把我推向心烦意乱的境地,这就说明我一直对自己的初始目标不够清楚。不是说我要把房子一卖了之,我想要的是以特定价格卖掉房子。二者看似差别不大,不过我很快就认识到,以特定价格卖房子的目标比起简单地把房子卖掉的目标,涉及并不相同的行为和期望。

  

放下心事,释放自己。

——艾瑞莎·弗兰克林,《思考》

Let your mind go / Let yourself be free.

—— Aretha Franklin, “Think”     

尽管重新确定了目标,不过我还是认识到,根据当时的市场形势,那个目标还是无法实现。虽然我很失望,不过这种认识是很有用的:知道无法实现自己的目标,这就迫使我去考虑替代方案。我很快就找到了一个满足新目标的方案。

我没有卖房子,而是把它租给一个密友,他需要一个成本不高的居所。他的目标是租金不高,可以省钱。虽然由于租金较低,我损失了一些收入,但是长远看来,假如我当时把房子卖掉,损失会更大。推迟卖房让我得以等到房地产价格走出低谷之后再出手。最重要的是,我能够给朋友提供帮助,这让我感觉很好。

鉴于不断走低的房地产行情(这是我无力改变的一个制约),算起总账,上述选择是我能预期的最好结果。这个结果之所以能够出现,就是因为我有足够的灵活性,适时修正了之前确定的目标。一旦灵活变通地修正目标,我就找到了通向目的地的一条新路。为了一个可以实现的目标,制订一个可以接受的计划,胜过为了一项不可能完成的任务而制订一个堪称理想的计划。

轻装上阵

到现在为止,你如果一直跟着我的思路走(起码是迁就顺从我的想法),可能会多了一些自知之明。对于携手阻止你前进的自身力量和环境力量,你可能有了更加清晰的认识。你应该开始懂得如何界定自己清晰明确的目标了。

现在你已经做好制订计划的准备,你的计划要把自己的真正制约(以及你将如何应对这些制约的办法)以及明确详尽的目标考虑在内。对于一直让你夜以继日地辛苦劳碌的重大项目和待办事项,你现在做好了全力应付的准备。

棒极了!不过,耐心的读者,请允许我再耽搁片刻。在深入讨论之前,先拿出点时间放下心中的包袱,不要去考虑你面临的问题和项目。实际上,你要努力做到的就是什么也别想。让自己的内心就像一张白纸,这样你就可以有一个全新的开始。

  

我们要从此地去往何处?……

我们如何度过一生?

——亚伦派森实验乐团,《人们玩的游戏》

Where do we go from here... And how do we spend our lives?

—— The Alan Parsons Project, “Games People Play”

—— Pink Floyd, “Time     

当要面对特别困难的挑战时,我会找些可以强迫大脑停止苦思冥想的事情去做:骑摩托车兜风。骑上摩托车,我就无法集中心思考虑脑海中的问题,只能一心忙于驱车前进,心头一直萦绕着的是交通问题。骑摩托车兜风让我全神贯注于此。骑完摩托之后,我感到心旷神怡,无忧无虑。

无论你喜欢采用什么办法,都要放下心头的包袱,从这样的状态出发是十分重要的。达到这个目的的办法不计其数:独坐冥思,练习瑜伽,出门散步,公园小憩,跟孩子嬉戏,与小狗玩球,不一而足。

现在你的内心归于空白了吧?好极了。接下来,你要想明白,自己是不是真的应该去执行正在考虑的这个任务。的确需要登上这座山吗?在你之前有别人成功登顶吗?如果有人曾经登上山顶,你还有必要重走别人的老路吗?在家健身是不是会更好呢?

  

不得不连轴转,不得不连轴转。

——鲍勃·西格,《把我转走》

Gotta keep rollin’/ Gotta keep ridin’.

—— Bob Seger, “Roll Me Away”     

事实上,对于你面对的那个任务和问题,或者是类似的任务和问题,有些人在有些地方可能已经完成或解决了。你要从头再来,那就像是要再发明一次车轮一样,浪费宝贵的时间和脑力。一旦确定了某个项目的目标,我总是会四处看看,确定一下自己可能面临的问题是否已经有人解决了,别人所用的解决办法中的哪些要素可以采纳或借鉴,原因就在这里。

事实证明,在有些情况下,是我自己之前已经解决了眼前的问题,或者起码也是找到了部分解决的办法。例如,不久前我收到邀请,要在消费电子产品展览会上发表有关数字音乐的演讲。确定了演讲目标之后,我接着去做的下一件事就是回头查看以前做过的关于这个主题的相关演讲内容,找出其中与即将发表的新演讲有关的话题和论点。换句话说,我从此前的演讲稿中挑出一些相关内容,以此作为这个新任务的开始。然后,再把它们跟新的研究结论和相关观点结合起来。

当然,我们不可能总是像我在刚才这个特定问题上的做法一样,每次都能从过去的解决办法中找到借鉴。因此,可以假定你两手空空,无所依凭,可还是下定决心去应对一个特别的问题。但是,如果那是一个真正的挑战,情况又会怎样呢?没问题。假如没有棘手的事情做,生活岂不是太单调沉闷了!你现在的目标应该是弄明白导致问题如此难以解决的原因是什么。也许就是因为你相信已经辨别出来的那些制约超出了你的控制范围。不过,你对此确信无疑吗?

