10.4　即时信息与短信带来的问题

一个最初只是发明用来作为两人聊天用的科技现在充斥了整个办公区域，许多职员们选择通过电话或邮件发送基于文本的即时信息（IM）。IM本质上只是手机的一个文字功能，它有时效性、流程性，经常被用作邮件出问题时的后备选择。

那么，你对网络语言有多了解呢？[1]如果你收到一个内容为“GFTD”（回去了）的短信或邮件，你能够理解它的意思吗？那么NSFW（不适合上班时间浏览）、FYEO（最高机密）、BTW（顺便说说），或者BIL（老板听着呢）？当员工在工作中收到朋友发来的附带《尴尬幽默家庭照》图片的邮件，她点击进去并看到了一些十分尴尬的照片。回看这封邮件，她在最上边看到了“NSFW”的缩写。由于不知道它的含义，她登录netlingo.com的网站搜索并在internetslang.com（翻译网络与短信词汇的网站）得到了答案。当理解了这个词的意思后，她需要更加注意这个缩写了。

随着信息速写越来越广泛地被应用于邮件、短信息与推特（Twitter），人们需要更多地去理解它们的含义。在许多工作环境中，能够理解网络语言变得必要起来。随着员工对Twitter和Facebook一类的社交软件使用增多，一些与同事或是客户的交流甚至都开始在上面进行，而由于字数限制，缩写的运用就显得十分必要了。正如刚才那个例子所表现的那样，不知道或误解网络语言会导致惊讶的后果，或是不恰当的回复和错误的传达。

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IM有益于团队工作或项目，因为它加强了合作。但是，我们需要认识到，它虽然节省了时间与花费，但同样存在许多风险。下面是运用即时信息的五要、五不要：[2]

1.要建立使用者规范，在员工、客户、商业伙伴间至少建立一个即时信息的通用法规；

2.不要用它来交流机密或是敏感的信息，只将它用来讨论项目的状态、开会的时间与某个人的行踪；

3.要妥善管理行程安排，将商务会面与朋友聚会区分开来，避免将社交聚会排在与员工、客户、合作伙伴的商务会谈中；

4.不要让管理人员在工作中发送即时信息，让他们在休息或午饭时进行，否则这个就会计入商业税收；

5.要知道即时信息会被保存下来，用户并不经常清除它们。会谈方可以将它们记录在笔记本上，并且一些IM服务允许用户将整个信息内容存档。你需要注意自己写了些什么，因为或许你写的内容会出现在某封邮件中；

6.不要在可能使个人或公司利益受损的有关公司责任与个体荣誉的陈述上做出让步。另外，仍要注意你所写的；

7.要当心病毒和其他相关的安全隐患，由于大多数IM服务支持文件传输，你需要了解组织防火墙的质量，再决定是否限制通过信息传输文件；

8.不要在传送的信息中提到你的个人信息，因为它依赖于网络服务并且IM提供者或黑客可以查到。将重要的信息通过加密邮件传送；

9.要将信息简短化，限制询问数量、避免不必要的语言、直入主题，且知道何时结束这次谈话；

10.不要对一个有误解性质的用户名感到困惑，你可以每日更新，这样就能够知道用户是否在线了。

10.4.1　非语言沟通怎样影响沟通

一些最有意义的沟通并不是通过讲话、书写或在电脑上传递来进行的。这就是非语言沟通（nonverbal communication）。十字路口的大声鸣笛或者红灯都是通过非语言的方式来向你传达信息。当你在教一个培训课程时，当学员眼皮开始打架或者干脆睡着了，你不需要询问就知道他们感觉十分乏味。同样，通常你也可以在一瞬间通过你老板的肢体语言和语音语调来判断他是生气、愉快、焦虑还是走神的。

肢体语言（body language）是指手势、面部表情以及其他肢体动作。例如，眯起眼睛、收紧的下颌或者红红的脸颊以及其他别的姿势都能表达类似于攻击、恐惧、害羞、高傲、愉快和愤怒等的情绪。[3]

语调（verbal intonation）是指人们对于词汇和短语的强调。为了表明语调可以改变信息的含义，我们试想一位主管问他的同事一个问题。该同事回答：“你说的那是什么意思呢？”同事的语调不同，主管的反应也就不同。轻柔、平稳的语调可以创造出与那种刺耳尖利、把重音放在最后一个词的语调完全不同的含义。我们中的大多数人会认为第一种语调表明说话人真心想要澄清问题，而第二种语调则表明这个人的防卫心理和进攻性。

任何口头沟通都包含非语言的信息，这一事实应该引起极大的重视。为什么？因为非语言成分更容易造成更大的影响。我们大多数人知道动物对我们怎么说比我们说什么的反应更加强烈。显然，人在这方面也差不多。

[1]S. Raposo，“Quick！Tell Us What KUTGW Means，”Wall Street Journal, August 5，2009，D1+；and C.Tuna，“Corporate Blogs and Tweets Must Keep SEC in Mind，”Wall Street Journal, April 27，2009，B4.

[2]M. Enbysk，“10 Tips for Using Instant Messaging for Business，”2011，Microsoft Corporation, Microsoft Business, http：//www.microsoft.com/business/en-us/resources/ArticleReader/website/default.aspx?Print=1＆Articleld=tipsforusing instantmessagingforbusiness＆fbid=W5j9HZ3WINn（accessed May 24，2011）.

[3]M. Fulfer，“Nonverbal Communication：How to Read What's Plain as the Nose……Or Eyelid……Or Chin……On Their Faces，”Journal of Occu pational Excellence（Spring 2001），pp.19-38.