10.3.2　为什么要使用书面沟通

当你需要传达一些官方信息，或者当所需传递的信息具有长期效力，以及当信息非常复杂时，你就需要通过书面的方式传达这些信息。例如，引入一个新的部门工作流程时，主管就需要通过书面形式传达，因为这样可以形成一个永久的记录，供员工长期参考。主管也应该在对员工进行绩效评估后提供一份纸质版总结，以防员工对考核内容的理解出现偏差，同时能够将考核时所涉及的内容正式记录下来留给员工。对于包含了大量详尽的数字信息的部门报告等文件，主管也应当以书面方式传达，因为这些文件包含的内容太复杂。

在提供正式文件这方面，书面沟通方式确实比口头语言更胜一筹。但这一点也有正反两方面的影响。从好的方面来说，书面文件为事后可能引起疑问的决策及行为提供了一个可靠的书面记录，同时也减少了接收者方面的不确定性。而从负面影响来说，将所有的事情“文件化”使得人们产生过分的担忧，间接导致了风险规避、决策瘫痪的问题，还可能增加工作环境政治化程度。极端的状况是，完成一项任务成了单纯的文书工作——员工只需要要撰写一份滴水不漏的文件，并且保证没有人会因为有疑问的决策而承担责任即可。

进一步思考

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女性和男性的沟通方式一样吗

我们知道男性和女性的领导风格有所不同，那么我们是否也能够推断出男性和女性在沟通上也有所不同呢？答案是肯定的！男性和女性在沟通方式上的不同可能会产生一些有趣的现象。当男性说话的时候，他们会强调身份和独立性，而女性则是通过交谈来创造联系和亲密度。例如，男性总是抱怨女性一遍遍地谈论她们的问题，而女性则常常批评男性不肯倾听。实际上，当男性听到女性在谈论一个问题时，他通常通过提供解决办法的方式来维护他对独立性和控制的需要。相反，很多女性把交流问题视为一种促进亲密度的方式，女性通过陈述问题来获得支持、建立联系，而不是为了得到男性的建议。

为了实现组织目标，男女员工间的有效沟通对所有主管来说都十分重要，那么你将如何应对这些不同的沟通方式呢？为了防止性别差异给有效沟通造成持续障碍，我们要接受并理解沟通上的性别差异，并且致力于跨越性别边界进行适应性沟通。男性和女性都需要承认在沟通方式上存在性别差异，并不是说一种方式比另一种更好，而是需要努力来实现成功的沟通。

你怎么认为呢？男性和女性之间真的存在沟通差异吗？你有什么例子能够支持你的观点？