我是一个矢志不渝的乐天派。对于那些你认为自己无法克服的制约,最激动人心之处莫过于依靠别的帮助,最终真正战胜它。你所需要的全部帮助可能就是外人的一个视角,就像我写论文时一样。可能你需要一个团队的帮助,在Google公司上市前夕,发生在我身上的情况的确就是如此,尽管开始我并没有认识到这一点。珍妮生病的时候,我肯定也是这样的。

在珍妮即将走到生命尽头的时候,她问我能不能带她去温暖的海滩上看看。珍妮已经危在旦夕,身体十分脆弱,需要一个小组通力合作,才能把她从湾区的家中带到南加利福尼亚州的圣莫尼卡。通常情况下,安排这样一个旅行计划,对我来说不是什么难事。不过,珍妮日渐恶化的健康状况要求我们采取更多措施,而我已经在重重压力之下身心俱疲,因而无法清楚地考虑问题。

因此,没用我说,一位朋友连哄带骗地让海滨酒店为我们预留了房间,而这家酒店的房间本来是很难预订到的,更不用说临时入住了。另一位朋友也因为我们而特意安排休假,她的度假地离圣莫尼卡很近,以便我和珍妮万一在那儿需要帮忙时,可以随时施以援手。每个朋友都发挥了各自的组织专长,让我们的旅行变得井井有条,因而我唯一要做的就是敲定行期。我不知道自己何德何能,竟然拥有像他们这样的朋友,我对此感激不尽。

不管怎么样,在经过自我审视、外人反馈和外力帮助之后,如果你还是坚定地认为阻碍你的制约因素依然无法克服,那也没有关系。你不应该在毫无进展的事情上浪费时间,出现这种情况,你应该做的或者是改变目标,或者是把任务委托给更加合适的人选。简言之,这就是为什么说切实了解自己的制约和目标是如此重要的原因所在。知道自己的强项是什么,弱点在哪里,你就更有可能因自己的弱点而寻求帮助,而不是一个人在那里手忙脚乱地苦苦挣扎。

当然,把别人加到自己的目标清单上,有时候意味着要给他们委派任务(如果他们是家庭成员,可能会对他们产生负疚感)。给别人委派任务涉及信任问题,你请求别人做事情,就一定要信任别人。甚至你可能还得教他怎么去做。如果要你来教别人做,有时候会让你觉得,与其委托别人做,还不如自己亲自做省事呢。(“有跟别人解释的时间,我自己也早做完了”,这样的想法你肯定有过不止一次吧?)这可不是一个良好的长远战略。你剥夺了别人学习新的东西、担负更多责任的机会。更有甚者,你可能正在坠入“知识就是力量”的陷阱。不过,更糟糕的是,如果你不能学会委派,你就无法把自己解脱出来,从而无法专注于对你而言真正重要的工作。

如何进行决策

现在是制订行动计划的时候了。制订这个计划应该是为了实现自己的目标,目标实现的方式要考虑到跟项目有关的实际制约。其中应该包括需要采取的具体行动,行动内容应该与随后的时间安排和既有资源(人力、财力、物力及时间等)相匹配。

  

我将会犯自己的错误。

——林赛·罗韩,《我决定》

I’m gonna make my own mistakes.

—— Lindsay Lohan, “I Decide”     

制订计划当然需要做决策。需要优先考虑的因素是什么?需要完成的任务是什么?什么时间完成?由谁完成?已经确定的那些资源如何获得?为了如期完成该项目,待办事项清单上不得不去掉的内容是什么?

计划越宏大,你可能要做出的决定就越大,决定的事项也越多。不过,还记得第1章怎么说的吗?除了很不擅长评估自身固有局限之外,我们在决策方面也很糟糕。

幸运的是,我们可以学会克服不善决策的缺陷,起码可以通过学习弥补糟糕的决策技巧。一种方式就是直接承认这一点,尽力确定它们——不是你——什么时候可以控制。另一种方式是需要别人参与。前面已经提到,我喜欢倾听自己信得过的人对我的决定给出的意见。那个人通常可以帮我检查出决定背后的逻辑问题。如果不是这样,那么他也会让我增强信心,知道自己做出了一个很好的决定。

你可以效法桑娅的做法:针对你的决策将会产生的不同结果,逐个试试看。形象地展望一个决定可能产生的不同结果,可以帮你明确什么才是你真正想要的。

调查研究也是一种有效的帮助。如果感到一筹莫展,可以到网上搜寻补充信息。有些人曾经面临着跟你类似的挑战,或者确定了跟你类似的目标,尽量去找他们在网上提供的文章、博文及其他信息。当然,这件事可能会让你走火入魔,把自己淹没在太多的信息洪流中而不知所措。这样一来,你做决定就会变得更困难,而不是更容易。因此,花点时间在值得信赖的优秀网站上搜集信息就行了,不要被过多的信息困扰。

如果你确实一筹莫展,无所适从,那就列张清单,不管采取什么行动,都要把由此带来的利弊得失全部写上去。这个办法听起来可不是什么奇思妙想。不过,如果说有人多年来持之以恒地坚持这样做,可能还是因为这个办法很有效啊。尽量把那些利弊得失按照重要性区分出优先次序。如果你愿意把这些内容加以量化,可以为其分配权值:“5”表示极其重要,“1”表示无关紧要。然后,把每一项利弊得失的权值相加,看看结果是什么。我知道,这个办法听起来很烦人,不过,可以为你提供帮助。

你的数学不好?我也是。没关系,那就试试别的办法,针对真正要考虑的决定,把“支持”和“反对”两个方面的主张全部写下来。写的时候,要特别注意你的假设。这些假设正确吗?

所有内容都写下来之后,把它在一边放上一两天。再拿起来的时候,要仔细阅读,大胆质疑列出的要点,尤其要反复推敲做出的假设。如果还是犹豫不决,那就试着再重复一遍上述做法。我明白,你肯定会觉得不胜其烦。但是,反复斟酌,自我评估,可以帮你做出合理、明智、没有偏见的决定,这是由此带来的回报。

最后,一切准备停当,只等着手工作了。你已经辨别出全部制约,针对自己明确而详尽的目标下定了决心。你已经制订好了行动计划。你也明确了绕开制约、实现目标所需要的资源和策略。

下一步要干什么呢?现在是该搜集信息的时候了。不过,如何找到你需要的信息呢?一旦获得信息,你将怎么处理这些信息呢?在当今世界上,我们可以接触的信息如此之多,如何处理信息本身就是一个实实在在的困难。面对这些困难,我们需要把此前有关组织安排的所有想法抛在脑后。关于组织安排,我们需要一个面向21世纪的全新定义——这个定义要把这个社会以及我们的大脑到底如何运作这一问题考虑进来。我们需要一套新的适应于这个定义、适应于当今世界的手段和方法。这就是第二部分的中心思想。

你一定要知道的

· 对目标(以及实现目标的行动计划)有一个清晰的认识,可以为你做的每一件事提供背景和目的,可以帮你更加有效地安排自己的行为。

· 知道自己的目标,就更容易知道哪些事情重要,哪些事情不重要,哪些信息需要记在脑子里,哪些信息不需要记住。这会让高效工作、井然有序的目标更容易实现。

· 对自己的目标有一个明确而详尽的认识至关重要。目标越明确、越详尽,实现起来就越容易,结果的衡量也越容易。

· 对于目标产生的结果,要学会灵活变通,这样就可以保持开放状态,如果第一种办法不成功,随时可以找到实现目标的新途径。

· 为了确定明确详尽的目标,要问自己几个此类问题:我真正需要首先实现的目标是什么?我为什么要实现这个目标?如果我不这么做,会出现什么情况?我必须采取的行动是什么?

· 面对一项重要任务或一个重大项目,一旦你知道了自己的目标和与此相关的制约,在动手工作之前,要留出些时间,理清思路,轻装上阵。然后要最终决定该不该承担这项任务,要不要委托或请求别人帮忙。

· 计划越宏大,你的决定可能就越大,事项也越多。遗憾的是,我们很不擅长做决定。不过,我们可以学会克服这一弱点,起码可以通过学习来弥补决策技巧的不足。在此提出如下几点建议:

☆找个信得过的人,把你的决定告诉他,听听他的意见。这个人可以帮你发现工作中的逻辑问题和主观偏见,不然的话,他也可以让你增强信心,确信自己做出了很好的决定。

☆比较看看你的决定在不同情况下产生的结果。形象地展望一下这些结果,花点时间“现场体验”一会儿,找找每个决定的感觉。

☆做好自己的调查研究。补充信息有助于你做决定,不过,不要走火入魔。没有节制的过量信息实际上会让你更难做决定。

☆针对你的决定可能产生的结果,列出所有的利弊得失,尽量按照重要程度把它们的优先次序排列好。

☆对于正在考虑的决定,把支持和反对的理由都写下来。一天之后,再去阅读你写的内容,要大胆质疑自己所做的假设。

第一部分中有关有序组织的原理

1.为了实现大脑压力最小化,要把生活组织得有条不紊。

2.让信息尽可能快地离开大脑。

3.多重任务通常会让你降低效率。

4.利用故事去记忆。

5.仅仅因为一直都是按照某种特定方式做某事,并不意味着就该永远这样做。

6.知识不是力量,共享知识才是力量。

7.进行组织安排时,要绕开的是实际制约而不是假性制约。

8.对自己要坦诚,但是千万不要自我评判。

9.要懂得什么时候忽略制约。

10.在发动汽车之前,一定要确切地搞清楚自己要到哪里去,还要知道选择什么途径去。

11.在实现目标的方式上要灵活变通。